【摘 要】在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中，采購與付款業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)著企業(yè)資金，是企業(yè)正常經(jīng)營中非常重要的環(huán)節(jié)，是企業(yè)運(yùn)行的基礎(chǔ)，對此企業(yè)應(yīng)擬定采購與付款交易的內(nèi)部控制制度，健全業(yè)務(wù)記載的控制系統(tǒng)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵點(diǎn)的控制，及時(shí)進(jìn)行制約和監(jiān)督。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；采購與付款循環(huán)；改進(jìn)措施

一、采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制概述

（一）采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制的相關(guān)概念

內(nèi)部控制，是指一個(gè)單位為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。

采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制指為了規(guī)范企業(yè)采購與付款活動(dòng)，防范采購與付款過程當(dāng)中的差錯(cuò)與舞弊，保證采購在滿足生產(chǎn)和銷售的前提下，最大限度地降低采購成本而選擇的一系列控制措施。企業(yè)采購和付款業(yè)務(wù)是指在物資交易過程當(dāng)中，由于會(huì)出現(xiàn)各種特殊情況，繼而導(dǎo)致采購的最終結(jié)果跟預(yù)期目的不太吻合的程度。采購和付款將受到許多因素的影響，它是在采購的各個(gè)方面存在。那么毫無疑問也會(huì)在很大程度上影響采購活動(dòng)的進(jìn)行。

（二）采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制的一般流程

1、采購業(yè)務(wù)流程

（1）市場部根據(jù)需求分析和市場調(diào)研制定年度銷售計(jì)劃。

（2）倉儲(chǔ)部門根據(jù)庫存情況（使用部門根據(jù)自身需要）提出采購申請。

（3）采購部門根據(jù)收到的采購申請進(jìn)行物資采購活動(dòng)，對一些大額、重要的采購項(xiàng)目采取招標(biāo)方式確定供應(yīng)商。

（4）獨(dú)立的驗(yàn)收部門根據(jù)訂購單對數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收核對。

（5）采購部門將請購單、訂購單、驗(yàn)收單、入庫單和其他相關(guān)憑證送交財(cái)務(wù)部門，驗(yàn)收部門將驗(yàn)收單、入庫單送交財(cái)務(wù)部門，會(huì)計(jì)人員核對后交財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核和審核，之后進(jìn)行賬務(wù)處理并登記相關(guān)賬簿。

（6）每月月底由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行對賬，核對數(shù)量金額。

2、付款業(yè)務(wù)流程

（1）采購部門根據(jù)合同約定的付款時(shí)間提出付款申請，并填制付款憑單，并且后附訂購單、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)票等支持性憑證；

（2）付款憑單需經(jīng)相關(guān)人員復(fù)核，并經(jīng)采購主管審核；

（3）將付款憑單交至財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核；

（4）財(cái)務(wù)部門對供應(yīng)商提供的發(fā)票及相關(guān)憑證進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，交予財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核，再由總經(jīng)理批準(zhǔn)支付款項(xiàng)；出納人員在與付款信息表核對后付款，編制銀行付款憑證，在憑證后附請款單；會(huì)計(jì)人員按照出納人員付款情況編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證，在付款憑證后附請款單采購合同、驗(yàn)收單、入庫單、供應(yīng)商發(fā)票；未開發(fā)票的付款計(jì)入“暫估戶”。

二、采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制存在的問題

根據(jù)本地幾家中小制造企業(yè)的采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制情況的了解，發(fā)現(xiàn)存在如下問題：

（一）采購計(jì)劃不合理

實(shí)際的生產(chǎn)情況受到多方面因素的影響，但這些企業(yè)一般都按季度統(tǒng)計(jì)上報(bào)一次的集中采購計(jì)劃，并且不能做到合理地安排整個(gè)季度的生產(chǎn)活動(dòng)。同時(shí)，集中采購計(jì)劃安排的不合理又滋生了計(jì)劃外物資的采購比例，不僅導(dǎo)致閑置物資的浪費(fèi)，而且計(jì)劃外物資的增長也降低了公司整體的資金利用率和集中采購業(yè)務(wù)的效率。

