李斌

摘 要：成人高考檔案管理面臨著許多問題，管理人員的認(rèn)知偏差、管理環(huán)境差以至于整體管理水平低下。這極大地阻礙了檔案管理的發(fā)展，也對(duì)成人高考帶來不必要的麻煩。

關(guān)鍵詞：檔案管理 管理人員 工作環(huán)境

引言

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案作為一種可靠的記錄方式成為各個(gè)行業(yè)的信息載體，而檔案管理也越來越被重視。在教育行業(yè)中，對(duì)學(xué)生檔案的管理要求需要更加注重。錯(cuò)誤的檔案管理方法導(dǎo)致信息缺失或者信息有誤，都會(huì)造成學(xué)生的困擾。因此使用正確且適用的管理方法讓成教檔案更加全面無漏，是我們對(duì)成教管理的重要舉措。

一、檔案管理中遇到的問題

1.整體管理水平低下

成人高考是國(guó)家統(tǒng)一考試，學(xué)生來源地較為廣泛且報(bào)名時(shí)間參差不齊，這本身就具有數(shù)據(jù)誤差的可能性，而目前的成人高考檔案管理大多還處于純手工的狀態(tài)，更加劇檔案的建檔混亂，時(shí)間編排出現(xiàn)失誤。我國(guó)對(duì)檔案管理并沒有設(shè)立專業(yè)的課程講解與分析，因此檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，對(duì)檔案管理不夠了解。就更不可能創(chuàng)建出科學(xué)合理的檔案管理流程，而這直接影響檔案的真實(shí)性和有效性[1]?，F(xiàn)代管理方式滯后，過去的管理方式不能很好地處理所有檔案。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案缺失、真實(shí)性降低的現(xiàn)象。

2.管理環(huán)境差

由于成人高考純手工的檔案管理還占主流，因此檔案的組建、保存、修改都是人為操作，這就給工作上帶來極大的不便利。而同一學(xué)生檔案組建的不可能只有一份，因此會(huì)在不同的負(fù)責(zé)點(diǎn)建立同樣的檔案，而學(xué)生的檔案在某一負(fù)責(zé)點(diǎn)的變動(dòng)本應(yīng)當(dāng)立刻傳遞到其他負(fù)責(zé)點(diǎn)作為備份，卻由于純手工帶來的操作不便導(dǎo)致信息不能及時(shí)的歸檔，造成工作效率低下[2]。有些檔案卻因?yàn)槟骋回?fù)責(zé)點(diǎn)的失誤導(dǎo)致真實(shí)性不能保證，這對(duì)學(xué)生帶來不必要的麻煩。對(duì)于年代已久的紙質(zhì)檔案的保存隨意，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)的材料出現(xiàn)破損缺失，信息的不完全又對(duì)工作帶來很大的困擾。

3.對(duì)檔案管理存在認(rèn)知誤區(qū)

現(xiàn)在的檔案管理人員與檔案管理負(fù)責(zé)人有著對(duì)檔案管理的認(rèn)知偏差，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的記錄、修改、回歸檔案的過程。然而事實(shí)并不是這樣，檔案應(yīng)該是有一套屬于自己的管理方式，科學(xué)而又合理，復(fù)雜又有章程。但是由于檔案管理人員素質(zhì)的參差不齊，又對(duì)檔案管理不夠了解不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的過程繁瑣出現(xiàn)的失誤很大。即便運(yùn)用現(xiàn)代管理方法，使用計(jì)算機(jī)記錄管理。卻也可能因?yàn)楣芾砣藛T對(duì)計(jì)算機(jī)與其軟件使用的不熟練而導(dǎo)致檔案記錄出現(xiàn)誤差[3]。在人員整理收集信息時(shí)，沒有一套合適的收集流程從而導(dǎo)致信息收集的不全面不規(guī)范。

二、針對(duì)所遇問題的解決方法

1.確立、改進(jìn)檔案管理流程，科學(xué)建立管理方法

有計(jì)劃的進(jìn)行管理是檔案管理有序的前提。想要將本身雜亂無章的管理行為從根本上遏制的方法只有一個(gè)，就是確立一個(gè)檔案管理流程。這個(gè)流程必須科學(xué)合理。從檔案的收集開始，通過規(guī)范化記錄和采集信息，統(tǒng)一檔案格式，從開始就改變多樣化收集現(xiàn)象。建檔、歸檔的過程里必須隨時(shí)保持一致，在建立檔案管理流程中要專門設(shè)定時(shí)間隨時(shí)核對(duì)各個(gè)負(fù)責(zé)點(diǎn)的檔案，進(jìn)行整理確認(rèn)。對(duì)于不同時(shí)間的檔案變動(dòng)應(yīng)當(dāng)專門記錄，而在每個(gè)核對(duì)時(shí)間進(jìn)行分析并且歸結(jié)到檔案中。僅僅是建立科學(xué)管理方法是不夠的，與此同時(shí)應(yīng)專門派人作為檔案管理負(fù)責(zé)人，建立獎(jiǎng)懲制度，將管理失誤降到最低。增加審核強(qiáng)度，確認(rèn)檔案的完整性與真實(shí)性。

