基于傳播理論的商業(yè)銀行內(nèi)部控制信息傳導研究

曹連根廖凌波

商業(yè)銀行內(nèi)控信息傳導失效的現(xiàn)象具有普遍性，但無論在學界還是實務界都沒有系統(tǒng)地分析過問題出現(xiàn)的環(huán)節(jié)、問題的產(chǎn)生的原因。本文以信息傳播的經(jīng)典模式為分析框架，對內(nèi)控信息傳導的實例進行分析，以一個全新的視角對商業(yè)銀行內(nèi)控信息的傳導開展研究。本文研究發(fā)現(xiàn)信息傳導組織架構不合理、信息文本形式不符合基層需要、職能人員信息處理能力與信息量不相適應是導致內(nèi)控信息傳導失效的主要原因。最后針對問題和原因提出了建議。

傳播理論；內(nèi)部控制；信息傳導

一、商業(yè)銀行內(nèi)控信息傳導的現(xiàn)狀

良好的信息傳導與溝通機制是內(nèi)部控制有效運行的保障，“信息的存在與有效傳遞，影響到控制制度的有效性”?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第38條也明確了信息傳導與溝通機制對內(nèi)部控制的重要性。而商業(yè)銀行特別是大型國有商業(yè)銀行，由于機構龐大、管理層級多、業(yè)務種類繁雜、信息技術薄弱，易引發(fā)內(nèi)控信息傳導上的問題。

學界一般從內(nèi)部控制五要素的角度，論述了商業(yè)銀行在內(nèi)控信息加工整理、歸納匯總工作缺乏一致性、系統(tǒng)性等方面的問題。具體到管理實踐中，商業(yè)銀行內(nèi)部的各類監(jiān)督檢查表明，內(nèi)控信息傳導失效是引發(fā)業(yè)務操作不規(guī)范的重要原因。以某商業(yè)銀行A分行(下稱A分行)為例，該分行2009年至2015年綜合業(yè)務檢查情況來看，信息傳導與溝通不力是引發(fā)各類業(yè)務不規(guī)范的主要成因。其中，2009年有10.14%的業(yè)務不規(guī)范問題是由信息傳導與溝通不力引起的，雖然2010年到2015年的檢查報告中未具體統(tǒng)計問題個數(shù)及占比，但都作為業(yè)務不規(guī)范問題的主要成因進行了分析，充分說明了商業(yè)銀行內(nèi)控信息傳導上存在著諸多問題，需要我們進一步探究。

二、傳播理論下的內(nèi)控信息傳導要素分析

商業(yè)銀行內(nèi)控信息傳導，是指規(guī)范各類業(yè)務處理流程的制度、規(guī)程以及控制要求等內(nèi)控信息，在銀行內(nèi)部機構及人員之間傳遞、處理、反饋的過程。這一過程實際上符合信息傳播的一般原理。因此，以信息傳播的經(jīng)典模式為分析框架，將提供一個全新的視角，系統(tǒng)地分析內(nèi)控信息傳導的要素。

(一)信息傳播模型

韋斯特利和麥克連(B.H. Westley and M.S. Maclean Jr.)將“反饋”引入到申農(nóng)(C.E. Shannon)的信息傳播模式中，形成了經(jīng)典的信息傳播模式，見圖1。

信息的傳播模式描述了信息傳播的一般過程。信源是信息的傳播者，信道是信息傳播的通道，信宿是信息的接受者(需求者)。信源把自己掌握的信息，經(jīng)過特定方式進行編碼，將信息加工成有利于傳遞的信息形式，通過信道傳遞到信宿的一端，由信宿接收、譯碼，理解并內(nèi)化為自己掌握的信息。信宿還會通過自己對信息的理解，向信源進行反饋，使得信源調(diào)整傳播過程。

