張曉波

[摘 要]人事檔案不但是個人成長的歷史憑證和重要參考資料，還是社會單位進行人力資源管理與開發(fā)利用的重要憑據(jù)。當前，隨著我國改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理方式，改變以往陳舊的檔案管理方式，進一步實現(xiàn)人事檔案管理公開化、科學(xué)化和信息化，提升人事檔案管理在推動我國經(jīng)濟建設(shè)中的作用。本文將針對人事檔案管理的重要性和創(chuàng)新管理策略進行分析和探究。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理；創(chuàng)新；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.072

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

1 人事檔案管理的重要性

1.1 為人才資源管理和利用提供重要依據(jù)

當前，人才競爭在現(xiàn)代社會的競爭中占據(jù)首要位置。人才是一個國家發(fā)展的重要基石，而人事檔案就是相關(guān)部門在進行人員選用、聘用、獎懲、管理培訓(xùn)等一系列工作中逐漸形成的，它記錄一個人的思想道德品質(zhì)、政治覺悟、社會實踐能力、業(yè)務(wù)水平、職稱評價、養(yǎng)老保險管理、出國、家庭成員、社會關(guān)系和身體狀況等，它能為相關(guān)單位提供一個人系統(tǒng)全面的信息，內(nèi)容詳實，準確性高，有利于用人單位作為參考，從中發(fā)現(xiàn)和研究人才的個性特點和發(fā)展?jié)摿?，有利于用人單位挖掘人才、培養(yǎng)人才和使用人才。

1.2 為研究歷史與傳承文明提供寶貴的資料

人事檔案一般是根據(jù)國家相關(guān)部門規(guī)定和黨的政策，在成長和工作中逐漸形成的個人成長經(jīng)歷、政治傾向、思想道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、工作能力與工作業(yè)績等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的主要參考數(shù)據(jù)。

人事檔案具有以下特點：范圍廣、數(shù)量大、內(nèi)容相識豐富等。因此，人事檔案具有較高的史料參考價值，人事檔案中的相關(guān)內(nèi)容和當事人生活的歷史時代關(guān)系緊密，是印證歷史和展現(xiàn)歷史的重要參考資料。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)重視人事檔案的管理工作，嚴格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，為社會文明的傳承保留重要的歷史資料。

1.3 有利于創(chuàng)建社會主義和諧社會

人事檔案伴隨著一個人的人生，不但是個人社會經(jīng)歷及其活動的真實記錄，也是社會不同時期的歷史面貌的真實反映?？v觀歷史，它為人事調(diào)動、冤案錯案的調(diào)查、職稱評定和考核、工資水平調(diào)整以及個人和社會遺留問題的解決等方面提供重要的參考依據(jù)，有利于維護當事人的合法權(quán)益，是維護社會秩序穩(wěn)定，推進我國建設(shè)社會主義和諧社會的重要保障。

2 加強人事檔案管理的有效措施

2.1 采用現(xiàn)代化管理手段

當前，人事檔案管理工作應(yīng)逐漸革新傳統(tǒng)的、不科學(xué)的管理方式和管理手段，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、公開化、科學(xué)化。由于我國人事檔案管理工作的發(fā)展較為滯后，我國人事檔案管理的發(fā)展面臨著許多嚴重問題，如缺乏專業(yè)人才、資金支持力度小、檔案室藏儲結(jié)構(gòu)不科學(xué)、法律法規(guī)不完善以及人們不重視檔案管理等。因此，應(yīng)加快轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)觀念、培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員、購置先進管理設(shè)備、建立現(xiàn)代化的計算機人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，及時糾正人事檔案管理中存在的問題，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用，為中華民族的偉大復(fù)興作出貢獻。

2.2 注重人事檔案材料收集

人事檔案材料的收集是人事檔案工作的基礎(chǔ)工作之一，是人事檔案管理質(zhì)量重要內(nèi)容之一。隨著我國政治經(jīng)濟體制改革進程的不斷加快，各類人才的入檔材料快速增加，這為人事檔案材料的收集增加了許多困難。因此，相關(guān)工作人員對于不符合歸檔要求的材料應(yīng)立即處理，對于有問題或者手續(xù)不齊全的材料應(yīng)及時退回，確保材料的完整性、準確性、真實性與科學(xué)性等。

