/中國運載火箭技術(shù)研究院

對于現(xiàn)代化企業(yè)而言，資金是支撐其良性運營及健康發(fā)展的重要因素，企業(yè)要想實現(xiàn)健康發(fā)展，就必須保證資金周轉(zhuǎn)的靈活性與科學(xué)性。在資金周轉(zhuǎn)過程中，報銷是常見的財務(wù)活動，而傳統(tǒng)報銷工作周期較長，審批項目較多，工作效率相對低下。因此，采用先進的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以有效彌補其缺陷與不足，通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)財務(wù)管理的科學(xué)性，同時能夠不斷強化財務(wù)管理中顯現(xiàn)或隱現(xiàn)的風(fēng)險防范。

一、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對于企業(yè)財務(wù)管理的優(yōu)化效果

智能化管理手段在現(xiàn)代企業(yè)管理工作中的作用愈突出，財務(wù)管理中數(shù)據(jù)信息收集應(yīng)用中的全面性、準(zhǔn)確性與及時性就愈重要。傳統(tǒng)的報銷工作方法在數(shù)據(jù)采集與信息處理方面存在明顯的滯后性，很大程度上會影響財務(wù)管理工作的效率與質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用也愈發(fā)靈活高效，它不僅能很好地滿足企業(yè)報銷工作流程與高效財務(wù)管理工作的實際需求，促進現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)高效化和個性化發(fā)展，同時也可以有效推動企業(yè)財務(wù)工作向支持型及管理型方向發(fā)展，提高財務(wù)管理工作質(zhì)量，完善現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理機制，減少財務(wù)管理中的重復(fù)工作，充分發(fā)揮財務(wù)管理工作在推動企業(yè)長遠發(fā)展方面的巨大價值。充分利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)報銷工作與財務(wù)管理工作的“一條龍”式處理，能夠切實起到強化預(yù)算控制、促進企業(yè)資金優(yōu)化配置、強化企業(yè)財務(wù)監(jiān)控與經(jīng)營風(fēng)險管控的重要目標(biāo)。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可作為數(shù)據(jù)信息收集平臺發(fā)揮其重要價值，對網(wǎng)絡(luò)財務(wù)報銷內(nèi)容進行模塊化整合，并通過網(wǎng)上報銷平臺實現(xiàn)對財務(wù)報銷的一體化管理，通過該系統(tǒng)實現(xiàn)財務(wù)報銷數(shù)據(jù)信息的共享與集成，為企業(yè)強化內(nèi)部控制發(fā)揮輔助作用。

二、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)應(yīng)用中存在的風(fēng)險

1．網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的自身缺陷

在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)信息的填列理解難度較高，會計憑證的生成智能水平較低。許多企業(yè)中的報銷人員由于自身財務(wù)知識積累有所不足，在進行網(wǎng)上報銷憑證填列時往往存在錯誤填列的問題，難以嚴(yán)格按照費用報銷的具體內(nèi)容與具體項目精準(zhǔn)選擇相應(yīng)的經(jīng)濟分類科目，影響費用報銷工作效率及工作質(zhì)量。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的業(yè)務(wù)編碼工作具備一致性規(guī)則，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是否成熟穩(wěn)定會對會計憑證生成效率及智能水平造成限制?，F(xiàn)階段的企業(yè)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在智能生成報銷憑證方面尚未實現(xiàn)全面自動化與智能化，還需要會計人員及財務(wù)管理人員的有效調(diào)整，具體表現(xiàn)為在渠道不同的情況下資金支付的不同難以與會計科目支出類型精準(zhǔn)對應(yīng)，也無法實現(xiàn)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與企業(yè)財務(wù)賬務(wù)處理之間的精準(zhǔn)銜接。

