申紅利

摘 要：高校院系資料室是高校院系建設不可缺少的一部分，是高校圖書館的補充和延伸，它在院系教學、科研及人才培養(yǎng)等方面有著非常重要的作用。通過分析高校設置院專資料室的意義和高校院系資料室存在的各種問題，提出一些切實可行的解決辦法。

關(guān)鍵詞：高校；院系資料室；資料室管理；現(xiàn)狀；解決辦法

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）33-0184-02

一、高校設置院系資料室的意義

大多數(shù)高校都設有院系資料室，院系資料室是高校圖書館的重要分支，它在高校有著舉足輕重的地位。高校院專資料室是根據(jù)院系的學科、教學、科研的特殊需要建立起來的，有很強大的專業(yè)特色，與高校圖書館相比它更有助于院系的教學和科研工作，它是高校圖書館的補充和延伸。它常常位于各院專的教學樓或者院系辦公樓之中，有很強的地理位置優(yōu)勢，便于學院的教師和學生隨時隨地進行借閱。院系資料室里的圖書文獻資料專業(yè)性很強，很有針對性。它主要服務于本院的師生，院系資料員又是本院的職工，因此他們比校圖書館教師更了解本院的科研動態(tài)和師生的需求。很容易做到“為書找人，為人找書”，院系資料室在功能和服務上與圖書館形成有效的互補。院系資料室為高校院專教學、科研及人才培養(yǎng)提供了很好的保障。因其讀者有共同的專業(yè)性，在資料室里讀者可以共同探討學術(shù)，交流思想，因此院系資料室也算的上是本院系教師和同學思想、學術(shù)、文化的交流中心。

二、高校院系資料室的現(xiàn)狀及存在的問題

1.院系資料室的場地有限并且各方面都不受重視。院系資料室建設不受重視。學校對校圖書館都很重視，各個方面都加大投入，使其在品質(zhì)上有了很大的提高，但是在院系領(lǐng)導者普遍都只重視教學和科研，對資料室為教學和科研服務的重要性沒有很強烈的意識。資料室是花錢的地方，近年來書價也是水漲船高，高校資料室的經(jīng)費普遍很少，特別是民辦院校的資料室基本上沒有固定的經(jīng)費，它在院系里的成績又不明顯。因此，資料室在院里基本不受重視，但因為其特殊性又不能沒有，所以往往安排在不起眼的角度。這就使資料室的基礎(chǔ)設施不但陳舊而且場地也極其有限，基本無人問津。好多教師只聽說過院系里有資料室，但大多數(shù)教師都不知道資料室在什么地方。院系的學生就更不用說了，好多院系的學生根本就沒聽說過有資料室這回事。有的即使知道有資料室但是空間狹窄沒有閱覽區(qū)域，況且現(xiàn)在網(wǎng)絡環(huán)境下電子資源豐富，大部分教師又都沒有什么空余時間，一般都利用網(wǎng)絡資源查詢資料，使院系資料室邊緣化進一步加劇。

2.資料室工作人員流動性高，整體素質(zhì)偏低。院系資料室的管理人員性質(zhì)很模糊。院系資料室的管理人員在行政上隸屬于院專，在業(yè)務上還要接受圖書館的指導，致使資料室管理人員的管理處于模糊地帶。管理人員的素質(zhì)也是參差不齊往往都是兼職，專職管理人員少之又少。還有一部分是領(lǐng)導家屬，年紀大沒有什么學歷，只負責看門，其余的不過問。兼職教師工作忙事情多，加上資料室又不被重視，教師也就以學院的工作為主要核心工作，沒有更多的精力放到資料室管理上，沒法坐班，基本上也只是負責領(lǐng)取圖書資料，看著門保證書不丟。有的把圖書館分配過去的圖書資料領(lǐng)回去以后別說上架排號了，連捆都不拆，只堆擠在一塊。一般院系資料室的資料管理人員都是兼職，特別是民辦院校更是如此，一個人擔任多項工作，工作量大，待遇又沒有多大差別，因此人員流動性比較大。而且工作人員又普遍沒有圖書情報專業(yè)知識，或者缺乏圖書情報這方面的專業(yè)知識培訓。