2.3 培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才

要想培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才，相關(guān)單位應(yīng)加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)和考核，提升人事檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作水平。人事檔案管理人員應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷更新自己的檔案管理知識體系，掌握科學(xué)的、現(xiàn)代的工作方式和管理手段，了解人事制度改革的發(fā)展水平，不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力，在工作中做到高效、準確無誤。眾所周知，一支專業(yè)能力過硬的團隊是檔案管理工作能否取得成績的關(guān)鍵所在。如果沒有專業(yè)能力較強的人才隊伍，人事檔案管理工作就難以取得實質(zhì)性進步。因此，必須建立一支專業(yè)水平過硬、思想水平高、工作效率高的人才隊伍，為人事檔案管理工作的快速發(fā)展提供保證。

2.4 實行動態(tài)管理模式，提升人事檔案的信息價值

人事檔案不僅要保證準確性，還需要保證內(nèi)容重點突出、系統(tǒng)全面、實時更新。因此，工作人員必須具有高度負責(zé)的工作態(tài)度，走出檔案管理室，不斷更新工作方式，積極主動地了解員工的基本情況，及時收集相關(guān)信息，為考核評估、職稱評審、選拔干部及人員工作安排等提供真實的參考數(shù)據(jù)，方便事業(yè)單位的人才管理。

2.5 建立完善科學(xué)、合理的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作不是一成不變的，相關(guān)工作人員應(yīng)及時適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)，發(fā)現(xiàn)新問題，熟悉了解相關(guān)規(guī)章制度，及時進行調(diào)整各改革，摒棄傳統(tǒng)的、不科學(xué)的人事檔案管理制度，及時采用科學(xué)的管理方式和方法進行人事檔案管理，不斷修正人事檔案管理的相關(guān)措施，拒絕守舊不變革，以積極向上的工作態(tài)度做好當前人事檔案材料的收集、匯總、歸檔工作，努力提升人事檔案管理工作的水平，為我國經(jīng)濟建設(shè)貢獻力量。

3 人事檔案管理創(chuàng)新的策略

3.1 創(chuàng)新人事檔案管理觀念

社會日新月異，人在社會中扮演的角色也越來越重要，人所承擔的責(zé)任也越來越大，所以，事業(yè)單位等機構(gòu)需要對人進行相應(yīng)的管理，以達到人與社會的和諧相處?，F(xiàn)代社會，很多社會因素都對人有相應(yīng)的約束，比如社會輿論、社會監(jiān)督、道德等都在無形之中對人起著管理作用，但是盡管這樣，還是需要合理化的規(guī)則來進行約束。對人進行約束，首先要做的就是對人的檔案進行合理的管理。隨著社會的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事管理檔案方法已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代人事檔案管理，所以需要管理人員有新的管理方式、新的管理理念，在這個注重創(chuàng)新的時代，更加需要創(chuàng)新的精神，也就是需要對人事檔案管理進行創(chuàng)新，需求新的簡潔的路線來進行管理，運用合理的科技方法，貫徹以人為本的理念，堅定以人的發(fā)展為目標，制定合理的管理模式。

3.2 規(guī)范人事檔案管理體制

在我國，黨的宗旨就是為人民服務(wù)，那么在規(guī)范人事檔案管理體制的時候，也需要樹立以人為本的理念，堅定信心，尋求適合我國國情的合適的現(xiàn)代化管理制度，強化管理人員的服務(wù)精神和人事檔案管理的規(guī)則。首先，對管理人員進行合理的監(jiān)督，要求管理人員定期匯報管理工作情況和進度，嚴格把關(guān)，在遇到問題時，第一時間進行解決；其次，就是要建立規(guī)范的考核機制，對工作努力的人給予獎勵，對工作效率差的人要嚴肅批評，不漏一個人，要保證人事檔案管理發(fā)展得越來越好，不允許渾水摸魚、混淆視聽的行為出現(xiàn)，調(diào)動員工的積極性，讓管理人員在輕松的環(huán)境中進行工作。

