張國(guó)剛

摘要：我國(guó)人口眾多，同時(shí)人們的很多行為都能夠產(chǎn)生檔案，檔案的數(shù)量是非常巨大的，檔案管理工作目前正受到嚴(yán)峻的考驗(yàn)，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，事業(yè)單位的檔案管理工作也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，管理工作復(fù)雜程度很高，同時(shí)處理過(guò)程中也經(jīng)常需要各種各樣的技巧，具有一定的難度。總體上來(lái)說(shuō)，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作仍然有很多問(wèn)題有待于解決，這不僅需要我們采取有效手段進(jìn)行優(yōu)化，更需要我們結(jié)合現(xiàn)有的情況進(jìn)行有效分析，這樣才能提高我國(guó)檔案管理工作的水平，給其他管理工作的開(kāi)展提供有力支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理制度；優(yōu)化

就單位性質(zhì)而言，事業(yè)單位偏向于公共服務(wù)，所以和企業(yè)之間是有一定區(qū)別的，其本身具有很強(qiáng)的服務(wù)型和公共性，在運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中并不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而是以推動(dòng)公共事業(yè)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)水平提高作為基礎(chǔ)的，這樣才能提高居民接受到的服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理也是一項(xiàng)非常重要的工作，但我們也應(yīng)該看到當(dāng)前階段事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題，那就是檔案種類多、檔案數(shù)量大，很多工作并不具備足夠的透明性，所以如何針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化就顯得尤其重要。

一、關(guān)于檔案管理工作的意義

總體上來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的檔案分為很多種類。正常來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位和企業(yè)之間無(wú)論是性質(zhì)還是職能上都有很大的區(qū)別，所以很多工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中都可能產(chǎn)生檔案，其直接后果就是檔案數(shù)量多，管理困難。從另一方面來(lái)說(shuō)，現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作仍然沒(méi)有走向透明化，很多工作都無(wú)法公開(kāi)，所以無(wú)論檢查還是監(jiān)督都存在一定的困難，其實(shí)這也是事業(yè)管理工作存在的主要障礙。對(duì)于現(xiàn)代化的管理理念來(lái)說(shuō)，檔案管理工作也可以在一定程度上體現(xiàn)出一個(gè)單位的管理水平，所以作為事業(yè)單位的管理人員，尤其應(yīng)該對(duì)檔案管理工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位正常運(yùn)行受到影響，難以體現(xiàn)出權(quán)威性，所以從這個(gè)方面來(lái)看，在管理工作當(dāng)中，檔案管理是一項(xiàng)較為重要的內(nèi)容。

二、事業(yè)單位檔案管理制度中存在的問(wèn)題

（一）缺乏足夠的檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理還缺乏足夠的重視，沒(méi)有良好的檔案管理意識(shí)，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒(méi)有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟(jì)支持，甚至一些事業(yè)單位沒(méi)有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。

（二）沒(méi)有建立完善的檔案管理制度

目前，我國(guó)大部分單位還沒(méi)有建立完善、科學(xué)、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒(méi)有一個(gè)檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復(fù)雜且雜亂無(wú)章，沒(méi)有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時(shí)，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實(shí)施缺乏權(quán)威性導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，管理人員的責(zé)任心不夠強(qiáng)也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）缺乏信息化的檔案管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來(lái)了極大的便捷，近年來(lái)信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費(fèi)。但當(dāng)前一些事業(yè)單位還沒(méi)有將信息化的管理技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時(shí)，甚至對(duì)已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無(wú)法正常的開(kāi)展。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強(qiáng)的制度性，同時(shí)也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術(shù)。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，不僅應(yīng)該具有良好的職業(yè)責(zé)任感還應(yīng)具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國(guó)的一些事業(yè)單位還沒(méi)有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來(lái)兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責(zé)不夠明確、無(wú)法隨時(shí)隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動(dòng)頻率較高，將檔案管理工作視為應(yīng)付上級(jí)組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識(shí)、對(duì)業(yè)務(wù)不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進(jìn)行。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑

（一）重視檔案管理工作的宣傳

通過(guò)各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結(jié)合單位的具體檔案管理情況通過(guò)報(bào)紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開(kāi)發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過(guò)一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對(duì)社會(huì)服務(wù)的關(guān)鍵性，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化時(shí)一定要注意對(duì)制度的落實(shí)，規(guī)范檔案管理人員的行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行操作，同時(shí)建立相應(yīng)的監(jiān)督管理守則和績(jī)效獎(jiǎng)懲制度，促進(jìn)檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進(jìn)已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

新的檔案管理形勢(shì)要求檔案管理人員必須同時(shí)掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和當(dāng)代的信息化管理技術(shù)，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊(duì)伍以跟上檔案管理制度的前進(jìn)步伐，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識(shí)。

（二）提高檔案管理員專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)

完善檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)的具體措施，首先要事業(yè)單位自上而下加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，安排并設(shè)置專人專職的負(fù)責(zé)檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，以挖掘人才、留住人才；其次要嚴(yán)格設(shè)置檔案管理工作人員的準(zhǔn)入制度，崗位任職要求必須是受過(guò)專業(yè)檔案管理教育、擁有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)的人員方可勝任；最后要加強(qiáng)檔案管理工作人員信息現(xiàn)代化素養(yǎng)的培養(yǎng)訓(xùn)練，定期開(kāi)展培訓(xùn)指導(dǎo)學(xué)習(xí)檔案管理軟件等操作，為事業(yè)單位推進(jìn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過(guò)前文總結(jié)我們不難發(fā)現(xiàn)，對(duì)于當(dāng)前階段的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理這項(xiàng)工作是非常重要的，其本身已經(jīng)成為檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)必要日常工作，在整個(gè)事業(yè)單位的管理工作當(dāng)中處于非常重要的位置。所以作為事業(yè)單位的工作人員來(lái)講，也應(yīng)該對(duì)于這項(xiàng)工作給予足夠的重視，建立一套完善的保證體系，這樣才能給管理工作的進(jìn)行提供必要的依據(jù)。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了一些分析和探討，希望可以給相關(guān)工作的開(kāi)展提供一些參考。

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