束必娟

摘要：辦公室行政管理工作的綜合性強(qiáng)，接觸面廣泛，既要起到各部門之間的橫向聯(lián)系，又要保障領(lǐng)導(dǎo)和下屬部門之間的承上啟下銜接任務(wù)，作為辦公室的行政事務(wù)人員必須要求很強(qiáng)的日常事務(wù)處理能力、較高的工作效率和良好的精神風(fēng)貌。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政事務(wù)；高效

辦公室的日常行政事務(wù)是瑣碎的、重復(fù)的服務(wù)性工作，辦公室的人員勞心又勞力，還會(huì)受一些委屈和埋怨，但辦公室的日常行政事務(wù)又具有很重要的地位，事關(guān)單位的工作成效和社會(huì)形象，所以必須高效認(rèn)真的做好這些日常行政事務(wù)，為單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供可靠保障。

一、辦公室行政事務(wù)概述

（一）辦公室的行政事務(wù)職能

辦公室在單位中具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能。是溝通單位上下的重要的環(huán)節(jié)、發(fā)布政策傳遞信息的中間，還是領(lǐng)導(dǎo)做出決策的信息來源。辦公室是一個(gè)單位綜合職能和權(quán)利的集中體現(xiàn)，辦公室負(fù)責(zé)單位內(nèi)部各部門之間工作協(xié)調(diào)關(guān)系，接觸面廣泛，既要起到各部門之間的橫向聯(lián)系，又要保障領(lǐng)導(dǎo)和下屬部門之間的承上啟下銜接任務(wù)，作為職能部門還要參與日常的政務(wù)工作；其次，辦公室的服務(wù)對象面寬，會(huì)議安排、客戶接待、宣傳安排、后勤保障等等大大小小的事都有辦公室參與其中，工作的事務(wù)內(nèi)容及其的多而復(fù)雜。因此，作為辦公室的行政事務(wù)人員必須要求很強(qiáng)的日常事務(wù)處理能力、較高的工作效率和良好的精神風(fēng)貌。

（二）辦公室日常行政事務(wù)在單位行政管理中的重要地位

辦公室是一個(gè)單位的窗口，體現(xiàn)了一個(gè)單位的綜合素質(zhì)，也代表了一個(gè)單位的外面形象，其地位是特殊的，其作用是非常重要的。辦公室是一個(gè)綜合的、全面的辦事機(jī)構(gòu)，大量地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的，這些日常行政事務(wù)工作不僅僅代表和影響一個(gè)單位的行政管理，而且直接影響到單位的社會(huì)形象和威信。從單位的內(nèi)部來看，業(yè)務(wù)部門之間的及時(shí)溝通、準(zhǔn)確銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)處理解決。只有充分認(rèn)識到行政管理工作特定的位置和職能，才能促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序開展。

二、提高辦公室行政事務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的方法

（一）人是確保部門工作高效的關(guān)鍵

在辦公室管理工作中做什么、怎么做是一件最簡單的工作任務(wù)，做好人事或人的職責(zé)人的問題才是最重要的，職責(zé)人的問題也是行政管理中的共性問題。要做好辦公室的日常行政事務(wù)首先要有一批素質(zhì)高、作風(fēng)正、原則強(qiáng)、服務(wù)優(yōu)的辦公室工作人員，其次作為辦公室的管理者需要一定的管理技巧，既要博得下屬的尊敬和信任，還要能確保工作任務(wù)的執(zhí)行效率和規(guī)范。管理者切忌對人過于親近或過于寬厚或過于冷淡或過于嚴(yán)格，管理人員是領(lǐng)導(dǎo)者而不是專注事務(wù)的一般工作人員。

