韓曼瑜 靖永坤

摘 要：高校二級學院辦公室承擔著學?；鶎拥墓芾砗头展ぷ鳎贤ㄏ逻_，是學校管理工作的重要組成。目前辦公室管理工作存在人員職業(yè)倦怠，競爭與激勵機制缺失，創(chuàng)新與行政參謀能力不足，辦公方式不可持續(xù)等問題，針對這些問題提出相應的對策。

關鍵詞：二級學院辦公室；管理工作；辦公室文化

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2018）11-0065-02

高校二級學院辦公室是基層工作的關鍵組成，地位和作用重要。學界認為，高校辦公室具有三大功能即參謀助手、綜合協(xié)調(diào)和窗口的功能[1]。其擔負著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、管理服務的職能，同時又起著傳遞信息、連接內(nèi)外、輔助決策的重要作用[2]。由此觀之，辦公室對內(nèi)、對外兩維度的中樞協(xié)調(diào)職能充分發(fā)揮與否[3]，將對學校和學院的工作運轉(zhuǎn)產(chǎn)生直接影響，也必將對當前“雙一流”的建設產(chǎn)生直接作用。

近幾年，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展和推進，辦公室承擔的工作面越來越廣，涉及教學、保密、人事、黨務、科研等諸多事務。在高速運轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的問題也越來越多。針對這些問題，分析在實際工作中的困境，提出切實可行的對策，對提升高校管理工作至關重要。

一、辦公室運轉(zhuǎn)中存在的問題

（一）辦公人員的“職業(yè)倦怠”

“職業(yè)倦怠”一詞由美國學者費登伯格在1974年首先提出，是指個體在工作重壓下產(chǎn)生身心疲勞的狀態(tài)，它是一種惡性循環(huán)的、對工作具有極強破壞力的因素 [4]。當前中國高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高校二級學院辦公室（以下簡稱“辦公室”）的中樞作用日益突顯。辦公人員處理的事務性工作越來越多，其工作量也遠遠超出了本身預計，職業(yè)倦怠問題越來越突出。職業(yè)倦怠主要表現(xiàn)為：辦公人員生理疲勞，人際關系失衡，工作效率低下，以及辦公室組織秩序受損[5]。

職業(yè)倦怠的現(xiàn)象在高校中有一定的普遍性和代表性，對辦公人員的身體和心理都造成了一定損傷，嚴重阻礙了基層工作進展和效率提升。

（二）辦公室競爭與激勵機制缺失

辦公室工作因其內(nèi)容復雜，涉及學院管理的方方面面，所以多年來在制度層面上，很難對其人員和工作做出合理的績效考核，而許多臨時性的評價往往過于主觀和武斷。又由于事業(yè)單位本身的屬性以及繁雜的日程安排，整個辦公系統(tǒng)缺乏合理的競爭機制和激勵機制。機制缺失導致辦公人員惰性滋生，服務意識淡薄，嚴重影響了辦公效率和整體運行。由此形成的惡性循環(huán)對個人和集體都產(chǎn)生了不良影響。

（三）辦公創(chuàng)新與行政參謀能力較弱

參謀工作需要辦公室成員具有大局意識，提出切實可行的工作方案，輔助領導做好工作。但在實際中，辦公室比較注重細節(jié)工作，過于強調(diào)實踐性和執(zhí)行性，基礎性工作能夠較好地得到保證。相比較而言，整理信息，提出和執(zhí)行方案的能力較弱，參謀助手的職能并未得到充分發(fā)揮。創(chuàng)造力不足已經(jīng)成為影響提升工作效率的顯性因素。

（四）辦事制度與辦公方式可持續(xù)性不足

一般情況下，高?；A性工作有一套較為準確的辦事流程。但對于創(chuàng)新性較強和政策性變化較大的崗位，實施細則和過程無法規(guī)范設置，沒有較為固定的辦事制度。除此之外，辦公系統(tǒng)以及數(shù)字化應用仍不充分，現(xiàn)代化的管理方式在推廣上存在問題，一些數(shù)字化的管理系統(tǒng)存在盲目開發(fā)，應用效率不高的情況。這成為制約工作質(zhì)量和效率提升的重要因素。

二、提升辦公室工作質(zhì)量的對策研究

（一）推進“生態(tài)化”的辦公室文化建設

高校辦公室文化是一種組織文化，它是在一定的歷史條件下，辦公室及其成員在服務管理中逐漸形成的共同的價值觀念、理想信念和行為準則，以及由此形成的管理模式和行為模式[6]。辦公室文化建設是高校文化建設的重要一環(huán)，如何形成良好的生態(tài)化文化氛圍，是一項綜合性、系統(tǒng)性的工程。

推進辦公室文化建設，首先，要明確指導思想和辦公理念。習近平總書記在全國高校思想政治工作會議上指出，辦好高校，必須堅持以馬克思主義為指導，全面貫徹黨的教育方針。辦公室文化建設應遵循習總書記的講話精神，使其發(fā)展逐步生態(tài)化。而生態(tài)化的本質(zhì)是通過對以高校辦公室為核心的內(nèi)外部系統(tǒng)的調(diào)控，獲得辦公室與外部環(huán)境、內(nèi)部各要素自建的動態(tài)平衡[7]。

其次，辦公室文化建設不能只是停留在紙面上，更應有具體可行的措施，并付諸實行。

1.強調(diào)團隊意識，進一步加強團隊凝聚力。高校辦公室作為活動樞紐，對上下級聯(lián)系密切，任務繁重，許多工作需要各部門的協(xié)作才能完成。作為集體組成部分的成員，必須把集體的辦公室視為更關鍵的單位，并努力完成。當辦公室獲評較高時，成員會更為自覺地把標簽貼上。良性循環(huán)下，團隊的凝聚力和自我認知將得到進一步增強。

