李歡

摘要：秘書(shū)人員要?jiǎng)偃蚊貢?shū)工作，就必須具備相當(dāng)?shù)穆殬I(yè)能力。因此以《女秘書(shū)日記》為例，依托案例，從信息整合能力、人際協(xié)調(diào)能力、細(xì)微觀察能力和直面誤解能力四個(gè)方面分析企業(yè)秘書(shū)應(yīng)具備的職業(yè)能力，對(duì)企業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)很有現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：《女秘書(shū)日記》；企業(yè)秘書(shū)；職業(yè)能力

中圖分類(lèi)號(hào)：G4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.24.081

秘書(shū)人員要?jiǎng)偃畏彪s的秘書(shū)工作，就必須具備相當(dāng)?shù)穆殬I(yè)能力。參謀輔助、上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、調(diào)查分析都是秘書(shū)的基本職能，這些基本職能的順利履行要求秘書(shū)必須具備良好的職業(yè)能力。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)管理工作的日益科學(xué)化、高效化，秘書(shū)作為一種必不可少的服務(wù)人員，在企業(yè)運(yùn)行中發(fā)揮著不可或缺的作用。企業(yè)的高速發(fā)展也進(jìn)一步提高對(duì)企業(yè)秘書(shū)的職業(yè)能力的要求。

秘書(shū)工作紛繁復(fù)雜，又難為外人道。單純的說(shuō)理很難令人深刻領(lǐng)會(huì)。借助案例分析有助于我們、特別是秘書(shū)人員直觀感受秘書(shū)工作中的困境，思考和提升秘書(shū)人員的職業(yè)能力。譚一平的《女秘書(shū)日記》一書(shū)以描摹企業(yè)秘書(shū)群體形象為主，共敘述了66個(gè)的秘書(shū)職場(chǎng)小案例，通過(guò)主人公—女秘書(shū)于雪的視角，討論和分析企業(yè)秘書(shū)的職場(chǎng)策略，羅列了企業(yè)秘書(shū)可能遇到的職場(chǎng)境遇，剖析了企業(yè)秘書(shū)的生存策略。探究《女秘書(shū)日記》對(duì)企業(yè)秘書(shū)的工作很有指導(dǎo)意義。本文通過(guò)研究《女秘書(shū)日記》一書(shū)的案例，對(duì)企業(yè)秘書(shū)工作中應(yīng)具備的四項(xiàng)職業(yè)能力進(jìn)行了探析。

1信息整合能力

秘書(shū)工作不外乎上傳下達(dá)、左右協(xié)同、內(nèi)外溝通。具體開(kāi)展起來(lái)就是收集信息、整理信息、傳遞信息、反饋歸檔信息等。在整個(gè)過(guò)程中，任何一個(gè)流程的缺失，都會(huì)導(dǎo)致秘書(shū)工作的失誤。善于整合信息對(duì)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)，至關(guān)重要。

《女秘書(shū)日記》在開(kāi)篇的“留心皆學(xué)問(wèn)”案例中就列舉了這樣一個(gè)事例：東巖公司的代理商馬致遠(yuǎn)突然到訪，由于其久在寧夏，初到北京，對(duì)北京的交通情況不熟悉，于是電話(huà)求助東巖公司秘書(shū)于雪。于雪不清楚公交路線，情急之下只給馬致遠(yuǎn)說(shuō)了一個(gè)不完整的公交換乘路線，另一個(gè)秘書(shū)瑪麗則直接建議馬致遠(yuǎn)坐出租車(chē)前來(lái)。這個(gè)時(shí)候秘書(shū)歐陽(yáng)軍卻直接接過(guò)電話(huà)，禮貌而嫻熟地給馬致遠(yuǎn)提供了一條清晰完整的便捷路線。作為已經(jīng)有幾年工作經(jīng)驗(yàn)的秘書(shū)，于雪和瑪麗都犯了一個(gè)致命的錯(cuò)誤：不善于整合信息。整合信息是指人們將各種信息進(jìn)行篩選分析、優(yōu)化組合、綜合利用。交通信息的繁雜，更需要秘書(shū)進(jìn)行篩選分析以備綜合利用。掌握各種交通信息，并不是指一時(shí)地突擊硬背，也不等于機(jī)械地全盤(pán)掌握，而是要恰當(dāng)?shù)奶幚砗秃Y選信息。為領(lǐng)導(dǎo)安排日程，就是一個(gè)整合信息的過(guò)程。恰當(dāng)?shù)娜粘贪才胖苯佑绊戭I(lǐng)導(dǎo)的工作效率，而領(lǐng)導(dǎo)的工作效率也影響著了秘書(shū)的工作內(nèi)容和進(jìn)展。

