姚小萍

摘 要：公共圖書館圖書采購招標(biāo)是近年來圖書館規(guī)范圖書采購流程的主要模式，文章分析了公共圖書館在圖書采購公開招標(biāo)中存在的問題，針對提高評標(biāo)專家專業(yè)素養(yǎng)、建立圖書供應(yīng)商評價體系和標(biāo)準(zhǔn)、完善內(nèi)控管理制度等問題，提出了有效的解決策略。

關(guān)鍵詞：公共圖書館；圖書采購；公開招標(biāo)

中圖分類號：G258.2文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-1588（2019）03-0014-03

1 背景

近年來，隨著公益性文化事業(yè)的繁榮和發(fā)展，圖書館各項(xiàng)建設(shè)有了長足的發(fā)展。2015年1月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加快構(gòu)建現(xiàn)代公共文化服務(wù)體系意見》的通知，對加快構(gòu)建現(xiàn)代公共文化服務(wù)體系，促進(jìn)基本公共文化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、均等化，保障公民基本文化權(quán)益具有十分重要的作用。2003年《中華人民共和國政府采購法》的實(shí)施，讓圖書館在招標(biāo)采購實(shí)際操作中有法可依、有章可循，為圖書館進(jìn)行圖書采購提供法律依據(jù)，為供需雙方提供了法律保護(hù)。

在此大背景下，各級政府越來越重視公共文化事業(yè)的發(fā)展和投入，逐年增加公共圖書館文獻(xiàn)資源采購經(jīng)費(fèi)。通過圖書采購公開招標(biāo)，公共圖書館可以選擇優(yōu)秀的圖書供應(yīng)商，節(jié)約采購成本，發(fā)揮財(cái)政資金的最大效能。

2 公共圖書館圖書招標(biāo)采購中存在的問題

2.1 無法滿足圖書采購特殊性要求

在政府采購目錄中，圖書是作為貨物進(jìn)行招標(biāo)采購的，但圖書是一種比較特殊的商品，因圖書館采購的圖書品種多、數(shù)量大、批次多、專業(yè)性強(qiáng)、售后服務(wù)要求高，所以無法單純把圖書作為貨物進(jìn)行采購。圖書采購具有不確定性，圖書館在招標(biāo)時，圖書還處于出版發(fā)行階段，其實(shí)招標(biāo)招的只不過是圖書供應(yīng)商的供貨權(quán)，而非圖書本身。在中標(biāo)以后，供應(yīng)商才能根據(jù)圖書出版發(fā)行情況為圖書館提供采購信息。同時，采購后的圖書由于需要經(jīng)過分類、編目、典藏等一系列工作流程后才能入藏，需在招標(biāo)時明確和進(jìn)一步細(xì)化，因此，圖書采購不單單是采購貨物（圖書），更是一項(xiàng)包含服務(wù)在內(nèi)的綜合性項(xiàng)目。

2.2 評標(biāo)專家專業(yè)素養(yǎng)欠缺

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》第三十七條規(guī)定：依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，其評標(biāo)委員會由招標(biāo)人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的2/3。但在實(shí)際操作中，由于在專家?guī)斐槿〉膶＜掖蟛糠侄嘉磸氖逻^圖書館工作，對圖書招標(biāo)工作更是了解甚少，毫無權(quán)威性可言。筆者發(fā)現(xiàn)，評標(biāo)專家有的從事行政管理工作，有的從事財(cái)務(wù)工作，甚至有部分專家已經(jīng)退休多年，他們的理念已跟不上圖書館的發(fā)展，知識更新不及時，對圖書采購招標(biāo)的特殊性要求和售后配套服務(wù)不了解，只能從投標(biāo)供應(yīng)商標(biāo)書承諾的表面內(nèi)容來進(jìn)行判斷和評價，缺乏用專業(yè)的視角對投標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行客觀評價。

2.3 現(xiàn)場評標(biāo)局限性因素較多

評標(biāo)專家對書商進(jìn)行客觀公正的評價，有利于采購方在圖書招標(biāo)中選擇信譽(yù)好、有服務(wù)能力的供應(yīng)商。但目前的招標(biāo)模式是根據(jù)投標(biāo)方提供的材料，由政府采購中心組織專家現(xiàn)場進(jìn)行評標(biāo)。參加投標(biāo)的圖書供應(yīng)商資質(zhì)不同、規(guī)模不同，其實(shí)際的供貨能力和服務(wù)水平很難在現(xiàn)場評標(biāo)時進(jìn)行判別。評標(biāo)專家在審核投標(biāo)文件和原始材料的過程中，對投標(biāo)方提供的投標(biāo)文件也是真?zhèn)坞y辨。招標(biāo)流程過于程式化、簡單化，圖書館對投標(biāo)方的資質(zhì)、供貨能力及服務(wù)能力缺乏前期調(diào)研，加之評分項(xiàng)目設(shè)置不科學(xué)，這些都是影響現(xiàn)場客觀評分的原因。

