武大鵬

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步市場競爭日益激烈，企業(yè)辦公室的管理工作對企業(yè)的生存發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。為了進一步提高辦公室的工作效率和工作質(zhì)量，充分發(fā)揮辦公室的業(yè)務(wù)職能，不斷完善辦公室的運行機制，幫助企業(yè)更好地適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展的新的需求，結(jié)合自身的工作體會，闡述企業(yè)辦公室工作的重要性，探究做好行政管理工作的關(guān)鍵和方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)行政；辦公室管理；工作體會

辦公室是一個單位或企業(yè)的樞紐，起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障大家工作安全的作用。同時也是一個面向社會的窗口，彰顯企業(yè)的理念和企業(yè)精神。辦公室的人員，負責(zé)辦公室內(nèi)部事務(wù)管理、具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及到出差、財產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的整體；用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標(biāo)發(fā)展任務(wù)，是辦公室工作的直接組織者和承擔(dān)者。下面就自己工作經(jīng)歷，談我對辦公室管理工作的認(rèn)識與體會。

1 企業(yè)辦公室的管理工作

任何工作絕沒有統(tǒng)一的模式，要跟據(jù)具體情況和基本原則進行調(diào)整，才能更好地發(fā)揮效能，辦公是的工作也是如此。所以我們首先要對自己的工作環(huán)境有一個主觀的認(rèn)識，在此基礎(chǔ)之上調(diào)整各項工作最大限度地發(fā)揮主觀能動性努力完成各項工作任務(wù)。

1.1 辦公室的內(nèi)部管理。首先實行工作人員問責(zé)制。我們對辦公室的工作人員分工和責(zé)任進行確認(rèn)。使每個人都知道自己的職責(zé)范圍和權(quán)限，力求做到分工明確責(zé)任分明，事事有人抓件件有人管，誰主管誰負責(zé)，簽訂了干部職責(zé)責(zé)任狀，用制度規(guī)章約束工作人員的行為，以增強責(zé)任感和事業(yè)心。

1.2 公司的安全管理工作。俗話說“安全無小事，則任大于天”。對公司而言抓好安全工作尤為重要。它關(guān)系到公司和職工的財產(chǎn)和生命安全的切身利益，所以必須落實到位，常抓不懈。我們根據(jù)上級安全部門的指示精神結(jié)合本單位的實際建立了一整套安全管理方案和安全管理守則，形成了常態(tài)化的管理機制。由主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)實施，辦公室監(jiān)督執(zhí)行。如：公司安全保衛(wèi)值班和巡查制度，對進出公司的所有人員和車輛進行詢查，排除安全隱患。公司24小時都有安保人員執(zhí)勤，認(rèn)真負責(zé)無一疏漏。公司的各職能部門簽訂了安全生產(chǎn)責(zé)任狀，制訂了突發(fā)安全事件應(yīng)急預(yù)案。把安全工作真正落到實處，以保障公司的健康發(fā)展。

1.3 固定資產(chǎn)的管理。（1）公司的固定資產(chǎn)是公司發(fā)展的基礎(chǔ)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求我對固定資產(chǎn)員進行管理。全面清理，摸清家底。對企業(yè)所有固定資產(chǎn)明晰產(chǎn)權(quán)，完善管理制度，規(guī)范了手續(xù)，做到賬物相符。建章立制，規(guī)范管理。根據(jù)對固定資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)定定制了符合企業(yè)實際，便于操作的固定資產(chǎn)管理規(guī)定‘完善制度，以制度來規(guī)范管理。建立明細分類和固定資產(chǎn)登記簿，并同時建立使用部門登記卡，標(biāo)明資產(chǎn)編號，使用部門可以隨時掌握物品的領(lǐng)用情況。；對基建、工程改造項目，工程竣工后，由建設(shè)單位、使用單位、財務(wù)部門、辦公室共同組成驗收小組，由建設(shè)單位和施工單位決算詳列清單，按驗收相關(guān)手續(xù)入庫以便于管理。

