羅晰予

[摘 要]檔案工作從狹義上講就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。培訓(xùn)檔案管理工作是培訓(xùn)工作的組成部分，是提高培訓(xùn)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是保持培訓(xùn)真實(shí)面貌的重要工作。為了總結(jié)培訓(xùn)檔案的相關(guān)工作，本文重點(diǎn)論述了培訓(xùn)檔案工作中存在的主要問題，進(jìn)而提出了實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案規(guī)范化管理的途徑，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]高校；培訓(xùn)；檔案；管理；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.082

[中圖分類號(hào)]G647.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）08-0-02

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和知識(shí)的不斷更新，人們對于學(xué)習(xí)的需求也越來越強(qiáng)烈，學(xué)生需要學(xué)習(xí)，在職人員需要進(jìn)修，每一個(gè)社會(huì)人都有必要不斷學(xué)習(xí)。高校舉辦的面向社會(huì)各類人群的提升教育日益增多，比如面向社會(huì)的專業(yè)技術(shù)人員知識(shí)更新工程、面向教師和班主任的繼續(xù)教育等，所以為了生存與進(jìn)步的需要，人們會(huì)以參加培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班的形式進(jìn)行進(jìn)修學(xué)習(xí)。人們只要參加培訓(xùn)班就一定會(huì)產(chǎn)生培訓(xùn)檔案，有必要對眾多的培訓(xùn)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

培訓(xùn)檔案是培訓(xùn)工作的重要組成部分，其是否規(guī)范化、科學(xué)化是衡量培訓(xùn)班管理質(zhì)量的重要因素之一，為使培訓(xùn)檔案更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)，各項(xiàng)檔案缺一不可。但是，二線城市、非重點(diǎn)院校、小型企業(yè)等此類機(jī)構(gòu)的檔案管理水平還有待進(jìn)一步提升，不利于對培訓(xùn)班進(jìn)行規(guī)范化管理。

1 培訓(xùn)檔案工作中存在的主要問題

隨著社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展，檔案事業(yè)也發(fā)生了日新月異的變化，但是在發(fā)展的同時(shí)，也面臨著很多問題需要解決，主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

1.1 學(xué)員對培訓(xùn)檔案缺乏重視，檔案不易收集

按照規(guī)定，新學(xué)員入學(xué)需要填寫學(xué)員登記表，交證件照，且在結(jié)業(yè)前須提交規(guī)定完成的作業(yè)。學(xué)員對培訓(xùn)檔案缺乏重視，檔案不易收集主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，制作學(xué)員結(jié)業(yè)證用的證件照需要多次催繳才能收齊，作業(yè)不催促就收不上來，從而增加了培訓(xùn)檔案收集工作的難度。第二，由于學(xué)員是被動(dòng)參加培訓(xùn)的，本身的參與度與積極性并不高，所以對班主任收繳材料抱著一種無所謂和不重視的態(tài)度，自由散漫，不配合班級的統(tǒng)一管理。

1.2 培訓(xùn)檔案的整理時(shí)間相對緊張，人手不足

入學(xué)檔案、照片、作業(yè)等材料，都需要班級管理人員將它們逐一收齊，并根據(jù)學(xué)員名單逐個(gè)核對相應(yīng)的材料是否需要提交。收集與核對等工作耗時(shí)耗力，必須配有一個(gè)甚至多個(gè)專職檔案人員負(fù)責(zé)，同時(shí)學(xué)員是否配合也會(huì)影響收集時(shí)間。

目前，大多數(shù)培訓(xùn)部門還沒有專屬的檔案室，有的是兼職本項(xiàng)工作，有的是跨部門工作。人手緊張導(dǎo)致檔案工作無法更加精細(xì)化，影響檔案的收集、整理、歸檔等工作，是目前面臨的一個(gè)重要問題。結(jié)業(yè)后的培訓(xùn)檔案更是種類眾多、品類繁雜，比如學(xué)員的考勤表、試卷等眾多的檔案都有待整理。對于一些中小型的培訓(xùn)基地和非國家級重點(diǎn)院校的培訓(xùn)基地，這些機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)部門的員工較少，再加上檔案工作又很繁重，遇到配合的學(xué)員還好，若遇到不配合的學(xué)員會(huì)給收繳工作帶來重重壓力，在無形中也會(huì)增加檔案工作人員的壓力，甚至可能會(huì)影響工作人員的身心健康。

1.3 檔案硬件設(shè)施不完備

各機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班的數(shù)量與種類也日益增多，由于用于存放檔案的庫房與檔案柜空間有限，導(dǎo)致很多檔案無處保存，只能被暫存在臨時(shí)的地點(diǎn)，有的不能被規(guī)范地放置在檔案盒中，只是粗略地進(jìn)行歸類暫存于檔案袋中。由于實(shí)際條件的限制，致使檔案無法嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)按規(guī)范存放，長時(shí)間不規(guī)范的堆放也可能導(dǎo)致原有的檔案損壞。

培訓(xùn)檔案整理多集中在培訓(xùn)部門，但這些部門的檔案硬件設(shè)施又不完善。具體來說，這些部門中的檔案整理工具多數(shù)不達(dá)標(biāo)，沒有專業(yè)的配套工具，如所采用的檔案盒不是目前最標(biāo)準(zhǔn)的款式，有些地區(qū)使用的還是很多年前的工具。同時(shí)，校檔案室與部門檔案工作銜接也僅限于檔案移交，并沒有更多的業(yè)務(wù)咨詢與指導(dǎo)工作，這些都有待于更新。

