劉軍

【摘 要】企業(yè)的檔案可分為科技檔案、人事檔案和文書檔案，企業(yè)的檔案信息不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)調(diào)整自身產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和組織、清算資產(chǎn)、對外經(jīng)濟(jì)擴(kuò)張等提供依據(jù)信息，也能夠?yàn)槠髽I(yè)進(jìn)入市場成為具有獨(dú)立法人權(quán)利競爭者提供依據(jù)。目前，檔案管理工作雖然已經(jīng)受到了我國建筑施工企業(yè)的重視，但在文書檔案的管理方面，仍存在著企業(yè)員工認(rèn)識不到位、檔案管理制度不健全等問題。因此，難以真正發(fā)揮檔案管理工作在企業(yè)中的作用。對此，本文將從目前檔案建筑施工企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題出發(fā)，分析加強(qiáng)建筑施工企業(yè)文書檔案管理工作的對策，以期為相關(guān)建筑施工企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作提供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】建筑施工企業(yè)；文書檔案管理工作；現(xiàn)狀和對策

一、目前建筑施工企業(yè)文書檔案管理工作現(xiàn)狀

據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)報道，目前，雖然在北京市及廣州市的大中型企業(yè)均為承擔(dān)工業(yè)與民用建筑、市政工程、地下鐵道、市政基礎(chǔ)施工、機(jī)械運(yùn)輸、設(shè)備安裝的多元綜合性企業(yè)，這些企業(yè)大多為信譽(yù)一等且資質(zhì)一級的建筑施工企業(yè)，企業(yè)內(nèi)部既設(shè)立專門的檔案管理科室，又設(shè)有專門的管理人員，公司的檔案管理部門實(shí)施對科技、文書、實(shí)物、會計等檔案統(tǒng)一管理，且積極貫徹《企業(yè)文書檔案工作管理辦法》，并通過了企業(yè)檔案管理工作目標(biāo)的認(rèn)定。但是在總體上，受部分企業(yè)檔案管理意識淡薄的影響，我國建筑施工企業(yè)檔案管理工作在整體上仍舊呈現(xiàn)著發(fā)展失衡、工作意識薄弱的狀態(tài)。

二、目前建筑施工企業(yè)文書檔案管理工作存在的問題

（一）企業(yè)員工對檔案的企業(yè)資產(chǎn)認(rèn)識不足。無形資產(chǎn)也是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)文書檔案雖然記錄的是企業(yè)活動，但其是企業(yè)無形資產(chǎn)的有形載體，公司在施工、經(jīng)營和生產(chǎn)過程中形成的會議記錄、協(xié)議、專利等檔案資料是對企業(yè)寶貴財富的積累，在一定條件下這些檔案資料會轉(zhuǎn)變成有形資產(chǎn)，為公司帶來相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。然而，目前大部分企業(yè)在檔案管理工作中受傳統(tǒng)思想的影響，僅對固定、債權(quán)和流動資產(chǎn)等有形資產(chǎn)的整理給予一定的重視，而忽略了文書檔案這一無形資產(chǎn)，這無疑為企業(yè)文書檔案發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益造成了阻礙。

（二）檔案管理制度不健全。目前，大部分企業(yè)的檔案管理制度是依據(jù)企業(yè)舊的經(jīng)營模式而建立。因此，難以與企業(yè)內(nèi)新的業(yè)務(wù)制度相適應(yīng)。

（三）對檔案管理資產(chǎn)投入不足。近年來，施工企業(yè)受資金周轉(zhuǎn)、企業(yè)債務(wù)等方面的影響，在檔案管理方面的資金投入逐漸減少，這無疑會對企業(yè)內(nèi)部文書檔案的管理產(chǎn)生負(fù)面影響。

