張英嬌

[摘 要] 信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異，使辦公自動(dòng)化不斷普及和應(yīng)用，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。無(wú)紙化辦公作為一種新型的檔案管理方式，以其高效、便捷對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生了重要影響。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案；信息技術(shù)；無(wú)紙化管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 070

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）11- 0160- 02

0 前 言

現(xiàn)在是計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使辦公自動(dòng)化不斷普及和應(yīng)用，辦公操作系統(tǒng)更加便捷。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為人們?nèi)粘９ぷ鞯闹饕绞?，同時(shí)，無(wú)紙化辦公也給檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。原來(lái)傳統(tǒng)辦公過(guò)程中產(chǎn)生的檔案文件，逐步從以紙質(zhì)載體，朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，作為一種新型的檔案管理的方式，以其高效、便捷、節(jié)約等特點(diǎn)在多個(gè)方面對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響，尤其對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生了重要影響，在管理人事檔案工作中探索無(wú)紙化是促進(jìn)檔案管理科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)范化的最好模式，是加強(qiáng)人事檔案管理工作的重要發(fā)展方向。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

從20世紀(jì)80年代開始，尤其是進(jìn)入90年代，我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展迅猛。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從最初的漢字輸入、字處理、排版、編輯、查詢、檢索等單機(jī)應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，它改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式，并促進(jìn)了辦公效率快速的提高。通過(guò)靈活方便的電子公文周轉(zhuǎn)流程，大大簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)的人工傳遞流程，使公文處理能夠更加快速、準(zhǔn)確地傳遞到指定目標(biāo)。通過(guò)將所有紙質(zhì)辦公文件掃描成電子文件或直接建立電子文檔，并在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)，即可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。這樣，可以免去打印、裝訂、人工傳遞、檔案保存等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，大大節(jié)省了人力資源和辦公耗材，大大節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，受到廣大管理人員和辦公人員的一致歡迎。靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，無(wú)紙化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，減少了人力浪費(fèi)。所有收到的文件均可以通過(guò)文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，整個(gè)過(guò)程完全實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，既節(jié)省了人力、財(cái)力，又提高了辦公效率。

雖然在辦公過(guò)程無(wú)紙化管理已凸顯優(yōu)勢(shì)，但目前我國(guó)多數(shù)政府機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體對(duì)電子檔案的利用水平還比較低，這給檔案管理部門帶來(lái)了許多新的挑戰(zhàn)。在人事管理工作中，雖然養(yǎng)老、醫(yī)療等保險(xiǎn)業(yè)務(wù)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了電子信息化管理，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，辦理業(yè)務(wù)，查閱企業(yè)和個(gè)人的信息，避免了工作中的疏忽，同時(shí)方便辦事人員不用往返各業(yè)務(wù)窗口辦理相關(guān)手續(xù)，使辦事更加公正、透明，使效率更加高速、便捷，但是人事檔案管理基本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，勞動(dòng)者與用人單位仍需簽訂書面的勞動(dòng)合同，并去勞動(dòng)管理部門辦理用工備案手續(xù)，這就造成了人事檔案的管理不可能完全實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。管理存在手工和紙質(zhì)化雙重管理，合同簽訂手續(xù)是通過(guò)人工管理并留存紙制花名冊(cè)，簽訂備案后，名冊(cè)與紙制勞動(dòng)合同由用人單位自己保存。退休金和失業(yè)金的發(fā)放要求必須提供原始紙質(zhì)檔案審查，失業(yè)人員與退休人員的檔案存放在勞動(dòng)保障有關(guān)部門，所以目前人事檔案管理與無(wú)紙化辦公的要求還有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段還很單一，不能為人事檔案管理提供信息支撐，在某種程度上影響到了信息化社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。

2 人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確使用人的重要依據(jù)，事關(guān)人們的切身利，具有很強(qiáng)的嚴(yán)肅性，在管理過(guò)程中不容出錯(cuò)，而無(wú)紙化辦公由于信息的易變性而存在不確定性。因此，人事檔案管理無(wú)紙化辦公在推進(jìn)過(guò)程中存在著以下問(wèn)題。