2.4 招標(biāo)文件缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性

招標(biāo)文件要嚴(yán)格遵循《政府采購法》《招標(biāo)投標(biāo)法》以及國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，這些文件不但是具有法律效力的法規(guī)文件，也是在完成招標(biāo)工作后圖書館與中標(biāo)方簽訂采購合同的主要依據(jù)。因此，圖書館在制作標(biāo)書時一定要用詞準(zhǔn)確、語句嚴(yán)謹(jǐn)、體例規(guī)范，要將標(biāo)的的全部要求準(zhǔn)確無誤地表達(dá)清楚，便于雙方共同信守執(zhí)行。但是，由于圖書供應(yīng)商的性質(zhì)不同及圖書市場的良莠不齊、供貨渠道復(fù)雜、圖書品種多樣，加上圖書采訪人員對招標(biāo)法和相關(guān)法律法規(guī)的熟悉程度不足，他們在制作標(biāo)書時容易設(shè)定不適用的條款，還存在用詞不準(zhǔn)確、語句不嚴(yán)謹(jǐn)、體例不規(guī)范等問題，使招標(biāo)文件缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，不利于招標(biāo)過程中工作效率的提升。

2.5 圖書供應(yīng)商不固定，不利于長效管理

公共圖書館根據(jù)經(jīng)費(fèi)下達(dá)情況，其圖書招標(biāo)工作每年至少要進(jìn)行1～2次，甚至更多。由于招標(biāo)流程繁雜，招標(biāo)人員需要投入大量的時間和精力。同時，招標(biāo)的不確定性因素造成中標(biāo)供應(yīng)商的不固定，有的圖書館每年都要更換不同的供應(yīng)商，給圖書館采訪工作帶來諸多不便。圖書供應(yīng)商和圖書館雙方由于合作的時間短，缺乏相互了解，在履約過程中難免會出現(xiàn)一些問題，特別是對一些履約不達(dá)標(biāo)且給圖書館圖書采購工作造成不良后果的圖書供應(yīng)商，圖書館無法對其采取行之有效的懲罰措施。圖書館希望館配供應(yīng)商能夠相對固定，至少有兩年或者三年續(xù)約合作，有利于圖書館對圖書供應(yīng)商實(shí)行長效管理，提高工作效率。

3 公共圖書館圖書招標(biāo)質(zhì)量保障方案

3.1 做好采購需求溝通

圖書招標(biāo)工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及面廣的系統(tǒng)工程，并且手續(xù)繁雜、招標(biāo)過程長，因此，圖書館與政府采購中心要保持有效溝通，便于其了解和掌握圖書館對文獻(xiàn)招標(biāo)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)要求，最大限度地避免招標(biāo)中可能出現(xiàn)的問題，以縮短雙方的磨合時間，提高招標(biāo)效率。招標(biāo)工作前期的良好溝通，可以有效避免招標(biāo)文件中出現(xiàn)的一些違反招標(biāo)法的傾向性和排他性的條款。采購中心工作人員對于招標(biāo)法規(guī)和政策較為熟悉，對采購單位提出的采購申請?jiān)谧龊脟?yán)格把關(guān)、審核、登記的同時，可以為采購方提出合理的采購意見和建議，圖書館和政府采購中心要經(jīng)過多次溝通才能形成比較成熟的招標(biāo)文件。同時，圖書館也要及時與上級財(cái)政部門溝通協(xié)調(diào)，對經(jīng)費(fèi)計(jì)劃和使用進(jìn)度進(jìn)行把控，保證招標(biāo)資金按時到位并合規(guī)使用。圖書館在招標(biāo)前通過有效溝通可以少走彎路，有針對性地設(shè)置技術(shù)項(xiàng)目和服務(wù)要求。

標(biāo)書制作人員必須在充分做好前期調(diào)研的基礎(chǔ)上，與上級主管部門、財(cái)務(wù)、政府采購中心等進(jìn)行有效溝通，在確保本年度采購經(jīng)費(fèi)已下發(fā)的前提下，才能向圖書館上級主管部門遞交年度采購和經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃方案，完成財(cái)務(wù)審批手續(xù)，進(jìn)入公開招標(biāo)流程進(jìn)行采購。同時，圖書館要對圖書出版動態(tài)和發(fā)行市場進(jìn)行全面了解，熟悉和掌握圖書供應(yīng)商的規(guī)模、業(yè)績以及和其他圖書館合作的情況等。另外，圖書館還要明確本館圖書采選的范圍，對重點(diǎn)出版社比例和當(dāng)年新書采到率提出要求，采購方只有掌握了這些情況，才能有針對性地設(shè)置招標(biāo)服務(wù)條款。

