汪友波

【摘要】企業(yè)音像檔案作為專門檔案的一種，在當(dāng)前形勢下，音像檔案管理工作方法亟待創(chuàng)新，特別是在檔案管理手段發(fā)生翻天覆地變化的背景下。音像檔案管理工作必須與時俱進(jìn)，緊緊跟隨檔案管理的變革，其中專業(yè)人才是第一要務(wù)，要進(jìn)一步提高音像檔案管理人員的素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】音像檔案管理；音像檔案工作；問題；對策

企業(yè)音像檔案是指企業(yè)以及個人從事經(jīng)濟(jì)活動的過程中直接形成的，具有保存價值的，以聲音或者影像方式記錄信息的歷史記錄。包括照片、膠片、光盤、U盤、硬盤等。

從形成過程和本質(zhì)上來看，音像檔案與紙質(zhì)載體檔案是一致的，是具有保存價值的歷史記錄，并且都來自于實(shí)踐活動。但兩者的根本區(qū)別在于音像檔案是以膠片、FLASH芯片、SD卡、TF卡或者數(shù)字化信息等特殊載體構(gòu)成的，因此它在功能、處理方式上有著獨(dú)特性。在存儲方式上，音像檔案有一定的特殊性，而且輔以文字說明，所以它是圖文并茂、音像并行的歷史記錄。

企業(yè)的發(fā)展日新月異，在各種經(jīng)濟(jì)活動中形成了大量的音像檔案，很好地服務(wù)了企業(yè)中心工作。事實(shí)上，很多企業(yè)音像檔案管理工作存在以下現(xiàn)象：較低的歸檔率、偏差的庫房條件、不規(guī)范的管理等，對企業(yè)音像檔案的保管及利用十分不利。因此，采取必要措施，加強(qiáng)音像檔案管理工作迫在眉睫。

一、音像檔案管理的現(xiàn)狀

（一）錄音錄像設(shè)備的管理。隨著新技術(shù)的發(fā)展，新產(chǎn)品的更新?lián)Q代，企業(yè)的錄音錄像設(shè)備都能緊跟形勢，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公，配置了錄音筆、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼錄像機(jī)、攝錄以及編輯軟件等等，極大地滿足了日常宣傳工作的需要。但是，許多企業(yè)缺少錄音錄像設(shè)備管理制度和使用辦法，導(dǎo)致無法規(guī)范管理錄音錄像設(shè)備，不能有效發(fā)揮其應(yīng)有的作用；可能錄音筆在這個部門，攝像機(jī)在那個人手中，用起來滿地找，不用的時候束之高閣，無人問津。甚至平時沒人充電，用時發(fā)現(xiàn)設(shè)備沒電了等。有的管理人員不確定或者變動頻繁，致使設(shè)備不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。最終造成沒有完整記錄一些重要活動內(nèi)容，給以后音像文件歸檔留下了隱患。

（二）錄音錄像設(shè)備歸口人員。目前，企業(yè)中使用錄音錄像設(shè)備的人員主要是宣傳人員，一般有兩類情況：一是屬于管理部門比如宣傳歸口部門；二是屬于檔案部門。宣傳人員作為錄音錄像設(shè)備的使用者，直接從事生產(chǎn)音像文件的工作，決定著音像文件的數(shù)量和質(zhì)量。但是宣傳人員中存在著“一好一差”的現(xiàn)狀?！昂谩北憩F(xiàn)在人員配置較好、年紀(jì)較輕、學(xué)歷較高；“差”表現(xiàn)在從事宣傳工作專業(yè)技能差、時間不久及知識儲備不夠。有的人不知道音像檔案是什么，認(rèn)為檔案就是政府、上級來的紅頭文件，而在平時工作中產(chǎn)生的錄音、錄像等音像文件，認(rèn)定拍完、錄完就算完成工作了，不需要?dú)w檔；還有人具有照片是誰拍的就歸誰的思想，報社、電臺、網(wǎng)站使用并發(fā)表后就算完了，如何處理這些音像文件完全與他人無關(guān)。由于這些人員缺乏歸檔意識，全局觀念匱乏，僅僅考慮本人以及本部門使用的便利，在個人或部門內(nèi)部長期保存音像檔案，檔案部門統(tǒng)一保管成了口號。尤其是使用人員和歸口部門的變動，造成音像檔案的管理混亂或缺失，導(dǎo)致企業(yè)檔案的不齊全不完整，音像文件的質(zhì)量實(shí)在不敢恭維，凡此種種對音像檔案的保管和利用十分不利。實(shí)踐證明，宣傳人員的專業(yè)知識及技能的不足，加上認(rèn)識上還存在誤區(qū)，致使音像檔案管理不規(guī)范，需要時再“臨時抱佛腳”，毫無用處。是什么導(dǎo)致音像檔案管理混亂？究其原因并不復(fù)雜：1.體制機(jī)制不完善，沒有集中統(tǒng)一管理音像檔案。管理制度不健全，或者有的企業(yè)雖有管理制度，但落實(shí)不到位，監(jiān)督措施缺乏。2.缺乏歸檔意識，僅將歸檔停留在口頭上、掛在墻上。音像檔案的歸檔要求和時效性與紙質(zhì)檔案完全不同，例如文字說明等基本信息，如果填寫不及時，日后就是攝影者本人也難以說清楚。本來是很珍貴的音像文件，卻沒有及時歸檔而失去其應(yīng)有的保存價值和利用價值。電腦硬盤空間有限，相當(dāng)一部分人都是錄了新文件覆蓋了舊文件，原始文件沒有及時保存歸檔。另外，有的珍貴音像檔案保存在部門或個人手里，為了自己使用方便，往往不愿交給檔案部門。究其原因，主要是歸檔意識不夠，忽視音像檔案管理。3.保管手段和庫房環(huán)境原始。音像檔案的保管對環(huán)境的要求很高，企業(yè)的檔案部門要配備專門的音像檔案庫房或音像檔案專用裝具，符合恒濕、恒溫、防磁等音像檔案保存要求。許多企業(yè)將音像檔案存放在文書柜內(nèi)與其他檔案混存，致使一些光盤老化、硬盤損壞、U盤不能正常讀取等、這些都不利于音像檔案的長久保存和提供利用。4.收集困難、歸檔率不高。由于音像檔案來源廣泛，檔案部門不能及時掌握錄制時間、內(nèi)容及數(shù)量，事后才知道發(fā)生了什么，被動收集。5.企業(yè)重大活動音像檔案嚴(yán)重流失。許多企業(yè)召開重大會議，組織重要活動，都有專人錄音、錄像，產(chǎn)生了大量具有保存價值的音像文件。并且有一些在紙媒體上發(fā)表或在新媒體上發(fā)布，但是在檔案部門卻難以找到這些原始記錄。原因主要有：一是不集中統(tǒng)一管理檔案，相關(guān)工作人員都是從各部門臨時抽調(diào)的，每人負(fù)責(zé)一塊工作，牽頭人或者部門沒有站在全局高度統(tǒng)一協(xié)調(diào)、規(guī)范音像文件的形成，活動結(jié)束后，音像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失理所當(dāng)然。二是檔案部門或者檔案人員沒有全程參與此類活動，無人關(guān)心音像文件歸檔時間和質(zhì)量控制措施，造成音像檔案的流失。三是相關(guān)人員沒有經(jīng)過歸檔培訓(xùn)，加上管理的缺乏，又造成音像檔案的流失。

