馬麗萍 阮枝梅 龐俊

摘 要：最近幾年以來(lái)，伴同我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步明確，以往的企業(yè)檔案管理模式所具有的不足愈加顯著，于較多層面均難以契合企業(yè)發(fā)展所提需求，此時(shí)便需借助檔案托管機(jī)構(gòu)對(duì)檔案予以管理，這不但是社會(huì)發(fā)展形勢(shì)所提需求，更是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)路徑。此次研究先對(duì)建設(shè)檔案托管機(jī)構(gòu)的必要性、可行性及意義進(jìn)行了闡述，而后對(duì)國(guó)內(nèi)外檔案托管機(jī)構(gòu)的發(fā)展現(xiàn)狀與存在問(wèn)題進(jìn)行了分析，并基于實(shí)際提出了改善檔案托管機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)；發(fā)展現(xiàn)狀；問(wèn)題

具體而言，檔案托管機(jī)構(gòu)和單位企業(yè)自身創(chuàng)立的檔案管理機(jī)構(gòu)具有較大區(qū)別，不能將其混為一談，實(shí)質(zhì)上其表示專門(mén)出具檔案管理服務(wù)的社會(huì)服務(wù)組織，經(jīng)由提供服務(wù)換取相應(yīng)服務(wù)經(jīng)費(fèi)以對(duì)機(jī)構(gòu)自身運(yùn)營(yíng)、發(fā)展予以保障，可視為自行籌集資金、單獨(dú)核算、自主經(jīng)營(yíng)、獨(dú)自承擔(dān)盈利與虧損的市場(chǎng)主體。怎樣明確建設(shè)檔案托管機(jī)構(gòu)的必要性、可行性與意義，怎樣完善檔案托管機(jī)構(gòu)的運(yùn)行制度與管理標(biāo)準(zhǔn)，確保被托管檔案的安全可靠性，是現(xiàn)階段我們必須思考的問(wèn)題?；诖耍疚膶?duì)國(guó)內(nèi)外企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀及存在問(wèn)題進(jìn)行了相應(yīng)探討，望以此為我國(guó)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的建設(shè)給予相應(yīng)借鑒。

1 建立企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的必要性與可行性分析

1.1 必要性

檔案托管機(jī)構(gòu)建設(shè)的必要性可從如下幾點(diǎn)表明：

首先，由整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)展而言，市場(chǎng)角逐具有的壓力對(duì)企業(yè)利潤(rùn)的增加出具了更為嚴(yán)格的要求。匯集資源、增強(qiáng)核心事業(yè)已然變?yōu)榱似髽I(yè)應(yīng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)的重要舉措，且能確保企業(yè)對(duì)自身管理機(jī)構(gòu)予以調(diào)節(jié)，把某些能通過(guò)社會(huì)提供服務(wù)而縮減自身管理成本的工作“外包”，檔案工作便是其一。

其次，由企業(yè)內(nèi)部環(huán)境而言，各企業(yè)內(nèi)部條件具備較大差異，其經(jīng)濟(jì)效益有好有壞，某些企業(yè)發(fā)展較為純熟，某些還處在初始階段。但是，不管檔案管理發(fā)展到哪一時(shí)期，企業(yè)均有無(wú)法自行處理的難題。譬如，企業(yè)于兼并重組這一階段，檔案部門(mén)可能被合并、分離等，會(huì)促使企業(yè)檔案數(shù)量增加，管理工作繁雜，無(wú)法處理的問(wèn)題愈來(lái)愈多。就以兼并破產(chǎn)的企業(yè)來(lái)講，某些企業(yè)歷史長(zhǎng)遠(yuǎn)，其具有的較多檔案對(duì)接受該檔案的企業(yè)會(huì)帶來(lái)較大庫(kù)房、人力壓力，如果接受的企業(yè)專門(mén)為此類檔案留設(shè)場(chǎng)地不符實(shí)際，國(guó)家地方檔案館也難以對(duì)其全權(quán)接管，這就為企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的形成奠定了相應(yīng)基礎(chǔ)。

