龍海艦

（保山市地方公路管理處辦公室，云南保山 678000）

在企事業(yè)單位日常運(yùn)行過(guò)程中，辦公室的作用和地位愈發(fā)突出，其作為組織的重要組成部分，在組織發(fā)展道路上發(fā)揮著重要的價(jià)值。其中，文件檔案管理是辦公室的一項(xiàng)重要工作，在新時(shí)期，要注重提高辦公室文件檔案管理科學(xué)化水平，連接結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息，對(duì)提高檔案管理成效起到了很好的作用。

1 提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的重要性

文件檔案管理是企事業(yè)單位辦公室管理工作的重要組成部分，主要是日常工作過(guò)程中形成的技術(shù)數(shù)據(jù)、影像資料、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)等各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)資料管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公室文件檔案管理不但要注重信息資源的共享，還要注重其合理利用。在檔案管理過(guò)程中，提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量，運(yùn)用現(xiàn)代信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)體檔案向數(shù)字化存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了管理方式的規(guī)范化發(fā)展，提高了辦公室文件檔案管理的工作效率。因此，明確辦公室文件檔案的特點(diǎn)，認(rèn)清文件檔案管理工作的重要性，提出有針對(duì)性的措施來(lái)規(guī)范檔案管理工作，為企事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展提供智力支撐。

2 提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對(duì)策

2.1 更新檔案管理理念，與時(shí)俱進(jìn)

21世紀(jì)，由于信息技術(shù)的應(yīng)用以及網(wǎng)絡(luò)的普及，辦公室工作方式發(fā)生了很大變化，辦公室信息的傳遞、展示也變得多元而豐富，工作理念和工作方式的變化必然影響到了辦公室檔案管理工作。然而，很多檔案管理人員的思想意識(shí)還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的整理上，保守著“文牘主義”，這對(duì)信息的收集和管理是很不利的。所以，當(dāng)代的檔案管理人員，必須注意到時(shí)代的變化，及時(shí)更新思想，與時(shí)俱進(jìn)，除了紙面信息，還要注意互聯(lián)網(wǎng)上多種渠道的信息的收集和整理、管理，將報(bào)刊等傳統(tǒng)媒介上的信息，和現(xiàn)代的論壇、qq群、微信公眾號(hào)、微博公眾號(hào)、網(wǎng)頁(yè)電子文檔等等需要收集和保留的與企事業(yè)單位相關(guān)的重要內(nèi)容做好收集整理歸檔存儲(chǔ)等工作，促進(jìn)辦公室檔案管理全面、科學(xué)、完備、實(shí)用。

2.2 加大辦公室文件檔案管理的投入力度

要提高公室文件檔案管理工作質(zhì)量，就要加大各方面的投入力度。其中，物質(zhì)的投入是重要的前提和基礎(chǔ)。檔案整理需要有專業(yè)的攝像機(jī)、計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)、掃描儀等，這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備是必備的設(shè)施，當(dāng)然還有滅火器、去濕器、濕度測(cè)試儀器、消毒殺蟲(chóng)設(shè)備等。比如，文件檔案中包含的會(huì)有照片檔案，照片檔案保存的要求要比紙質(zhì)檔案的要求更高，這是由照片檔案的載體所決定的。在保存照片檔案的時(shí)候，要注意防火、防水和防潮，還要防日光以及紫外線等，檔案室的溫度要嚴(yán)格控制在25℃以下，濕度大約控制在30%～50%之間。對(duì)于那些照片檔案比較多的組織要配置相應(yīng)溫恒濕柜，因?yàn)槿绻褭n案照片跟其他檔案混合放在一起，沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的溫度和濕度要求，就可能會(huì)使一些照片變黃或者褪色，出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的損失。從這點(diǎn)可以看出，要提高文件檔案管理成效就要加大資金投入力度，這是工作開(kāi)展的基礎(chǔ)和保障。

