孫立華，劉 城，王浩然

（哈爾濱師范大學(xué)，哈爾濱150028）

高校會計無紙化管理存在的風(fēng)險及對策

孫立華，劉 城，王浩然

（哈爾濱師范大學(xué)，哈爾濱150028）

高等院校會計資料無紙化是高校會計信息化發(fā)展的必然趨勢。實(shí)現(xiàn)會計資料無紙化不僅可以使會計信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)男屎唾|(zhì)量有質(zhì)的提升，也能夠打破時間限制、空間限制和地域限制。不僅有利于節(jié)約高校的財務(wù)資源，也極大地方便了財務(wù)人員和廣大師生。立足于探討會計無紙化對財務(wù)管理提出的挑戰(zhàn)，分析高校在會計無紙化管理中存在的風(fēng)險和問題，并提出學(xué)校支持、鼓勵創(chuàng)新；運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”解決技術(shù)難題等對策。

高校會計；無紙化；管理

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)終端的普及，特別是移動互聯(lián)網(wǎng)的興起，人類生活的方方面面都進(jìn)入了電子（數(shù)據(jù)）時代。財務(wù)管理方式也與時俱進(jìn)，高校會計無紙化成為會計制度發(fā)展的必然趨勢。只不過在電子商務(wù)制度催生下，企業(yè)的會計無紙化的發(fā)展相對較早，而高校會計無紙化制度起步稍晚，但高校會計無紙化制度的建設(shè)應(yīng)發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，提前對高校會計資料無紙化帶來的問題進(jìn)行分析，并加以預(yù)防和解決，以使得無紙化的改革更加順暢。

一、高校會計資料無紙化的風(fēng)險與挑戰(zhàn)

（一）思想的阻力

在中國的傳統(tǒng)文化中，“立字為據(jù)”思想根深蒂固。在經(jīng)濟(jì)往來中都希望能留下相關(guān)憑證作為證據(jù)，“白紙黑字”握在手里更真實(shí)、更可靠、更安全，自己可以掌控。而無紙化后，電子數(shù)據(jù)的無形化、虛擬化、高科技化，使得相關(guān)人員在從業(yè)過程中，不易掌握、不易控制、不易感知，需要一定的時間適應(yīng)。

在需要簽字確認(rèn)的往來事項(xiàng)中，簽字不僅是對相關(guān)事項(xiàng)的確認(rèn)，更是通過握筆簽字的形式來落實(shí)簽字人的責(zé)任。無紙化后，不再需要握筆簽字，簽字的儀式感被弱化，同時帶來的也是責(zé)任感的弱化。

傳統(tǒng)紙質(zhì)載具記賬方式已經(jīng)使用數(shù)百年，相關(guān)制度、經(jīng)驗(yàn)、操作已經(jīng)相當(dāng)成熟，無紙化作為一種新興的會計工作方式，相關(guān)人員接受需要一個過程，年齡越大，接受的過程越長。

（二）技術(shù)的挑戰(zhàn)

1.計算機(jī)軟件的編制、更新和維護(hù)存在的問題

會計無紙化要求相關(guān)會計行為都要通過計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行。相關(guān)會計數(shù)據(jù)的生成、確認(rèn)、審核、操作、處理、傳遞、存儲等都在計算機(jī)上完成。這就需要一系列會計軟件的支持。如：賬務(wù)管理系統(tǒng)、預(yù)決算管理系統(tǒng)、項(xiàng)目庫管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、網(wǎng)上自助報帳系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)決策支持系統(tǒng)、政府采購申報系統(tǒng)等。這些軟件系統(tǒng)需要計算機(jī)專業(yè)背景的軟件工程進(jìn)行編程制作。而現(xiàn)實(shí)是，軟件工程師多數(shù)并不懂會計相關(guān)知識，而會計專業(yè)人員又不掌握編程技術(shù)。

