中國船舶重工集團(tuán)公司第七一二研究所 賀潔

企業(yè)為了獲得更高的利潤，必須要對企業(yè)展開全面的管理，首先需要進(jìn)行的就是成本的管理，只有控制好了成本，才能讓企業(yè)獲取更高的利益。在企業(yè)經(jīng)營成本中，物料成本占據(jù)著大部分比重，企業(yè)中也存在著繁雜的采購業(yè)務(wù)，有著較大的工作量，很容易出現(xiàn)管理漏洞。因此，必須要加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的管理，做好成本管理工作。

1 采購業(yè)務(wù)流程

在企業(yè)中，采購管理是為了讓生產(chǎn)計(jì)劃和銷售計(jì)劃得到實(shí)現(xiàn)，在合適的質(zhì)量和價(jià)格條件下，選擇合適的供應(yīng)商，采購適量物料，在這個(gè)流程中展開的管理和控制活動(dòng)。面對信息和競爭一體化發(fā)展形勢，企業(yè)在采購理念和采購職能上都得到了更新，已經(jīng)從原來的職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的流程管理，從原本的采購管理轉(zhuǎn)變?yōu)楣?yīng)管理。企業(yè)通過應(yīng)用ERP系統(tǒng)能夠?qū)Σ少彉I(yè)務(wù)的全過程展開管理，在每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都需要將采購單據(jù)進(jìn)行管理，如采購訂單、到貨單、入庫單以及付款單等單據(jù)。在采購管理的全過程中，涉及到財(cái)務(wù)部門、采購部門、倉庫以及質(zhì)監(jiān)部門等多個(gè)部門，采購業(yè)務(wù)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，只有對采購業(yè)務(wù)展開全面的管理，才能讓采購業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量得到全面的提升。

在ERP系統(tǒng)中，針對采購業(yè)務(wù)展開的管理需要由管理系統(tǒng)進(jìn)行承擔(dān)。采購管理系統(tǒng)不僅能夠針對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行，還能同時(shí)對庫存、銷售、合同以及質(zhì)量等多個(gè)方面展開綜合管理。從采購業(yè)務(wù)流程就能了解到，針對采購業(yè)務(wù)展開的管理涉及到多個(gè)管理環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行分散控制。使用ERP系統(tǒng)能夠讓采購管理和其他功能模塊實(shí)現(xiàn)集成，讓采購業(yè)務(wù)獲得集成化的管理平臺，采購業(yè)務(wù)也獲得了高效的管理和控制。

2 基于ERP的采購業(yè)務(wù)管理與控制

2.1 制定采購計(jì)劃

在企業(yè)采購會(huì)議上，采購主管面對著諸多原料和產(chǎn)品，但是對于原料的存量和在途量并不了解，會(huì)議上提出的采購計(jì)劃并不足夠科學(xué)。由于采購計(jì)劃的不合理，在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中就容易出現(xiàn)原材料的不足或者過剩的問題。在ERP系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了采購、銷售以及需求分析的統(tǒng)一，系統(tǒng)能夠根據(jù)銷售的訂單對銷售進(jìn)行預(yù)測，需要綜合考慮產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)以及庫存量的情況。由需求規(guī)劃對材料產(chǎn)品的計(jì)劃量進(jìn)行計(jì)算，采購供應(yīng)主管需要根據(jù)計(jì)算情況制定出采購計(jì)劃，選擇出采購原料形成采購的訂單，對采購的任務(wù)進(jìn)行下達(dá)，從而能夠更加快速的編制出準(zhǔn)確的采購計(jì)劃，避免出現(xiàn)盲目采購的情況。

2.2 管理供應(yīng)商

在采購業(yè)務(wù)中，對供應(yīng)商進(jìn)行選擇的時(shí)候，由于不能及時(shí)了解供應(yīng)商實(shí)際情況，造成不能選擇最合適的供應(yīng)商，容易造成產(chǎn)品延期交貨、影響企業(yè)名譽(yù)的情況。在ERP系統(tǒng)中，通過對供應(yīng)商存貨情況進(jìn)行完善，通過設(shè)定貨品質(zhì)量、貨品價(jià)格以及交貨效率等指標(biāo)的衡量，對供貨商進(jìn)行評估。

