邵姝藝

摘 要：檔案作為重要的信息資源，其不僅是企業(yè)的重要財富，同時也凝聚了企業(yè)全體員工的智慧，能夠為企業(yè)決策提供重要的信息支持。國有企業(yè)檔案具有巨大的經濟價值和突出的社會價值。為了實現(xiàn)對國有企業(yè)檔案的充分利用，在當前信息化環(huán)境下，需要加大國有企業(yè)檔案信息化建設的進程，推動國有企業(yè)檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息資源的有高效利用。

關鍵詞：國有企業(yè)；檔案；信息化；作用；策略

國有企業(yè)記錄了企業(yè)發(fā)展的全過程，是對企業(yè)發(fā)展過程中關鍵數(shù)據(jù)信息的真實記載，是企業(yè)提升核心競爭力的重要組成部分，同時也是企業(yè)發(fā)展決策的重要依據(jù)。通過優(yōu)化國有企業(yè)檔案信息化建設，全面提升檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案的高效利用，使檔案工作能夠更好的服務于國有企業(yè)的發(fā)展。

1 國有企業(yè)檔案信息化建設的內涵及作用分析

（一）檔案信息化建設的內涵

當前計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術及通信技術等取得了較快的發(fā)展，這也使檔案管理工作中開始引入信息化技術，利用計算機來對檔案信息進行存儲和管理，實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和準確調用。在檔案信息化建設過程中，以檔案信息的數(shù)字化為基礎，構建動態(tài)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。同時借助于網(wǎng)絡，數(shù)字化檔案信息資源可以進行借閱和交互，有效的提高了檔案工作的服務水平。而且檔案信息資源實現(xiàn)了自動化檢索，提高了檔案信息的查閱效率，對檔案信息的開發(fā)利用奠定了良好的基礎。

（二）國有企業(yè)檔案信息化建設的意義

（1）資源共享、提高效率

在當前互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息資源共享成為可能。在當前國有企業(yè)檔案管理工作中，通過網(wǎng)絡來進行信息收集、統(tǒng)計、匯總、分析和儲存，通過構建檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內部檔案信息資源的共享。不僅提高了檔案的高效利用，而且檔案管理人員工作效率也大幅度提升。

（2）快速查詢、高效利用

在國企運營過程中，檔案管理部門需要提供信息查詢和搜集服務。通過優(yōu)化檔案信息化建設，在為檔案使用者提供服務時，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入關鍵文字就能夠查詢到所需要的資料。實現(xiàn)了即時搜索和即時利用，檔案整個服務環(huán)節(jié)的效率大幅度提升。而且檔案信息管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)實現(xiàn)有效銜接，檔案利用者可以進入信息系統(tǒng)自主搜索所需要的檔案信息，使檔案管控工作更具靈活性和高效性，全面提升了檔案查詢和利用的效率。

（3）快速備份、高效管理

在進行信息化管理之前，檔案管理工作受客觀因素影響較大，一般性自然災害和由人為因素導致的災害都有可能讓檔案受到損害。而且，國有企業(yè)大多數(shù)是規(guī)模較大且結構完善的企業(yè)，其中各部門的檔案資料數(shù)量龐大，且名目眾多，所以，管理部門必須要準備大面積的檔案室來存儲這些檔案，這也相應增加了國企的房屋、土地和物業(yè)等成本。實施信息化后，檔案管理工作不僅輕便，而且能夠將這些檔案快速復制到其他存儲設備中，及減少了檔案存儲空間，又方便了檔案信息的存儲和查閱。

2 國有企業(yè)檔案信息化建設優(yōu)化策略

（一）重視檔案管理信息系統(tǒng)整體水平的提升

當前，大部分國有企業(yè)都已經認識到了實現(xiàn)數(shù)字化對企業(yè)發(fā)展空間的有效作用，然而，在信息化管理工作的逐步開展當中，由于側重點不同，其信息化整體水平還有待提高。為加強對檔案管理機構的數(shù)字化管理，必須要就國企信息化系統(tǒng)進行整體監(jiān)測，補足信息系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié)，特別是要加強檔案管理部門與其他部門的連接，為推動檔案內容信息共享掃除障礙，以提升檔案管理部門的效率。

