劉輝

摘 要：檔案是對企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，其可以為查考?xì)v史提供重要的憑證，在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，人們對文書檔案的查閱利用工作有了更高的要求，同時(shí)，新形勢下文書檔案的查閱利用工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。本文首先闡述了做好文書檔案查閱利用工作的重要意義，然后分析了新形勢下企業(yè)文書檔案查閱利用工作存在的問題，最后提出了相應(yīng)的對策，旨在為相關(guān)工作提供一些理論借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；查閱利用

0 引言

文書檔案的查閱利用工作是企業(yè)經(jīng)營中的一項(xiàng)重要工作，其具有很高的工作要求。企業(yè)文書檔案能為決策人員提供具有價(jià)值的參考信息，在處理企業(yè)問題時(shí)也可以參考檔案來加以破解，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)發(fā)展?，F(xiàn)實(shí)已經(jīng)證明，文書檔案的查閱利用工作已經(jīng)愈來愈向政府、民間團(tuán)體、個(gè)人等延伸。

1 做好文書檔案查閱利用工作的重要意義

在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)與行政辦公中，文書檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，其客觀反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的實(shí)際情況，所以，切實(shí)做好文書檔案的查閱利用工作，可以使企業(yè)的內(nèi)部管理制度得以進(jìn)一步的規(guī)范，促使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營更加合理有序規(guī)范。作為文書檔案業(yè)務(wù)人員來說，必須從日常工作入手做好各項(xiàng)基礎(chǔ)資料的收集和歸檔整理工作，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，使其最大程度的為企業(yè)經(jīng)營管理者提供決策的參考依據(jù)。同時(shí)，也能為社會(huì)及個(gè)人提供各類有效憑證，從而使企業(yè)、社會(huì)、個(gè)人切身利益得到根本性的保障。

2 新形勢下企業(yè)文書檔案查閱利用工作存在的問題

2.1 對文書檔案工作重視不夠

在企業(yè)的日常經(jīng)營活動(dòng)中，工作人員為了自身的便利，經(jīng)常將應(yīng)立即歸檔的資料、圖紙與合同、證件證書等留在自己手里，有的工作人員認(rèn)為企業(yè)的視頻音頻資料、會(huì)議記錄以及活動(dòng)照片等沒有很大的利用價(jià)值，并未將其進(jìn)行歸檔，還有相當(dāng)一部分文書檔案管理人員對自身的要求不夠嚴(yán)格，不及時(shí)主動(dòng)地對資料進(jìn)行收集歸檔，這種現(xiàn)象充分說明了企業(yè)對文書檔案工作重要性的忽視。

2.2 立檔部門對檔案工作的認(rèn)識(shí)不一，配合不夠

各立檔部門對檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠統(tǒng)一，相互之間的配合不夠，有的立檔部門不愿將文書檔案原始文件資料交到檔案管理人員的手里，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案的缺失。因?yàn)槭占w檔工作得不到相關(guān)立檔部門的大力配合與支持，從而使得檔案人員對做好檔案工作心有余而力不足，在多次催促未果的情況下，許多重要的文書資料得不到完整歸檔和整理，進(jìn)而對日后的查詢利用造成嚴(yán)重的影響。

2.3 文書檔案材料不全面，收集歸檔有缺項(xiàng)

在企業(yè)文書檔案收集歸檔日常工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)材料缺失的現(xiàn)象。特別是目前大多數(shù)企業(yè)都使用了網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，盡管從效率方面得到了一定程度的提升，為將通知及時(shí)傳達(dá)給基層員工提供了保障，然而，對于企業(yè)其他的能反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營記錄的紙質(zhì)資料，不能及時(shí)歸檔，往往會(huì)產(chǎn)生缺項(xiàng)。并且如果長時(shí)間不入檔案，就會(huì)有丟失的危險(xiǎn)，從而造成檔案材料收集不齊，在進(jìn)行整理時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生缺項(xiàng)，無法彌補(bǔ)，從而無法有效地對工作提供參考。

2.4 文書檔案材料質(zhì)量差

相關(guān)工作人員在收集整理文書檔案的過程中，偶爾會(huì)遇見一些比較生僻和長時(shí)間未簽字的資料，由于這些材料的價(jià)值性與真實(shí)性無法確定，所以對于這些材料工作人員也不敢隨意扔掉，這便造成了在收集整理檔案時(shí)不加以認(rèn)真鑒定，看見材料就收集的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致所收集整理的材料質(zhì)量普遍較差。除此以外，現(xiàn)代電子辦公系統(tǒng)的盛行，造成紙質(zhì)資料各類行文格式五花八門，如：字體不規(guī)范、格式不統(tǒng)一、語句錯(cuò)字等等，這些都影響到了文書檔案的質(zhì)量難以保證。