但是，由于秘書(shū)職位的特殊性，秘書(shū)整合信息時(shí)需要注意三條原則：第一，不要囫圇吞棗。要了解信息的來(lái)龍去脈；第二，不要自我發(fā)揮。秘書(shū)不能發(fā)揮自己的想象力，使材料變得更加“完整”；第三，不要先入為主；在《女秘書(shū)日記》“帶泥的洋蔥”案例中，秘書(shū)于雪擅自對(duì)材料進(jìn)行文字潤(rùn)色加工，被領(lǐng)導(dǎo)孫總訓(xùn)斥，孫總指出作為秘書(shū)應(yīng)該是上司的“眼睛”、“耳朵”、“手甚至是腳”，但不能是“大腦”。信息的有用與無(wú)用，應(yīng)該由領(lǐng)導(dǎo)自己進(jìn)行判斷?？梢?jiàn)，在整合信息的過(guò)程中，要了解領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)意圖，只要在這個(gè)基礎(chǔ)上，并堅(jiān)持這三條原則，秘書(shū)人員才能做好信息的整合，建立信息系統(tǒng)，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)和所在部門(mén)服務(wù)。

2人際協(xié)調(diào)能力

人際協(xié)調(diào)能力是一個(gè)人生存與發(fā)展的必備能力之一，也是一個(gè)人處理外界關(guān)系的必要條件。秘書(shū)工作范圍廣泛而且接觸的人多，從各部門(mén)同事到公司領(lǐng)導(dǎo)，從內(nèi)部人員到外來(lái)客人。秘書(shū)人員作為溝通橋梁，需要具備妥善處理企業(yè)內(nèi)部與外部、企業(yè)各部門(mén)之間的人際關(guān)系的能力。在秘書(shū)工作中，由于看問(wèn)題的角度不同，秘書(shū)部門(mén)與其他部門(mén)在所難免發(fā)生一些矛盾或誤會(huì)。在處理矛盾的時(shí)候，秘書(shū)不可領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威、憑一時(shí)意氣辦事，為難他人，將正常的工作矛盾轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨、人事糾紛等。女秘書(shū)于雪就深諳秘書(shū)與其他部門(mén)的相處之道。

“求和不求氣”案例中，研發(fā)部的魯天明急于開(kāi)展某項(xiàng)合作項(xiàng)目，但批文一直不下，作為批文的遞送者，于雪就在所難免的被誤解辦事“拖拖拉拉”，并被魯天明劈頭蓋臉得指責(zé)“項(xiàng)目黃了，你來(lái)負(fù)這個(gè)責(zé)”。雖然批文下與否與于雪并沒(méi)有直接關(guān)系，但處于各個(gè)部門(mén)與領(lǐng)導(dǎo)的橋梁地位，秘書(shū)被當(dāng)作“出氣筒”是很難避免的。此時(shí)秘書(shū)于雪并沒(méi)有像瑪麗所說(shuō)的“晾他幾天”來(lái)處理對(duì)方施加的壞情緒，而是禮貌地回應(yīng)魯天明，并及時(shí)跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，推進(jìn)批文的盡快下達(dá)。促進(jìn)與對(duì)方的溝通，使秘書(shū)的“這座橋梁”更加順暢，而不是采取“魔高一尺、道高一丈”的態(tài)度與人置氣。這是秘書(shū)于雪的聰慧之處，也是秘書(shū)從業(yè)人員應(yīng)該學(xué)習(xí)的地方。秘書(shū)要具備人際協(xié)調(diào)能力，恰當(dāng)處理與他人的關(guān)系，這不僅可以消解一觸即發(fā)的口角之爭(zhēng)，也有利于日后秘書(shū)部門(mén)與其他部門(mén)之間的相處。