2.1 對(duì)電子檔案歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足。

隨著辦公管理的不斷細(xì)化，需要管理的檔案越來(lái)越多，然而在工作過(guò)程中，檔案管理部門沒(méi)有深刻意識(shí)到電子檔案歸檔的重要性，信息化管理意識(shí)落后，對(duì)電子檔案管理工作不夠重視，或者是對(duì)于信息技術(shù)手段掌握不充分，對(duì)于大量產(chǎn)生的電子檔案沒(méi)有及時(shí)采取處理措施，而是抱著不認(rèn)真的態(tài)度，使電子檔案的作用只是停留在備份、草稿階段，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行合適的管理并加以利用。

2.2 對(duì)電子檔案的法律效力需要進(jìn)一步完善。

人事檔案作為文件的法律作用就是基于檔案憑證本身的原始性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件是受到法律保護(hù)的，強(qiáng)調(diào)只有原件才有法律效力。而電子檔案沒(méi)有固定的載體，導(dǎo)致電子檔案歸檔的過(guò)程中缺乏原始性和有效性，從而導(dǎo)致電子檔案難以真正地取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，真正發(fā)揮其檔案原始性的作用，因此難以制定具有法律效力的檔案依據(jù)。而且，在實(shí)際工作過(guò)程中電子檔案非常易被修改，并且經(jīng)改動(dòng)后難以發(fā)現(xiàn)，無(wú)法從字跡上分辨出文件的原始性。這些特點(diǎn)造成了電子檔案的效力尚沒(méi)有在法律層面得到進(jìn)一步規(guī)范，這就造成了電子人事檔案管理過(guò)程中的困惑。

2.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)需要進(jìn)一步提高。

人事檔案的無(wú)紙化管理需要有專業(yè)的人才參與，管理人員需要掌握先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、管理水平及較高的信息文化素養(yǎng)。目前相當(dāng)多的檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化檔案管理人才，尤其是信息處理及檔案無(wú)紙化利用的人才。大部分檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化管理工作缺乏了解及認(rèn)識(shí)，因此不能充分地發(fā)揮其作用，從而影響到人事檔案無(wú)紙化管理工作的推動(dòng)。

2.4 對(duì)人事檔案無(wú)紙化辦公的安全性需要進(jìn)一步強(qiáng)化。

電子文件具有傳遞快捷、操作簡(jiǎn)便、存儲(chǔ)空間小等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也欠缺安全性，從而影響其長(zhǎng)期的保管及存儲(chǔ)。如電子文件過(guò)度依賴電子設(shè)備不能直接進(jìn)行讀取，容易被更改，數(shù)據(jù)容易丟失，文件容易受到病毒的破壞，這些都給電子文檔長(zhǎng)期保管帶來(lái)了很多的問(wèn)題。

3 人事檔案無(wú)紙化管理的必要性

人事檔案管理無(wú)紙化應(yīng)該在遵循相關(guān)部門的規(guī)定基礎(chǔ)上進(jìn)行，因此人事檔案無(wú)紙化管理十分嚴(yán)謹(jǐn)。它可以更加安全有效的保護(hù)檔案信息，檔案管理無(wú)紙化打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)等對(duì)檔案管理模式進(jìn)行了創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)從實(shí)物管理模式向數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。對(duì)于政府機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體來(lái)說(shuō)，檔案管理無(wú)紙化的模式對(duì)電子檔案、電子文件進(jìn)行集中管理，符合現(xiàn)代化管理要求，通過(guò)對(duì)檔案資料的無(wú)紙化采集、甄別、存檔等過(guò)程，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理信息化處理。

對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理一方面可以使管理人員能夠及時(shí)全面的了解企業(yè)的運(yùn)行管理情況，另一方面能夠讓社會(huì)化信息更加公開公正。人事檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，是衡量一個(gè)企業(yè)人事管理工作的重要標(biāo)志，人事檔案記載著個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)科學(xué)發(fā)展選人用人提供了第一手資料，為企業(yè)發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)提供支撐保障。