2．傳統(tǒng)費用報銷模式的不足

現(xiàn)階段，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)依舊采用后置審批模式，財務(wù)審批模式較為單一，導(dǎo)致網(wǎng)上報銷系統(tǒng)工作效率不高。網(wǎng)上報銷財務(wù)審批工作的后置性會使財務(wù)報銷人員及經(jīng)費項目負責(zé)任人對于企業(yè)財務(wù)制度的把控不夠全面與精準(zhǔn)，有可能存在對前期信息錄入、財務(wù)審批環(huán)節(jié)的忽視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)前期錯誤問題時又要求重新整理、更正并彌補錯漏，導(dǎo)致財務(wù)管理工作效率低下。

在運用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)時，傳統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)管理風(fēng)險依舊存在，主要是由于財務(wù)制度完善性不足、財務(wù)風(fēng)險意識淡薄等影響財務(wù)管理工作的開展。財務(wù)管理工作中，財務(wù)風(fēng)險防范及風(fēng)險控制是其重要職責(zé)，而個別中小企業(yè)在財務(wù)管理工作過程中存在主觀意識較強的問題，這些企業(yè)的財務(wù)管理人員按照自身工作經(jīng)驗及管理經(jīng)驗進行財務(wù)管理決策，影響了財務(wù)管理決策的客觀性。企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險控制意識不夠全面，將會影響企業(yè)財務(wù)風(fēng)險管理體系的系統(tǒng)性與全面性。如果不能建立正確的財務(wù)風(fēng)險價值理念，就會導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)風(fēng)險管理能力低下，從而影響企業(yè)財務(wù)管理工作的科學(xué)開展。

三、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對企業(yè)財務(wù)管理的風(fēng)險防范策略

1．采取有效措施彌補網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的既有缺陷

針對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)報銷信息填列方面存在的問題，可采用向?qū)教盍蟹椒?，以避免財?wù)管理人員專業(yè)性不足所導(dǎo)致的信息填列問題，對會計核算標(biāo)準(zhǔn)及會計核算行為加以規(guī)范。應(yīng)當(dāng)設(shè)計直觀、簡潔的信息錄入界面，根據(jù)報銷內(nèi)容及報銷額度等具體信息，由系統(tǒng)向使用者進行提示，引導(dǎo)使用者正確填寫費用報銷信息。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)設(shè)計與建設(shè)時，還要對會計核算標(biāo)準(zhǔn)加以統(tǒng)一，對會計核算流程進行規(guī)范，優(yōu)化管理，確保報銷行為、報銷模式及報銷信息的標(biāo)準(zhǔn)化。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的報銷信息自動摘取其關(guān)鍵信息，包括科目、額度、支付方式等，生成智能化憑證，切實提高費用報銷及會計核算的精準(zhǔn)性。

針對傳統(tǒng)費用報銷模式中的固有缺陷與問題，應(yīng)當(dāng)制定前置化財務(wù)審核工作模式，建設(shè)手機財務(wù)預(yù)審模式。在整體審批流程的第一個環(huán)節(jié)就開展財務(wù)審批工作，只有切實保證財務(wù)預(yù)先審核通過，才可向下一個審核階段進行推送。前置化的費用報銷審批模式的應(yīng)用，可以有效避免由于費用報銷審批項目的缺失而導(dǎo)致的費用審批工作效率低等問題，以減少二次錄入及二次審批等重復(fù)性工作。

2．建立明確的財務(wù)管理風(fēng)險管理思路

與人工報銷工作模式相比，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用依舊存在一定缺陷與不足，還需要通過具備系統(tǒng)性與嚴(yán)謹(jǐn)性的財務(wù)管理制度對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中存在的問題加以彌補，有效降低企業(yè)財務(wù)風(fēng)險。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)以網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的整體布局為基礎(chǔ)，對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的功能定位加以明確。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，需要充分考量該系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的相互協(xié)調(diào)和數(shù)據(jù)支持，強化數(shù)據(jù)信息的共享與應(yīng)用，避免出現(xiàn)信息孤島問題。

