蔣天平

【摘要】計算機科技和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使得當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，電子信息系統(tǒng)成為重要的生產(chǎn)工具，為社會生產(chǎn)效率的提升起到至關(guān)重要的作用。進(jìn)入信息化社會以后，事業(yè)單位機關(guān)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)潮流發(fā)展，積極進(jìn)行技術(shù)革新，本文就對信息化背景下的事業(yè)單位機關(guān)檔案管理模式進(jìn)行分析，研究如何將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，以提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

【關(guān)鍵詞】信息化；互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)；事業(yè)單位檔案管理

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和成熟，計算機小型化的完成，計算機逐漸被應(yīng)用到社會的各個領(lǐng)域中，信息可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和交互，信息化和數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為日常生產(chǎn)生活中不可或缺的重要特點，代表著我們的社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代。電子計算機作為一種重要的生產(chǎn)工具，顛覆著眾多行業(yè)的運營模式，尤其是檔案管理工作。我國的事業(yè)單位檔案管理工作是一項重要的工作，起到將事業(yè)單位的工作進(jìn)行記錄保存的重要作用，對我國的發(fā)展有著重要意義。我國事業(yè)單位的機關(guān)檔案管理工作在發(fā)展最初是管理紙質(zhì)檔案的階段，檔案資料多，分類和存放等工作存在很大困難，導(dǎo)致在調(diào)取檔案時工作量大，影響工作效率。在引入信息化后，檔案管理工作的效率有極大的提升，改變了檔案管理的工作模式，但仍然有著一些不足。

一、信息化給事業(yè)單位機關(guān)檔案管理工作帶來的改變

（一）最大限度地保證了檔案資料的完整性。在未進(jìn)入信息化時代之前，檔案資料以紙質(zhì)為主，對保管的要求比較嚴(yán)格，任何意外狀況（潮濕、霉變、蟲蛀、浸水、火災(zāi)以及自然災(zāi)害等）均有可能導(dǎo)致檔案資料的損毀和丟失，檔案資料的安全和完整性得不到保障。而使用信息化手段管理檔案，則是將檔案通過數(shù)字編碼的手段做成數(shù)據(jù)并上傳至數(shù)據(jù)庫中保存，需要時隨時可以調(diào)取，數(shù)據(jù)庫可以在本地的服務(wù)器中，也可以存在于網(wǎng)絡(luò)中，即便存儲工具發(fā)生損壞，也可以通過技術(shù)手段恢復(fù)數(shù)據(jù)信息，可以說安全性得到了最大的保障，幾乎不會出現(xiàn)檔案丟失及損毀的情況。

（二）節(jié)省了檔案管理的工作時間，提升了工作效率。在紙質(zhì)檔案管理時期，管理人員的工作量往往是很大的。首先是在檔案的歸集整理工作中，紙質(zhì)檔案都需要按照分類編號登記，再按照編號入庫保管，工作過程繁瑣。其次是檔案的查閱工作，要根據(jù)登記編號逐架逐盒進(jìn)行查找，耗時很長。最后是保管工作，定期要對存放檔案的庫房進(jìn)行清理打掃和檢查，防止水害火災(zāi)、潮濕霉變以及蟲蛀鼠害的發(fā)生，占用大量人力、物力。在使用信息化進(jìn)行檔案管理工作后，這些問題都不存在了，首先檔案目錄登記時可以按照系統(tǒng)已經(jīng)劃分好的序號登記和上傳。在調(diào)閱時省去了翻找紙質(zhì)目錄的過程，可以在計算機上快速找到檔案資料。最后，信息化的使用也同時縮短了紙質(zhì)檔案的存放時間，減少了管理人員維護紙質(zhì)檔案的工作量。

（三）改變檔案管理人員的工作方式，降低檔案管理成本。在紙質(zhì)檔案時期，檔案管理工作需要大量的人力才能支持，根據(jù)筆者對A單位檔案管理工作的觀察，在整理未實行信息化管理前的紙質(zhì)檔案資料時，A單位自有檔案管理人員數(shù)量不足以完成工作，需要從下級單位和其他單位借調(diào)檔案管理人員。在實行信息化管理模式之后，檔案管理工作人員的工作方式被完全改變了，使用計算機來查閱、對照、整理檔案資料非常的方便快捷，不需要使用大量的人員來進(jìn)行，可以節(jié)約大量的人力、物力成本。

二、信息化背景下檔案管理工作面對的問題

（一）信息化認(rèn)識不夠全面，發(fā)展不均衡。在信息化已經(jīng)普及的今天，有大量的事業(yè)單位在檔案管理工作方面卻并沒有信息化的思維。這些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對信息化對重視程度不夠，認(rèn)識不全面，簡單地把信息化檔案管理工作理解成使用計算機來管理檔案，只是把信息化的作用發(fā)揮出一小部分?；蛘吲鋫涞男畔⒒O(shè)備陳舊落后、軟件選擇不科學(xué)、應(yīng)付了事。這樣就造成了各單位間，以及上下級單位間檔案管理工作流程不統(tǒng)一，軟件不兼容，數(shù)據(jù)難共享的難題。各單位檔案管理工作發(fā)展不均衡，很大程度上會制約信息化檔案管理工作在該系統(tǒng)內(nèi)的實施。