最后，由新時(shí)代下的企業(yè)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)所提需求而言，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)不但需落實(shí)企業(yè)檔案管理工作，也應(yīng)協(xié)助企業(yè)實(shí)施生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作，給企業(yè)開(kāi)展活動(dòng)出具可靠信息，以確保企業(yè)所獲經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益最佳。但當(dāng)前具有的企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)人員匱乏專業(yè)性、設(shè)施匱乏完善性、資金投入貧乏等問(wèn)題顯著，無(wú)法契合新時(shí)代企業(yè)發(fā)展所提需求。

綜上，創(chuàng)設(shè)一個(gè)可縮減成本投入且可有效體現(xiàn)企業(yè)檔案功能效用的檔案托管機(jī)構(gòu)就變?yōu)榱似髽I(yè)的急切需求，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)順勢(shì)而生。

1.2 可行性

就建設(shè)檔案托管機(jī)構(gòu)的可行性而言，可從如下幾點(diǎn)表明：

其一，我國(guó)法律環(huán)境的進(jìn)一步完善，為企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的茁壯成長(zhǎng)給予了保障?，F(xiàn)階段，國(guó)家立法進(jìn)程加快，按照法律對(duì)社會(huì)活動(dòng)的開(kāi)展予以引導(dǎo)、規(guī)范，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)運(yùn)行期間具有的問(wèn)題，勢(shì)必頒行相應(yīng)法律規(guī)制予以約束，并對(duì)委托方、代理方權(quán)義予以界定，讓企業(yè)沒(méi)有后顧之憂，能對(duì)托管機(jī)構(gòu)管理自身檔案予以信任。

其二，我國(guó)技術(shù)環(huán)境的進(jìn)一步發(fā)展，給企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。新時(shí)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展較為迅猛，遠(yuǎn)距離通訊技術(shù)極為發(fā)達(dá)，尤其是網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，使得企業(yè)獲知所需檔案信息極為便捷，可為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)予以支撐。

第三，歷經(jīng)數(shù)十年發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平有了顯著提升，較多企業(yè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)張，資金雄厚，構(gòu)建企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的資金不但能通過(guò)若干企業(yè)協(xié)同提供，也能通過(guò)個(gè)體參股籌集。具體工作時(shí)，如果可給企業(yè)給予高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，確保投資者達(dá)成既定利益目標(biāo)，那么企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)規(guī)模也能持續(xù)擴(kuò)張，因而不管是企業(yè)抑或者個(gè)體均對(duì)該機(jī)構(gòu)的投資極感興趣，對(duì)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)建設(shè)資金問(wèn)題進(jìn)行了有效處理。

2 建立企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的意義

企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)和企業(yè)內(nèi)部建設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)并不相同，屬于新興檔案管理機(jī)構(gòu)，從根本上而言可視為社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，經(jīng)由提供服務(wù)、收取相應(yīng)中介費(fèi)對(duì)自身運(yùn)行予以保障，與高效、精簡(jiǎn)等理念契合，可促使分散的“小而全”檔案管理模式集約化、社會(huì)化、規(guī)范化，確保各項(xiàng)資源優(yōu)化配置。其的形成與發(fā)展，可謂是檔案發(fā)展歷程中的大事件。具體而言，建設(shè)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的意義如下：

2.1 緩解企業(yè)壓力，加大企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

現(xiàn)階段，我國(guó)部分企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益差強(qiáng)人意，不具備充裕的資金支撐企業(yè)檔案工作發(fā)展，對(duì)檔案功能效用的體現(xiàn)產(chǎn)生了阻礙，并由此干擾了企業(yè)經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)的增加，于企業(yè)發(fā)展階段出現(xiàn)了惡性循環(huán)。這就使得怎樣脫離上述困境變?yōu)榱似髽I(yè)亟待思考的難題。在此形勢(shì)下，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的建立能有效處理以上難題，企業(yè)無(wú)需在內(nèi)部構(gòu)建專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)且招聘專職檔案管理人員，僅需花費(fèi)小額成本便能將自身檔案交由專業(yè)的企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)代為管理，縮減了成本投入。并且，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)員工專業(yè)素養(yǎng)高，設(shè)施健全，能對(duì)企業(yè)檔案實(shí)施高效、信息化管理，為企業(yè)應(yīng)用檔案予以優(yōu)質(zhì)服務(wù)?？梢?jiàn)，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的成立，能大幅縮減企業(yè)壓力，讓其脫離生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)困境，并加大企業(yè)所獲經(jīng)濟(jì)效益，為整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展給予有力支撐。