其次，企業(yè)還應(yīng)從整體層面合理規(guī)劃管理系統(tǒng)的布局及功能要求，對相應(yīng)功能進行集成整合，為該功能模塊與其他軟件系統(tǒng)之間建立全面銜接。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，是企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的重要組成部分，要對企業(yè)中各種財務(wù)費用報銷中的信息填報、信息審批、預(yù)算配置、預(yù)算監(jiān)管等功能的實際需求加以有效解決，并結(jié)合銀行智能支付系統(tǒng)及智能化憑證系統(tǒng)，以實現(xiàn)便捷支付與自動制證。企業(yè)所需的財務(wù)管理信息系統(tǒng)規(guī)模越大，就需要投入更多的時間成本以完成系統(tǒng)設(shè)備與系統(tǒng)建設(shè)。但在整體布局的過程中，應(yīng)當(dāng)突出其前瞻性，以切實保證系統(tǒng)的實用價值，這就要求在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)規(guī)劃與建設(shè)之前要進行科學(xué)論證，以有效避免系統(tǒng)建設(shè)缺乏創(chuàng)新性或資源不必要消耗等問題。

3．從系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)環(huán)節(jié)開展風(fēng)險控制

對于企業(yè)而言，外購網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相較于自行開發(fā)或自行主導(dǎo)系統(tǒng)設(shè)計的難度較高，在許多情況下外購網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用并不能夠充分滿足企業(yè)費用報銷的真實需求。因此，企業(yè)可基于自身的實際需求主導(dǎo)系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計工作，明確財務(wù)管理風(fēng)險內(nèi)部控制的具體要求，明確系統(tǒng)授權(quán)管理的具體權(quán)限，盡量減少或消除人為因素對于系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用的影響。

在系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)充分考量數(shù)據(jù)的可靠性及全面性，避免數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)失真或遺漏現(xiàn)象，為后期的信息數(shù)據(jù)精準(zhǔn)傳遞提供保障。系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)應(yīng)該切實保證系統(tǒng)具備后期的可調(diào)整性，以確保網(wǎng)上報銷系統(tǒng)具備系統(tǒng)運行流暢、界面友好便捷、系統(tǒng)保密安全、數(shù)據(jù)信息共享等功能優(yōu)勢。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具備較強的信息全過程跟蹤功能，切實保證網(wǎng)上報銷系統(tǒng)報銷流程的標(biāo)準(zhǔn)化及流暢化，使得網(wǎng)上報銷系統(tǒng)為信息數(shù)據(jù)共享與集成提供重要平臺。在進行二次軟件開發(fā)過程中，要加強信息系統(tǒng)開發(fā)的全過程跟蹤管理，做到專人溝通、專人跟進，確保按時保質(zhì)完成。針對財務(wù)管理人員因?qū)I(yè)性水平不足所導(dǎo)致的費用報銷工作難以有效推動的問題，企業(yè)在進行網(wǎng)上報銷系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)之后可組織財務(wù)部門及相關(guān)崗位人員開展專題討論、技術(shù)培訓(xùn)與專業(yè)教育工作，以全面提高相關(guān)人員的專業(yè)水平與系統(tǒng)應(yīng)用能力。

