柴曉潔

（河南省醫(yī)療器械檢驗(yàn)所，河南鄭州 450000）

隨著我國(guó)步入信息化社會(huì)，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了發(fā)展，進(jìn)入世界前列，被人們運(yùn)用于生活、工作、生產(chǎn)等方方面面。信息技術(shù)不僅能夠?qū)€(gè)人的生活造成影響，對(duì)企業(yè)也有巨大優(yōu)勢(shì)。事業(yè)單位是我國(guó)機(jī)構(gòu)組成當(dāng)中最重要也是最基礎(chǔ)的部分，對(duì)我國(guó)民眾來(lái)說(shuō)具有重要地位。為了滿足群眾的需求，事業(yè)單位就必須要提高效率。檔案管理是事業(yè)單位所有工作中最耗費(fèi)人力和物力的。

1 事業(yè)單位檔案管理

1.1 傳統(tǒng)檔案管理

在我國(guó)進(jìn)入信息社會(huì)之前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案記錄主要是用紙記錄并用牛皮紙袋封好，然后按類別和時(shí)間存放到不同的檔案架上。但是事業(yè)單位是我國(guó)為了滿足民眾的需要而設(shè)立的，這些事業(yè)單位每天接待大量的百姓，所以處理檔案成為一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。若是保存不當(dāng)、看管不嚴(yán)，也會(huì)產(chǎn)生檔案丟失情況，不利于個(gè)人信息的完整性。

1.2 檔案管理現(xiàn)狀

因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理問(wèn)題較多，已經(jīng)不適用于高速發(fā)展的社會(huì)，也滿足不了人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求，所以其管理方式必須要進(jìn)行改進(jìn)。隨著我國(guó)步入信息化時(shí)代，信息技術(shù)越發(fā)成熟，適用方面也越來(lái)越廣。所以我國(guó)事業(yè)單位跟隨時(shí)代潮流，將信息技術(shù)運(yùn)用在工作及管理中。其中，信息化技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用最廣。但是因?yàn)楦母锕芾頃r(shí)間較短，事業(yè)單位現(xiàn)在的檔案管理仍處于傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變過(guò)程，還未完全轉(zhuǎn)變，并且在轉(zhuǎn)變過(guò)程中也出現(xiàn)了許多問(wèn)題。如何解決這些問(wèn)題，是我國(guó)事業(yè)單位全面普及信息技術(shù)在檔案中的管理及應(yīng)用則成了重中之重。

2 信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

2.1 提高效率，節(jié)省時(shí)間

信息技術(shù)促進(jìn)傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，工作人員只需學(xué)習(xí)一些信息管理技術(shù)便可以獨(dú)立進(jìn)行操控，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案能方便檔案的管理，因?yàn)榭梢栽O(shè)置程序?qū)㈦娮訖n案自動(dòng)分類別歸納、記錄；也可以在搜索欄輸入要找的文檔名稱，計(jì)算機(jī)會(huì)在全部檔案中搜索并且自動(dòng)調(diào)出符合結(jié)果的文檔；還可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上共享，這樣就不用花費(fèi)時(shí)間跑到別的事業(yè)單位拿檔案，只需要在有網(wǎng)的環(huán)境下，利用計(jì)算機(jī)共享技術(shù)，將文檔傳送。這大大提高了事業(yè)單位的辦事效率，節(jié)省了大量時(shí)間，滿足群眾的需求。同時(shí)，也就節(jié)省了大量金錢。