圖1 信息的傳播模式

(二)內(nèi)控信息傳導要素分析

1.內(nèi)控信息的信源與信宿

內(nèi)控信息的信源是商業(yè)銀行的管理職能部門，是內(nèi)控信息的傳播者。管理職能部門根據(jù)現(xiàn)行的法律法規(guī)、監(jiān)管要求、風控要求和業(yè)務辦理的實際需要，產(chǎn)生大量的內(nèi)部控制信息。這些信息包括各類管理辦法、實施細則、操作規(guī)程、指引，以及含有業(yè)務操作要求的通知、風險提示等。內(nèi)控信息傳導的信宿是銀行各級機構的業(yè)務操作人員。他們遵照各類內(nèi)控信息開展工作、辦理業(yè)務。在銀行體系的信源與信宿關系中，管理職能部門(信源)占據(jù)主導地位，信源應該充分考慮信宿的實際情況，以適當?shù)男畔⑿问剑⒉扇∏‘數(shù)膫鞑ネǖ肋M行傳導。

2.內(nèi)控信息的信道

信道的結構影響信息傳導的效果。內(nèi)控信息的傳送與接收一般通過書面文件、電子文本以及學習培訓等渠道。信道的結構分為：鏈條結構、擴散結構和信息池三種類型，依次對應商業(yè)銀行中的公文及電子郵件系統(tǒng)、培訓宣講、網(wǎng)站或信息庫。具體結構參見下圖2。信道結構各有利弊，適合不同類型的信息傳遞，需要結合信息傳遞組織架構和信息本身的特點進行選擇。

圖2 信道結構圖

3.內(nèi)控信息的編碼與譯碼

內(nèi)控信息的編碼是銀行管理職能部門把內(nèi)控信息撰寫成規(guī)章制度，形成正式文本的過程。這些規(guī)章制度的文本以紙質(zhì)或電子文檔的形式在銀行內(nèi)部進行傳遞。譯碼是業(yè)務操作人員接收信息后，解讀、理解并內(nèi)化為自己掌握的信息，并按照內(nèi)控要求辦理業(yè)務。

三、內(nèi)控信息傳導的實例分析

對內(nèi)控信息傳導實例的考察，能更深入地分析銀行內(nèi)控信息傳導失效的原因。本文以“存款支取真實性核實”、“強行扣劃執(zhí)行賬戶資料安全維護交易”(下稱“控制要點1”和“控制要點2”)兩個控制要點為例，對相關人員進行問答調(diào)查，分別從信息傳播各個要素的角度設計提問，對調(diào)查結果進行統(tǒng)計分析，研究信息傳導失效的原因及相關影響因素。

(一)信息傳導效果的調(diào)查

通過隨機抽樣的方式，從A分行經(jīng)營性分支機構中抽取了115名柜員以及94名業(yè)務經(jīng)理進行調(diào)查，傳導效果的調(diào)查情況如下表1?？刂埔c1是柜面常見業(yè)務的控制要求，但有27.8%的柜員不知道具體的控制金額；控制要點2雖然不是柜面常見交易，但柜員對此交易應有大體的認識，但調(diào)查結果顯示高達63.5%的柜員不了解該交易。

表1

(二)信息傳導失效環(huán)節(jié)的分析

控制要點先后經(jīng)歷3個傳遞環(huán)節(jié)：首先，由分行業(yè)務管理部門向下級機構傳遞，由支行對應的業(yè)務條線管理部門接收；其次，由支行管理部門向下傳遞給網(wǎng)點業(yè)務經(jīng)理；最后，由業(yè)務經(jīng)理傳遞給柜員并最終在業(yè)務辦理過程中予以執(zhí)行。通過對調(diào)查結果的統(tǒng)計與分析，傳導失效環(huán)節(jié)以及分布情況見下表2：

表2

對于控制要點1，有30.3%失效傳遞發(fā)生在支行管理部門向業(yè)務經(jīng)理的傳遞環(huán)節(jié)，有69.6%失效傳遞發(fā)生在業(yè)務經(jīng)理向柜員的傳遞環(huán)節(jié)；對于控制要點2，有37.5%失效傳遞發(fā)生在支行管理部門向業(yè)務經(jīng)理的傳遞環(huán)節(jié)中，有62.5%失效傳遞發(fā)生在業(yè)務經(jīng)理向柜員的傳遞環(huán)節(jié)中。以上統(tǒng)計表明，信息傳導失效主要發(fā)生在支行管理部門向業(yè)務經(jīng)理、業(yè)務經(jīng)理向柜員的傳遞環(huán)節(jié)中。