4．從系統(tǒng)運行應(yīng)用環(huán)節(jié)開展風(fēng)險控制

對于企業(yè)的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)而言，用戶的登錄及訪問應(yīng)當(dāng)以賬號與密碼作為身份認(rèn)證信息。登錄權(quán)限不同，數(shù)據(jù)信息的查詢范圍也有所不同。企業(yè)應(yīng)當(dāng)強化對于數(shù)據(jù)信息的安全管理，限制人員訪問權(quán)限，因此也要求企業(yè)充分明確信息數(shù)據(jù)安全性的重要性，要求企業(yè)內(nèi)部員工強化信息保護，注重信息安全，避免隨意泄露數(shù)據(jù)信息的現(xiàn)象，以及因個人泄漏密碼造成違規(guī)操作給企業(yè)或個人造成的損失，一旦出現(xiàn)這種問題，則應(yīng)當(dāng)及時采取有效措施進行問責(zé)。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)與智能化網(wǎng)上支付系統(tǒng)、自動化自動制證系統(tǒng)之間實現(xiàn)全面銜接，共同搭建系統(tǒng)化的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)閉環(huán)管理平臺，對費用報銷于系統(tǒng)制證的數(shù)據(jù)信息進行互相核對，為數(shù)據(jù)信息的一致性及統(tǒng)一性提供保障。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，還可以合理利用大數(shù)據(jù)挖掘與分析技術(shù)，實時收集財務(wù)數(shù)據(jù)，從費用報銷的整個環(huán)節(jié)入手強化數(shù)據(jù)信息的共享與集成。從業(yè)務(wù)立項時，就開展經(jīng)費預(yù)算信息的跟蹤收集，時刻關(guān)注經(jīng)費預(yù)算的管理與控制工作，以加強經(jīng)費預(yù)算管理與有效控制，確保經(jīng)費預(yù)算管理工作能夠全面落實，為企業(yè)的財務(wù)管理與決策提供支撐和幫助，有效規(guī)避財務(wù)風(fēng)險，全面提高企業(yè)財務(wù)管理質(zhì)量及財務(wù)管理工作效率。另外，在系統(tǒng)運行時，為了切實提高系統(tǒng)應(yīng)用效果，強化企業(yè)財務(wù)管理工作質(zhì)量，還應(yīng)當(dāng)做好系統(tǒng)維護及風(fēng)險管控。

5．優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報銷工作

網(wǎng)絡(luò)報銷推廣過程中，個別企業(yè)存在難以取得票據(jù)電子復(fù)印件的問題，而這些企業(yè)對于票據(jù)復(fù)印件的重視主要是由于企業(yè)對于報銷票據(jù)的內(nèi)部審計工作要求細致，但在實際工作中企業(yè)不具備商業(yè)金融機構(gòu)的軟件及硬件條件，在報銷時紙質(zhì)票據(jù)與電子票據(jù)難以完整對應(yīng)，基于此，企業(yè)可基于憑證附件開展電子采集工作。

同時，個別企業(yè)目前尚未實現(xiàn)網(wǎng)上簽批。針對這種問題，企業(yè)應(yīng)要求報銷經(jīng)辦人向企業(yè)財務(wù)部門提供單據(jù)的電子附件，經(jīng)過審閱之后進行簽批。為此網(wǎng)上報銷系統(tǒng)應(yīng)具備“數(shù)字簽名”功能，以滿足領(lǐng)導(dǎo)干部的網(wǎng)上簽批需求，同時也可有效規(guī)避“偽造印章”等問題。另外，網(wǎng)絡(luò)報銷技術(shù)的應(yīng)用，還可以避免財務(wù)報銷過程中存在的信息不對稱問題，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體工作要求繪制網(wǎng)絡(luò)報銷流程圖，并對具體報銷流程進行細致化講解，員工可通過企業(yè)官網(wǎng)或者社交平臺進行下載并瀏覽。企業(yè)海需開展透明化管理，定期宣講財務(wù)報銷政策等，以優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報銷工作。

6．保證網(wǎng)上報銷規(guī)范性

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，還要充分保障企業(yè)報銷業(yè)務(wù)開展的規(guī)范性，以保證信息傳遞的流暢性。

報銷單規(guī)范。報銷單的填寫工作極為重要，直接影響費用報銷工作的開展。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中報銷單的信息填寫需具備容錯控制，報銷單格式統(tǒng)一，可有效避免費用報銷出現(xiàn)格式不統(tǒng)一的問題。

費用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。對各種費用標(biāo)準(zhǔn)進行系統(tǒng)化定義，當(dāng)費用超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)時，系統(tǒng)會自動提示告警，以有效避免費用報銷超標(biāo)的問題。

差旅補貼標(biāo)準(zhǔn)。在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中對差旅補貼標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范，可有效避免差旅補貼標(biāo)準(zhǔn)不一的現(xiàn)象。