3 相應(yīng)對策

3.1 加大支持力度，提高認(rèn)識(shí)文書檔案信息的重要性

企業(yè)管理層要對文書檔案對于企業(yè)利益的重要程度予以高度重視，加強(qiáng)對檔案的保護(hù)意識(shí)，首先要在硬件投入上給予支持，提高文書檔案的利用率與實(shí)效率。企業(yè)文書檔案的查閱利用，是企業(yè)檔案工作的最終目的，是強(qiáng)化企業(yè)效益，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、出現(xiàn)糾紛矛盾時(shí)保駕護(hù)航的利器。從事檔案工作的人員，要更新觀念，善于發(fā)揮聰明才智；企業(yè)要認(rèn)識(shí)到檔案利用的重要性，要在人力、物力、財(cái)力方面向文書檔案給予支持和關(guān)注，使檔案的利用率和實(shí)效率得以提高，真正起到為企業(yè)、為社會(huì)、為員工利益有效引導(dǎo)和服務(wù)的作用。

3.2 加強(qiáng)部門協(xié)作，各部門鼎力配合

許多有利用價(jià)值的檔案文件材料都是來源于各個(gè)立檔部門，所以，要正確處理好與各立檔部門之間的關(guān)系，對檔案的結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷的完善，努力提升歸檔質(zhì)量。檔案管理人員要做到“三勤”：首先是腦勤，就是結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來思考檔案與企業(yè)業(yè)務(wù)工作間的關(guān)系，總結(jié)提升檔案管理質(zhì)量的方法；其次是要嘴勤，即是要經(jīng)常主動(dòng)地去了解各個(gè)部門所開展的業(yè)務(wù)工作及具體內(nèi)容；最后是腳勤，即是要經(jīng)常性地到各部門進(jìn)行走訪，注意收集工作檔案信息。同時(shí)要加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案收集渠道的暢通，還要著重收集能夠體現(xiàn)企業(yè)的歷史演變、重組變革、重大事項(xiàng)的檔案文件材料，為企業(yè)將來拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供科學(xué)根據(jù)，切實(shí)發(fā)揮檔案部門在企業(yè)發(fā)展中的參謀助手作用。

3.3 建立健全相關(guān)制度

企業(yè)要建立一套科學(xué)的檔案信息查閱利用制度，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，預(yù)先編訂一些平時(shí)需要收集的資料目錄，對各類資料的鑒別規(guī)范和注意事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)說明，同時(shí)召集會(huì)議傳達(dá)，并要求各相關(guān)部門注重平時(shí)的整理收集和及時(shí)入檔。要建立本企業(yè)本行業(yè)檔案資源信息共享機(jī)制，形成檔案查閱利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，對檔案信息進(jìn)行合理開發(fā)，提高其實(shí)效率。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)該積極開展檔案咨詢服務(wù)，甄別出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要的信息，為決策管理者提供決策的依據(jù)，從而使文書檔案得以有效實(shí)用的開發(fā)，為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

3.4 探索檔案利用的方法與技術(shù)

新形勢下，企業(yè)對檔案信息的依賴性愈來愈強(qiáng)，以往的文書檔案查閱利用方式，已然無法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，所以，我們要將所擁有的檔案信息進(jìn)行規(guī)范的整理，提煉出其中的精髓，以便于快速有效地予以利用，且盡可能去首先電子化。首先，對現(xiàn)有的文書檔案進(jìn)行編號(hào)，建立臺(tái)賬登記目錄手冊，所有資料信息按冊按號(hào)編入，便于查閱利用。其次，積極推進(jìn)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，將所有文書檔案信息錄入電腦，利用電子手段進(jìn)行信息的檢索和統(tǒng)計(jì)，同時(shí)將系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連通，每個(gè)需要檔案資料的人員都可以預(yù)先查詢目錄，實(shí)現(xiàn)全企業(yè)范圍內(nèi)的檔案信息資源共享，這將提高工作效率和檔案資料的利用率。在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，為了保密安全的需要，可以增設(shè)權(quán)限設(shè)置。也就是說，檔案信息目錄是全企業(yè)聯(lián)網(wǎng)，但是具體的資料內(nèi)容不錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。所需查閱內(nèi)容，查閱人需根據(jù)查閱目錄，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行檔案室查閱紙質(zhì)資料或電子資料。

4 結(jié)論

總而言之，新形勢下，切實(shí)做好文書檔案的查閱利用工作，對于進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理制度，使得企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營合理規(guī)范有序具有重要的意義。所以，企業(yè)要投入一定的精力來切實(shí)做好文書檔案的查閱利用工作，針對現(xiàn)階段該項(xiàng)工作中所存在的主要問題，從加大支持力度、加強(qiáng)部門協(xié)作、建立健全相關(guān)制度等多方面采取相應(yīng)的解決措施，并且還要高度重視日常資料的收集、甄別工作，同時(shí)及時(shí)提煉出有效信息，為企業(yè)管理者決策提供堅(jiān)實(shí)的原始臺(tái)賬憑據(jù)，保護(hù)企業(yè)和個(gè)人的利益不受損失。

參考文獻(xiàn)

[1]朱紅霞.新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2017.

[2]王俊，晏宇星.淺談新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].赤子（上中旬） ，2017.

[3]郝匯東.新形勢下如何做好文書檔案的查閱利用工作[J].經(jīng)營管理者，2017.

[4]董潔.新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作方法探討[J].現(xiàn)代國企研究，2016.