2.2 填充檔案學(xué)理論，確保檔案學(xué)得以持續(xù)發(fā)展

經(jīng)由反復(fù)實(shí)踐與健全，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)理論勢(shì)必愈加成熟、豐富，對(duì)以往的檔案學(xué)理論進(jìn)行了相應(yīng)填充，并注入新的活力。并且，實(shí)踐操作和理論研究協(xié)同共進(jìn)，可促進(jìn)檔案學(xué)具備更進(jìn)一步的發(fā)展。

2.3 可促使檔案教育和社會(huì)需求有效融合

企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)特征決定了該機(jī)構(gòu)職員需享有較好的專業(yè)素養(yǎng)，可給顧客出具高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如此也就需要高校檔案學(xué)科建設(shè)應(yīng)注重市場(chǎng)需求，明確自身發(fā)展目標(biāo)、合理定位，變革以往不合理的課程設(shè)定，從而培育契合社會(huì)需求的專業(yè)檔案管理人才，并確保我國(guó)檔案建設(shè)事業(yè)獲取可持續(xù)性發(fā)展。

3 國(guó)內(nèi)外檔案托管機(jī)構(gòu)的發(fā)展現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

3.1 現(xiàn)狀分析

因社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為迅猛，各類企業(yè)檔案數(shù)量逐年遞增。就以武漢市而言，2017年該市各級(jí)各類檔案館檔案數(shù)量將近1200萬(wàn)余卷、180萬(wàn)件，同比增長(zhǎng)3%。依據(jù)這一速度而言，所有綜合檔案館與單位企業(yè)檔案庫(kù)房需應(yīng)對(duì)庫(kù)房緊張的局面，故某些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位便把一些檔案移交到社會(huì)檔案托管機(jī)構(gòu)代為管理，每年對(duì)其支付一定的費(fèi)用。如此一來(lái)，不僅對(duì)檔案數(shù)量驟增而擠占企業(yè)辦公場(chǎng)所的問(wèn)題進(jìn)行了有效處理，也大幅緩解了企業(yè)檔案工作人員的工作壓力，促使檔案管理更為便捷、高效。

就歐美等國(guó)而言，早在1910年左右便已針對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行了大規(guī)模收集與存檔，而后發(fā)展到1950年，已有更多國(guó)家開(kāi)展該項(xiàng)工作，直至1970年世界各國(guó)的企業(yè)檔案管理工作均有了較大進(jìn)展。而檔案托管機(jī)構(gòu)最初于1940年在美國(guó)興起，主要是因戰(zhàn)爭(zhēng)引起的需求，構(gòu)建了成本投入較小的臨時(shí)庫(kù)房，以對(duì)戰(zhàn)爭(zhēng)階段的重要資料予以保存。私有制在相應(yīng)層面表明了國(guó)外眾多企業(yè)檔案均為私有財(cái)產(chǎn)，企業(yè)具備權(quán)力對(duì)自身檔案予以處理，檔案管理模式各式各樣。在全球各國(guó)中，日本可謂是檔案管理模式多元化的佼佼者。大部分企業(yè)對(duì)分散管理型檔案管理體制進(jìn)行了應(yīng)用，檔案均置于產(chǎn)生部門(mén)，不用移交。然而，為企業(yè)新時(shí)代發(fā)展需求，企業(yè)當(dāng)前均開(kāi)始實(shí)施一體化管理模式，把檔案室的信息管理體制并入企業(yè)信息體系。就美國(guó)企業(yè)而言，其對(duì)整體分開(kāi)、局部集中的檔案管理模式進(jìn)行了應(yīng)用，大部分企業(yè)檔案散布于各生成部門(mén)，檔案室構(gòu)建于各部門(mén)之下，其權(quán)責(zé)即給企業(yè)本身應(yīng)用檔案與研究企業(yè)發(fā)展歷程、進(jìn)行形象宣傳予以支撐。除此以往，國(guó)外企業(yè)也享有其他檔案管理方式，譬如某些企業(yè)不愿或者沒(méi)有精力管理自身檔案，也不想把其交由綜合檔案館，那么就會(huì)支付相應(yīng)經(jīng)費(fèi)，把檔案移送至公共檔案機(jī)構(gòu)或中介結(jié)構(gòu)代為管理，這便是國(guó)外企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的初始形態(tài)。

