王瑩

摘要：伴隨著知識經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，知識管理應(yīng)運(yùn)而生，這一新的管理模式正在被越來越多的單位和群體所認(rèn)可。知識經(jīng)濟(jì)主要是強(qiáng)調(diào)知識的重要性，利用知識的可視化達(dá)到內(nèi)部管理的利益最大化，提倡知識共享與知識創(chuàng)新。隨著辦公室功能的不斷擴(kuò)大化，重新營造辦公室文化，建設(shè)高素質(zhì)隊伍，建設(shè)共享激勵機(jī)制等各種管理模式正在不斷的應(yīng)用于辦公室管理之中。本文主要就知識管理背景之下，辦公室管理創(chuàng)新進(jìn)行簡單研究。

關(guān)鍵詞：知識管理；辦公室管理；管理創(chuàng)新

引言：

辦公室作為各個機(jī)構(gòu)綜合辦事以及服務(wù)的主要集中點，除了抓規(guī)范，抓管理，強(qiáng)創(chuàng)新之外，更應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的管理模式，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的辦公室管理理念，促進(jìn)自身管理效能的提升，推動單位的內(nèi)部發(fā)展。

一、事業(yè)單位辦公室管理的幾點缺陷

（一）管理工作較為隨機(jī)

事業(yè)單位辦公室無論是管理模式還是管理要求與企業(yè)的辦公室管理存在著一定的差別。因管理體制差異，事業(yè)單位的辦公室管理難以感受到尋常的職場壓力，在工作質(zhì)量考核上缺乏一定工作量的評價指標(biāo)，這使得辦公室管理沒有實際的壓迫感以及威脅感。因為缺乏定量的評價指標(biāo)使得管理工作相對較為隨機(jī)，對辦公室管理工作質(zhì)量的評價缺乏客觀性，這也是導(dǎo)致目前單位內(nèi)部管理較難，內(nèi)部效率較為低下的根本原因所在。

（二）管理系統(tǒng)較為分散

筆者發(fā)現(xiàn)，很多單位的管理系統(tǒng)中各個部門之間存在著各自為政的問題，而各部門工作之間存在著重復(fù)與交叉，這導(dǎo)致了人力物力的極大浪費(fèi)?，F(xiàn)在很多企業(yè)內(nèi)部的辦公統(tǒng)一于使用釘釘或者是微信群，但是由于事業(yè)單位內(nèi)部工作的特殊性以及保密性，這些常用的便捷性工具也許難以在事業(yè)單位內(nèi)部得到大力的實施和推廣，這也就導(dǎo)致了單位內(nèi)部信息共享不足問題。這是極其不利于知識管理的，也給內(nèi)部的管理系統(tǒng)帶來了一定的交流障礙，也是單位內(nèi)部資源的極大浪費(fèi)。

（三）管理工作實踐化傾向較為突出

辦公室管理模式以及管理工作過于注重實踐，往往只是注重于理論轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵺`的結(jié)果，但是對于轉(zhuǎn)變過程較為忽視。但是知識管理是從過程之中所體現(xiàn)的，知識化管理的理想狀態(tài)是將所有無必要的過程剔除，提高理論向?qū)嵺`轉(zhuǎn)變的轉(zhuǎn)化效率。但是很多單位忽視了過程的管理，不能總結(jié)提煉出一套完整的工作流程，等遇到相似問題時不能實現(xiàn)經(jīng)驗復(fù)制，造成管理效率低下。

二、知識管理背景下的辦公室管理創(chuàng)新建議

（一）充分利用工作系統(tǒng)，互相協(xié)調(diào)

要想能夠充分了解和認(rèn)識到單位的發(fā)展?fàn)顩r，員工的思想情緒，就需要能夠充分利用好工作系統(tǒng)。筆者建議在單位內(nèi)部建設(shè)以軟件管理為主體的決策保護(hù)軟件，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行自動化辦公，發(fā)揮辦公室人員的創(chuàng)新能力和管理能力，進(jìn)行各類單位內(nèi)部資料的整理，審核以及觀察，根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的需求尋求最優(yōu)化管理方案。

