張婧

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，為了將企業(yè)降本增效落到實處，現(xiàn)代企業(yè)紛紛探索企業(yè)精細化管理之道。文章結(jié)合東方航空股份有限公司在合同系統(tǒng)全流程管理的實踐，探索我國大中型企業(yè)合同系統(tǒng)全流程管理的可行性。

關(guān)鍵詞：合同系統(tǒng)；精細化；全流程 管控

一、企業(yè)合同系統(tǒng)全流程管理概述

合同系統(tǒng)全流程管理指合同業(yè)務(wù)所涉及的全部內(nèi)容，從合同的采購申請、招標、合同錄入、審批、會簽、合同履約以及合同的終結(jié)全面覆蓋管理。合同簽署前涉及資信審查、立項、談判，合同簽署中涉及合同的審核、信息反饋，合同的審批和用?。缓贤炇鸷笊婕奥募s的跟進，合同文本的存檔，以及合同的關(guān)閉，所有上述環(huán)節(jié)構(gòu)成合同系統(tǒng)全流程管理。

合同系統(tǒng)全流程管理改變了過去合同管理只能針對合同文本（非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）；建立了合同系統(tǒng)全生命周期的管理；另外在全流程管理中嵌入了法律審核監(jiān)控的體系。

合同系統(tǒng)全流程管理建立了合同監(jiān)控的數(shù)據(jù)分析 ，加強了公司政策的遵從性，也提高了合同的預(yù)警能力 ，降低了合同的法律風(fēng)險。

二、大中型企業(yè)實施合同系統(tǒng)全流程管理的必要性

1. 企業(yè)加強內(nèi)部管控，規(guī)范流程的需求

現(xiàn)代企業(yè)為了最大限度的增強內(nèi)部管控，規(guī)范流程，要求所有的采購環(huán)節(jié)都走線上流程，每個環(huán)節(jié)都留有痕跡?？梢宰畲笙薅鹊谋苊馕璞?。加強內(nèi)部管控必然要求減少人為干預(yù)，系統(tǒng)說了算，實現(xiàn)無紙化辦公。合同系統(tǒng)全流程的重點是財務(wù)法務(wù)雙線全生命周期監(jiān)管，合同制定采用制式合同，運用企業(yè)文本或行業(yè)文本，規(guī)范合同制定前的條款及法務(wù)財務(wù)的審批，從預(yù)算的前置到合同交付及合同開票，以及合同執(zhí)行后的財務(wù)分析，都是企業(yè)增強內(nèi)部管控、規(guī)范流程的必然要求。

2. 現(xiàn)代大中型企業(yè)規(guī)避風(fēng)險的必要手段

企業(yè)完善合同系統(tǒng)，規(guī)范合同執(zhí)行，實現(xiàn)業(yè)務(wù)單位、財務(wù)、法務(wù)聯(lián)合管控，實時監(jiān)控，是最大限度規(guī)避違約風(fēng)險的必要手段。流程規(guī)范完整，責任清晰明確，也促使風(fēng)險降低。公司結(jié)合自身實際情況開發(fā)專門的合同管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)了對合同的全生命周期管理。該系統(tǒng)綜合運用信息化手段，建立完善的歷史數(shù)據(jù)庫，為進一步提升公司財務(wù)管理水平打下扎實基礎(chǔ)。在系統(tǒng)中嵌入項目談判及啟用日志管理功能，合同物資交付、發(fā)票的全流程跟蹤功能，并能夠規(guī)范合同執(zhí)行、進行實時監(jiān)控。提升合同管理的自動化，同時提升與合同相關(guān)的會計賬務(wù)處理，減少手工操作。這些合同管理流程，都是規(guī)避合同風(fēng)險的必要手段。