就國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)而言，最初出現(xiàn)于經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的東部沿海地帶，而后開(kāi)始朝著內(nèi)陸企業(yè)擴(kuò)張?，F(xiàn)階段，企業(yè)檔案托管服務(wù)正在興起，但即便相應(yīng)市場(chǎng)已具備較好發(fā)展，并呈現(xiàn)出持續(xù)拓張的趨勢(shì)，然而卻依舊具有較多問(wèn)題，如匱乏相應(yīng)發(fā)法律規(guī)制、監(jiān)督管理未落實(shí)等，對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的建設(shè)產(chǎn)生了一定的阻礙。

3.2 存在問(wèn)題

3.2.1 法律規(guī)制缺失、服務(wù)項(xiàng)目不清晰、涉密檔案保護(hù)匱乏規(guī)范性

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)已有的法律規(guī)制沒(méi)有把政府購(gòu)置專業(yè)的社會(huì)服務(wù)工作并入體系當(dāng)中。某些企事業(yè)單位未充分掌握保密法律規(guī)制，匱乏較好的保密意識(shí)，把涉密、敏感信息檔案交由社會(huì)檔案托管機(jī)構(gòu)代為管理，或者未準(zhǔn)確把握涉密檔案，將其與非密檔案混為一談。

3.2.2 對(duì)檔案托管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理未落實(shí)

目前，檔案管理的社會(huì)服務(wù)未設(shè)定相應(yīng)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，檔案托管服務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范與質(zhì)量要求沒(méi)有出臺(tái)，導(dǎo)致企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)服務(wù)水平高低不一，在檔案托管機(jī)構(gòu)資質(zhì)等方面的審核匱乏嚴(yán)謹(jǐn)性，對(duì)已到保管期限的檔案未設(shè)定監(jiān)銷流程，導(dǎo)致檔案信息安全可靠性不足。

3.2.3 檔案托管機(jī)構(gòu)匱乏較好保密意識(shí)，員工素養(yǎng)不高

因企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)屬于剛興起的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其具備較強(qiáng)的社會(huì)、服務(wù)、專業(yè)性，其檔案管理模式滯留于摸索時(shí)期，相應(yīng)教育課程設(shè)計(jì)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等沒(méi)有跟進(jìn)，故使得現(xiàn)有企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)匱乏較好保密意識(shí)，員工素養(yǎng)有待改進(jìn)。

4 加強(qiáng)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)建設(shè)的策略

4.1 對(duì)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)嚴(yán)加審核

國(guó)家工商管理部門(mén)需對(duì)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其資質(zhì)，可自主擔(dān)負(fù)民事責(zé)任，內(nèi)部具備健全、完善的管理機(jī)制與檔案托管服務(wù)制度，具備獨(dú)立的財(cái)物管理、會(huì)計(jì)核算等機(jī)制，且享有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，譬如監(jiān)控消防等。并且，需對(duì)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)管理層背景嚴(yán)加審核，在其管理素質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)，硬件等層面嚴(yán)格把關(guān)。

4.2 依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)行事，促使服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化