（二）建立完善的檔案信息化標準規(guī)范和制度

國有企業(yè)檔案信息化建設過程中，需要建立健全檔案信息化標準，并進一步對檔案管理制度進行完善，明確檔案管理部門在檔案信息化建房過程中的職責和任務，建立電子檔案管理技術標準、歸檔規(guī)范、安全規(guī)程等，進一步對網(wǎng)上檔案上傳及檢索流程進行規(guī)范，針對具體的管理級別來劃定具體的權限，以此來對檔案信息的使用人員進行限定，確保檔案信息的安全性。

（三）抓好數(shù)據(jù)庫建設

數(shù)據(jù)庫建設是所有大型企業(yè)進行信息化建設所關注的重要內容。企業(yè)自建數(shù)據(jù)庫，一方面可以自己掌握企業(yè)的重要信息數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)庫的整體安全性；另一方面，也可以有效提高數(shù)據(jù)庫的運轉速度，促進國有企業(yè)內部資源共享的便利。在國有企業(yè)發(fā)展過程中，檔案信息資源的數(shù)量越來越龐大，針對于不斷增加的檔案數(shù)量，檔案管理部門通過構建檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，而且能夠隨時調用所需要的檔案信息資源，為檔案信息的開發(fā)利用打下了堅實的基礎。

（四）積極應對數(shù)字化檔案的安全問題

檔案信息建設過程中，紙質檔案轉化為數(shù)字檔案后，雖然為檔案管理和利用提供了更多的便利性，但檔案信息在保存、傳輸和共享過程中存在較多的安全問題，因此要求檔案管理人員要具有較強的安全意識，在具體操作過程中嚴格按照標準化程序，避免檔案數(shù)據(jù)被篡改和復制的問題發(fā)生?；诋斍皺n案管理的實際情況，國有企業(yè)檔案在較長一段時間內還會保持雙套保管制度，即電子檔案與紙質檔案共存。這對檔案信息的安全管理工作也十分有利。另外，為了進一步強化對數(shù)字檔案的安全管理，還要推動數(shù)字檔案異地存儲方式，通過建立異地備份庫，針對于一些重要檔案進行異地備份，確保檔案信息的安全性。

（五）重視檔案信息化人才管理

人才培養(yǎng)是國有企業(yè)任何時候都不應忽視的一項重要內容，在當前國企檔案信息化建設過程中，對于檔案管理人員提出了更高的要求。不僅需要檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案知識，同時還要掌握信息化技術，在實際工作中能夠靈活運用現(xiàn)代化技術來完成各種檔案工作。因此國企要重視現(xiàn)有檔案管理人員的培訓工作，定期組織檔案管理人員進行針對性的培訓，全面提高檔案管理人員的計算機技術和網(wǎng)絡技術水平，使其在實踐工作中對檔案信息的處理能力得以增強。另外，國企還應當招聘部分計算機方面的專業(yè)技術人員，專門負責檔案管理系統(tǒng)維護和計算機網(wǎng)絡信息內容的維護工作，提高國企檔案信息資源的安全，更好的發(fā)揮出檔案信息化建設的效能，使檔案信息能夠更好的服務于國企的各項工作。

3 結束語

國企檔案信息化建設作為國企信息化建設的重要內容，在當前國企結構優(yōu)化升級的關鍵蜞，國企檔案的重要性更加凸顯出來。因此需要進一步優(yōu)化國有企業(yè)檔案信息化建設，全面提升國企檔案信息化水平，構建檔案數(shù)據(jù)庫，建立健全檔案信息化建設標準，全面提高檔案管理人員的信息化技能，這樣才能加快推動國企檔案信息化進程，實現(xiàn)檔案信息的高效檢索和利用，為國企的發(fā)展和建設提供重要的信息支持。

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