3. 現(xiàn)代企業(yè)治理的要求

隨著現(xiàn)代企業(yè)集團化、國際化、互聯(lián)網(wǎng)化的發(fā)展，分子公司、駐外機構(gòu)眾多，所要管理的合同紛繁雜亂，手工管理信息很難集中，時效性差，各個部門的相互協(xié)作和任務(wù)執(zhí)行效率都會大打折扣。合同管理上的滯后、不完善會給企業(yè)的發(fā)展帶來嚴重的后果。于是，能夠提高企業(yè)自身的合同管理水平，借助 IT 手段，輔助企業(yè)規(guī)范流程、防控風(fēng)險、落實制度要求、提高效率，實現(xiàn)對合同全生命周期管理的合同管理系統(tǒng)的建設(shè)越來受到了大中型企業(yè)的重視，合同全流程系統(tǒng)順應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)治理的迫切要求。

三、合同系統(tǒng)全流程管理在東航的實踐

在現(xiàn)代企業(yè)規(guī)范治理，提升內(nèi)控管理的要求下，所有的業(yè)務(wù)都應(yīng)該訂立合同，合同的重要性勿容置疑。東航2012年6月份就編寫了合同管理系統(tǒng)用戶操作手冊，2014年1月實現(xiàn)合同的審批流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)在OA上流轉(zhuǎn)，2017年9月1日，借助東航財務(wù)共享，合同系統(tǒng)三期上線，和財務(wù)共享系統(tǒng)完美結(jié)合。2018年1月1日又對合同系統(tǒng)全流程管理進行了優(yōu)化。

合同系統(tǒng)在東航實現(xiàn)了全流程、全生命周期管理，實現(xiàn)了掌上東航和OA辦公系統(tǒng)的集成。

如圖1所示。

對于合同的規(guī)范，在合同生效前，在簽約前預(yù)設(shè)管理規(guī)范，規(guī)范審批流程、規(guī)范授權(quán)、規(guī)范合同模板；簽約中規(guī)范簽署，對合同的審批、授權(quán)及蓋章都做了規(guī)范；簽約后執(zhí)行監(jiān)控，條款執(zhí)行監(jiān)管、異常情況的預(yù)警以及后評估。公司規(guī)定，金額在3萬元以上的采購，必須簽訂合同，走合同全流程系統(tǒng)。

分子公司超過一定金額的采購，必須經(jīng)過股份公司的財務(wù)及法務(wù)審批。審批流程如圖2所示。

1. 合同簽訂流程

合同錄入中包括供應(yīng)商信息、決策性文件、合同正文及其他附件。

供應(yīng)商信息在合同提交審核前，可以修改供應(yīng)商的任何信息，一旦合同提交財務(wù)審批，供應(yīng)商信息則無法修改，如果需要修改，必須將合同退回后才能修改：如果合同處于財務(wù)審批中，當前審批人將合同退回，進行供應(yīng)商信息修改，然后重新提交對應(yīng)合同。

合同簽訂涉及五種合同類型，合同類型如下：

（1）固定總價合同。當與供應(yīng)商簽訂的合同明細中包括具體的物資、物資數(shù)量、單價及明確的金額時，使用該合同類型。

（2）單價合同。當與供應(yīng)商簽訂的合同明細中包括具體的物資、物資單價，但實際采購物資數(shù)量不確定時（其中每種物資對應(yīng)的金額需要根據(jù)各需求部門進行預(yù)估），使用該合同類型。

（3）變動單價合同。當與供應(yīng)商簽訂的合同明細中包括具體物資，但物資數(shù)量、物資單價不確定時（例如：航油合同），使用該合同類型。

（4）框架協(xié)議。涉及經(jīng)濟事項，但不用付款的合同，對應(yīng)的物資及價格可能不明確（如雙方合作的合同）。

合同簽訂過程中涉及經(jīng)辦部門審批退回、財務(wù)退回及法務(wù)退回，層層把關(guān)，各司其職。

預(yù)算采用事項預(yù)算，事項之間不能混用。項目預(yù)算金額在合同簽訂時就按照此合同的生命周期預(yù)先置入合同系統(tǒng)中。

簽訂好的合同生成帶防偽標志的PDF文件，不再支持任何變更。

2. 合同執(zhí)行

合同在公司的執(zhí)行本著預(yù)算先行的原則。

合同執(zhí)行中最重要一環(huán)是預(yù)算控制，目前公司采用事項預(yù)算，對于新簽訂的合同，將合同有效期的預(yù)算總額一次性推送至合同系統(tǒng)作為各年的預(yù)算額度；每月的滾動預(yù)測金額將分月推送至合同系統(tǒng)作為各月的提單額度。