實(shí)踐中，軟件公司都是在會計師的指導(dǎo)下，由軟件工程師完成，而會計師工程師的交流和配合程度，工程師對會計師的要求的理解程度，直接影響到軟件開發(fā)后的實(shí)踐效果。筆者所在單位是黑龍江省內(nèi)高校首個也是唯一一個采用預(yù)算管理系統(tǒng)、項(xiàng)目庫管理系統(tǒng)和領(lǐng)導(dǎo)決策支持系統(tǒng)的高等院校，筆者也是該系統(tǒng)的使用人。作為第一個吃螃蟹的人，真真切切的感受到，對新的軟件系統(tǒng)的不適應(yīng)。使用中發(fā)現(xiàn)軟件的設(shè)計與實(shí)際需求差異巨大，軟件漏洞較多需要不斷更新、修改和完善，為此軟件公司不得不派專人常駐本校以便隨時提供技術(shù)支持。即便如此，預(yù)算管理系統(tǒng)已上線三年，依然不夠成熟，仍然達(dá)不到普遍推廣的程度。由此可見，軟件技術(shù)的滯后直接影響無紙化的推廣。

2.計算機(jī)硬件購買、更新和維護(hù)的成本問題

會計資料無紙化對計算機(jī)硬件的需求主要體現(xiàn)在以下幾個方面，一是會計人員所使用的計算機(jī)的硬件指標(biāo)能夠支持并運(yùn)行龐大、復(fù)雜的會計軟件系統(tǒng)，若能研制具有更高專業(yè)性的會計專用計算機(jī)則更為理想。二是財務(wù)部門需要建立自己的網(wǎng)絡(luò)終端服務(wù)器系統(tǒng)。三是為保障信息不丟失而需要準(zhǔn)備備份系統(tǒng)。四是其他輔助設(shè)施，如：斷電保護(hù)、綜合布線、專業(yè)機(jī)房等。

上述硬件設(shè)施是一個完整的體系，任何一個部分都要保證能夠無障礙運(yùn)行，日常的更新和維護(hù)不可避免，相關(guān)維護(hù)人員也不可或缺。

3.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求較高

會計無紙化離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。高校財務(wù)內(nèi)部要建立基于局域網(wǎng)技術(shù)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)載體，并定期進(jìn)行維護(hù)和升級。并且要提供外網(wǎng)入口，以便網(wǎng)上報賬、支付結(jié)算、電子簽名等。同時，為保障網(wǎng)絡(luò)的順暢，信息的安全，對網(wǎng)絡(luò)布線、光纖聯(lián)接、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、主干系統(tǒng)、子網(wǎng)連接、備用信道等都提出了更高的技術(shù)要求。因此，若高校不能獨(dú)立建立和維護(hù)相對完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，無紙化將無法實(shí)現(xiàn)。

（三）人才的匱乏

1.高水平管理團(tuán)隊(duì)人員的稀缺

會計資料無紙化需要頂層設(shè)計，需要管理人員積極部署和推進(jìn)。這就要求高校必須建立一支高水平的財務(wù)管理團(tuán)隊(duì)。管理者自身必須具備計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識，具有現(xiàn)代化的會計管理頭腦，能夠認(rèn)識到無紙化是會計信息化發(fā)展的必然趨勢，能夠順勢而為、勇于創(chuàng)新、敢于擔(dān)當(dāng)。能夠滿足上述條件的管理者相對稀缺。

2.會計、計算機(jī)跨專業(yè)人才的匱乏

一方面，會計資料無紙化并不是簡單的將相關(guān)資料輸入計算機(jī)系統(tǒng)，不再只是運(yùn)用Word、Excel等辦公軟件進(jìn)行簡單的操作，而是需要會計人員精通相關(guān)財務(wù)軟件，運(yùn)用軟件對會計信息進(jìn)行更深層次的分析與判斷，這就要求會計人員不僅要熟悉現(xiàn)代化的會計知識，還要掌握基本的軟件修改、維護(hù)、升級技能以及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理知識。另一方面，財務(wù)部門負(fù)責(zé)計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的相關(guān)管理人員，不僅要熟練掌握計算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技能，還應(yīng)了解基礎(chǔ)會計知識。而現(xiàn)實(shí)是，這樣的跨專業(yè)人才少之又少。