在應(yīng)對(duì)復(fù)雜的人際關(guān)系時(shí)，秘書(shū)不要熱衷于打聽(tīng)各種“內(nèi)幕”消息，要懂得適當(dāng)?shù)某聊?，只有這樣才不至于被各種是非“漩渦”所吞沒(méi)。在“男朋友的工作調(diào)動(dòng)”案例中，秘書(shū)艾麗絲在端茶送水之際聽(tīng)到了關(guān)于她男友的人事調(diào)動(dòng)，在她看來(lái)告訴男友無(wú)可厚非，然而她卻沒(méi)有意識(shí)到即使是她的男友，也仍是企業(yè)的一員，企業(yè)的人事變動(dòng)在沒(méi)有公布之前屬于企業(yè)秘密，她卻泄露出來(lái)，這違背了秘書(shū)中的“秘”字。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，人事關(guān)系常常是最為復(fù)雜又最為敏感的關(guān)系。作為秘書(shū)，一旦摻和進(jìn)去，很難保持不偏不倚，也有可能被人曲解，導(dǎo)致事情更加復(fù)雜。所以，在面對(duì)復(fù)雜的人際關(guān)系時(shí)，秘書(shū)人員要應(yīng)懂得“難得糊涂”為上策，懂得保持沉默。

3細(xì)微觀察能力

在應(yīng)對(duì)突發(fā)問(wèn)題的時(shí)候，秘書(shū)人員要具有細(xì)微的觀察能力，能針對(duì)變化、迅速作出判斷、分析和概括，并及時(shí)作出相應(yīng)的調(diào)整。秘書(shū)人員要與各種類(lèi)型的人打交道，人都受感情支配。如何掌握他人的心理過(guò)程，從而更好地為實(shí)踐服務(wù)，提高工作效率，既是觀察能力的一個(gè)重要體現(xiàn)，也是秘書(shū)人員應(yīng)該面對(duì)的一個(gè)課題。掌握一定的細(xì)微觀察能力，對(duì)秘書(shū)工作很有幫助。endprint

在“老總的怒火”案例中，于雪遇到了這樣一種棘手的情況：一日，領(lǐng)導(dǎo)氣勢(shì)洶洶地交代于雪打印一份他口述的回信并立刻發(fā)出去，信的大意是這樣的：

錢(qián)經(jīng)理，你我兩家公司打交道打了這么多年了，你們?cè)趺茨苓@么背信棄義，做出這種事來(lái)呢？我們公司決定斷絕我們兩家公司的一切關(guān)系，并且，我還要將你這封信公之于眾，讓你沒(méi)辦法在這個(gè)行業(yè)再混下去！

于雪按照領(lǐng)導(dǎo)的意思很快將信寫(xiě)好并打印出來(lái)，卻并沒(méi)有立刻發(fā)出去。于雪意識(shí)到領(lǐng)導(dǎo)此刻有些情緒化，這么處理問(wèn)題肯定有不妥的地方。信中的錢(qián)經(jīng)理是公司屈指可數(shù)的大客戶(hù)。如果信直接寄走，很容易與公司的一個(gè)大客戶(hù)搞僵；但如果不把信寄走，沒(méi)有執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指令，又違背了秘書(shū)“忠誠(chéng)”的職業(yè)操守。兩難之時(shí)，同為秘書(shū)的孟姐和托尼給出了兩種解決辦法。托尼表示要直言相諫，告訴領(lǐng)導(dǎo)不能寄信，并表示“為了公司著想，不怕得罪姜總”。孟姐則指出，信寄與不寄，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，作為秘書(shū)必要善于去觀察領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度。一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)要善于觀察領(lǐng)導(dǎo)，要有貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示的能力，更要有恰當(dāng)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示的能力。不怕得罪領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面起爭(zhēng)執(zhí)，看似是為了公司的利益，實(shí)則必定觸犯領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，與領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)，這并不是秘書(shū)表達(dá)自己意見(jiàn)的好辦法。領(lǐng)導(dǎo)情緒失控，很有可能做出了錯(cuò)誤的決策，這個(gè)時(shí)候秘書(shū)既不能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示不假思索地去執(zhí)行，又不能當(dāng)面去頂撞領(lǐng)導(dǎo)，干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策，而是要觀察領(lǐng)導(dǎo)的情緒變化、觀察領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，適時(shí)地給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)情緒緩沖的余地。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)情緒平復(fù)之后，再去確認(rèn)一下領(lǐng)導(dǎo)的決策。領(lǐng)導(dǎo)作為最高決策者，必然有其看問(wèn)題的角度和思維方式。秘書(shū)在提出自己的設(shè)想或建議時(shí)，應(yīng)細(xì)微地觀察領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，在合適的時(shí)間給予合適的建議。最終于雪聽(tīng)從了秘書(shū)孟姐的建議，在領(lǐng)導(dǎo)消氣之后再次詢(xún)問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)如何決策，領(lǐng)導(dǎo)雖然沒(méi)說(shuō)什么，但是一聲“謝謝你”，已經(jīng)說(shuō)明于雪的做法是對(duì)的。掌握細(xì)微的觀察能力，對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提高秘書(shū)的工作效率很有幫助。