4 有效提升人事檔案無(wú)紙化管理的措施

4.1 加強(qiáng)人事檔案管理的安全性管理

人事檔案的無(wú)紙化管理涉及的范圍很廣，應(yīng)當(dāng)制定切實(shí)可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔離的措施，即人事檔案保管電子系統(tǒng)必須是完全獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采取存儲(chǔ)與利用分離的技術(shù)策略，人事檔案通過(guò)離線歸檔的方法歸入保管子系統(tǒng)，在保管系統(tǒng)鑒定、整理的不同范圍，有權(quán)限的開放電子文件信息，以離線方式提交到電子文件信息管理系統(tǒng)也提供不同權(quán)限范圍的利用。二是采取數(shù)據(jù)管理安全措施。要設(shè)置嚴(yán)格的管理權(quán)限，特別是“系統(tǒng)管理員”必須合理授權(quán)，人事檔案信息管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上應(yīng)當(dāng)設(shè)置功能授權(quán)、數(shù)據(jù)審核權(quán)、數(shù)據(jù)操作權(quán)三權(quán)分離的方式，可以有效提高電子文件數(shù)據(jù)的安全性。電子文檔在上傳、下載過(guò)程中需要設(shè)定安全等級(jí)及訪問(wèn)權(quán)限。三是規(guī)范電子文件歸檔范圍。需要對(duì)電子文件建立積累制度，保證電子文件不損毀、不失散。同時(shí)應(yīng)對(duì)電子人事檔案質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，對(duì)于存在的安全漏洞應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)病毒軟件及防火墻實(shí)行全天候的監(jiān)管及自動(dòng)升級(jí)。

4.2 加強(qiáng)人事檔案管理相關(guān)法律建設(shè)

目前電子檔案的法律問(wèn)題還有待解決，為了做好電子檔案管理相關(guān)工作，必須從電子檔案的職能、管理機(jī)制、法律效力等方面進(jìn)行強(qiáng)化。一是要明確電子檔案在文件管理中的位置，確定電子檔案的職能。二是要明確電子檔案制作過(guò)程、保全要求，提供利用制度，在利用時(shí)可加強(qiáng)電子簽名制度的管理。三是要明確電子檔案的法律效力。電子檔案在轉(zhuǎn)化為程序之后需要通過(guò)法律的形式加強(qiáng)電子文檔在法律上的效力，其證據(jù)效力應(yīng)獲得法律的認(rèn)可。

4.3 探索并完善紙質(zhì)和電子檔案并行管理機(jī)制

紙質(zhì)文件適合水久保存，不適合將來(lái)的反復(fù)檢索和利用，而電了文件則相反。根據(jù)二者特點(diǎn)，應(yīng)使兩種載體文件在一定階段內(nèi)并存。當(dāng)前普遍采用的方法是制定并實(shí)行雙套管理機(jī)制，即將電了文件存入硬盤或光盤后，又打印輸出紙質(zhì)文件并保存。兩種不同載體的檔案應(yīng)保證內(nèi)容完全相同的，即在著錄、署名、編碼、史改、更新時(shí)，特別注意電子檔案要與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。由于電了文件的虛擬性，缺少原有管理中的驗(yàn)證環(huán)節(jié)，因此，應(yīng)深入研究電子文件中信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題。當(dāng)前，針對(duì)需長(zhǎng)期保存的電子文件，要進(jìn)行定時(shí)定期備份，防止信息丟失。

4.4 提高檔案管理工作者的職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)

在實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化辦公的要求下，檔案管理工作者要提高自身的職業(yè)素質(zhì)，熱愛(ài)檔案管理工作，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)技能，發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性。在人事檔案的無(wú)紙化辦公條件下，檔案管理工作者需要做許多檔案的預(yù)處理工作，應(yīng)使這些工作標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，提高計(jì)算機(jī)對(duì)檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。因此，人事檔案管理工作者除了要學(xué)習(xí)掌握檔案管理中的檢索學(xué)、目錄學(xué)以及主題著錄標(biāo)引等知識(shí)外，還要掌握一些計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識(shí)。在使用計(jì)算機(jī)前應(yīng)了解其對(duì)檔案管理工作的影響，對(duì)檔案管理工作中引入無(wú)紙化辦公系統(tǒng)而引起的變化有一定的思想準(zhǔn)備和知識(shí)儲(chǔ)備。對(duì)此，要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)培訓(xùn)，合理編設(shè)計(jì)算機(jī)管理方面的崗位，充實(shí)一些具有一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的年輕人員進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍。

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