（四）安全的隱憂

會計資料無紙化后帶來的安全問題體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.竄改無痕跡

會計資料是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲在磁盤等介質(zhì)中，這種無形性，不借用計算機(jī)和專業(yè)會計軟件，看不見摸不著，它不再像傳統(tǒng)紙質(zhì)資料那樣，任何修改都能輕易的識別。對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除等操作，幾乎不會留下痕跡。這可以說是會計資料無紙化發(fā)展的最大障礙。

2.存儲不長久

傳統(tǒng)紙質(zhì)資料儲存條件要求較低，一般只對環(huán)境濕度有要求，環(huán)境適宜的，可以永久存放不毀損。但電子數(shù)據(jù)資料對存儲介質(zhì)的種類、質(zhì)量，存放的溫度、濕度，周圍的光線、電磁輻射，存放包裝密封程度等都有要求，稍有不慎就會導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)丟失無法讀取和恢復(fù)。雖然理論上，光盤、硬盤等存儲介質(zhì)的保存期限都較長，但實(shí)際上做到理想的保存環(huán)境幾乎不可能。一般的光盤保存時間通常只有3-5年，硬盤的保存時間稍長，大約可存10年。但都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于《會計檔案管理辦法》要求的30年甚至永久。

3.網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定

一方面，軟件BUG、設(shè)備故障、突然斷電、網(wǎng)絡(luò)擁堵等都可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸失敗，甚至造成數(shù)據(jù)丟失。另一方面，計算機(jī)病毒、黑客入侵等都給會計數(shù)據(jù)安全帶來一定威脅。

二、高校會計資料無紙化管理的相關(guān)對策

（一）學(xué)校支持、鼓勵創(chuàng)新

會計資料無紙化是一種會計工作方式的創(chuàng)新，任何創(chuàng)新都是有風(fēng)險的。對于財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)者而言，在“堅(jiān)持傳統(tǒng)、不出差錯”與“冒險創(chuàng)新、承擔(dān)責(zé)任”之間做出選擇，多數(shù)可能會選擇前者。這并不是領(lǐng)導(dǎo)者的過錯，而是機(jī)制和體制的僵化。會計無紙化是一項(xiàng)能夠顯著節(jié)約成本、提高效率的改革措施，應(yīng)當(dāng)由學(xué)校統(tǒng)籌安排，制定相關(guān)激勵政策，為相關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、設(shè)備的升級改造提供資金支持。會計無紙化改革應(yīng)當(dāng)上升為學(xué)校的財務(wù)制度發(fā)展基本方略。

（二）運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”解決技術(shù)難題

2015年3月5日十二屆全國人大三次會議上，李克強(qiáng)總理在政府工作報告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃。大數(shù)據(jù)、云存儲、云計算是“互聯(lián)網(wǎng)+”的代表性技術(shù)。高校會計無紙化也應(yīng)搭上“互聯(lián)網(wǎng)+”的高速列車，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算，收集、分析本學(xué)校相關(guān)數(shù)據(jù)，為學(xué)校賬務(wù)決策提供科學(xué)依據(jù)。運(yùn)用云存儲技術(shù)，方便會計數(shù)據(jù)的存取、傳遞、查詢，降低高校的運(yùn)行成本，提高財務(wù)管理效率。