（二）檔案管理人員素質(zhì)存在缺陷，難以適應(yīng)信息化管理方式。事業(yè)單位的檔案管理工作因為其特殊性，一般情況下管理員的學(xué)歷、知識等素質(zhì)方面不高，主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面是有許多檔案管理員年齡偏大，學(xué)歷不高，對信息化工具的使用比較低級，這些管理員大部分是在檔案管理信息化模式的初級階段開始從事檔案管理工作的，時至今日，信息化系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展跨越了多個層級，檔案管理員的思維模式并未轉(zhuǎn)變，依然停留于初級階段，僅把計算機作為輔助工具。另一方面，新進(jìn)入事業(yè)單位從事檔案管理工作的年輕人學(xué)歷較高，但是所學(xué)專業(yè)基本為檔案管理，缺乏系統(tǒng)的信息化知識。檔案管理人員現(xiàn)有的能力和配置無法將信息化管理模式效用最大化，更無法適應(yīng)未來的智能化管理模式。

（三）檔案資料的保密安全工作存在風(fēng)險。信息化背景下，檔案資料需要通過網(wǎng)絡(luò)存儲于數(shù)據(jù)庫，存放數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器可以是本地服務(wù)器，也可以是網(wǎng)絡(luò)上公開的服務(wù)器，甚至是目前出現(xiàn)的云服務(wù)器，可以說選擇很多。但是這些都存在一個致命的缺陷，即通過網(wǎng)絡(luò)存儲和傳輸?shù)臋n案資料可能會被竊取。事業(yè)單位的檔案資料有一定的特殊性，有一些資料是機密甚至是絕密級的，在存儲時必然要考慮保密安全的問題。使用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，可能會導(dǎo)致資料被截取、竊取，造成泄密事件，而使用本地服務(wù)器，則本地計算機不能接入互聯(lián)網(wǎng)，那么檔案資料將無法正常地傳輸?shù)膯栴}，而接入互聯(lián)網(wǎng)的計算機又有可能被不法分子入侵，所以說在保密安全方面存在一定的缺陷。

（四）檔案資料的共享和利用價值未能完全體現(xiàn)。在信息化時代以及未來的智能化時代，數(shù)據(jù)信息將會是最重要的資源，事業(yè)單位存儲的大量檔案資料，包含著新中國成立以來以及改革開放以來最重要的經(jīng)濟建設(shè)信息，對于未來的經(jīng)濟建設(shè)具有重要的作用，但目前事業(yè)單位的不同單位之間、上級和下級之間使用的都是不同的管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)存儲分散，無法進(jìn)行有效的整合和共享，不能將檔案資料中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行利用，資料的價值未能完全得到體現(xiàn)。

三、對策分析

（一）普及信息化相關(guān)內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理工作思維轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位對檔案管理工作必須要順應(yīng)信息化時代的到來，加深對信息化的學(xué)習(xí)，普及信息化知識，要用超前對思維來對待檔案管理工作。事業(yè)單位對信息化檔案管理工作必須要高度協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌進(jìn)行，在選擇信息化管理設(shè)備和軟件的時候，必須要注重未來工作的發(fā)展趨勢，不能敷衍工作，將設(shè)備買回來當(dāng)擺設(shè)，只有改變工作思維，認(rèn)識到未來社會是信息化、智能化社會這個現(xiàn)實，才能夠徹底發(fā)揮出信息化檔案管理工作的價值。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)、合理配置檔案管理人員。對檔案管理人員素質(zhì)的提升，要從兩個方面來進(jìn)行。一方面要引進(jìn)高學(xué)歷的檔案管理人員，提升檔案管理隊伍的平均學(xué)歷，另一方面則是對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行信息化的培訓(xùn)，加強他們對檔案管理信息系統(tǒng)的學(xué)習(xí)使用，將現(xiàn)有的系統(tǒng)發(fā)揮出最大的作用。在提升檔案管理人員的職業(yè)能力素質(zhì)和學(xué)歷素質(zhì)的同時，還要對檔案管理人員隊伍進(jìn)行合理配置，增加專業(yè)的信息技術(shù)人才。

（三）建立健全的保密機制。要解決檔案資料的保密安全問題，還要從信息安全的角度入手。首先要注意不使用不安全的硬件及軟件接入計算機和服務(wù)器，避免病毒入侵。其次要注意加強服務(wù)器防火墻的建設(shè)，在技術(shù)上對服務(wù)器的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行多重保護。最后要建立安全預(yù)警和反應(yīng)機制，在病毒感染和入侵?jǐn)?shù)據(jù)庫時系統(tǒng)要能夠甄別并發(fā)出預(yù)警，同時應(yīng)急反應(yīng)機制啟動，防止重要資料被竊取。

（四）加大信息化系統(tǒng)的開發(fā)整合力度。信息化發(fā)展到今天，許多技術(shù)方面的問題都已經(jīng)不是難題，通過技術(shù)手段可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)注重技術(shù)的開發(fā)和使用，通過過硬的技術(shù)手段加強不同系統(tǒng)和上下級系統(tǒng)間的鏈接，使得分散存儲在不同服務(wù)器的檔案資料數(shù)據(jù)實現(xiàn)交互，這樣才能夠在不同的單位和上下級單位間進(jìn)行檔案資料共享，實現(xiàn)檔案資料的價值最大化。

四、結(jié)束語

信息化背景下的檔案管理工作有了改頭換面的變化，對于檔案管理工作效率起到了很大的提升作用。但是我們同時發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作仍然存對信息化認(rèn)識不全面發(fā)展不均衡、檔案管理人員素質(zhì)偏低、檔案資料存在泄密風(fēng)險、檔案資料價值不能放大的問題，筆者認(rèn)為通過加強對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息化培訓(xùn)、加強技術(shù)防范手段的運用以及加快信息交互技術(shù)的開發(fā)使用，能夠解決這些問題，使檔案管理工作更加高效便捷。