1.4 檔案管理沒有制度化、規(guī)范化

目前，某些機(jī)構(gòu)的檔案工作并未形成制度，不利于檔案專職人員執(zhí)行工作。各部門對自己承辦的文件單獨(dú)進(jìn)行保存，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的收集和存放，也沒有建立起科學(xué)化的電子公文檔案。檔案只是按年份和文種進(jìn)行存放，沒有嚴(yán)格按照分成類目進(jìn)行立卷裝訂保存，既不利于查找，也不利于檔案的保存。制度缺乏會(huì)使檔案工作無法規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)剡M(jìn)行。

2 實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案規(guī)范化管理的途徑

2.1 建立獎(jiǎng)懲措施

有一位著名的教育家曾經(jīng)說過：“沒有處罰的教育是不完整的教育?！痹趯?shí)際的教學(xué)活動(dòng)中亦是如此，沒有處罰的教育是不能達(dá)到預(yù)期目的的。教師可以借助一些技巧來規(guī)范班級檔案管理，通過制定相關(guān)扣分規(guī)則或處罰制度，使學(xué)員意識(shí)到培訓(xùn)檔案的重要性，從而改正行為。對于不遵從班級統(tǒng)一管理的學(xué)員，管理人員應(yīng)推出一套懲罰措施，與結(jié)業(yè)證發(fā)放掛鉤，如果不上交班主任要求的相關(guān)材料，即使課程成績合格了，也不發(fā)放結(jié)業(yè)證，直到交齊相關(guān)材料為止。同時(shí)，賦予專職檔案人員一定的權(quán)力，對各部門檔案進(jìn)行主動(dòng)收集、規(guī)范整理、按時(shí)歸檔和科學(xué)管理。

2.2 簡化培訓(xùn)檔案的收集種類

由于培訓(xùn)檔案種類繁多，在短時(shí)間內(nèi)收齊全班學(xué)員的檔案非常困難，為了節(jié)省時(shí)間、減輕工作壓力，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)可以適當(dāng)簡化培訓(xùn)檔案的收集種類，保證入學(xué)和結(jié)業(yè)檔案齊全完整，不再收集其余無關(guān)緊要的檔案，這樣以來，可以在更大程度上保留有效檔案，去粗取精，剔除無用檔案。同時(shí)，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)要設(shè)立檔案銷毀制度即檔案保管期限表，對培訓(xùn)中形成的各類檔案的保管期限進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，哪些是必須永久保存的、哪些是可以按期銷毀的。這樣定期清理處理完畢的檔案，可以緩解檔案庫房存放的壓力，集中人力財(cái)力保存那些比較重要的檔案，也使部門執(zhí)行時(shí)有根有據(jù)，及時(shí)清理無用的廢舊檔案。

2.3 建立培訓(xùn)電子檔案庫

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)信息化程度越來越高，更加需要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能，要求培訓(xùn)部分建立完備的聲像載體、實(shí)物、外事、會(huì)議及公文檔案等檔案工作，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，為檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，培訓(xùn)部門要利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，結(jié)合檔案管理技術(shù)，建立培訓(xùn)學(xué)員電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)學(xué)員網(wǎng)上在線注冊，可以在登陸平臺(tái)填報(bào)個(gè)人信息。

2.4 定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

檔案是各項(xiàng)活動(dòng)、工作的忠實(shí)記錄者，也是社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的客觀反映和載體。檔案工作是還原各項(xiàng)工作原貌的重要工作，作為檔案工作的主體，檔案人員素質(zhì)的高低將直接影響檔案工作的質(zhì)量乃至整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，培訓(xùn)部門必須定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。

人才開發(fā)是提高檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)的有效方式，可以通過設(shè)立學(xué)科、在職繼續(xù)教育等途徑，規(guī)定檔案專職人員定期進(jìn)行相關(guān)方向的培訓(xùn)與深造，或聘請具有豐富操作經(jīng)驗(yàn)的教師對檔案從業(yè)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓從業(yè)人員深入了解檔案的重要性和規(guī)范性。另外，培訓(xùn)部門還應(yīng)該提升檔案從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，以應(yīng)對檔案信息化帶來的變革。

2.5 設(shè)立培訓(xùn)部門專屬檔案室

要想對某項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范管理，甚至發(fā)展壯大，最終實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)，就要將各模塊工作劃分得更加精細(xì)化。高校培訓(xùn)部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立專屬培訓(xùn)檔案室，并根據(jù)業(yè)務(wù)量的具體情況，招聘工作人員對培訓(xùn)檔案進(jìn)行專門管理，一人一崗，劃分責(zé)任，從檔案的收集、整理、歸檔和銷毀等方面進(jìn)行精細(xì)化管理。

2.6 加強(qiáng)制度建設(shè)

無規(guī)矩不成方圓，規(guī)矩也是規(guī)章制度，是用來規(guī)范檔案人員與學(xué)員的管理規(guī)則、條例，其能夠維持良好的秩序，是各項(xiàng)事業(yè)成功的重要保證。各培訓(xùn)部門的檔案管理員要盡快建立本部門的檔案管理制度，歸納實(shí)際工作中的問題，形成具有針對性的檔案工作流程和檔案工作規(guī)章制度，便于新員工執(zhí)行操作，便于規(guī)避和預(yù)防某些風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。此外，各培訓(xùn)部門也要制定相關(guān)處罰制度，用來懲罰那些多次違規(guī)的學(xué)院，是檔案管理中必不可少的管理辦法。

3 結(jié) 語

目前，培訓(xùn)檔案管理仍處于發(fā)展階段，唯有樹立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理目標(biāo)，提高重視程度，加大資金投入，認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，才能充分發(fā)揮檔案工作的重要作用，是檔案事業(yè)發(fā)展過程中的永恒命題。同時(shí)，規(guī)范化的檔案管理是各培訓(xùn)部門必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是工作再創(chuàng)新高的重要保障。

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