3.資料室工作方法落后，文獻資源浪費嚴重。首先，工作方法落后。院專各自設有資料室，但各院系沒有考慮資料室的圖書資料與學校其他院系及圖書館的資料共享。很多院系資料室沒有安裝借閱系統(tǒng)和相配套的打印、復印設備，使借閱方式還處在原始借閱，即手工記錄階段。其次，資料室的圖書一般是根據(jù)院系專業(yè)需要采購的，圖書資料專業(yè)性很強，又有針對性，由于院系的種種原因開放得很少，別說對學生，就是對教師也是按需開放。有的資料室管理人員害怕丟書，對學生根本就不開放。這樣使文獻資料失去了原有的價值，造成了資源浪費。個別專業(yè)圖書資料專業(yè)性太強，學生用不上。師生自己購書看，使資源嚴重浪費。再次，圖書文獻資料采購模式單一。很多學校的圖書采購都是由圖書館教師直接采購的，采購模式一般都是現(xiàn)采、書目采購。由于圖書館教師沒有直接面對學生，自身的專業(yè)知識也有很大的局限性，采購圖書文獻資料時一般都是靠出版社的介紹或者憑借自己的感覺采購。而書目采購也是有出版社直接把當年的圖書文獻書目信息傳過來，看著書目信息購置。這些都很有局限性，不能保證采購的圖書文獻資料的實用性。

三、根據(jù)高校院系資料室的現(xiàn)狀及存在的問題提出一些切實可靠的解決辦法

1.提高院系資料室的重視程度。2015年，國家推出《統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》。一所大學的特色主要由學科的特色來反映和衡量，大學之間的競爭越來越體現(xiàn)在學科實力的競爭。在競爭日益激烈的今天，學校和院系領(lǐng)導一定要加強對院系資料室的重視。院系資料室里的圖書、報刊專業(yè)針對性很強，它們基本又都處于院專教學樓內(nèi)，對學生學習和教師查閱資料教育教學提供極大的參考和幫助。因此，院系領(lǐng)導要加強資料室的重視，在場地允許的情況下盡量為其提供良好的場地，適當?shù)卦黾娱営[桌，使借閱一體，為師生提供好的借閱環(huán)境。

2.提高資料室人員的整體素質(zhì)和待遇。資料室服務水平的高低很大程度上取決于資料員的自身素質(zhì)和業(yè)務水平，對資料室信息文獻開發(fā)的程度也有很大一部分取決于資料員是否有專業(yè)的知識和相關(guān)的專業(yè)技能。高校院系資料室是為院系教師和學生提供服務的，所以資料室管理員要有良好的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)，要“以人為本”，要有高度的責任心和事業(yè)心。首先，院系應加強資料管理人員的隊伍建設，要給資料室配置穩(wěn)定的管理人員。其次，圖書館和院系要進行合作，院系要為資料室教師提供時間，圖書館則提供有利的條件，適當?shù)貙Y料室管理員進行系統(tǒng)的業(yè)務培訓。培訓主要從圖書的分類、排架、計算機一般編目、業(yè)務借還等基礎(chǔ)知識方面進行系統(tǒng)培訓。再次，對于院系科研工作來說，科研人員所需要的各項情報服務和各種課題需求都離不開資料室工作人員的支持和幫助，科研材料搜索的工作極其煩瑣，但是因為其工作性質(zhì)，一般看不到其明顯的工作業(yè)績。再加上領(lǐng)導不重視，久而久之就容易形成資料管理員得過且過的工作態(tài)度。所以，在資料室人員管理方面要采取一定的激勵措施，來激發(fā)資料管理人員的工作積極性，才能更好地使院系資料室潛在的作用發(fā)揮出來。適當?shù)卦诼毞Q評定、工資待遇、績效考核等方面更多地融入資料室工作人員管理成績的考核，公平公正的評價資料管理員。資料管理人員也要做好院系文獻資料的宣傳推廣工作，現(xiàn)在通訊系統(tǒng)發(fā)達，QQ、微信、微博、院系電子屏、版報等通訊、宣傳方式多種多樣，資料室管理人員也要利用自身的專業(yè)知識定時或者不定時把資料室的藏書書目羅列出來，通過一切可以利用的傳播方式在院系做好圖書資料的推廣和宣傳，讓資料室在院系里面活起來，使資料室的圖書物盡其用。endprint