2.以人為本，經(jīng)常性教育和業(yè)務培訓結(jié)合，建設學習型辦公室。目標是通過一系列的學習和培訓，使辦公室成員業(yè)務精通，大局意識提升，不斷提高工作效率。定期組織經(jīng)常性的學習，形成例會制度。促使成員熟悉國內(nèi)外時事，自覺地同黨和國家的大政方針保持一致。鼓勵辦公室人員參與辦公室管理，及時提出新思路、新措施，不斷提高工作人員的工作能力。可以把這種管理培訓視為職工繼續(xù)教育的項目之一[8]。

3.高效工作與豐富生活相結(jié)合。細化工作職責，明確工作目標。將工作職責公布上墻，使其對本職工作進一步職責化、目標化。在工作中還應樹立辦公典型，例如設置先進文明崗以激勵和鞭策員工朝著目標努力。定期組織活動，進一步加強辦公人員之間的交流。

（二）建構(gòu)合理的評價及激勵機制

學界目前對辦公室人員的評價機制研究逐步深入，考慮辦公人員工作涉及面較廣，一般都在建立和架構(gòu)一種定性和定量結(jié)合的評價方法，通過設置量化的考核結(jié)果指標和合理的比重，以及參考自評和互評結(jié)合的具體形式，進而對每個人進行綜合而有效的評估[9]。總體來說，采取周邊績效和任務績效結(jié)合的方式來得出考核是相對合理的[10]。據(jù)調(diào)研，有一些方式已經(jīng)進行試用，例如，設置滿意度調(diào)查問卷，由相關服務的師生打分，匯總后進行綜合評估；將創(chuàng)新能力、溝通能力、公文寫作、行政能力、抗壓能力和組織能力等六項綜合指標細化為雷達圖模型，以直觀方式來評價成員能力，并給予反饋。

伴隨評價機制改進的是辦公人員的績效津貼制度改革。在依據(jù)合理評價體系的基礎上，可以對其津貼制度進行適度調(diào)整，實行一定程度的多勞多得，優(yōu)質(zhì)優(yōu)薪，打破完全的平均分配主義，充分調(diào)動辦公人員積極性。

建構(gòu)合理的評級和激勵機制，一方面有益于辦公人員內(nèi)部的競爭，促使其通過自我提升，增加其獲得榮譽感的內(nèi)部動機；另一方面通過評價后的反饋，針對具體問題，也有利于辦公人員的自我修正和提升，從而對辦公室有整體性的提升，成為一個更有競爭力的集體。

（三）加強合理和可持續(xù)的數(shù)字化辦公

近年來，數(shù)字化辦公方式已經(jīng)得到大面積推廣，高校需要建立基于網(wǎng)絡的辦公管理系統(tǒng)：既能涵蓋高校行政管理工作的各方面，又可靈活搜集、處理、使用、共享信息，充分實現(xiàn)行政工作管理的現(xiàn)代化[11]。在使用過程中仍存在很多需要改進之處。第一，數(shù)字系統(tǒng)應可持續(xù)發(fā)展。在架構(gòu)數(shù)字系統(tǒng)時，設計者應在充分調(diào)研基礎上合理設置。盲目堆砌不僅造成資源浪費，更使維護人員工作量增加。第二，數(shù)字化應用應正確發(fā)揮管理人員的主動性。在數(shù)字化辦公應用的過程中，信息反饋和規(guī)劃都需要維護人員積極主動調(diào)整，這種調(diào)整應是正面、積極的，在以人為本的前提下開展。

在當前大環(huán)境下，高校辦公急需將辦公人員從繁雜的事務性工作中解放出來，這項系統(tǒng)工作需要成熟的制度保障和不斷提升的個人素質(zhì)保障。推進良好的辦公室文化建設，構(gòu)建合理的績效評價，促進可持續(xù)的數(shù)字化辦公都將有效地提升辦公效率，這項長期的工程應該得到學校和學界的重視。在實際工作中，還應針對具體問題進行具體分析，根據(jù)實際情況來綜合判斷和制定詳細的對策。

參考文獻：

[1]巨維博.高校辦公室督辦工作的實踐與思考[J].西北工業(yè)大學學報：社會科學版，2006，（1）.

[2]劉麗華.論高校辦公室主任的角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)[J].江蘇高教，1998，（2）.

[3]孫瑋.高校辦公室中樞協(xié)調(diào)職能運行機制的研究[J].高教論壇，2010，（12）.

[4]郝濱.催眠與心理壓力釋放[M].合肥：安徽人民出版社，2009：227.

[5]陳金章.高校辦公室人員的職業(yè)倦怠現(xiàn)象探析[J].福建教育學院學報，2008，（4）.

[6]盧余群.淺談高校辦公室文化的建設[J].嘉興學院學報，2002，（2）.

[7]周國模.普及生態(tài)理念，建設生態(tài)大學[J].國內(nèi)高等教育教學研究動態(tài)，2010，（15）.

[8]韓月嬌.高校二級學院行政管理體系建設的探討[J].北京教育：高教，2017，（Z1）.

[9]左鵬濤.高校辦公室工作績效評價方法與實踐研究[D].天津：天津大學，2005.

[10]李苒.高校辦公室工作人員周邊績效研究[D].重慶：西南財經(jīng)大學，2008.

[11]鄒波.基于網(wǎng)絡的高校辦公室行政辦公管理系統(tǒng)的設計與應用[D].濟南：山東師范大學，2004.

[責任編輯 林召霞]