楊梅蓉

(泉州醫(yī)學高等?？茖W校 后勤管理處, 福建 泉州 362000)

近年來,我國高校固定資產(chǎn)數(shù)量與類別增長迅猛,這些固定資產(chǎn)在不同環(huán)節(jié)由不同的部門管理,而部門之間各自為政,使用過程中又時常脫離管理,導致固定資產(chǎn)財務賬與資產(chǎn)賬、資產(chǎn)賬與實物不符現(xiàn)象突出。如何有效地進行高校固定資產(chǎn)管理成為高校固定資產(chǎn)管理工作中的難點與痛點。2016年全國行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查結(jié)果顯示,有不少高校的固定資產(chǎn)賬賬、賬實相差較大,高校固定資產(chǎn)賬務管理混亂。在管理過程中,只有保證賬賬與賬實相符,才能防止國有資產(chǎn)流失,保證國有資產(chǎn)的安全與完整,加強高校固定資產(chǎn)賬賬與賬實管理十分必要。

本人在工作實踐中應用PDCA循環(huán)管理理論,探析高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實管理路徑,與同行共商榷。

1 相關理論及研究現(xiàn)狀

PDCA循環(huán)管理理論在國內(nèi)主要應用于企業(yè)管理,近年來被廣泛應用于醫(yī)療機構(gòu)管理,并逐漸應用于其他管理領域[1]。

1.1 PDCA循環(huán)理論

PDCA循環(huán)(俗稱“戴明環(huán)”)是美國質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的,是全面質(zhì)量管理的思想基礎和方法依據(jù)。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為4個階段,即計劃(plan)、執(zhí)行(do)、檢查(check)、處理(action)。在質(zhì)量管理活動中,要求把各項工作按照工作程序進行,從作出計劃、實施計劃、檢查實施效果、到將成功的管理規(guī)章納入標準,不成功的留待下一循環(huán)去解決,這樣層層循環(huán),螺旋式不斷調(diào)整提升管理工作水平[2]。這是一個管理持續(xù)改進的過程,也是全面提升質(zhì)量管理所應遵循的科學程序[3]

1.2 研究綜述

通過CNKI期刊數(shù)據(jù)庫查詢近10年有關“PDCA循環(huán)”和“資產(chǎn)管理”兩個關鍵詞獲知,PDCA循環(huán)理論在資產(chǎn)管理領域里的應用研究較少,僅有兩篇,說明PDCA循環(huán)理論在高校資產(chǎn)管理領域的體系建設尚未開展。在現(xiàn)有的兩篇文章中,席冬梅等以“實物鏈—資金鏈”二維分析為起點,探討政府部門固定資產(chǎn)管理從采購到報廢的“計劃、執(zhí)行、檢查、處理”(PDCA)循環(huán)管理模式[4]；練旭輝等探討PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療設備固定資產(chǎn)管理中應用的價值及方法[5]。幾位學者都在探討PDCA循環(huán)理論在資產(chǎn)管理領域的管理模式、價值和方法,但都沒有涉及PDCA循環(huán)理論在高校固定資產(chǎn)管理中的應用,更沒有PDCA循環(huán)理論在高校資產(chǎn)管理領域的體系建設研究。

2 PDCA循環(huán)在高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實管理中的應用

2.1 P(計劃)階段

分析現(xiàn)狀,找出產(chǎn)生問題的原因。確定最佳解決方案,設定目標。造成高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實不符的原因主要有以下幾方面：

(1) 缺乏資產(chǎn)管理協(xié)同機制與制度。部分高校頂層國有資產(chǎn)管理部門缺乏或形同虛設,缺乏統(tǒng)一領導及協(xié)同制度[6]。高校固定資產(chǎn)種類與數(shù)量龐大,各環(huán)節(jié)資產(chǎn)管理部門眾多,固定資產(chǎn)產(chǎn)生、變動、報廢、殘值回收環(huán)節(jié)多且經(jīng)歷周期長達數(shù)年。這期間缺乏統(tǒng)一的協(xié)同機制與制度,導致國有資產(chǎn)管理混亂,賬賬不符與賬實不符問題突出也就不足為奇了。