在企業(yè)與某一企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)合作時(shí)，需簽署服務(wù)合約，對(duì)兩者的契約關(guān)系予以界定。合約內(nèi)容需包含服務(wù)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、流程與監(jiān)督管理標(biāo)準(zhǔn)，需依據(jù)檔案行業(yè)管理規(guī)制擬定適宜的服務(wù)準(zhǔn)則，應(yīng)從本質(zhì)上確保檔案實(shí)體與信息安全，且附有保密協(xié)議及條例，內(nèi)容囊括不容許披露等國(guó)家、商業(yè)機(jī)密與個(gè)體隱私，托管檔案必須密實(shí)封存，不容許他人隨意瀏覽檔案，需指定專員管理，做好出入庫(kù)房記錄等。同時(shí)，企業(yè)檔案托管服務(wù)監(jiān)管機(jī)制需依據(jù)該行業(yè)特征予以全過(guò)程監(jiān)管，并擬定規(guī)范的工作流程，對(duì)其保管、應(yīng)用。

4.3 對(duì)檔案管理運(yùn)行全過(guò)程予以控制

企業(yè)和檔案托管機(jī)構(gòu)簽署合約之后，雙方均需依據(jù)合約、工作流程行事。企業(yè)可在規(guī)定時(shí)間去往托管機(jī)構(gòu)實(shí)地考察，對(duì)檔案托管記錄、存放等情況予以檢查，若發(fā)現(xiàn)不足需立即反饋到托管機(jī)構(gòu)以便其改進(jìn)，若托管機(jī)構(gòu)不予處理則可進(jìn)行合約的解除。同時(shí)，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)應(yīng)將企業(yè)對(duì)其服務(wù)質(zhì)量的考評(píng)交由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)，以當(dāng)做其服務(wù)信譽(yù)的基礎(chǔ)。

4.4 體現(xiàn)主管部門(mén)監(jiān)管效用

企、事業(yè)單位借助企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)代為管理檔案時(shí)，需將檔案內(nèi)容、數(shù)量等信息在行政管理部門(mén)詳細(xì)記錄，讓該部門(mén)可對(duì)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)予以監(jiān)管，若該機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作時(shí)具有檔案遺失等現(xiàn)象，行政管理部門(mén)需受理企事業(yè)單位的投訴，讓托管機(jī)構(gòu)擔(dān)負(fù)相應(yīng)責(zé)任并進(jìn)行整頓。

4.5 企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)需擬定經(jīng)營(yíng)、競(jìng)爭(zhēng)、創(chuàng)新機(jī)制

企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)這一自負(fù)盈虧的市場(chǎng)主體需選擇單位企業(yè)式經(jīng)營(yíng)機(jī)制，需具備較好的市場(chǎng)、效益意識(shí)，構(gòu)建按勞分配制度，并合理利用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，促使自身持續(xù)健全，改善服務(wù)質(zhì)量與水平。另外，應(yīng)大力實(shí)施創(chuàng)新機(jī)制，對(duì)服務(wù)范圍予以擴(kuò)張，且豐富服務(wù)項(xiàng)目，出具業(yè)務(wù)咨詢、檔案編研等多元化業(yè)務(wù)。

4.6 強(qiáng)化員工隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)檔案安全可靠性

企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)需提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，確保聘請(qǐng)的檔案管理者具備較好道德、專業(yè)素養(yǎng)，且對(duì)其保密意識(shí)予以強(qiáng)化，固定時(shí)間對(duì)其實(shí)施保密教育。同時(shí)，需確保與實(shí)體檔案接觸的管理人員具有穩(wěn)定性，若要離職便應(yīng)具備足夠的緩沖時(shí)間。另外，注重職后培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能予以提升，確保企業(yè)托管檔案具備較強(qiáng)安全可靠性，為企事業(yè)單位給予優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

概括而言，此次研究對(duì)國(guó)內(nèi)外企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀及存在問(wèn)題進(jìn)行了探索、討論，并提出了加強(qiáng)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)建設(shè)的策略，望以此為企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的進(jìn)一步發(fā)展給予相應(yīng)借鑒。

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