合同系統(tǒng)全流程管理對接財務(wù)共享系統(tǒng)，所有單據(jù)以電子影像的形式進入審批流，實現(xiàn)了無紙化辦公。

在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)人員依據(jù)采購訂單，根據(jù)事項預(yù)算的當月滾動預(yù)測金額，完成合同交付和開票任務(wù)。

業(yè)務(wù)人員持增值稅專票及驗收報告等附件，在掃描點掃描及完成增值稅專票的關(guān)聯(lián)后，該合同付款就進入到財務(wù)共享環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)自動派單，審核人完成初審及復(fù)審后，該合同會推向ORALE系統(tǒng)形成AP發(fā)票，同時會推向資金管理系統(tǒng)完成資金付款，付款后會回寫至ORALE系統(tǒng)完成付款賬務(wù)。

3. 合同監(jiān)控

設(shè)置監(jiān)控項項，達到合同系統(tǒng)全流程管理的監(jiān)控升級。

（1）自動順延管理。設(shè)置順延，順延提醒，順延審批及順延調(diào)整功能。對于順延提醒服務(wù)，第一次（即提前60天）提醒通知的對象為合同的送審人和所在部門的合同管理員；第二次（即提前30天）提醒通知的對象為合同的送審人、所在部門的合同管理員、以及部門的領(lǐng)導(dǎo)

（2）預(yù)置及補充設(shè)置“監(jiān)控事項”。按計劃時間提醒經(jīng)辦人，經(jīng)辦人反饋監(jiān)控人，回復(fù)意見和要求。

（3）設(shè)置合同代辦提醒服務(wù)以及供應(yīng)商合同重疊預(yù)警功能等。

四、完善大中型企業(yè)合同系統(tǒng)全流程管理的建議

1. 固化招標文件及合同文本，促進合同系統(tǒng)智能化審核

目前在合同系統(tǒng)全流程審批中，各個業(yè)務(wù)單位使用招標文件及合同的文本多樣化，經(jīng)常出現(xiàn)同樣的文本缺陷，導(dǎo)致財務(wù)審核環(huán)節(jié)效率低下。建議合同送審環(huán)節(jié)，送審人明確使用的招標文件或合同文本是企業(yè)文本還是行業(yè)文本，還是客戶或供應(yīng)商企業(yè)的文本。最好能將文本固化，形成制式文本，固化合同結(jié)構(gòu)化信息。提高合同審核的效率和準確性，促進合同智能化審核的進程。

2. 加強宣貫、改變觀念，強化合同系統(tǒng)的內(nèi)部控制作用

公司員工目前主觀上把合同全流程管理系統(tǒng)運作成財務(wù)系統(tǒng)。合同系統(tǒng)運行中一旦出現(xiàn)問題，就找財務(wù)解決。沒有樹立公司全員參與意識，缺乏公司大格局觀。優(yōu)化流程，將企業(yè)管理融入到合同系統(tǒng)中，將預(yù)算嵌入合同系統(tǒng)前端，避免先執(zhí)行合同，后補預(yù)算的被動局面。根據(jù)合同預(yù)算預(yù)提成本費用，嚴防費用跨期，提升管理，實現(xiàn)企業(yè)合同系統(tǒng)管理全覆蓋。合同系統(tǒng)全流程管理雖然起到了一定的內(nèi)部控制的作用，仍然有進一步優(yōu)化改進的空間。建議在項目招標過程中加強對供應(yīng)商深入了解；增強財務(wù)人員的話語權(quán)；在合同初始錄入時置入項目預(yù)算，并強化項目預(yù)算的準確性；按照權(quán)責發(fā)生制的原則對成本費用的預(yù)列能在合同系統(tǒng)中完成，分期付款的提示，質(zhì)保金到期的職能化提醒，合同開發(fā)和運行符合企業(yè)的需求，真正實現(xiàn)對合同全生命周期的管理，配合穿行測試等措施，強化合同系統(tǒng)全流程管理的內(nèi)控功能。