（三）提升會計人員的綜合能力

首先，在思想上讓會計人員認(rèn)識到，時代的發(fā)展對會計人員的能力要求在變化，會計人員要對自己提出更高的要求。其次，在會計人員的選拔和錄用方面，增加計算機(jī)操作的相關(guān)考核內(nèi)容，把住會計人員入口關(guān)，從根本上解決會計人員計算機(jī)能力差的問題。再次，高校應(yīng)當(dāng)提供財政支持，定期對現(xiàn)有會計人員進(jìn)行再培訓(xùn)，確定相關(guān)的培訓(xùn)考核標(biāo)準(zhǔn)，做到切實(shí)提高會計人員綜合能力的要求。最后，在崗位任命方面，做到人盡其才。對有相關(guān)軟件操作要求的崗位，任命具有相關(guān)操作技能的人員。通過崗位的變動和調(diào)整，間接激勵相關(guān)會計人員提高自身綜合素質(zhì)。

（四）健全會計電子檔案保管制度

首先，對會計電子檔案的保管制定統(tǒng)一規(guī)范，明確電子檔案的種類、儲存形式、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管要求、儲存部門、保存條件、人員配備等相關(guān)事項(xiàng)。規(guī)則的制定應(yīng)充分調(diào)研，聽取實(shí)務(wù)人員、研究人員、會計和計算機(jī)相關(guān)專業(yè)人員的意見，力求科學(xué)、合理，嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實(shí)。其次，制定突發(fā)事件應(yīng)急方案。根據(jù)電子檔案的特征，分析在保管過程中可能出現(xiàn)的各種突發(fā)情況，如：失竊、人為惡意損壞、水災(zāi)火災(zāi)等災(zāi)害，有針對性地啟動應(yīng)急響應(yīng)方案，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行救助和恢復(fù)。再次，完善電子數(shù)據(jù)備份制度。定期對不同類型、不同存儲介質(zhì)的電子檔案根據(jù)備份進(jìn)行重新存儲。制定相應(yīng)的定期檢查、查驗(yàn)制度，對因不同介質(zhì)質(zhì)量原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失或損毀，及時進(jìn)行恢復(fù)。對重要的檔案，必要時可進(jìn)行雙備份或多備份。對備份數(shù)據(jù)與原始檔案數(shù)據(jù)實(shí)行分別保管原則，不可在同一保管室。最后，建立電子檔案保管責(zé)任人制度。數(shù)據(jù)的制作、儲存、保管、備份、檢查、恢復(fù)、應(yīng)急處置等工作，落實(shí)到具體工作人員，建立相應(yīng)工作制度，配備帶班領(lǐng)導(dǎo)，做到分工明確、責(zé)任清晰。

（五）提高防火墻技術(shù)

與第三人反病毒機(jī)構(gòu)合作，開發(fā)針對財務(wù)部門的殺毒軟件和防火墻技術(shù)，通過軟件對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)加密處理，防范數(shù)據(jù)傳遞進(jìn)程中的泄密風(fēng)險，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。必要時，可聘請專門人員司職網(wǎng)絡(luò)安全，建立、健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。

綜上所述，會計無紙化是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步在會計工作領(lǐng)域的重要體現(xiàn)。其發(fā)展勢頭不可阻擋。同時，會計無紙化又是一把雙刃劍，沒有與會計無紙化相適應(yīng)的管理體制和管理能力，會計無紙化對高校來說必將是一場災(zāi)難。因此，高等學(xué)校應(yīng)提高憂患意識，為迎接會計無紙化做好全方面的準(zhǔn)備。

[1]張國偉.會計信息化發(fā)展新趨勢探討[J].企業(yè)管理，2013(5).

[2]劉曉峰.會計資料無紙化在會計信息化發(fā)展過程中的重要性研究[J].會計之友，2013(9).

[3]孔麗花，會計無紙化面臨的問題與對策[J].山東財政學(xué)院學(xué)報，2004(4).

F23

A

1005-913X（2017）11-0074-02

2017-08-09

孫立華(1980-)，女，黑龍江大慶人，會計師，研究方向：財務(wù)預(yù)算管理；劉 城(1973-)，男，黑龍江青岡人，高級會計師，研究方向：財務(wù)管理。

王 旸］