二、加強(qiáng)音像檔案管理工作的對策

（一）加大宣傳力度、提高檔案意識。搞好檔案工作不僅是檔案部門的事，更是企業(yè)全員的事，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提條件。每年6月9日是國際檔案日，為吸引更多人關(guān)注檔案、走近檔案，幫助員工認(rèn)識檔案價值、增強(qiáng)檔案意識，一是開展主題征文活動。二是定制檔案宣傳材料。三是邀請專家舉辦檔案專題講座，舉辦檔案知識競賽等活動。四是各企業(yè)根據(jù)國家檔案局國際檔案日系列宣傳活動及上級主管單位“檔案宣傳活動月”宣傳活動，通過多種形式，組織開展本企業(yè)檔案宣傳活動。

（二）健全制度，實(shí)現(xiàn)音像檔案規(guī)范化管理。一是建立健全音像檔案管理制度，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為有效保護(hù)和利用企業(yè)檔案資源，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定《特殊載體檔案管理辦法》等制度，保證音像檔案納入歸檔范圍，使得音像檔案管理工作做到有章可循，責(zé)任明確。二是規(guī)范業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)音像檔案工作“三納入”。將音像檔案工作納入企業(yè)各部門年度工作計劃，按照檔案管理的要求，將檔案工作納入企業(yè)管理流程；按照質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求將音像檔案管理納入企業(yè)ISO14000管理體系中，進(jìn)一步規(guī)范音像檔案管理各環(huán)節(jié)的工作。

（三）強(qiáng)化監(jiān)管、提高業(yè)務(wù)培訓(xùn)的深度和廣度。一是提高對宣傳人員有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)。宣傳人員的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到音像文件的質(zhì)量好壞，可以采取“請進(jìn)來、送出去”的方法，請專家老師來企業(yè)為員工授課，將相關(guān)人員送出去參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高攝錄業(yè)務(wù)水平，同時納入歸檔內(nèi)容的培訓(xùn)。二是對檔案人員的培訓(xùn)要加強(qiáng)。支持檔案人員申請評聘檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)，選派檔案人員參加繼續(xù)教育培訓(xùn)或者更高層次的專業(yè)學(xué)歷教育，培育一支高水平的專業(yè)化檔案人才隊伍。完善獎懲激勵機(jī)制，確保應(yīng)收盡收，獎罰并舉。

（四）信息安全、實(shí)體安全，兩者都要做到，力求妥善保管。企業(yè)需建成符合要求、設(shè)施完善、功能全面，能夠滿足工作需求的庫房，健全庫房安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)對庫房及檔案流轉(zhuǎn)過程中的精細(xì)化管理。照片、音像、電子文件等特殊載體檔案，要用符合保管要求的檔案裝具單獨(dú)存放，并進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換，盡最大努力延長檔案的壽命。企業(yè)檔案部門應(yīng)配備電子文件、多媒體等電子信息檔案相適應(yīng)的設(shè)備和運(yùn)行環(huán)境，以確?？煽础⒖勺x收集的電子文件、多媒體等電子信息。

（五）全面出擊、突出重點(diǎn)，完善收集歸檔工作。企業(yè)應(yīng)依據(jù)國家（含地方）、行業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范，結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動的具體情況，制定音像文件歸檔范圍和保管期限表，并隨著企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)的拓展加以調(diào)整和完善，確保歸檔范圍與經(jīng)營活動相適應(yīng)。加強(qiáng)對照片、音像等特殊載體檔案的收集歸檔工作。關(guān)注重點(diǎn)人員、重點(diǎn)崗位、重點(diǎn)部門，比如宣傳人員、錄音錄像設(shè)備管理人員，檔案部門要做好與職能部門工作聯(lián)動，無縫對接。

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