3. 優(yōu)化合同系統(tǒng)，提升合同管理效率

目前企業(yè)管理層還不能在手機APP上最終審核合同，建議搭建合同系統(tǒng)手機APP平臺，生成具有防偽標識的PDF文件，未來應(yīng)該加強系統(tǒng)開發(fā)，實現(xiàn)企業(yè)管理辦公無死角。提升工作效率?？s短合同審批時間，真正為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

合同系統(tǒng)的退單必須到財務(wù)環(huán)節(jié)掃描后才能退單。建議優(yōu)化合同全流程系統(tǒng)的前端業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題能迅速返回上一環(huán)節(jié)，提高系統(tǒng)的服務(wù)效率。

建議在合同系統(tǒng)中置入稅金提取功能，比如，印花稅的提取。

4. 建立合同系統(tǒng)專業(yè)人員的常態(tài)化培訓(xùn)

合同系統(tǒng)運行中常常出現(xiàn)上一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)人員在操作時，未考慮下一環(huán)節(jié)的需求，往往導(dǎo)致流程停滯不前，退單率比較高，效率低下。

建議建立合同系統(tǒng)專業(yè)人員的常態(tài)化培訓(xùn)，幫助業(yè)務(wù)人員不僅熟悉自己操作的環(huán)節(jié)，還應(yīng)該熟悉前端和后續(xù)運行的環(huán)節(jié)，提高業(yè)務(wù)技能，更應(yīng)該有一個全局化的視角審視每一個合同的運行流程，提高效率和服務(wù)質(zhì)量。

在現(xiàn)代企業(yè)業(yè)財融合過程中，財務(wù)人員不僅是財務(wù)專才，更是通才。應(yīng)該強化財務(wù)人員在合同系統(tǒng)全流程管理的培訓(xùn)，培養(yǎng)戰(zhàn)略性人才，促使他們帶著財務(wù)管控、預(yù)算先行的理念，提升服務(wù)，創(chuàng)造價值，用足合同系統(tǒng)功能，實現(xiàn)有效控制和資源共享。充分利用合同管理信息化及合同的預(yù)警機制。

建議成立專門的采購談判小組，由計劃、財務(wù)、內(nèi)控、法務(wù)和技術(shù)人員組成的談判小組，在談判中充分發(fā)揮業(yè)務(wù)技能，改變目前的形式上健全，實質(zhì)上薄弱的談判局面，減少企業(yè)在采購談判中的無形損失。

5. 加強履約監(jiān)控，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)提取有效的糾紛合同

目前合同的履約監(jiān)控功能比較弱，諸多的履約事項靠人工監(jiān)控。糾紛合同分析功能尚未開發(fā)完善。

建議在合同創(chuàng)建和簽約之間，預(yù)置及補充設(shè)置“監(jiān)控事項”，按計劃時間提醒經(jīng)辦人，經(jīng)辦人反饋，監(jiān)控人回復(fù)信息及需求，大大提高在合同中及履約管理中監(jiān)控的范圍及深度；同時也大大提高了保障整個合同的權(quán)利。隨著互動式監(jiān)控功能的啟用，將會進一步提升數(shù)據(jù)分析的能力和應(yīng)用范圍。建議開發(fā)糾紛合同的提取分析功能，提升企業(yè)管理。

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（作者單位：中國東方航空股份有限公司西北分公司）