（二）對辦公室工作進(jìn)行有效分派

辦公行政事務(wù)有一個(gè)存在的通病問題，就是能干的人老實(shí)的人做的事情就多，越做事情越多整體被日常的文書工作搞得暈頭轉(zhuǎn)向，不利于工作完成的高質(zhì)量和高效率。作為管理者要嘗試適當(dāng)?shù)奈扇蝿?wù)，讓辦公室的其他人員參與進(jìn)來，讓別人和你一起來為完成某項(xiàng)工作任務(wù)而共同努力，分享任務(wù)目標(biāo)達(dá)成的成就感，既可以節(jié)省時(shí)間，又可以使下屬得到充分鍛煉。逐步地建立一整套切實(shí)可行的辦公室計(jì)劃制度，這樣就會(huì)使辦公室形成一個(gè)良好的秩序。

（三）用盡可能少的時(shí)間辦盡可能多的事

辦公室的日常工作重復(fù)很多，大事小事可有可無的事情也很多，如何能管理得當(dāng)運(yùn)籌帷幄做好計(jì)劃，就有可能減少很多無意義的時(shí)間，具體做法是對今天需要完成的工作考慮三個(gè)方面的問題：首先是這項(xiàng)工作能不能不做或者是能不能取消？一些對日常工作不會(huì)帶來任何影響的事務(wù)，就可以停止不做。其次是考慮這項(xiàng)工作是否可以替代或者是否可以和其它工作一起做，這就需要我們經(jīng)常梳理要做的工作，看看是否能把一些重復(fù)的類似工作合并起來一起做，以提高辦事的效率。因此作為辦公室的管理者一定要成為一個(gè)有效的時(shí)間管理者。

三、保障辦公室行政事務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的措施

（一）辦公室行政事務(wù)實(shí)行精細(xì)化管理

行政事務(wù)辦公室經(jīng)常出現(xiàn)機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事、浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象，就是缺少精細(xì)化管理制度。辦公室工作量化管理就是采用定性、定質(zhì)和定量的方式對需完成的工作進(jìn)行界定和確認(rèn)，測量與評定工作效率避免較強(qiáng)的主觀性，好動(dòng)靜結(jié)合制定辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)、工作定額標(biāo)準(zhǔn)和工作分類標(biāo)準(zhǔn)，并建立起一套切實(shí)可行的制度并堅(jiān)持下去。

（二）權(quán)責(zé)相稱提高行政事務(wù)人員的士氣

適當(dāng)把工作授權(quán)給能勝任工作職責(zé)的那些人，讓能勝任工作的那些骨干工作人員充分發(fā)揮主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)作性。日常工作事務(wù)要出成果就必須了解每個(gè)工作人員的性格特點(diǎn)和能力特長，讓每個(gè)參與者對自己的工作權(quán)責(zé)清晰，才能有效發(fā)揮所長提高效率。作為被授權(quán)人應(yīng)該清楚自己被授權(quán)的權(quán)利和職責(zé)以及必須要承擔(dān)的義務(wù)，從而才能更好地勝任自己所負(fù)責(zé)的工作。作為辦公室行政事務(wù)的管理人員不能猶豫自己心理上的不純思想而不肯授權(quán)與人，害怕自己的不足會(huì)暴露出來，害怕競爭，擔(dān)心失去信譽(yù)和在同事中的地位形象。這種保守的心理往往會(huì)導(dǎo)致部門整齊的效率低下，工作成效低下，并使辦公室的員工士氣低落。

（三）對行政事務(wù)人員進(jìn)行有效溝通交流

溝通交流是辦公室管理者與下屬之間進(jìn)行某種個(gè)人感情信息交流的過程，作為被溝通者對發(fā)出信息確認(rèn)已被接收并能準(zhǔn)確理解，選擇合適的溝通手段就接收信息者的情感、態(tài)度和感覺，就能達(dá)到溝通完成的目的。人際關(guān)系交流溝通成功與否，能夠有助于激勵(lì)工作人員盡可能有效的方式完成本職工作。溝通能有效必須是雙向的信息交流而不是單向的信息傳達(dá)或咨詢。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：江蘇省鹽城市人力資源與社會(huì)保障局）