■連美琴／河套學院

高校檔案記錄了高校的各種信息資源，是高校重要的資產(chǎn)，對檔案管理的優(yōu)劣程度影響高校之后的發(fā)展，新技術(shù)的發(fā)明，新管理理念的誕生，新思維的發(fā)現(xiàn)都是檔案管理創(chuàng)新的源泉動力，也是檔案管理必須改革去適應的原因。為了充分發(fā)揮檔案管理的作用，可以讓高校高速發(fā)展，高效運作，我們必須順應時代潮流，引入數(shù)字化檔案管理，讓學校的管理更加規(guī)范。下面就主要從數(shù)字化與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣對比、促進數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案共同發(fā)展的措施。

一、數(shù)字化與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣對比

（一）數(shù)字化檔案的優(yōu)劣

對于數(shù)字化檔案來說，是順應時代潮流的檔案管理措施，隨著時代的不斷變化發(fā)展，高校大部分檔案管理趨于自動化，大大節(jié)省了辦事效率，減小了整理難度，為學校的決策者提供了科學的管理與服務，數(shù)字化檔案也有利于資源的共享，方便師生快速查閱，為之后的學校建設、師資力量建設提供相應的依據(jù)，總體來說數(shù)字化檔案是未來發(fā)展的主要趨勢。

當然，數(shù)字化檔案也有很多不足之處，數(shù)字化檔案管理前期投入巨大，成本費用較高，錄入時間十分緩慢，許多高校離真正意義上的數(shù)字化檔案還有很遠的距離，再就是檔案管理人員操作技能不是很強，需要較專業(yè)的檔案管理知識，這也是阻礙數(shù)字化檔案管理的表現(xiàn)。

（二）紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點

紙質(zhì)檔案管理就是傳統(tǒng)意義上的檔案管理，主要使用紙張記錄，紙張記錄比較仔細，可以保留很長時間，紙質(zhì)檔案一旦形成就不易丟失，上面記載的信息具有可持久性，不容易被人更改，這也是紙質(zhì)檔案管理的最大優(yōu)點。

紙質(zhì)檔案的缺點隨著時代的變化發(fā)展逐漸顯現(xiàn)，比如，紙質(zhì)檔案管理難度過大，紙質(zhì)檔案一旦查找起來是很繁瑣的，查找效率低下，還容易受到環(huán)境的影響，紙質(zhì)檔案還極容易丟失，一些記載會隨著時間的變化而消失不見，所以，數(shù)字化檔案替代紙質(zhì)檔案是一種必然趨勢。

二、促進數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案共同發(fā)展的措施

（一）完善數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)

在現(xiàn)代科學技術(shù)的飛速發(fā)展背景下，計算機技術(shù)得到了廣泛的應用，檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。各高校要求信息要準確快速的傳遞，可以及時抓住機遇，所以信息化電子化管理的改革刻不容緩。檔案資料的數(shù)據(jù)修改復制、圖文轉(zhuǎn)換等都可以應用信息化設備快速完成，通過打印技術(shù)也可以實現(xiàn)電子和紙質(zhì)的同時留存，不同級別的管理人員之間可以通過信息設備快速地共享信息，改進決策。同時還要加強防火墻設置，防止網(wǎng)絡病毒對學校檔案管理的入侵，要及時進行加密，設置專業(yè)管理人員，完善數(shù)字化檔案管理所帶來的不足，提高信息查閱的效率，促進學校數(shù)字化檔案管理建設。

（二）重視紙質(zhì)檔案的保護

紙質(zhì)檔案雖然有很多的弊端，在現(xiàn)代社會還是需要紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性與不可復制性，紙質(zhì)檔案在未來的發(fā)展中，依然需要按照紙質(zhì)檔案制度進行整理，所以之后的工作就要對紙質(zhì)檔案進行一定程度的保護，采取科學的方法對紙質(zhì)檔案進行保護，延長紙質(zhì)檔案的壽命，但同時要進行電子檔案的備份，平時檔案查閱主要是以數(shù)字化檔案查閱為主，實在需要確認就去查閱紙質(zhì)檔案，這樣可以減少對紙質(zhì)檔案的傷害。

（三）制定完善的檔案管理制度

制定的制度必須要具有良好的可操作性，方便實用、簡單易行才可以更好的發(fā)揮規(guī)章制度的指導和規(guī)范作用。再次是堅持制度約束的地位平等性。制定的規(guī)章制度要求既要約束職工也要約束領(lǐng)導，職工和領(lǐng)導為制度的主要執(zhí)行者和主要制定者，堅持制度約東的地位平等性，是制度順利執(zhí)行的重要保障。最后是獎懲分明。高校在規(guī)章制度中既是管理者又是執(zhí)行者，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要保證制度執(zhí)行的嚴肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。要形成專門統(tǒng)一的管理制度，完善日常的信息數(shù)據(jù)維護，檔案工作人員管理要團結(jié)一致，避免消極怠工，這就需要學校選拔高素質(zhì)人才，先要進行嚴格培訓之后才能上崗，保證新形勢下數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案管理的科學性與有效性。

三、結(jié)語

高校的檔案管理工作作為高校管理的一個重要組成部分，它能否有效開展關(guān)系到高校能否長久穩(wěn)定的發(fā)展，所以對檔案管理工作有效的改革創(chuàng)新勢在必行，檔案管理的發(fā)展必須是順應新形勢下的社會發(fā)展需求的，要利用新技術(shù)，新思想，新理念，不斷加強辦公室檔案的合理創(chuàng)新，推動辦公室檔案管理工作的發(fā)展，從而保證高校的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理只有順應時代變化與發(fā)展才能夠長久。