4直面誤解能力

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的擴(kuò)大，企業(yè)秘書(shū)特別是女秘書(shū)隊(duì)伍也不斷壯大。她們以女性特有的能力，彰顯秘書(shū)的價(jià)值。但是，也存在著不可回避的一個(gè)社會(huì)性問(wèn)題，那就是對(duì)秘書(shū)特別是女秘書(shū)的職業(yè)定位存在誤解。《女秘書(shū)日記》一書(shū)著重探討企業(yè)女秘書(shū)遭受的三大誤解：

第一個(gè)誤解是將秘書(shū)工作看作是吃青春飯的，在“青春飯”篇作者講述了將秘書(shū)這一職業(yè)看作是吃青春飯的這一問(wèn)題，這是社會(huì)存在的不可否認(rèn)的現(xiàn)實(shí)情況，作者借于雪表明了自己的態(tài)度：“我不承認(rèn)秘書(shū)這一職業(yè)只是一碗青春飯”，否定秘書(shū)是吃青春飯的。其實(shí)對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，工作經(jīng)驗(yàn)非常寶貴。工作時(shí)間與工作經(jīng)驗(yàn)往往成正比，工作的時(shí)間長(zhǎng)，遇到的問(wèn)題就會(huì)越多，那么處理事務(wù)的能力也會(huì)增強(qiáng)?？梢?jiàn)秘書(shū)工作并不是“吃青春飯”就能勝任的，恰恰相反，長(zhǎng)久的工作經(jīng)驗(yàn)更有助于成為一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)；第二個(gè)誤解：認(rèn)為女秘書(shū)就是領(lǐng)導(dǎo)的小蜜，“都是月亮惹的禍”篇指出在普通百姓中常常秘書(shū)等同于小蜜，這是一種非常狹隘、帶有偏見(jiàn)的看法，一些居心叵測(cè)的人，常常以一種歧視的眼光來(lái)看待這一行業(yè)的女性。現(xiàn)代的秘書(shū)工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，秘書(shū)不再是單純的辦文辦事，而是辦文辦事、出謀劃策、處理信息、科學(xué)化管理等等，女秘書(shū)的工作能力也得到社會(huì)的充分肯定的。這樣的說(shuō)法之所以流傳，除了以男性為主、輕視女性的傳統(tǒng)外，也與影視作品重復(fù)性的渲染、博人眼球有關(guān)，作者譚一平指責(zé)影視作品和電視編導(dǎo)缺乏擔(dān)當(dāng)，為了看點(diǎn)和賣(mài)點(diǎn)，肆意糟蹋秘書(shū)職業(yè)；第三個(gè)誤解，作者借秘書(shū)于雪的好友孔琴之口提出：“當(dāng)秘書(shū)的，不就是打打字，接接電話(huà)嗎”，“拿了本科文憑，還當(dāng)秘書(shū)嗎”。

其實(shí)，社會(huì)大多數(shù)人對(duì)秘書(shū)職業(yè)定位的錯(cuò)誤，主要源于他們對(duì)秘書(shū)職業(yè)的不了解。首先，秘書(shū)也是分層次的，不同層次對(duì)秘書(shū)的要求也不同；其次，秘書(shū)身處要職，所要求具備的信息整合能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力需要長(zhǎng)時(shí)間的培養(yǎng)和修煉，一朝一夕也是修煉不出來(lái)的。作者敘述了社會(huì)對(duì)秘書(shū)特別是女秘書(shū)存在的誤解，也呼吁秘書(shū)要做好自己本職工作，只有從自己做起，才能去改變他人的固執(zhí)偏見(jiàn)。但是面對(duì)社會(huì)群體性的誤解，單純的解釋或許太顯得無(wú)力，努力工作比單薄無(wú)力的解釋來(lái)得更有力量。秘書(shū)應(yīng)該具備直面誤解的能力，并用自己的行動(dòng)和成績(jī)?nèi)羲檎`解。

總之，要想做好秘書(shū)工作，企業(yè)秘書(shū)必須具備以上職業(yè)能力，通過(guò)分析《女秘書(shū)日記》一書(shū)的案例，企業(yè)秘書(shū)要思考和培養(yǎng)應(yīng)具備的職業(yè)能力，掌握秘書(shū)工作的必要策略，只有這樣，才能夠在自己的崗位做出應(yīng)有的成績(jī)。

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