針對采購計(jì)劃的問題，涉及到生產(chǎn)、采購、物流、供應(yīng)商質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)、控制等多個(gè)部門，這就需要公司對此有一個(gè)科學(xué)合理的計(jì)劃和安排，否則項(xiàng)目一旦上馬，前期沒有做到位的工作將會(huì)在后期一一暴露，后患無窮。建立及完善采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制制度，是控制業(yè)務(wù)過程的第一步。

（二）授權(quán)制度不完善

交易授權(quán)是指任何業(yè)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行都要由相關(guān)負(fù)責(zé)人在規(guī)定的責(zé)任范圍內(nèi)授權(quán)。授權(quán)制度的不完善容易發(fā)生當(dāng)相關(guān)負(fù)責(zé)人不在或不能合理處理事務(wù)時(shí)，在采購過程中出現(xiàn)越權(quán)審批的情況，甚至對重要的和技術(shù)性較強(qiáng)的物資采購部沒有實(shí)行集體決策和審批，招標(biāo)行為不規(guī)范，有些部門和人員甚至擅自處理采購和付款業(yè)務(wù)。

（三）不重視采購合同

有些中小企業(yè)企業(yè)管理制度不完善，缺乏對采購合同管理的明確規(guī)定。企業(yè)經(jīng)常由于資金短缺，為防止到期不能支付款項(xiàng)影響商業(yè)信用或被供應(yīng)商起訴，往往不與供應(yīng)商簽訂采購合同。根據(jù)某些"應(yīng)付賬款"憑證追蹤采購合同時(shí)，有查不到采購合同的情況，且發(fā)現(xiàn)有些采購合同沒有存檔的情況。這就說明公司在合同控制制度上的不嚴(yán)謹(jǐn)。

（四）沒有定期與供應(yīng)商對賬

通過對財(cái)務(wù)經(jīng)理及會(huì)計(jì)的詢問，發(fā)現(xiàn)企業(yè)沒有定期與供應(yīng)商對賬，究其原因主要是因?yàn)楣竟?yīng)商數(shù)量多、業(yè)務(wù)多，對賬工作量大，而工作人員人手不足，沒有形成定期核對的流程和要求。有些企業(yè)不僅沒有定期與供應(yīng)商對賬，甚至不了解供應(yīng)商的情況。作為內(nèi)控制度的一部分，要在企業(yè)中要建立起科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入的制度，對所有的供應(yīng)商的信譽(yù)進(jìn)行合理的審查，保證供應(yīng)商名單的合理性，逐步完善對供應(yīng)商選擇機(jī)制。

（五）預(yù)付賬款的后續(xù)監(jiān)督管理不到位

采購一些比較特殊的生產(chǎn)設(shè)備或者材料時(shí)，供應(yīng)商往往要求預(yù)付賬款。預(yù)付賬款流程是由采購員提交付款申請，經(jīng)由采購經(jīng)理批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)審核，工廠財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批之后將款項(xiàng)預(yù)付給供應(yīng)商。實(shí)際操作中，經(jīng)辦預(yù)付款的財(cái)務(wù)人員和應(yīng)付會(huì)計(jì)往往并非是同一個(gè)，稍有疏忽，便會(huì)造成重復(fù)支付款項(xiàng)，給公司帶來極大損失。

三、針對采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制的改進(jìn)措施

（一）重視采購活動(dòng)

提高企業(yè)的競爭能力，首先要提高采購效率，保證采購物品的質(zhì)量，降低采購成本，制定科學(xué)的采購計(jì)劃。隨著市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，企業(yè)之間的競爭日益加劇，市場主體為了提高競爭能力和擴(kuò)大市場占有率，賒購作為信用手段和營銷策略在市場活動(dòng)中得到重視和廣泛運(yùn)用，通過這種方式最大程度地爭取資金的時(shí)間價(jià)值。然而，賒購也會(huì)給企業(yè)帶來較大的風(fēng)險(xiǎn)，某些行業(yè)，上游供應(yīng)商較為強(qiáng)勢，若在付款過程中稍有不慎，付款不及時(shí)，供應(yīng)商很有可能會(huì)馬上停止供貨，從而導(dǎo)致生產(chǎn)線停產(chǎn)，不能按時(shí)交付訂單，還會(huì)遭到客戶的巨額索賠。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購置物資或勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。凡是使用部門有采購要求的，必須填寫請購單，送本部門主管、采購部口及相關(guān)其他部口負(fù)責(zé)人審批簽字后才能進(jìn)行采購。endprint