健全內(nèi)部的管理工作系統(tǒng)也能夠讓員工有更多的渠道反映管理的不合理性和不科學(xué)性，在新形勢之下，辦公室對外的交流也日益頻繁，建設(shè)完善的內(nèi)部管理系統(tǒng)能夠使得內(nèi)部管理更加靈活，更好的將事情與原則兼顧，做到內(nèi)部能夠因事而異，不會使得管理過于死板。另外，工作系統(tǒng)的培訓(xùn)使用可以使得員工更為便捷并且迅速的找尋到自己所需要的內(nèi)容，大大的提升了工作管理效率。

（二）統(tǒng)一化信息平臺

單位內(nèi)部管理平臺需要能夠統(tǒng)一，無論是何種管理部門，不應(yīng)當(dāng)各自為政。內(nèi)部管理需要各個部門的協(xié)調(diào)與配合。信息資源的無限性和共享性是人們所認(rèn)可的，知識管理模式的前提也是需要能夠?qū)τ趩T工信息，單位信息，管理信息等各種信息進(jìn)行統(tǒng)一審核和收集。這就需要辦公室管理者能夠充分重視信息資源的重要性，將各類信息進(jìn)行分類存檔。這樣能夠在需要使用的時候較為便捷的找到各類資料。另外，對于單位內(nèi)部的機(jī)密資料，單位就可以進(jìn)行加密或者是限定開放，只能夠?qū)τ袡?quán)限的人進(jìn)行信息公開，尤其是內(nèi)部人員的基本信息等。統(tǒng)一化的信息平臺可以幫助單位更好的了解到單位內(nèi)部的管理缺陷所在，也能夠使得辦公室管理更“接地氣”，辦公室工作人員也能夠明確的從系統(tǒng)之中發(fā)現(xiàn)自己的“任務(wù)”和“作用”，在指定管理或者是完成專項工作的時候也能夠有更多的渠道去聽到一線工作人員的真實反饋，這能夠幫助單位正確的掌握發(fā)展方向。

（三）知識管理模式機(jī)制的建立

知識管理模式在單位內(nèi)部的建立并不是一夕一朝的，所謂的知識管理就是能夠幫助單位在處理內(nèi)部管理問題或者是單位發(fā)展等問題的時候提供決策參考。筆者認(rèn)為，知識化管理模式需要能夠總結(jié)單位內(nèi)部的每一次管理措施，對于各類具體管理活動之間所存在的問題都一一的找尋出來，對于特定事件或者是特定案例就需要能夠及時記錄，這樣單位在下一次面臨相同或者是類似的事件處理時就能夠做到有根據(jù)可尋。另外，筆者認(rèn)為，部分單位可以借鑒國外的管理模式，我國很多單位已經(jīng)能夠較好的利用國外的具體管理案例進(jìn)行單位內(nèi)部的管理，但是依舊有部分單位依然在探尋單位內(nèi)部自我發(fā)展和管理模式，這都是可取的，知識化管理模式并不是說固定于某一種特定的模式，而是需要有創(chuàng)新的精神，敢于突破常規(guī)，需要不斷根據(jù)內(nèi)部需求而不斷改變的管理模式。

結(jié)束語：

知識化管理作為一種新型管理模式，已經(jīng)被越來越多的單位和人群所認(rèn)可。筆者認(rèn)為，在社會各個階層都可使用知識化管理模式，特別是在當(dāng)下信息爆炸的時代背景下，知識管理能夠促進(jìn)信息的共享，這將極大地有利于管理科學(xué)的進(jìn)步，為單位和社會創(chuàng)造更大的管理收益。并且，知識化管理可以隨著時代的發(fā)展而不斷改變管理模式，能夠體現(xiàn)出管理的人性化和靈活化。

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