3.2 強(qiáng)化評標(biāo)專家常態(tài)化管理

目前，圖書招標(biāo)評標(biāo)專家都是從本地區(qū)政府采購中心評標(biāo)專家?guī)祀S機(jī)抽取的，由于某種原因，圖書館一些具有采訪經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員很少能進(jìn)入專家?guī)?，而被抽取的招?biāo)評標(biāo)專家大多沒有直接從事過圖書采訪工作，缺乏圖書館專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，對圖書發(fā)行市場走向和動態(tài)信息不熟悉，評標(biāo)能力欠缺，給招標(biāo)工作帶來了不良影響。因此，政府采購中心要嚴(yán)格審查評審專家準(zhǔn)入資格，建立評標(biāo)專家動態(tài)管理制度和專家信用制度，對入庫的專家進(jìn)行定期培訓(xùn)和綜合評標(biāo)能力考核，確保評標(biāo)專家能依法依規(guī)進(jìn)行評標(biāo)，促進(jìn)招標(biāo)工作健康有序發(fā)展。

3.3 重視對圖書供應(yīng)商的綜合評價

3.3.1 加強(qiáng)圖書供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審。選擇優(yōu)質(zhì)的圖書供應(yīng)商對圖書館尤為重要，通過資格審查可以提高門檻，有效杜絕不良書商參與投標(biāo)。圖書館可以預(yù)先對一些圖書供應(yīng)商進(jìn)行摸底調(diào)查，通過一些權(quán)威機(jī)構(gòu)或網(wǎng)站逐一了解其經(jīng)營范圍、信用記錄、物流基地、業(yè)績、圖書編目和加工能力等，必要時相關(guān)人員也可以前往供應(yīng)商物流基地或者賣場進(jìn)行實(shí)地考察，以掌握圖書供應(yīng)商的實(shí)際運(yùn)行情況和水平。

3.3.2 建立科學(xué)的指標(biāo)評價體系。圖書館做好采購工作的前提是選擇優(yōu)秀的館配供應(yīng)商作為合作伙伴，但目前圖書供應(yīng)市場魚龍混雜，因此，圖書館必須建立全面科學(xué)的圖書供應(yīng)商評價體系。但這是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要對評價指標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)建模，對圖書供應(yīng)商的規(guī)模、供貨能力、服務(wù)能力、業(yè)績、影響力等情況進(jìn)行科學(xué)測評。然而，圖書館沒有資質(zhì)更沒有能力獨(dú)立完成此項(xiàng)工作，必須由專業(yè)評價機(jī)構(gòu)對圖書供應(yīng)商進(jìn)行定量和定性的評價，并進(jìn)行動態(tài)跟蹤調(diào)查。另外，圖書館也可以委派業(yè)內(nèi)專家和采購人員對各個指標(biāo)進(jìn)行權(quán)重置，建立一套客觀科學(xué)的圖書館圖書采購招標(biāo)評價體系。

3.4 建立和完善政府采購內(nèi)控管理制度

圖書館應(yīng)加強(qiáng)圖書采購招標(biāo)工作的監(jiān)督和管理，明確責(zé)任主體，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、責(zé)任到人，提高圖書采購公開招標(biāo)工作的規(guī)范性。圖書館應(yīng)對采購計(jì)劃、招標(biāo)方式、采購信息發(fā)布、評標(biāo)情況、采購實(shí)施、履約驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，構(gòu)建政府采購框架下的內(nèi)控體系和制度，形成制度保障，確保采購過程公平、公正、公開、透明，提高采購經(jīng)費(fèi)的使用效能。

3.5 對圖書中標(biāo)商的履約行為進(jìn)行約束

3.5.1 簽訂有效合同。在招標(biāo)工作結(jié)束后，圖書館應(yīng)及時與圖書中標(biāo)供應(yīng)商簽訂圖書供應(yīng)和服務(wù)合同，明確雙方應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)和違約責(zé)任，雙方應(yīng)就違約事項(xiàng)約定解決方式以及法律責(zé)任，以此來維護(hù)自己的合法權(quán)益。具體來說，圖書館與圖書中標(biāo)商簽訂的合同內(nèi)容應(yīng)包括供貨范圍、新書訂到率、重點(diǎn)出版社比例、物流、編目數(shù)據(jù)和加工方式，以及圖書包裝要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間或完工時間、支付方式等內(nèi)容，保障供需雙方的利益最大化。

3.5.2 督促圖書供應(yīng)商認(rèn)真履行合同。在招標(biāo)工作結(jié)束后，圖書館與圖書中標(biāo)供應(yīng)商已進(jìn)入實(shí)質(zhì)性合作階段，各中標(biāo)供應(yīng)商開始按照合同條款約定供貨。在圖書訂購、到館驗(yàn)收、編目加工過程中，圖書館必須盡到持續(xù)監(jiān)督的責(zé)任，以督促圖書供應(yīng)商認(rèn)真履行合同，確保圖書館圖書采購質(zhì)量。

4 結(jié)語

2018年1月1日，《中華人民共和國公共圖書館法》正式頒布實(shí)施，反映了依法治國在圖書館領(lǐng)域的新成效。公共圖書館圖書采購實(shí)行公開招標(biāo)，是依法強(qiáng)化社會監(jiān)管責(zé)任的要求，能有效降低圖書館的采購成本，節(jié)約財(cái)政資金，能夠較好地促進(jìn)圖書供應(yīng)商服務(wù)能力和服務(wù)水平的提升，為圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)提供保障。

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（編校：馬懷云）