2.改善檔案管理環(huán)境

純手工的檔案管理方法已經(jīng)無法勝任信息化時(shí)代的今天。使用現(xiàn)代的管理方法，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于其中，實(shí)現(xiàn)同一時(shí)間信息共享信息對(duì)接，保證對(duì)信息的全面記錄。在不同的負(fù)責(zé)點(diǎn)中網(wǎng)絡(luò)連接，在計(jì)算機(jī)上創(chuàng)立的電子檔案無論在任何負(fù)責(zé)點(diǎn)進(jìn)行變動(dòng)都可以保證信息的統(tǒng)一性與真實(shí)性。在查找檔案時(shí)不用耗費(fèi)時(shí)間去翻找，而是直接在計(jì)算機(jī)中搜索，提高工作效率。將檔案數(shù)字化可以使年代久遠(yuǎn)的檔案永久無誤的保留在電腦中，這樣可以有效改變由于環(huán)境導(dǎo)致檔案破損信息不全的問題。負(fù)責(zé)方應(yīng)當(dāng)專門使用與之相對(duì)應(yīng)的軟件來管理檔案。將珍貴的檔案文件存留在電腦中，便于查找，為檔案管理帶來便利。加強(qiáng)檔案庫的建立，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、合理化、科學(xué)化的檔案管理。對(duì)于特殊性的紙質(zhì)檔案，負(fù)責(zé)方應(yīng)當(dāng)專門提供財(cái)力物力創(chuàng)建保存紙質(zhì)檔案的合理環(huán)境。并為此配上專業(yè)的護(hù)理保存人員以防檔案由于環(huán)境破損導(dǎo)致信息缺失?？偟膩碚f，無論是紙質(zhì)還是數(shù)字信息，想要保證檔案的統(tǒng)一性真實(shí)有效性，就必須科學(xué)合理地使用現(xiàn)代科學(xué)方式。

3.提高檔案管理人員整體水平

檔案管理人員本身應(yīng)具有專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，了解檔案管理。因?yàn)闄n案管理這個(gè)工作本身就復(fù)雜、工作量巨大，所以負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須有責(zé)任心、創(chuàng)新力。檔案管理工作是服務(wù)于他人的，因此管理人員也要具備服務(wù)于他人的意識(shí)與熱情。負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)大量引進(jìn)該專業(yè)人才，對(duì)原有人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)。由于現(xiàn)代化管理方法的使用，更應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員對(duì)基本的計(jì)算機(jī)技能掌握。并以正確的方式認(rèn)識(shí)了解檔案信息數(shù)據(jù)化。提升檔案管理人員的意識(shí)，改變檔案管理人員傳統(tǒng)的認(rèn)知。

4.從根本上優(yōu)化管理方法

檔案管理說到底就是方法。無論是負(fù)責(zé)方還是檔案管理人員，其根本工作就是要不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理中的漏洞，不斷提出改進(jìn)修補(bǔ)的方法。因此，雙方要不斷交流不斷了解不斷提出問題，對(duì)于這些問題逐一解決。檔案的建檔、收集、組建、修改每一個(gè)步驟都必須要有科學(xué)合理的流程去改進(jìn)、去完善。面對(duì)信息化的社會(huì)，過去的方法有許多都要被淘汰掉。至于淘汰哪一個(gè)如何淘汰。應(yīng)當(dāng)設(shè)立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作為參考。盡可能優(yōu)化管理方法，取其精華，去其糟粕。

結(jié)語

隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)工作效率要求更大。檔案管理亦是如此。徹底改變檔案管理的現(xiàn)狀還需時(shí)日，這需要社會(huì)、學(xué)校各方的努力。從意識(shí)上更新改變傳統(tǒng)管理觀念，運(yùn)用多種手段方式逐漸提高管理效率，避免出現(xiàn)檔案缺失、不實(shí)等現(xiàn)象。這樣，檔案管理才能越來越準(zhǔn)確、效率越來越高。

參考文獻(xiàn)

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