魏偉

摘 要： 在醫(yī)院管理現(xiàn)代化中，人事檔案信息有著非常重要的基礎(chǔ)作用， 它既是引進(jìn)和配置人力資源的重要依據(jù)，也是選拔和培養(yǎng)優(yōu)秀人才時被經(jīng)常使用的信息資源。本文以人事檔案信息化內(nèi)涵及其主要內(nèi)容為出發(fā)點，客觀分析了醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的主要問題及形成這些問題的基本原因，并著眼于促進(jìn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化的總目標(biāo)，對人事檔案信息化建設(shè)提出了對策建議。

關(guān)鍵詞： 醫(yī)院現(xiàn)代化；人事檔案；信息化建設(shè)

中圖分類號： 250.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-8153（2018）03-0077-04

黨的十九大全面開啟了中國特色社會主義新時代，引領(lǐng)中國邁向社會主義現(xiàn)代化強國建設(shè)的新征程。社會主義現(xiàn)代化既體現(xiàn)在生產(chǎn)力方面，也體現(xiàn)在生產(chǎn)關(guān)系方面，既體現(xiàn)在經(jīng)濟基礎(chǔ)方面，也體現(xiàn)在上層建筑方面。因此，作為守護(hù)人民健康的各級各類醫(yī)院，其管理的現(xiàn)代化也成為新時代醫(yī)院改革發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。醫(yī)院管理現(xiàn)代化的基本特征主要體現(xiàn)在對就診群體和患者的精準(zhǔn)、高效、優(yōu)質(zhì)的診療服務(wù)和健康管理。從系統(tǒng)論的角度看，任何一所醫(yī)院，無論其規(guī)模大小，其內(nèi)部管理的主要領(lǐng)域是組織體系、人力資源、醫(yī)療業(yè)務(wù)、財務(wù)收支、物資設(shè)備、后勤保障等六個方面。但無論哪一方面的管理，核心是人，是人力資源，是高效的信息化管理。只有以醫(yī)護(hù)為核心的各類人員整體素質(zhì)優(yōu)良，人力資源合理配置、科學(xué)管理，醫(yī)院的各方面的管理才能逐步進(jìn)入現(xiàn)代化。而這一切，又與人事檔案信息化建設(shè)有著緊密的聯(lián)系。

一、人事檔案信息化內(nèi)涵及其主要內(nèi)容

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息；而人事檔案則是在日常人事管理服務(wù)活動中按一定的規(guī)范逐步積淀的、經(jīng)組織審核和確認(rèn)的、以個人為單位記錄的、反映人員基本情況、各類經(jīng)歷、主要表現(xiàn)等的文字、聲音、圖像、照片、視頻等歷史資料。

在人類進(jìn)化和發(fā)展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經(jīng)由古代的石刻、竹簡等慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)榻募垙?。這種演變不僅體現(xiàn)了人類文明的發(fā)展和進(jìn)步，同時也顯示出了歷史發(fā)展的必然趨勢[1]。進(jìn)入新時代，以大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能為核心的新一代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，深刻地影響著人類社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域，促進(jìn)了人類社會的文明與進(jìn)步，同樣也影響了與人的生命安全和健康密切相關(guān)的醫(yī)療領(lǐng)域?！叭斯ぶ悄?醫(yī)療”未來將在臨床診療、門診病歷錄入、出院后隨訪咨詢、醫(yī)療保健等方面廣泛應(yīng)用，這些為醫(yī)院管理現(xiàn)代化提供了客觀條件，必然促進(jìn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化過程中加快人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