3.3 完善人事檔案社會化管理模式

在進行檔案管理的時候，管理人員首先要對檔案進行分類，不同地區(qū)、不同性質(zhì)的檔案要進行區(qū)分，這樣也方便進行管理，尤其在我國人數(shù)如此龐大的社會主義國家，更加需要管理人員對檔案進行分類管理、分地區(qū)管理。這樣減少了管理人員的負擔，也減輕了管理人員的管理壓力。盡管這樣，還是要選擇適合我國國情模式的社會化管理。需要全方位，多層次地對檔案進行分類，在強調(diào)人的同時，要完善社會化管理模式，要明確管理的核心，建立數(shù)據(jù)庫，將各個層面的檔案錄入到一個系統(tǒng)，方便查找，減輕管理人員的負擔，提升和強化服務(wù)理念，保證人事檔案管理的安全和管理的有效性。

3.4 推行人事檔案個性化管理

雖然現(xiàn)在已經(jīng)是21世紀，社會也發(fā)展得越來越好，科學(xué)技術(shù)也在不斷帶給人們驚喜，眾多科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新及發(fā)明充斥在人們的生活中，但是，我國的人事檔案管理水平還是停留在傳統(tǒng)的管理水平上面。這種模式大大降低了管理人員的工作效率，對管理人員的要求也特別高，而且在人才的選拔時，管理人員的知識水平、管理人員的道德素質(zhì)等都需要考慮進去，這樣做很難將真正具有很強能力的人選出來，而且還會耗費很多的時間來進行。所以在進行管理的時候，可以對人事檔案管理進行個性化的管理，讓管理的過程個性化，趣味化。同時，還需要保證檔案內(nèi)容的真實性及檔案的權(quán)威性，保證檔案提供的都是個人的具體資料，比如信用這一項對個人來說還是很重要的，所以在檔案管理里面可以增加這項設(shè)計。

3.5 加快人事檔案管理信息化建設(shè)

21世紀是一個信息大爆發(fā)的時代，也是一個大數(shù)據(jù)時代，這對檔案管理來說，無疑就是福音。隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，很多東西都可以用電子數(shù)據(jù)來進行儲存。電子檔案的到來徹底解決了查找復(fù)雜以及管理人員工作繁重的問題?，F(xiàn)代社會有掃描儀、電子圖像和聲音等技術(shù)可以將每個人的人事檔案快速地錄入電子系統(tǒng)中。這對管理人員來說，降低了工作的強度，還提高了工作的效率，促進了社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和壯大。同時，在人事檔案錄入系統(tǒng)之后，系統(tǒng)會進行自動化管理，自動化整理信息、管理人事檔案，管理人員在進行查找的時候，也會快速找到，而且不會出現(xiàn)錯誤。所以引入信息科學(xué)技術(shù)的管理方法，給人事檔案的管理探索了一條不一樣的道路，提高了辦事效率，完善了檔案管理的制度，為人才的篩選和人員的管理及了解提供了更加快速便捷的道路。

3.6 優(yōu)化人事檔案管理監(jiān)督方式

人事檔案，需要尋找人品好、道德素質(zhì)高的人來進行管理。單位對管理人員進行監(jiān)督的同時，也需要對檔案持有者進行監(jiān)督，保證在進行人才篩選的時候是公平公正的。只有全方位、無死角地進行監(jiān)督，才能保證人事檔案的真實、合理、合法，禁止出現(xiàn)對檔案進行偽造的現(xiàn)象，也禁止出現(xiàn)篡改等違法行為。所以，需要設(shè)立專門的監(jiān)督機構(gòu)和監(jiān)督人員，嚴格把控每個環(huán)節(jié)，按照管理制度和程序進行管理和監(jiān)督，只有合理的監(jiān)督，才可能保證內(nèi)容的完整以及內(nèi)容的可靠性，保證資料的完整和真實；只有及時地對檔案管理進行監(jiān)督，才會提高管理人員的工作效率。

主要參考文獻

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