(2) 缺乏資產(chǎn)管理專業(yè)人才。多數(shù)高校各資產(chǎn)使用部門的資產(chǎn)管理人員往往是兼職管理資產(chǎn)工作,既缺乏專業(yè)的資產(chǎn)管理知識[7],人員的頻繁變動又使得他們的實踐經(jīng)驗不足。對于資產(chǎn)管理工作,他們時常不知從何下手，極易造成錯誤入庫、人或物變動時調(diào)賬不及時、無法使用的資產(chǎn)報廢不及時甚至隨意丟棄導致實物丟失等問題,固定資產(chǎn)賬賬不符與賬實不符問題突出。

(3) 缺乏資產(chǎn)管理先進手段。雖然應用先進的信息技術手段參與國有資產(chǎn)的管理已經(jīng)成各高校資產(chǎn)管理者的共識,但常常局限于某個具體管理環(huán)節(jié)如資產(chǎn)采購、或資產(chǎn)賬日常管理、或財務日常管理等方面的信息技術,而缺乏應用先進信息技術手段對整個資產(chǎn)管理流程進行精細的動態(tài)連動管理,導致各資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)無法互通,缺少有針對性解決固定資產(chǎn)賬賬不符與賬實不符問題的強有力的技術支持。

(4) 缺乏資產(chǎn)管理監(jiān)督與獎懲機制。多數(shù)高校缺乏資產(chǎn)管理監(jiān)督與獎懲機制,導致使用部門資產(chǎn)管理人員責任意識淡薄,部門內(nèi)資產(chǎn)隨意搬動,使用人員隨意變換,部門之間人員變動后不及時調(diào)賬,資產(chǎn)損壞了就棄置不用重新購置,導致固定資產(chǎn)賬賬不符與賬實不符[8]。

針對上述幾種原因,應建立全校固定資產(chǎn)科學管理體系與完善協(xié)同制度,在徹底清查固定資產(chǎn)、解決歷史遺留問題的基礎上,引入先進的信息化手段,打通資產(chǎn)管理各個環(huán)節(jié),制定資產(chǎn)管理完整流程與標準工作手冊,完善固定資產(chǎn)賠償制度等獎懲機制。通過以上這些措施強化管理,以期使高校固定資產(chǎn)賬賬相符率達到100%,賬實相符率達到99.5%以上。

2.2 D(執(zhí)行)階段

根據(jù)前期分析和設定的方案,執(zhí)行管理。

2.2.1 建立全校固定資產(chǎn)科學管理體系與完善協(xié)同制度

設立校級國有資產(chǎn)管理組織——校資產(chǎn)管理工作領導小組,作為學校國有資產(chǎn)管理與監(jiān)督的決策機構(gòu),統(tǒng)一領導學校的各項國有資產(chǎn)管理工作。領導小組決策國有資產(chǎn)管理重大問題,以會議決議等形式指揮全校國有資產(chǎn)的監(jiān)管工作。并下設國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會辦公室作為日常辦事機構(gòu),具體負責貫徹落實校資產(chǎn)領導小組的決議并實行日常監(jiān)督與管理職能。同時制定全校資產(chǎn)協(xié)同管理制度,建立資產(chǎn)協(xié)同管理機制推動資產(chǎn)規(guī)范化管理。高校資產(chǎn)數(shù)量龐大、種類繁多且專業(yè)性強,在校資產(chǎn)領導小組的統(tǒng)一領導與協(xié)調(diào)下,由各部門歸口管理,但需與全校各資產(chǎn)使用單位及其資產(chǎn)使用人共同組成全校固定資產(chǎn)科學管理體系[6]。

資產(chǎn)使用人是資產(chǎn)保管維護的具體責任人,每一臺件的資產(chǎn)管理都要具體落實到使用人身上,做到責任到人。這樣構(gòu)建資產(chǎn)管理工作領導小組—歸口管理部門—使用部門—具體責任人等4個層次的管理體系,為高校資產(chǎn)賬賬、賬實相符提供了體制保障。