人事檔案信息化，是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人事檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)采集、分類、存儲、管理、開發(fā)和運用的過程與狀態(tài)。從人事檔案信息化內(nèi)涵看，首先，人事檔案信息化是一種過程，它包括了選擇合適的人事信息管理應(yīng)用系統(tǒng)軟件，規(guī)范采集歷史和現(xiàn)實的、以各種形式存儲的人事信息，應(yīng)用系統(tǒng)軟件支撐下智能分類、存儲、管理、開發(fā)和運用人事信息資源等內(nèi)容。其次，人事檔案信息化是一種狀態(tài)，反映了利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案資源的程度、水平。真正意義上的人事檔案信息化，不僅體現(xiàn)在人事檔案信息資源全部規(guī)范錄入相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，新的人事檔案信息也能智能采集，并按權(quán)限查找、篩選、分類統(tǒng)計各類人員信息，體現(xiàn)輔助決策的功能， 提升醫(yī)院整體人力資源管理水平等。通過人事信息應(yīng)用系統(tǒng)的決策分析功能，對員工用工方式、人員多種結(jié)構(gòu)、工資支出標(biāo)準(zhǔn)、人力資源成本等項目進(jìn)行全方位、多角度的統(tǒng)計分析，？能夠剖析人力資源分布狀況以及薪酬體系等方面存在的問題， 為建立科學(xué)合理的人力資源結(jié)構(gòu)體系提供決策依據(jù)。由此可見，醫(yī)院人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，其主要表現(xiàn)就是利用計算機對檔案信息資源進(jìn)行管理，內(nèi)容如下：

檔案信息數(shù)字化。人事檔案信息數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)檔案的管理是以紙質(zhì)檔案管理為主，而信息化管理則必須將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，使人事檔案的全部內(nèi)容以各種計算機文件類型（文字、圖表、語音、視頻等）存入計算機數(shù)據(jù)庫。這既要完成對已有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，也要求在現(xiàn)實檔案接收、歸檔時就實現(xiàn)數(shù)字化。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)人事檔案服務(wù)主要是以面對面的形式為主，即提交者和查閱者都必須親自到檔案室完成相應(yīng)的各種手續(xù)，這給檔案管理人員和查閱者都帶來了諸多不便。實現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理后，檔案的提交和查閱都可通過網(wǎng)絡(luò)完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核后，即可按規(guī)定收取或查閱檔案，極大方便檔案管理與運用。

檔案檢索自動化。傳統(tǒng)檔案管理方式中檢索是依靠檔案檢索卡片進(jìn)行的，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息，需要花費一定的時間與勞動的，這導(dǎo)致借閱效率低甚至無法查閱的結(jié)果。實現(xiàn)檔案信息計算機管理后，查閱者從客戶端提交關(guān)鍵詞，系統(tǒng)將自動在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索，其速度、效率是傳統(tǒng)檢索工具無法比擬的。

檔案利用一體化。檔案利用一體化是將上述三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動環(huán)環(huán)相扣，成為一個連續(xù)的整體，以便獲得更高的效率。實現(xiàn)檔案利用一體化的基礎(chǔ)是建立一個統(tǒng)一完整的計算機系統(tǒng)，包括硬件和軟件。

二、醫(yī)院人事檔案信息化的問題與成因

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，醫(yī)院信息化建設(shè)逐步提速，HIS、財務(wù)管理、PACS、體檢系統(tǒng)、漏費系統(tǒng)、醫(yī)保系統(tǒng)、遠(yuǎn)程會診等應(yīng)用系統(tǒng)相繼在各大醫(yī)院得到推廣使用。盡管HIS系統(tǒng)（醫(yī)院管理信息系統(tǒng)）包含了院長查詢、門診管理、電子處方、住院管理、藥房管理、藥庫管理，甚至物資管理、媒體管理等，但仔細(xì)分析我們不難發(fā)現(xiàn)，這些應(yīng)用系統(tǒng)，基本上都是圍繞醫(yī)療業(yè)務(wù)及其管理的信息化而開發(fā)的。雖然這些應(yīng)用極大地方便了患者就診就醫(yī)，顯著提升了診療檔案信息的管理水平，促進(jìn)了診療檔案信息共享，推動了診療新技術(shù)和優(yōu)秀醫(yī)療人才的輻射帶動作用，但在人力資源和檔案信息管理方面，無論是硬件還是軟件都還存在明顯的問題。

1. 硬件建設(shè)存在的問題

調(diào)查結(jié)果表明：即使是大型綜合醫(yī)院，在人力資源、組織體系、物資設(shè)備、后勤保障等方面，其管理信息化還處在十分落后的狀態(tài)，甚至多數(shù)大型綜合醫(yī)院在這些方面仍然還是“空白”，日常管理還處在“刀耕火種”時代。