（二）明確職權(quán)劃分

必須堅(jiān)持以購貨業(yè)務(wù)合理的職責(zé)劃分，做到不相容崗位的職責(zé)分離，以確保采購和支付的真正有效，應(yīng)在業(yè)務(wù)職責(zé)的有關(guān)方面明確分工，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督檢查，以此防止錯(cuò)誤和杜絕舞弊行為。采購與付款的不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價(jià)與確實(shí)供應(yīng)商；采購合同的訂立與審核；采購、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；付款的申請、審批與執(zhí)行。只有嚴(yán)格按照不相容崗位分離的要求來合理設(shè)計(jì)崗位，明確職責(zé)權(quán)限，才能形成有效的內(nèi)部制衡機(jī)制，達(dá)到內(nèi)部控制的目的。

（三）合理的供應(yīng)商制度

供應(yīng)商資格審核需要采購部門與綜合管理部門對供應(yīng)商資格預(yù)審。首先要對供應(yīng)商提供的資料進(jìn)行齊全性審核，包括其工商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、經(jīng)營資質(zhì)等情況，對缺少的資料要求補(bǔ)齊。其次，要對供應(yīng)商提供資料的真實(shí)性進(jìn)行審核。最好是對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評(píng)估，查看供應(yīng)商的運(yùn)作是否正常，各類文件是否真實(shí)有效。經(jīng)過采購部門責(zé)任人審核后的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)納入供應(yīng)商檔案進(jìn)行集中管理。在編制采購計(jì)劃時(shí)，供應(yīng)商的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮公司的供應(yīng)商清單。

（四）交付購貨款的清查

在合同規(guī)定的期限內(nèi)，出納應(yīng)根據(jù)付款憑單核對支付金額、準(zhǔn)確核實(shí)收款單位的各種信息后支付貨款。財(cái)務(wù)部門還應(yīng)檢查企業(yè)的信用核定期、供應(yīng)商“應(yīng)付賬款”金額，以確保雙方賬面金額的一致。交付貨款過程中應(yīng)主要控制如下內(nèi)容：（1）財(cái)務(wù)部門應(yīng)該在核對齊備的原始單據(jù)后才能進(jìn)行賬務(wù)處理；（2）會(huì)計(jì)需核對總賬、明細(xì)賬是否相符；（3）會(huì)計(jì)與出納需核對總賬與現(xiàn)金日記賬是否相符：（4）會(huì)計(jì)需定期與供貨商核對“應(yīng)付賬款”“預(yù)付賬款”的金額；（5）嚴(yán)格審核相關(guān)支持性憑證，包括發(fā)票、訂購單、驗(yàn)收單、入庫單等等。

（五）采購合同的管理制度

合同管理與采購活動(dòng)是密切相關(guān)的，兩種活動(dòng)形成伙伴關(guān)系。合同管理就是對合同各方以及采購訂單進(jìn)行管理，從而保證執(zhí)行者能夠按照合同的要求來提供合格的產(chǎn)品和服務(wù)。首先應(yīng)確保采購部門和供應(yīng)商都能履行合同中規(guī)定的內(nèi)容，明確在合同執(zhí)行過程中哪些增加成本應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)，最后在合同中對主要行為進(jìn)行說明。

作為企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要組成部分，采購和支付循環(huán)的內(nèi)部控制直接影響著企業(yè)內(nèi)部控制的整體水平。通過上面針對采購與付款控制的分析，可以看出企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等規(guī)定程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄，填制相應(yīng)的憑證，建立健全的采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，只有這樣才能夠降低采購成本，預(yù)防不法行為的產(chǎn)生，控制經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)。

（無錫城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 無錫214153）

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作者簡介：余曉丹（1970—），女，浙江天臺(tái)人，副教授，研究方向：會(huì)計(jì)學(xué)教育。endprint