三、加強(qiáng)建筑施工企業(yè)文書檔案管理的對策

（一）企業(yè)檔案管理制度法制化。我國的第一部檔案法典《檔案法》的制定和頒布，標(biāo)志著我國檔案管理工作由行政手段向法治管理的轉(zhuǎn)變。對此，首先，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)健全檔案管理工作。企業(yè)內(nèi)部可建立專門的檔案管理小組實(shí)施對文書檔案的管理。小組內(nèi)可由企業(yè)法人擔(dān)任組長、總工程師和辦公室主任擔(dān)任副組長，小組成員由各個機(jī)關(guān)的主要人員擔(dān)任。小組可每年組織一到兩次會議，在對整個企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行檢查的同時，也能夠解決當(dāng)中可能存在的問題。其次，建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部在建立專門的檔案管理小組之外，也應(yīng)組織企業(yè)內(nèi)部的各個職能部門和基層單位設(shè)立兼職檔案員，并設(shè)立相應(yīng)的分管領(lǐng)導(dǎo)，以強(qiáng)化對檔案管理工作的縱向管理。檔案管理部門也可每年召開兩到三次檔案管理工作會議，以便對檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流和總結(jié)表彰等。最后，完善企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，形成科學(xué)管理體系。

（二）加強(qiáng)宣傳工作，增強(qiáng)員工檔案管理意識。打破企業(yè)員工的傳統(tǒng)思想，加強(qiáng)企業(yè)員工對文書檔案管理工作的重視，也是改善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的重要方面。對此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)的同時，也應(yīng)進(jìn)一步對文書檔案的重要性加強(qiáng)宣傳，讓員工充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，并明確各個員工在檔案管理工作中的責(zé)任和使命，增強(qiáng)員工的檔案管理意識，只有這樣，才能夠從真正意義上確保歸檔文件的完整與齊全。

（三）強(qiáng)化人員培訓(xùn)，重視建筑施工企業(yè)文書檔案管理工作。檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性和政治性很強(qiáng)的工作，在管理工作中，不僅需要管理人員有較強(qiáng)的專業(yè)能力也要求管理人員在工作中具有較強(qiáng)的工作責(zé)任感。目前，受企業(yè)檔案管理人員更換頻繁以及管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)的影響，大部分企業(yè)的檔案管理工作都處于收集、整理、保管工作水平不高和效率偏低的狀態(tài)。對此，企業(yè)必須建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的水平，同時也能夠使檔案管理人員意識到自身工作的重要性，并明確自身的職責(zé)范圍。由此，在提高檔案管理人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)和專業(yè)技能水平的同時，也能夠有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的有效開展。

（四）積極開展與文書處理人員的溝通交流，做好文書檔案收集整理的指導(dǎo)工作。目前，各個企業(yè)內(nèi)部的文書檔案處理工作大部分都是由兼職人員完成的，工作人員的意識較差。因此，在工作中存在對文書檔案收集不及時、整理不夠規(guī)范等問題，嚴(yán)重影響了建筑企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。而文書檔案管理工作與文書的處理是密切相關(guān)的。因此，在收集整理文書檔案的過程中，檔案管理人員應(yīng)做好與文書處理人員的交流溝通工作，在文書材料歸檔移交前，做好對文書處理人員的材料歸檔工作的集中培訓(xùn)。此外，檔案管理人員也應(yīng)對文書處理人員收集、裝訂、編號、分類、排列等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)給予相應(yīng)的指導(dǎo)，以便及時發(fā)現(xiàn)并解決文件整理過程中可能遇到的問題。

三、結(jié)語

建筑施工企業(yè)的文書檔案是企業(yè)在經(jīng)營、生產(chǎn)等活動中形成的，檔案中所記錄的企業(yè)內(nèi)部所發(fā)布的計劃、報告、簡報、會議記錄等內(nèi)容，不僅反映了企業(yè)的經(jīng)營活動，也展示著企業(yè)的形象和管理水平。對此，各個建筑施工企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)健全自身檔案管理制度，優(yōu)化自身管理環(huán)節(jié)工作，以提高自身的檔案管理水平和綜合競爭能力。只有這樣，企業(yè)才能夠在日趨激烈的競爭環(huán)境中尋得發(fā)展機(jī)會。

參考文獻(xiàn)：

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