孔巖

摘 要 檔案管理對我國社會發(fā)展有重要意義，是推動我國社會信息資源建設(shè)的重要一環(huán)。改革傳統(tǒng)檔案管理體制，建立完善有序的基層事業(yè)單位管理體制，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，是幫助基層事業(yè)單位緊跟社會發(fā)展步伐，促進(jìn)新時期檔案管理事業(yè)發(fā)展，以更好地適應(yīng)信息時代歷史洪流的重要舉措。

關(guān)鍵詞 基層檔案管理 改革 創(chuàng)新

檔案管理工作是基層檔案局工作的重要內(nèi)容之一，在我國社會與經(jīng)濟體制改革不斷深入的背景下，檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，并緊隨時代發(fā)展步伐，利用先進(jìn)的管理理念和手段，提高檔案管理水平，為服務(wù)當(dāng)?shù)氐纳鐣c經(jīng)濟發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

一、檔案管理重要性分析

檔案是實際使用價值消失后的具有參考和再次開發(fā)利用價值的憑證，是資料的終端。檔案管理工作是構(gòu)成整個社會科學(xué)能力的重要部分，可以為社會信息系統(tǒng)的建設(shè)提供有力依據(jù)?？傮w而言，檔案管理工作范圍廣泛，涵蓋了科研、機構(gòu)組織、個人等多個領(lǐng)域，是推進(jìn)社會發(fā)展的重要因素之一。在我國改革開放不斷深化的背景下，基層檔案管理的地位及作用日益凸顯，這就要求相關(guān)部門要針對現(xiàn)階段基層檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析、總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)合理、行之有效的管理策略，以完整、真實的檔案信息和資料為地區(qū)經(jīng)濟的良好發(fā)展提供依據(jù)。

二、當(dāng)前基層單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏重視

檔案管理工作是基層單位工作協(xié)調(diào)發(fā)展、提高工作效率和工作水平的重要保證。當(dāng)前，基層單位普遍對檔案管理工作缺乏重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，缺乏認(rèn)真管理的態(tài)度和正規(guī)工作程序，甚至存在秩序混亂等現(xiàn)象。在長期的工作中，基層單位檔案管理缺乏連續(xù)性和長期性，很容易造成檔案缺失，甚至由于不注重檔案保密工作，導(dǎo)致檔案泄露等現(xiàn)象。

（二）基礎(chǔ)薄弱

從目前部分基層單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來看，檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，在執(zhí)行落實方面也有待完善，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求以及擅自銷毀應(yīng)歸檔文件材料的現(xiàn)象比比皆是。這不僅違背了基層單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。

（三）缺乏創(chuàng)新

通常情況下，要保證基層單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而現(xiàn)實情況是，在基層單位日常檔案信息處理日漸煩瑣的情況下，其檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的層面上，同時，由于缺乏對現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的利用，缺乏對檔案管理方式的創(chuàng)新，因而檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源遭到破壞和丟失。

三、加強基層單位檔案管理改革創(chuàng)新的途徑

（一）創(chuàng)新管理意識

一般說來，基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視的主要原因是檔案管理工作不能直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。就這一角度而言，要加強基層單位的檔案管理工作，首先，應(yīng)切實提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，引導(dǎo)其意識到檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)的機密文件管理、關(guān)系到工作人員素質(zhì)的提高；其次，要增強檔案管理人員的工作意識，具體而言，可通過模擬演練和專業(yè)培訓(xùn)等方法來提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提升其對自身工作的認(rèn)識，切實提高工作效率。

（二）加大宣傳力度

在認(rèn)識到檔案工作重要意義的同時，基層單位領(lǐng)導(dǎo)要將其納入正常的管理工作當(dāng)中，然后通過多種形式，如召開會議、電視網(wǎng)絡(luò)或者報刊展覽等進(jìn)一步加大對檔案管理工作的宣傳力度，使檔案管理工作的重要意義深入每一個工作人員的心中，只有這樣，才能全面提高工作人員對于檔案工作的認(rèn)識，并使其進(jìn)一步提高工作的積極性和自覺性。此外，還要對檔案工作進(jìn)行及時總結(jié)和匯報，并多開展檔案部門的相關(guān)活動。在開展時，領(lǐng)導(dǎo)最好直接參與并予以支持，切實增強檔案管理工作在單位工作人員以及公眾群體中的互動性和影響力。

（三）加強隊伍建設(shè)

在檔案管理改革與創(chuàng)新過程中，我們不僅要對思想、制度進(jìn)行改革，更重要的是重視改革過程中的人為作用。檔案管理工作不僅是做好檔案保管，還需要通過對于各項檔案的管理做好社會檔案的信息化建設(shè)工作。這就需要檔案管理人員具備相應(yīng)的職業(yè)能力，并將其合理運用到工作當(dāng)中。為此，檔案管理部門應(yīng)定期組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識，并提升其進(jìn)行信息化檔案管理的相關(guān)技能，鼓勵工作人員自我發(fā)展、不斷進(jìn)步，讓檔案管理工作在管理人員的推動下實現(xiàn)信息化，提升新時期檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）加強信息化建設(shè)

改革檔案管理模式就是將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式，并建立詳盡的社會檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各級社會檔案信息的資源共享、傳遞、存儲以及利用的一體化管理模式。信息時代的到來為檔案管理提供了多種管理新方法，同時為檔案管理信息化發(fā)展提供了技術(shù)支撐。在具體工作中，我們要將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機結(jié)合起來，根據(jù)社會對各種類型檔案的具體要求，逐步建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行維護(hù)和更新，逐步實現(xiàn)我國基層事業(yè)單位檔案管理的信息化。

四、結(jié)語

要想搞好基層檔案管理工作，適應(yīng)時代發(fā)展的需要，就必須增強基層單位的檔案管理意識，提高基層檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，同時加大檔案管理專項經(jīng)費的投入，實現(xiàn)檔案管理電子化?？偠灾?，只有高度重視基層檔案管理工作，檔案管理事業(yè)才會得到健康有序的發(fā)展。

（作者單位為鄒城市農(nóng)村社會養(yǎng)老保險管理處）

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