3.院系要制定系統(tǒng)可行的資料室管理辦法和規(guī)章制度，使資料室的資料得到最大化的利用。院系要根據(jù)本院系的具體情況制定合理規(guī)范的資料室規(guī)章制度和管理辦法，使資料室的文獻資料利用率最大化發(fā)揮作用。

首先，院系資料室圖書采購。要根據(jù)學校規(guī)模，全校圖書總量人均藏書量、院系師生人數(shù)、學科現(xiàn)有藏書量及專業(yè)學科人均藏書量和院系專業(yè)設置、教學科研水平等不同的情況，來規(guī)定院系圖書文獻的收藏范圍，合理分配當年的購書量。

其次，院系資料室圖書文獻資料的質(zhì)量也體現(xiàn)了院系及高校的科研與教學水平。因此，把住資料室的圖書文獻資料質(zhì)量關(guān)至關(guān)重要。我們要拓展薦購渠道利用一切可以利用的方法為教師和學生提供圖書文獻薦購渠道，如薦購QQ群、薦購微信群、薦購箱等。資料室工作人員要合理整理薦購信息，確定需要采購信息。為避免圖書文獻資料重復，院系資料室圖書采購要和校圖書館一起統(tǒng)一訂購，有條件的學校在采購圖書文獻資料時最好讓院系知名教師和學生代表參與其中，并根據(jù)學科及發(fā)展方向挑選適合本院系適合的圖書資料，校圖書館要協(xié)調(diào)好與院系資料室的關(guān)系，保證校圖書館文獻資料全面性，也要保證資料室文獻資料小而精，來滿足不同層次、不同類型的讀者需求。

再次，將信息化引進資料室。不僅要把圖書文獻資料引進資料室，更要把它推出去。圖書資料工作的網(wǎng)絡化、信息化已經(jīng)必不可缺，資料室也要跟上形勢，同步發(fā)展。因此，要在院系資料室引入信息化，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，使校圖書館和院系資料室形成一個看似分離實際密切相連的整體。在資料室安裝計算機、復印機等現(xiàn)代化設備，通過校園網(wǎng)使之與圖書館的圖書系統(tǒng)連接，實現(xiàn)校圖書館圖書資料和院系圖書資料之間資源共享，使資料室的圖書全面流通起來實現(xiàn)借閱一體化為師生提供全面便捷的服務。使資料室的寶貴財富不再被塵土覆蓋，使其真正地發(fā)揮作用。院系資料室管理員要徹底地動起來，不能再墨守成規(guī)等客戶進門，要主動去挖掘教學、科研需要的材料，利用自身的專業(yè)知識積極主動地為院系師生提供針對性的服務，把文獻資料推送到師生面前，及時對本院系相關(guān)的教學科研用書及報刊資料進行分類整理，使有需求的師生能在最短的時間內(nèi)獲取資源，提高工作效率。

四、結(jié)語

院系資料室是高校除圖書館以外的又一個圖書情報中心，我們一定要好好利用它，學校和院系都應該理好資料室的各方面的關(guān)系，使其良好的發(fā)展，為院系的科研、教學創(chuàng)造更好的基礎(chǔ)。社會在發(fā)展，科技在進步，在電子產(chǎn)品日益發(fā)展的今天，大多數(shù)師生已經(jīng)把主要精力都放在了電子媒介上。院系資料室不要等客上門，也要與時俱進，通過各種電子媒體把自己推銷出去，讓資料室的寶貴資源充分發(fā)揮其價值，為院系、學校的發(fā)展做出更大的貢獻，為社會培養(yǎng)出更好更多的優(yōu)秀人才。

參考文獻：

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[責任編輯 李曉群]endprint