2.2.2 徹底清查固定資產(chǎn),解決歷史遺留問題

以2017年12月31日為時間節(jié)點,對這個時間節(jié)點前全校固定資產(chǎn)徹底清查,解決歷史遺留問題。在資產(chǎn)賬與財務賬不符方面：資產(chǎn)管理部門與財務部門分門別類一一對賬,資產(chǎn)賬少錄的,資產(chǎn)部門到檔案室查找當時的財務入庫憑證一一補錄。資產(chǎn)賬已經(jīng)報廢、丟失、注銷的,財務部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門報廢單憑證及時銷賬。由此把時間節(jié)點前賬賬不符的壞賬全部清理清楚,實現(xiàn)了時間節(jié)點前資產(chǎn)賬賬相符；在資產(chǎn)賬與實物不符方面：徹底清查固定資產(chǎn)賬實情況,依據(jù)財政部《關于開展2016年全國行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查工作的通知》(財資[2016]2 號)制定詳細工作方案,明確組織領導,各種途徑宣傳發(fā)動、培訓指導,采用先各單位自查，后學校隨機抽查，最后委托第三方會計師事務所復查相結(jié)合的方法開展徹底清查工作。對清查結(jié)果進行整理分析、分類審批處理：資產(chǎn)實物損壞該報廢的報廢,有賬無物的該盤虧的盤虧,有物無賬的該盤盈的盤盈。同時,對于有實物但信息混亂的資產(chǎn),要求使用部門修改資產(chǎn)賬信息使之與實際情況相符:對資產(chǎn)實物歸屬變動的進行調(diào)撥；對使用人和存放點變動的修正記錄；對資產(chǎn)標簽錯貼漏貼的及時糾正,務必使每一個資產(chǎn)賬與對應實物的物、人、地、標簽相符。

2.2.3 引入先進的信息化手段參與資產(chǎn)管理,實現(xiàn)各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)互通

我校以2018年1月1日為時間節(jié)點,對這個時間節(jié)點以后各資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)引入信息化手段實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通[9]。以前我校財務部門與資產(chǎn)管理部門用的管理軟件不同, 部門間各自為政,無法共享數(shù)據(jù)。2017年下半年,資產(chǎn)管理軟件在引入網(wǎng)絡版的基礎上,實現(xiàn)了與財務軟件的數(shù)據(jù)對接,從2018年1月1日起實現(xiàn)了資產(chǎn)從實物管理到資產(chǎn)賬管理到財務賬管理的連動管理[10]。

資產(chǎn)入庫方面：首先,資產(chǎn)使用部門依據(jù)采購合同數(shù)據(jù)完成實物驗收工作,驗收人員會簽生成附有資產(chǎn)數(shù)量、價值、規(guī)格等數(shù)據(jù)的驗收單；其次,資產(chǎn)使用部門在網(wǎng)絡版資產(chǎn)管理軟件上填寫資產(chǎn)信息并提交入庫申請；然后,資產(chǎn)管理部門根據(jù)驗收單上的資產(chǎn)數(shù)據(jù)完成網(wǎng)上入庫審核,這時資產(chǎn)數(shù)據(jù)會自動通過中間服務器實時傳送到財務管理軟件；最后,財務部門再依據(jù)資產(chǎn)使用部門提供的原始發(fā)票、采購合同、驗收單等紙質(zhì)報賬材料與財務軟件資產(chǎn)數(shù)據(jù)核對,如確認無誤,即可計入財務資產(chǎn)財務賬,如數(shù)據(jù)不符,則重新復查并糾錯[11]。

資產(chǎn)銷賬方面：首先,資產(chǎn)使用部門通過網(wǎng)絡版資產(chǎn)管理軟件提交報廢變動申請；然后,資產(chǎn)管理部門啟動審批流程并根據(jù)申請情況完成網(wǎng)上變動審核,這時資產(chǎn)銷賬數(shù)據(jù)也會推送到財務管理軟件；最后,財務部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的報廢等審批憑證與財務管理軟件中報廢等變動數(shù)據(jù)核實,如確認無誤,即可完成財務固定資產(chǎn)銷賬工作[12]。

通過技術手段可實現(xiàn)新增與減少固定資產(chǎn)實物、資產(chǎn)賬和財務賬的實時對賬,確保了各環(huán)節(jié)無差錯對接,為時間節(jié)點后實現(xiàn)資產(chǎn)賬賬、賬實相符提供了強有力的技術保障。

2.2.4 制定資產(chǎn)管理完整流程與標準工作手冊

在短時間內(nèi),我們無法改變資產(chǎn)管理人員專業(yè)水平不高與人員頻繁變動問題。要使現(xiàn)有基層資產(chǎn)管理人員快速由“生手 ”變?yōu)椤笆焓帧?就必須在加強培訓的同時制定資產(chǎn)管理完整流程與標準工作手冊,對資產(chǎn)入庫、調(diào)撥、報廢處置等各個環(huán)節(jié)制定科學化、精細化管理流程與標準工作手冊,使每一位資產(chǎn)管理員了解各個環(huán)節(jié)該如何處理資產(chǎn)事務,盡最大可能減少失誤,這是規(guī)范資產(chǎn)管理工作的強有力手段,也能有效促進高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實相符的實現(xiàn)。