2.2 優(yōu)化事業(yè)單位結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)事業(yè)單位職位眾多，工作人員的數(shù)量也就十分龐大，于是造成事業(yè)單位結(jié)構(gòu)臃腫，人員煩冗。這會(huì)增加事業(yè)單位的管理難度，同時(shí)也使得事業(yè)單位工作人員的工資在所有財(cái)政支出里所占比例最大，對(duì)財(cái)政造成很大壓力。而將信息技術(shù)融入事業(yè)單位的管理尤其是檔案管理有利于優(yōu)化單位職業(yè)結(jié)構(gòu)[1]，因?yàn)橛?jì)算機(jī)可以代替人工完成很大一部分瑣碎的工作，如對(duì)檔案的錄入、分類、歸納、整理、識(shí)錯(cuò)等。把這些最需要耗費(fèi)人力和時(shí)間的工作用計(jì)算機(jī)代替，能將很大一部分工作人員解放出來(lái)。這樣事業(yè)單位的人員就能得到精簡(jiǎn)，機(jī)構(gòu)也就不會(huì)顯得臃腫。最后也能提高事業(yè)單位對(duì)群眾的服務(wù)效率，真正做到一切從人民出發(fā)。

2.3 提高安全性

傳統(tǒng)檔案管理需要著重注意檔案室的環(huán)境情況以及對(duì)檔案的保護(hù)，檔案室環(huán)境應(yīng)該保持低溫干燥，并且要注意防蟲(chóng)措施，以免檔案被蟲(chóng)蛀，或是檔案因潮濕而霉變，或是因高溫而自燃，對(duì)檔案安全性造成威脅。有時(shí)候事業(yè)單位搬遷，在這個(gè)過(guò)程中也很容易將檔案丟失，導(dǎo)致泄密。但是將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中就可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，還可以進(jìn)行云儲(chǔ)存或者云備份，安全性得到了極大提高。只要有一臺(tái)有網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，就可以通過(guò)登錄賬號(hào)將所有的檔案進(jìn)行下載，不需要擔(dān)心檔案丟失問(wèn)題，也不用擔(dān)心檔案因種種自然原因而被損壞的問(wèn)題，檔案的安全性得到了極大的保障。

2.4 節(jié)省資源

首先我們都知道，傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)的，所以每個(gè)事業(yè)單位都需要好幾臺(tái)打印機(jī)，每個(gè)月也需要購(gòu)買大量紙張和牛皮紙袋，這是一項(xiàng)極大的支出。其次，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案除了耗紙之外還非常占地方。每天事業(yè)單位都產(chǎn)生大量的檔案，日積月累，檔案占用的面積越來(lái)越大，有時(shí)候需要好幾個(gè)房間來(lái)存放，這對(duì)單位也是一種壓力。最后，存放好的檔案還需要專人定期進(jìn)行維護(hù)、整理、養(yǎng)護(hù)，檔案室也需要經(jīng)常檢查和打掃，這項(xiàng)工作耗費(fèi)的人力物力和財(cái)力甚多。所以這時(shí)候更需要將信息技術(shù)運(yùn)用在事業(yè)單位的檔案管理中，這樣才能減少不必要的消耗，最大程度地節(jié)省了事業(yè)單位的人員資源和經(jīng)濟(jì)資源。

3 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用

3.1 信息技術(shù)的云儲(chǔ)存和備份

我們第一步要做的事情是把要轉(zhuǎn)換成電子文檔的文件以掃描或者人工輸入的方式，將它的信息錄進(jìn)計(jì)算機(jī)，并且還要在云終端進(jìn)行備份和儲(chǔ)存。這樣便于改正傳統(tǒng)檔案管理中的缺點(diǎn)，從而改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的方式和方法。我國(guó)現(xiàn)在也處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用也越來(lái)越寬泛和頻繁，而大數(shù)據(jù)技術(shù)也隨著科技的發(fā)展和人們一次又一次的運(yùn)用變得越來(lái)越成熟。所以我們可以跟隨這個(gè)趨勢(shì)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到對(duì)檔案管理中，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。在將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中時(shí)，工作人員就可以更容易地把傳統(tǒng)文字檔案轉(zhuǎn)化成現(xiàn)代數(shù)字檔案，并且在云端對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化備份[2]。毫無(wú)疑問(wèn)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更好地管理檔案，同時(shí)也能對(duì)檔案有更全面的了解，從而解決檔案管理效率低下這個(gè)問(wèn)題。工作人員也能對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)有更深刻的認(rèn)識(shí)和了解，積累更多先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)。