（1）檔案信息自動采集系統(tǒng)缺失阻礙了信息化。絕大多數(shù)醫(yī)院目前尚未配置人事檔案信息化系統(tǒng)及其設(shè)備，只是通過普通的電子表格、文字錄入方式，要求醫(yī)護(hù)人員提交個人信息。由于這種“原始”的方式需要較長時間坐在電腦旁操作，可以想象，對于承擔(dān)了巨大診療壓力的醫(yī)護(hù)人員來講，其落實過程必然是艱難的。

（2）未與人力資源管理系統(tǒng)有機銜接阻礙了信息化?，F(xiàn)行的人事檔案信息仍然是紙質(zhì)的，人事管理服務(wù)工作中的信息采集，多數(shù)還是以紙質(zhì)方式完成的，雖有一些信息是以電腦數(shù)據(jù)方式存儲和采集的，但這些信息都是依附在相應(yīng)的醫(yī)療管理系統(tǒng)或財務(wù)應(yīng)用軟件中，而不是按人事檔案和人力資源管理規(guī)范完整采集和存儲的，其結(jié)果客觀上也阻礙了人事檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

2. 軟件建設(shè)存在的問題

（1）管理人員能力素質(zhì)不足。由于歷史原因， 多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理崗位上，都是一些年齡較大、非檔案管理或信息管理專業(yè)的轉(zhuǎn)崗人員。這些人員既缺乏人事檔案管理所必須的專業(yè)基礎(chǔ)知識、實踐操作技能，更缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)的基本知識和基礎(chǔ)能力，同時又缺乏必要的有效的專門機構(gòu)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。這些也為醫(yī)院管理現(xiàn)代化背景下的人事檔案信息化管理的推廣與實施帶來巨大的阻力。

（2）網(wǎng)絡(luò)的信息安全保障不足。信息安全是信息化建設(shè)工作中的關(guān)鍵，既包括網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全，也包括個人信息安全。多數(shù)醫(yī)院對人事檔案電子文檔的保密和安全，還沒有系統(tǒng)的制度規(guī)定。文件無加密，傳輸介質(zhì)無限制，存儲、查詢無密鑰，可以說檔案信息泄漏的風(fēng)險處處可見。這些情形的存在，不僅干擾了檔案管理信息化進(jìn)程，而且還存在巨大的泄密風(fēng)險。

（3）檔案信息化缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。任何一個先進(jìn)的信息應(yīng)用系統(tǒng)，其核心的要素之一就是各功能模塊和子系統(tǒng)能保持信息在錄入、傳輸、調(diào)用的過程中的標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一性。但現(xiàn)實情況是：由于檔案信息化缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，醫(yī)院人事檔案的相關(guān)電子文檔難以統(tǒng)一歸檔并進(jìn)行一致性的調(diào)用，搜索查閱過程中出現(xiàn)亂碼或無法訪問的問題較多。

之所以出現(xiàn)上述問題，根本的原因在于醫(yī)院的信息化進(jìn)程，是從醫(yī)療業(yè)務(wù)和診療收費的信息化起步，然后隨著需求的擴展和技術(shù)的發(fā)展而逐步向前邁進(jìn)，而不是從整個醫(yī)院信息化管理的需求分析入手，實施頂層系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)，最終導(dǎo)致現(xiàn)代醫(yī)院管理的信息化，尤其是人事檔案信息化建設(shè) “先天不足”。

三、醫(yī)院人事檔案信息化的目標(biāo)與舉措

醫(yī)院人事檔案管理信息化必須以推進(jìn)人力資源管理智能化，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化為總目標(biāo)，其具體目標(biāo)應(yīng)有以下幾個方面。