2.2.5 完善固定資產(chǎn)賠償制度等獎懲機制

制定固定資產(chǎn)損壞丟失賠償制度,以制度的形式確定資產(chǎn)使用部門負責人是資產(chǎn)的主要負責人,自用資產(chǎn)使用人為具體責任人,公用資產(chǎn)指定管理人或部門資產(chǎn)管理員為具體責任人。因各種主觀原因造成固定資產(chǎn)損壞、丟失的,將啟動資產(chǎn)賠償審批程序,依據(jù)審批結(jié)果,具體責任人承擔賠償責任。對自用資產(chǎn)除特殊原因外均由具體責任人承擔全部賠償責任,對公用資產(chǎn)先厘清具體責任人與所在部門各自的責任后,再按規(guī)定相應承擔賠償責任,并對有關人員通報批評[13]。

制定資產(chǎn)管理獎勵制度,以年度為單位由校資產(chǎn)領導小組組織對全校資產(chǎn)管理部門及個人進行績效評定。根據(jù)具體的評價標準,對于工作成效突出的部門與個人進行獎勵,并給予有關人員在職稱與職務上按優(yōu)先原則進行聘任[14]。

只有資產(chǎn)管理責任落實到具體責任人,并啟動獎懲機制,資產(chǎn)管理工作才能真正落到實處,為實現(xiàn)資產(chǎn)賬賬、賬實相符提供可靠的制度屏障。

2.3 C(檢查)階段

通過考核、督查方式,確認實施方案是否達到了目標,并調(diào)整解決方案。

資產(chǎn)管理部門與財務部門定期或不定期對賬,了解賬賬相符狀況,對出現(xiàn)的問題及時反饋并尋找可行的解決方案。

采用資產(chǎn)使用部門定期自查與資產(chǎn)管理部門不定期抽查相結(jié)合的方式開展固定資產(chǎn)清查工作,了解賬實相符狀況。對出現(xiàn)個別資產(chǎn)賬實依然不符的情況,詳細分析出現(xiàn)問題的原因,加強與各部門的交流溝通,共同尋找管理中存在的漏洞,并對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及提出的建議或意見進行分析并采取改進措施,達到不斷改進質(zhì)量管理體系的目的。結(jié)合資產(chǎn)管理總體發(fā)展目標,明確下一階段需要改進的目標,制定解決方案。

2.4 A(處理)階段

對于方案效果進行總結(jié),對有成效的措施進行標準化,遺留的問題會自動轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán),如此,周而復始,螺旋上升。

(1) 成效確認。截至2017年12月31日,我校資產(chǎn)管理實現(xiàn)資產(chǎn)賬與財務賬100%相符,資產(chǎn)賬與實物99.6%相符。同時,認真總結(jié)有效的經(jīng)驗、措施、準則,并納入到資產(chǎn)管理相應的流程、標準、制度之中,作為今后工作的依據(jù)。

(2) 問題檢查。檢查中,發(fā)現(xiàn)少數(shù)資產(chǎn)使用部門的自查過程流于形式,沒有認真盤點,清查結(jié)果無法反映本部門賬實實際狀況[15]。校內(nèi)各部門之間人員變動、資產(chǎn)歸屬等信息未及時更改。

(3) 持續(xù)改進。接下來將出臺國有資產(chǎn)清查制度,以制度的形式規(guī)定資產(chǎn)清查的原則、程序、時間間隔、方法、范圍、責任人、獎懲等內(nèi)容,強調(diào)資產(chǎn)清查工作的重要性,使每一次資產(chǎn)清查結(jié)果更接近實際,使之成為獎懲的重要依據(jù),有力促進固定資產(chǎn)賬實管理工作。同時,將加強與人事等部門的聯(lián)系,定期以文件或通知形式要求各使用部門及時根據(jù)實際情況更新資產(chǎn)及管理人員信息。

3 結(jié)語

PDCA循環(huán)理論是一套具體有效的管理手段,是發(fā)現(xiàn)與解決問題、推動工作持續(xù)前進的有效途徑。PDCA模式,使高校資產(chǎn)賬實管理擯棄了原來頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的片段式管理模式,采用一個循環(huán)反復的系統(tǒng)圍合管理模式,不斷補齊管理短板,使高校固定資產(chǎn)賬賬、賬實不符現(xiàn)象得到明顯改觀,提升了高校固定資產(chǎn)管理水平,促進高校建設健康發(fā)展。