3.2 借助計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行管理

在計(jì)算機(jī)技術(shù)越發(fā)成熟的情況下，我們可以借助計(jì)算機(jī)里專門的程序?qū)n案進(jìn)行精細(xì)化管理。我們可以利用專門研發(fā)出的程序優(yōu)化對(duì)檔案的管理，比如在發(fā)現(xiàn)檔案有錯(cuò)誤時(shí)可以利用程序進(jìn)行修改；在需要某個(gè)檔案信息時(shí)能夠及時(shí)調(diào)出等。這有利于減少檔案管理對(duì)人工的依賴，并且減少人員接觸可以降低泄密概率，有利于保障檔案信息安全。但是要用好這個(gè)功能，對(duì)操作人員自身的技術(shù)素養(yǎng)要求有一定要求。所以我們不僅要改進(jìn)檔案管理方式，提高事業(yè)單位的硬件設(shè)施，同時(shí)也要提高工作人員的知識(shí)素養(yǎng)。事業(yè)單位可以多組織類似的培訓(xùn)，將年輕一代的工作人員培養(yǎng)成高素養(yǎng)人才。但是科學(xué)技術(shù)更新頻繁，所以此類培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，才能讓人才學(xué)到最先進(jìn)技術(shù)，從而提高事業(yè)單位檔案管理的效率。

3.3 構(gòu)建檔案信息網(wǎng)

利用好信息社會(huì)下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是我們提高事業(yè)單位檔案管理的另一個(gè)重要突破口。我國(guó)大部分事業(yè)單位目前僅僅只是利用計(jì)算機(jī)程序?qū)n案進(jìn)行管理，這是一個(gè)思想誤區(qū)，只能發(fā)揮出信息技術(shù)的一小部分優(yōu)勢(shì)。所以我們應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在本單位內(nèi)部打造一個(gè)信息檔案網(wǎng)。這樣能完善檔案管理的溝通機(jī)制；也能擴(kuò)大檔案管理的信息通道；最重要的是可以簡(jiǎn)化檔案管理流程，使得檔案信息能更便捷、快速地傳遞。

3.4 共享管理

云技術(shù)在我國(guó)信息技術(shù)領(lǐng)域中是發(fā)展比較成熟、運(yùn)用比較廣泛的一項(xiàng)技術(shù)。隨著我國(guó)科技的進(jìn)步，我們的電腦和手機(jī)都可以成為云終端的傳輸口。而云終端的某些功能對(duì)事業(yè)單位的檔案管理方式有著促進(jìn)功能，所以我們也應(yīng)該利用好。我們可以利用云共享這個(gè)功能，提高事業(yè)單位內(nèi)檔案的共享程度，從而使檔案管理從各自管理向云管理轉(zhuǎn)變。這樣，一個(gè)區(qū)域內(nèi)甚至在全國(guó)內(nèi)就可以構(gòu)建一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在云終端支持下，各事業(yè)單位可以定期在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)上傳或者下載。這方便了事業(yè)單位之間的交流，也方便了檔案管理。不過(guò)當(dāng)?shù)卣畱?yīng)該要做好數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)，以保證檔案信息安全，防止信息泄露。云終端技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理相結(jié)合，是典型的“互聯(lián)網(wǎng)+”模式。這樣的模式在方便事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理的同時(shí)也促進(jìn)了事業(yè)單位互聯(lián)網(wǎng)管理理念的發(fā)展，對(duì)提高我國(guó)事業(yè)單位的管理水平有著重要作用。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)進(jìn)入信息社會(huì)，傳統(tǒng)事業(yè)單位的缺點(diǎn)、問(wèn)題都被暴露，并且事業(yè)單位也難以滿足社會(huì)和人們的需求。所以為了改變這種現(xiàn)狀，我們就必須把檔案管理作為突破口，將信息技術(shù)融入檔案管理中。這樣才能提高檔案管理的效率，節(jié)約時(shí)間和人力，促使事業(yè)單位朝著信息化發(fā)展，滿足社會(huì)需求。這就要求事業(yè)單位的檔案管理必須牢牢把握住信息技術(shù)、利用好信息技術(shù)。