(三)信息傳導失效的原因分析

1.內(nèi)控信息傳導的組織架構不合理

網(wǎng)點業(yè)務經(jīng)理承擔了過多的信息處理與傳導任務，是導致支行管理部門向業(yè)務經(jīng)理傳導失效的主要原因。在A分行的內(nèi)控信息傳導組織架構中，業(yè)務經(jīng)理作為信息傳遞的樞紐，負責接收各個業(yè)務管理部門的內(nèi)控信息，通過研讀和消化，然后再向柜員傳導，承擔了艱巨的信息處理和傳導任務。調(diào)查表明，91.3%的業(yè)務經(jīng)理認為上級行轉(zhuǎn)發(fā)的各類信息過多過雜，且未經(jīng)整理和提煉?，F(xiàn)有的組織架構中未明確各級管理部門的內(nèi)控信息處理與傳導職責，使得各級管理部門在收到上級行的各類制度時僅僅進行簡單轉(zhuǎn)發(fā)，而沒有對這些制度進行整理、歸納、解讀、提煉等預處理，導致所有信息最終集中于業(yè)務經(jīng)理，形成信息堆集。

2.內(nèi)控信息的文本形式不符合基層需要

內(nèi)控信息的文本形式囿于行政公文的限制，不符合基層的需要，是導致支行管理部門向業(yè)務經(jīng)理傳導失效的重要原因。調(diào)查表明，81.2% 的業(yè)務經(jīng)理認為制度文本中具體操作的規(guī)定少，控制要點不突出；38.4%的業(yè)務經(jīng)理認為制度文本篇幅較長，可讀性較差。內(nèi)控信息的文本一般以規(guī)章制度和公文形式下發(fā)，具體包括各類管理辦法、實施細則、操作規(guī)程、指引、通知、風險提示等?；谝?guī)章制度的體例和公文的規(guī)范性要求，文本的制定人員通常難以關注到基層人員的需要。通篇制度文本中，具體的操作要求較為分散，控制要點未重點突出，基層業(yè)務經(jīng)理的解讀難度大。

3.內(nèi)控信息處理能力與信息量不相適應

業(yè)務經(jīng)理信息處理能力有限，信息處理能力與信息量嚴重不對稱，難以周全地承上啟下，是導致業(yè)務經(jīng)理向柜員傳導失效的重要原因。業(yè)務經(jīng)理工作繁重，信息處理能力有限。調(diào)查表明，絕大多數(shù)的業(yè)務經(jīng)理不會對每一篇制度文本都仔細閱讀，而是通過自己的主觀判斷選擇性閱讀。97.6%的業(yè)務經(jīng)理會對接收到的信息進行整理歸檔，但僅限于粗層次地對按部門進行分門別類，未按業(yè)務種類進行細致分類，也未進一步整理提煉。因此，業(yè)務經(jīng)理在向柜員傳導相關內(nèi)控信息時，也只能根據(jù)制度文本進行簡單傳導，無法形成全方位、多層次、反復加強的傳導與學習機制，難免會有柜員遺漏某些控制要點，最終導致信息傳導在最后一個環(huán)節(jié)失效。

4.其他影響因素分析

各類信息渠道混用、缺乏統(tǒng)一完善的內(nèi)控信息庫、缺乏完善的崗位交接制度等都是影響內(nèi)控信息傳導質(zhì)量的重要原因。A分行使用內(nèi)部郵件系統(tǒng)作為信息傳遞的主要渠道，因此，不僅各類內(nèi)控信息需要通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)進行傳遞，其他各類管理信息、產(chǎn)品信息、營銷信息都是通過系統(tǒng)進行傳遞的，各類信息渠道的混用，導致網(wǎng)點的郵件接收終端產(chǎn)生信息過載、檢索困難、管理多頭的問題，重要的內(nèi)控信息容易被誤刪或遺漏。A分行已經(jīng)建立了分行級的內(nèi)控合規(guī)信息平臺，但尚有部分以通知、風險提示等形式下發(fā)的內(nèi)控信息未被納入到該平臺中，基層機構檢索內(nèi)控信息仍有難度。此外，缺乏完善的崗位交接制度，新老崗位人員發(fā)生交替，信息交接不嚴密，導致內(nèi)控信息傳導斷裂，也是影響內(nèi)控信息傳導質(zhì)量的重要原因之一。