1.4 車輛的管理。設(shè)立車輛管理檔案。根據(jù)我們企業(yè)所擁有的車輛實際情況，設(shè)立管理檔案。對車輛的來源，購買日期、原值、基本裝備、技術(shù)性能詳細登記。凡車輛發(fā)生變更，及時注明情況登記。車輛的使用管理。根據(jù)公司的具體情況制訂了《用車管理暫行規(guī)定》，進一步明確了車輛維修、用油、派車制度，對需要使用車輛的人員提前做好車輛預(yù)約，并由申請人填寫申請報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對于不能安排車輛或變更出車時間等情況，要做好解釋說明。避免因誤會耽誤工作。在工作中本著合理配車，車輛油耗控制降低維修費用的原則，盡力維護企業(yè)利益。

1.5 是要當(dāng)好企業(yè)的內(nèi)當(dāng)家。認(rèn)真抓好公司的日常事務(wù)管理，安排好每一次會議：對每一次會議都按照會議具體要求，根據(jù)會議規(guī)模，會議內(nèi)容、層次、尋找或布置場地，安排服務(wù)工作人員，車輛接送安排及住宿。每一次都制定詳細的預(yù)案，參照執(zhí)行。過去一年我們共接待十次大型會議。從籌劃到執(zhí)行都做得無一疏漏，達到領(lǐng)導(dǎo)滿意，同時也為企業(yè)帶來良好的口碑。

公司考勤管理，對各部門員工的出勤情況做好監(jiān)督管理，按時統(tǒng)計公示；要積極搞好各部門之間、上下級之間工作的協(xié)調(diào)，保障公司各部門工作的統(tǒng)一性和集中性；要切實發(fā)揮督查職能，嚴(yán)厲查處每一個部門和個人不落實的行為，使辦公室的參謀服務(wù)更加有效，領(lǐng)導(dǎo)的決策真正得到落實。

1.6 履行輔助領(lǐng)導(dǎo)決策職能。企業(yè)辦公室作為整個企業(yè)的核心系統(tǒng)注意對領(lǐng)導(dǎo)決策進行輔助和參謀，因為企業(yè)辦公室了解的信息也較為全面，對信息的整合具有重要作用，在領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)的發(fā)展和戰(zhàn)略籌劃過程中，企業(yè)辦公室就要站在全局的角度認(rèn)識問題、分析問題，提出新觀點、新認(rèn)識，深入基層、深入市場進行調(diào)查研究，找準(zhǔn)企業(yè)運行過程中的優(yōu)、劣勢，形成調(diào)查報告，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，及時提供相關(guān)信息數(shù)據(jù)，策劃意向、決策建議共上層參考，為此我們利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立了公司運行機制信息管理平臺對公司的所有信息進行整合管理，建立信息庫，以便對公司健康運行實行動態(tài)管理，為公司的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。如：制定每月《效益統(tǒng)計報表>、建立季度生產(chǎn)產(chǎn)品銷售評估分析制度，定期作《市場風(fēng)險預(yù)測與營銷調(diào)查報告>>。通過信息平臺及時掌握公司的基本進行情況，為企業(yè)決策提供類科學(xué)合理的依據(jù)。上一年我們?yōu)槠髽I(yè)提供此類文件二十份，并且對重大的市場信息及時向領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面匯報，對國家政策和法律的變更調(diào)整及時掌握，涉及公司本身利益的及時和領(lǐng)導(dǎo)磋商找出應(yīng)對方法，并傳達到基層貫徹執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)全面較為詳細地掌握企業(yè)的基本情況和問題，及時作出調(diào)整措施，保證了企業(yè)的良性發(fā)展。

1.7 公司的文化建設(shè)和管理

公司的文化建設(shè)對公司的發(fā)展有著很大的影響力，公司的經(jīng)營理念和品牌意識無一不是健康發(fā)展的重要因素。企業(yè)的競爭實際也是文化的競爭。為此，我協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)下大力氣抓公司的文化建設(shè)。1、在公司院內(nèi)設(shè)立公司文化建設(shè)長廊，內(nèi)容包括有：公司現(xiàn)有情況介紹與發(fā)展戰(zhàn)略、公司的經(jīng)營理念與品牌論壇、政策與法律宣傳欄、模范人物與先進事跡展示等。目的是弘揚公司文化，塑造企業(yè)精神，形成公司員工的凝聚力和戰(zhàn)斗力，促進公司的發(fā)展。在公司各職能辦公室建立文化宣傳欄，做到文化宣傳到位，規(guī)章制度上墻，文化底蘊到心。在員工心里真正樹立公司利益高于一切的思想，在行動上甘于奉獻的精神。2 定期組織開展文體活動，如：業(yè)余歌詠比賽，職工乒乓球賽、職業(yè)技能大賽活動。并且總結(jié)、表彰、獎勵。以提升公司員工的精神生活樂趣和文化素養(yǎng)，營造公司良好的文化氛圍。

