葛水文

摘 要：學(xué)校檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分。檔案數(shù)字化是信息時(shí)代下的大勢所趨。建設(shè)學(xué)校數(shù)字檔案室對學(xué)校保存利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息共享具有重要意義。本文圍繞學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)，歸納了數(shù)字檔案室的概念，論述了建設(shè)學(xué)校數(shù)字檔案室的必要性，分析了當(dāng)前學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀，并提出了建議，希望對建設(shè)學(xué)校數(shù)字檔案室有所借鑒。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；數(shù)字檔案室；必要性；現(xiàn)狀；意義

繼2010年發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》后，國家檔案局又于2014年發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，對檔案數(shù)字化工作提出了新的發(fā)展要求，也為建設(shè)數(shù)字檔案室指明了方向。學(xué)校檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，學(xué)校檔案數(shù)字化也是數(shù)字校園的重要組成部分。建設(shè)學(xué)校數(shù)字檔案室對學(xué)校保存、利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息共享具有重要意義。

一、數(shù)字檔案室的概念

對于數(shù)字檔案室的概念，檔案界一直沒有形成統(tǒng)一明確的定義?！稊?shù)字檔案室建設(shè)指南》中所稱數(shù)字檔案室，是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。與傳統(tǒng)檔案室相比，具有檔案資源“數(shù)字”化、檔案實(shí)體“虛擬”化、檔案管理系統(tǒng)化和信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)?？梢?，數(shù)字檔案室是指以電子檔案傳統(tǒng)載體檔案副本為對象，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、共享利用的檔案管理平臺。它不僅是傳統(tǒng)檔案室的延伸和補(bǔ)充，更是傳統(tǒng)檔案室的發(fā)展和革新。

二、建設(shè)學(xué)校數(shù)字檔案室的必要性

（一）現(xiàn)實(shí)需要

《全國檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要》中提出，要加快檔案管理信息化進(jìn)程，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，加快提升電子檔案管理水平，加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)。傳統(tǒng)的以手工方式收集、整理、利用紙質(zhì)檔案的管理模式已不能適應(yīng)形勢的發(fā)展。加上學(xué)校檔案逐年增加，檔案室存放空間有限。檔案數(shù)字化后，可把已形成數(shù)字檔案信息的檔案搬移至其他庫房保管，不會影響這些檔案的查閱利用。檔案數(shù)字化也是學(xué)校電子政務(wù)和辦公無紙化管理的要求。

（二）保存需要

灰塵、潮濕等自然因素會對紙質(zhì)檔案造成自然損害，而頻繁地調(diào)閱利用和復(fù)印原始檔案，也會對紙質(zhì)檔案造成人為的損害。電子檔案，可以避免紙質(zhì)檔案因多次反復(fù)利用而造成損害，保護(hù)檔案原件。特別是那些年代較為久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，因之前對檔案保護(hù)的不重視、檔案存放環(huán)境不理想、裝訂方法不科學(xué)等原因，紙張出現(xiàn)破損、發(fā)黃等問題，急需轉(zhuǎn)換成電子檔案便于日后的查閱利用。

（三）利用需要

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索后，會大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，可以使檔案查閱利用打破地域的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的共享。打破地域限制，方便學(xué)校或個(gè)人查閱異地檔案，有利于浙江省提出的“最多跑一次”改革措施的落實(shí)，符合十九大提出的“以人民為中心”的發(fā)展思想。建設(shè)數(shù)字檔案室不僅要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，更是要收集檔案信息資源，建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，為數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與編研服務(wù)。

三、數(shù)字檔案室的發(fā)展現(xiàn)狀

近年來，由于對檔案管理工作的日益重視，在各地檔案部門的要求下，學(xué)校逐步開始實(shí)施檔案數(shù)字化，為建設(shè)數(shù)字檔案室作了大量的前期工作。但是也因?yàn)榱饔谛问?、?yīng)付任務(wù)等因素，存在著很多問題。筆者經(jīng)過調(diào)查，歸納如下：

（一）缺乏資金投入

學(xué)校作為教書育人的主陣地，仍把主要經(jīng)費(fèi)用于學(xué)校的教育工作上，對檔案工作的支持力度相對較小。且檔案數(shù)字化成本大，以筆者當(dāng)?shù)厥袌鰞r(jià)為例，掃描一頁A4紙需0.35元，每100萬頁檔案掃描就需35萬元，還需配備服務(wù)器、掃描儀等專業(yè)設(shè)備。若各個(gè)學(xué)校同時(shí)要求實(shí)現(xiàn)檔案全文掃描，對財(cái)政經(jīng)費(fèi)是一個(gè)很大的壓力。

（二）缺乏檔案數(shù)字化加工和管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合當(dāng)前的相關(guān)建設(shè)情況來看，省級檔案管理部門制定的地方標(biāo)準(zhǔn)是地方數(shù)字檔案室建設(shè)的依據(jù)，未有全國性統(tǒng)一的具體技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等是數(shù)字檔案室建設(shè)和管理規(guī)范方面的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，過于粗線條，且不夠具體，這不利于日后檔案信息數(shù)據(jù)查閱利用的共享。

（三）缺乏專業(yè)的檔案工作人員

檔案工作本身較為枯燥，且不受重視，很少有人愿意主動(dòng)做檔案工作。很多學(xué)校的檔案工作人員年齡偏大，不懂計(jì)算機(jī)、掃描儀等新設(shè)備的操作。有些經(jīng)常換崗，沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過檔案管理，都是參照前人的做法，以前的檔案是怎么做的，我也這么做。這就導(dǎo)致很多明顯的錯(cuò)誤都發(fā)現(xiàn)不了。

（四）缺乏對檔案信息數(shù)據(jù)的實(shí)際利用

數(shù)字檔案在教學(xué)與科研中的應(yīng)用不夠深入。很多學(xué)校的數(shù)字化檔案在利用上仍然停留在宣傳的層面，把花費(fèi)了大量人力和財(cái)力的電子檔案搞成形式主義，而忽視了其實(shí)際的利用功能。

（五）缺乏維護(hù)檔案信息安全的技術(shù)支持

檔案數(shù)字化對檔案安全提出了新的挑戰(zhàn)。數(shù)字化加工過程中的現(xiàn)場安全，檔案卷宗安全、信息安全及人員安全等都是整個(gè)檔案數(shù)字化的重要安全保障。檔案管理系統(tǒng)使用局域網(wǎng)，也易存在網(wǎng)絡(luò)漏洞，需要設(shè)備、硬件及人員等技術(shù)支持。

四、對建設(shè)學(xué)校數(shù)字檔案室的建議

（一）結(jié)合實(shí)際 因地制宜

建設(shè)學(xué)校數(shù)字檔案室不是一蹴而就的事（下轉(zhuǎn)第80頁）endprint