四、內(nèi)控信息傳導改進建議

(一)優(yōu)化信息傳導組織架構

信息傳導的組織架構是信息傳導環(huán)境的重要構成，是影響信息傳導的效果的重要因素。優(yōu)化信息傳導的組織架構，理順信息傳導職能，內(nèi)控信息的傳遞才能通達順暢。對于A分行而言，業(yè)務條線部門不僅要負責業(yè)務產(chǎn)品的開發(fā)、推廣和管理，還要負責業(yè)務產(chǎn)品的結算、賬務處理等管理要求和操作流程的制定，是一種全產(chǎn)品線從頭至尾一手抓的模式。而這種模式下，業(yè)務條線部門制定的業(yè)務操作流程是站在業(yè)務發(fā)展和管理端的角度，往往沒有考慮業(yè)務操作端對于制度文本的需求，存在實際操作要求不盡明確，控制要點不盡突出的情況。因此，我們建議建立運營集中模式，即由業(yè)務條線部門提出業(yè)務產(chǎn)品風險管控的總體要求，而集中由運營控制部門負責設計制定業(yè)務操作和賬務處理的具體規(guī)程。運營集中模式下，運營控制部門對于業(yè)務操作流程的設計和控制要點的安排更具專業(yè)性，能站在實際業(yè)務操作端的角度制定制度，統(tǒng)籌不相容崗位的設置，增進關鍵控制點的執(zhí)行，不僅有利于內(nèi)控信息的有效傳遞，還有助于提升商業(yè)銀行內(nèi)部控制整體的有效性。

(二)變革內(nèi)控信息文本

編碼的優(yōu)劣可能影響導致內(nèi)控信息傳導的質(zhì)量。良好的內(nèi)控信息文本形式能夠提高信息傳導的質(zhì)量與效率。A分行內(nèi)控信息的文本形式囿于行政公文的限制，常常無法滿足基層業(yè)務操作的需要。因此，應該在信息產(chǎn)生的源頭變革內(nèi)控信息文本，以適應基層業(yè)務需要。首先，各級管理部門在制定各類規(guī)范性文件時，應該充分開展基層調(diào)研，邀請基層的業(yè)務專家參與文件的制定，以融入基層的“基因”。其次，在現(xiàn)有的公文行文要求之下，增加“精簡文本”、“要點文本”同時下發(fā)，以利于基層機構閱讀和掌握。

(三)建立完善統(tǒng)一的內(nèi)控信息庫

信息池結構作為現(xiàn)代信息技術中的高級信道形式，能發(fā)揮信宿的主觀能動性，更好地滿足信宿對信息的需求。A分行目前的內(nèi)控信息庫需進一步完善：內(nèi)控信息的維護有賴于各業(yè)務條線部門，存在更新不及時的現(xiàn)象；業(yè)務條線部門以通知、風險提示等形式下發(fā)的內(nèi)控信息未得到統(tǒng)一編撰，甚至有些內(nèi)控要點在基層網(wǎng)點只能口口相傳，難覓正式的出處；內(nèi)控信息結構化程度低，不易檢索，檢索結果的再次篩選工作量較大。建議從以下方面進一步完善：第一，明確各條線部門在內(nèi)控信息庫建設中剛性職責，建立內(nèi)控信息傳導考評機制。第二，編撰各類業(yè)務控制要點，做到全面精煉、細化明確、可用性高，并借助信息技術進行結構化，實現(xiàn)簡便接入，優(yōu)化檢索排序，提升信息獲取效率。第三，持續(xù)開展動態(tài)維護，剔陳維新，不斷完善內(nèi)控信息庫，滿足基層機構對內(nèi)控信息的需求。

(中國銀行股份有限公司蘇州分行，江蘇 蘇州 215021)

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