2 辦公室管理工作應(yīng)具備的素質(zhì)

2.1 做好辦公室的管理工作，辦公室人員要立足發(fā)展變化的新情況，多學(xué)習(xí)多鍛煉。為此我們辦公室的工作人員組織學(xué)習(xí)了企業(yè)管理知識，《企業(yè)行政法》，大力開展業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。不斷提高參與決策能力。

2.2 較強的工作責(zé)任感。辦公室工作綜合全局，協(xié)調(diào)各方，承內(nèi)聯(lián)外，有自身的工作職責(zé)和工作規(guī)則，既要全面了解領(lǐng)導(dǎo)們各方面工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)們工作的順利開展創(chuàng)造條件，又要協(xié)調(diào)各方，處理好上下左右的關(guān)系，確保政令暢通。對于職責(zé)內(nèi)的工作一定要抓緊抓好，項項落實。對職責(zé)之外的凡是知道也要盡心完成。

2.3 認(rèn)真細致的工作作風(fēng)。在工作中一要細心、細致，二要從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴(yán)謹(jǐn)細致，一絲不茍。

2.4 堅持原則。企業(yè)管理辦公室工作涉及到的事務(wù)方方面面，有的還關(guān)系到職工的切身利益。在原則問題上敢不敢碰硬是檢驗作風(fēng)是否過硬的重要標(biāo)志。因此，工作必須講原則，嚴(yán)肅辦事紀(jì)律。

2.5 是抓得實。要據(jù)實情、講實話、干實事、創(chuàng)實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。一定要實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務(wù)實的精神。辦公室工作人員雖然各自有自己的工作目標(biāo)，但有些工作單靠個人的力量是難以完成的。因此辦公室的所有人員要建立良好的合作關(guān)系，及群體智慧，使得工作效率和工作質(zhì)量得到大幅度的提升。

2.5 完善行政管理制。俱備一套合理的管理制度是一個優(yōu)秀企業(yè)所具備的。完善的管理制度不僅可以規(guī)定員工的工作時間和工作任務(wù)，還可以劃分員工的職責(zé)，促使員工有一種工作的責(zé)任感，緊迫感。為了更好的激勵員工服務(wù)于企業(yè)的工作積極性，結(jié)合企業(yè)自身的具體情況建立一套獎罰分明的獎懲制度、考核標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)績評價方法：如《職工崗位責(zé)任與獎勵辦法》，《職工違規(guī)處罰暫行規(guī)定》，從制度上約束員工的行為，使之端正工作態(tài)度，為企業(yè)創(chuàng)造效益為自身發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.6 推動辦公室的工作創(chuàng)新。目前新形勢下辦公室管理的創(chuàng)新也是辦公室面臨的一項重要任務(wù)，因此我們，積極探索新形勢下辦公室工作的規(guī)律和方式實行改革創(chuàng)新：1辦公方式創(chuàng)新：利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立企業(yè)管理信息平臺。對企業(yè)的職工實行動態(tài)管理，及時掌握職工人員變動、人才流動情況，職工的工作業(yè)績情況及時作出調(diào)整；對市場需求、消費結(jié)構(gòu)、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息；對企業(yè)的生產(chǎn)實施監(jiān)督管理。對市場需求、消費結(jié)構(gòu)、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息；對產(chǎn)品進行調(diào)查評估，預(yù)測。對企業(yè)的產(chǎn)值，效益做具體的分析處理并形成書面材料提交領(lǐng)導(dǎo)以供參考。2，辦公理念的創(chuàng)新：用現(xiàn)代企業(yè)管理理念來考慮問題，用科學(xué)發(fā)展，和以人為本觀念來從事本職工作在傳達精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時，務(wù)必真誠、謙虛。

3 結(jié)語

企業(yè)行政管理工作是使企業(yè)不斷健康發(fā)展的重要工作，辦公室，就是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的樞紐，要想實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，都必須不斷地加強對行政管理工作的重視程度，以保證企業(yè)永遠充滿活力 。

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