其一，人事檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備智能分類統(tǒng)計功能，在人力資源管理中能夠為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員在決策上提供依據(jù)， 進(jìn)而在提高醫(yī)院人才隊伍專業(yè)素質(zhì)的同時， 還能極大的保證人力資源開發(fā)和利用效率。如醫(yī)院要跨學(xué)科組建科研團(tuán)隊，聯(lián)合申報重大醫(yī)學(xué)科學(xué)研究項目，輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)能自動分類統(tǒng)計列表有相關(guān)研究經(jīng)歷和特長的醫(yī)療專家。

其二，人事檔案信息系統(tǒng)能夠為醫(yī)護(hù)人員職稱評聘工作提供包括學(xué)歷、學(xué)位、入職時間、工作年限、任現(xiàn)職稱職務(wù)時間、日常工作獎懲、年度考核結(jié)果、業(yè)務(wù)專長等多方面的重要基礎(chǔ)信息和參考依據(jù)，并能實現(xiàn)按特定條件自動篩選等智能管理。如要選派有較豐富臨床經(jīng)驗、手術(shù)成功率達(dá)到一定要求的心內(nèi)科醫(yī)生赴國內(nèi)外一流醫(yī)院學(xué)習(xí)手術(shù)新技術(shù)，設(shè)定基本條件后，系統(tǒng)就能自動分類統(tǒng)計出相關(guān)人員。

其三，能夠使人力資源管理人員在實際管理過程中， 注重對人力資源所具有特點的深入分析， 并結(jié)合醫(yī)院自身發(fā)展情況完善現(xiàn)有的管理制度。通過這種制度在管理工作中的使用， 不僅在一定程度上提高當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展效率， 同時還促使醫(yī)院人力資源管理工作更加滿足實際需求[2]。

為實現(xiàn)上述目標(biāo)，在高度重視檔案信息系統(tǒng)安全管理和檔案從業(yè)人員能力素質(zhì)提升的前提下，首先要組織相關(guān)管理人員認(rèn)真研究、分析醫(yī)院人力資源特點，并在廣泛聽取內(nèi)部各方面管理者代表的意見和建議基礎(chǔ)上，提出包括人事檔案管理在內(nèi)的人力資源管理系統(tǒng)的功能需求分析報告，通過以下兩個基本途徑，實現(xiàn)人事檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)：

一是立足多渠道分散引進(jìn)各類信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)實，引進(jìn)成熟的EHR（電子人力資源管理）產(chǎn)品，從而達(dá)成通過集中式的人事核心信息庫、自動化的信息處理、員工自助服務(wù)桌面、內(nèi)外業(yè)務(wù)協(xié)同以及服務(wù)共享，降低管理成本、提高管理效率、改進(jìn)員工服務(wù)模式以及提升人力資源效能的戰(zhàn)略目的。這一途徑雖省時省力省資金，但仍然需要軟件供應(yīng)商針對現(xiàn)代化醫(yī)院人力資源和人事檔案信息的特點與特殊管理功能需求，實施二次開發(fā)；同時，還必須面對如何有效消除“信息孤島”，使該應(yīng)用系統(tǒng)能與已有的其它應(yīng)用系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)庫的巨大難題。

二是面向國內(nèi)有醫(yī)院信息系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗、實力強的信息技術(shù)公司招標(biāo)，從頂層設(shè)計開發(fā)入手，整體重構(gòu)包括功能強大的人力資源管理系統(tǒng)、涵蓋各領(lǐng)域管理功能的完整的醫(yī)院信息管理應(yīng)用系統(tǒng)。這一途徑無疑是費時費力，且經(jīng)費支出巨大的，但優(yōu)勢是各應(yīng)用系統(tǒng)能無縫銜接，能高度共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，能為醫(yī)院管理現(xiàn)代化提供智能管理支撐。

四、結(jié)語

管理現(xiàn)代化背景下醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性全、安全性強的復(fù)雜工程，涉及軟、硬件設(shè)施設(shè)備及環(huán)境建設(shè)，無論采取何種途徑，加快推進(jìn)包括人事檔案信息智能管理在內(nèi)的人力資源管理信息化建設(shè)，已成為管理現(xiàn)代化背景下醫(yī)院全面升級內(nèi)部管理信息化水平的當(dāng)務(wù)之急。

[參考文獻(xiàn)]

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