2.3 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，提高管理規(guī)范性

辦公室檔案室是企事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)檔案管理、使用的便捷程度十分重要。為了提高管理水平，建立健全良好的制度很必要。企事業(yè)單位應(yīng)為辦公室檔案的管理部分、管理機(jī)構(gòu)建立良好的日常管理制度，并監(jiān)督其良好的實(shí)行，比如對(duì)檔案室內(nèi)的檔案的陳列、歸檔、保存、調(diào)用、歸還等建立規(guī)范，監(jiān)督執(zhí)行，使檔案管理部門(mén)、機(jī)構(gòu)高效有序運(yùn)行；應(yīng)為檔案管理部門(mén)、機(jī)構(gòu)內(nèi)部的各項(xiàng)有形的、無(wú)形的資產(chǎn)建立一定的使用、管理、養(yǎng)護(hù)制度，為辦公室檔案管理工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和環(huán)境保障；應(yīng)為辦公室檔案的管理人員建立相關(guān)管理制度，將管理人員的任用、選拔、考核、培訓(xùn)、進(jìn)修等納入制度規(guī)范之中，加強(qiáng)監(jiān)督和系統(tǒng)管理，提高檔案管理人員工作的規(guī)范性，也激勵(lì)其不斷進(jìn)步，積極創(chuàng)新，以嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度全心投入到檔案管理工作中，促進(jìn)辦公室檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

2.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理軟件兼容

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息化作業(yè)是辦公室文件檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)，也是提高管理工作質(zhì)量的重要舉措。信息化管理是文件檔案的形成過(guò)程，而檔案又是信息化管理的成果。在辦公室文件檔案信息化管理過(guò)程中，出現(xiàn)了多種管理軟件。但是站在檔案管理工作的角度來(lái)說(shuō)，新型的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了管理內(nèi)容的信息化，但是還存在一些不足之處。因此，辦公室文件檔案現(xiàn)代化管理要跟辦公自動(dòng)化融合為一體，把歸檔工作納入檔案信息化系統(tǒng)中去，進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生脫節(jié)行為。根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺(tái)化與智能化的發(fā)展。因此，要加強(qiáng)信息化建設(shè)就要注重軟件的兼容性。比如，在進(jìn)行文件檔案資料分類存儲(chǔ)時(shí)，辦公室人員可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等對(duì)管理軟件進(jìn)行編程，并對(duì)文字類檔案和圖像類檔案進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并儲(chǔ)存到相應(yīng)檔案信息庫(kù)中，從而提高軟件的兼容性。

2.5 提高辦公室文件檔案管理職員的專業(yè)素養(yǎng)

作為辦公室文件檔案管理工作的實(shí)施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質(zhì)對(duì)檔案工作的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。在現(xiàn)階段，要求檔案管理人員具備專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和信息化素質(zhì)，能夠運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件處理檔案資料。對(duì)于辦公室文件檔案業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，只有不斷強(qiáng)化內(nèi)部人員的綜合素質(zhì)與知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能讓他們?yōu)闄n案工作的開(kāi)展服務(wù)。一方面，對(duì)新進(jìn)人員進(jìn)行專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)。對(duì)于新入職的工作人員在上崗之前就要開(kāi)展培訓(xùn)工作，具體內(nèi)容包括崗位的工作職責(zé)，具體工作流程，操作方式等。掌握各個(gè)門(mén)類檔案和各種載體檔案的管理方法、各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，提高培訓(xùn)的針對(duì)性。另一方面，對(duì)在職人員進(jìn)行再教育?？梢云刚?qǐng)一些檔案管理方面的專家學(xué)者來(lái)傳授經(jīng)驗(yàn)，也可以組織人員參加檔案管理培訓(xùn)班，制定措施通過(guò)多種途徑來(lái)提升他們的綜合素質(zhì)，能夠用專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)改變傳統(tǒng)的文件檔案管理模式。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，作為企事業(yè)單位基礎(chǔ)管理的一部分，辦公室文件檔案管理逐步被提上日程，運(yùn)用有效手段提高辦公室文件檔案工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值不只是為了適應(yīng)本單位檔案建設(shè)要求，也是為了適應(yīng)國(guó)家文化建設(shè)方針的要求，進(jìn)而為組織持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，企事業(yè)單位應(yīng)充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，積極轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)制度建設(shè)，提高信息化水平，加強(qiáng)投入，提升人才素質(zhì)，采用各手段促進(jìn)辦公室檔案管理質(zhì)量的提升和進(jìn)步，促進(jìn)企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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