首先需要對供貨商的供貨資格進(jìn)行審批，在發(fā)展新供應(yīng)商的時(shí)候，需要根據(jù)供應(yīng)商審批表上的內(nèi)容進(jìn)行全面的考察，經(jīng)過合格認(rèn)證的供貨商將會(huì)被記錄在供貨商檔案中，得到企業(yè)的集中管理[1]。這樣能夠避免出現(xiàn)不合格供貨商出現(xiàn)的采購行為，讓采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)得到降低。在ERP系統(tǒng)中，整理了全部的供貨商檔案，不僅包含著供貨商的基礎(chǔ)信息，也包含著供貨商信用情況以及聯(lián)系方式。ERP系統(tǒng)有著集成信息的優(yōu)勢，能夠?qū)Υ尕洐n案進(jìn)行管理，根據(jù)檔案記錄找到供貨單位。在系統(tǒng)中，清晰的記錄了貨品與之對應(yīng)的供貨商，根據(jù)供貨商也能夠在系統(tǒng)中找到該供貨商提供的貨品。

其次需要對采購進(jìn)行比價(jià)。在系統(tǒng)中記錄著供貨商提供的價(jià)格表，在系統(tǒng)中能夠了解供貨商對同一種產(chǎn)品不同時(shí)期提出的價(jià)格，還能了解同一時(shí)期同一產(chǎn)品不同供應(yīng)商的價(jià)格。使用系統(tǒng)對價(jià)格進(jìn)行分析，能夠選找出性價(jià)比最高的供應(yīng)商，產(chǎn)生采購訂單。在系統(tǒng)的應(yīng)用下，能夠幫助采購業(yè)務(wù)提升了工作效率，讓采購成本得到降低。針對一種產(chǎn)品存在諸多供應(yīng)商，企業(yè)要想大量采購一種產(chǎn)品，必須要和多個(gè)供應(yīng)商保持采購業(yè)務(wù)，需要在供應(yīng)商之間分配采購比例。

最后需要對供應(yīng)商進(jìn)行交貨管理。在采購之后需要根據(jù)倉庫中產(chǎn)品展開質(zhì)量檢測，對產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量上的分析，根據(jù)質(zhì)量檢測部門提供的質(zhì)量檢測單據(jù)，能夠形成產(chǎn)品質(zhì)量的分析報(bào)告。再根據(jù)訂貨和到貨的情況，能夠?qū)?yīng)商供貨情況進(jìn)行分析，針對逾期還未交貨以及臨近交貨期限的供應(yīng)商需要分發(fā)催貨函，督促供應(yīng)商進(jìn)行交貨[2]。通過對比供應(yīng)商提出的價(jià)格以及質(zhì)量等多方面情況，能夠?qū)?yīng)商在交期、服務(wù)、質(zhì)量以及合同等多個(gè)方面形成供應(yīng)商的評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行把控。

2.3 管理采購合同

企業(yè)在進(jìn)行大型的采購業(yè)務(wù)中，需要在采購之前簽訂合同，包含訂單、交貨、入庫以及付款等多個(gè)環(huán)節(jié)。假設(shè)無法對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，就無法了解合同在執(zhí)行過程中產(chǎn)生偏差，就容易造成增加采購成本，同時(shí)對于企業(yè)和供貨商合作關(guān)系帶來不利影響。在ERP系統(tǒng)中，針對各個(gè)環(huán)節(jié)的文件展開的跟蹤，包括簽訂合同、下訂單、交貨、入庫以及付款等環(huán)節(jié)，展開了全程的管理。能夠全面了解各個(gè)環(huán)節(jié)合同履行的情況，讓采購的風(fēng)險(xiǎn)得到降低。若采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)和合同不相吻合的出入情況，系統(tǒng)可以自動(dòng)發(fā)出預(yù)警。在工作臺上還需要將合同變更的情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，讓合同不會(huì)由于變更而出現(xiàn)混亂的情況。

2.4 監(jiān)控采購過程

在采購環(huán)節(jié)中，部分采購人員為了能夠拿回扣，選擇進(jìn)價(jià)比較高的產(chǎn)品，造成采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)漏洞。使用人工方式進(jìn)行詢價(jià)和比價(jià)，不僅需要繁瑣的環(huán)節(jié)，可能會(huì)造成采購成本過于高。由于采購主管經(jīng)常需要出差工作，無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)進(jìn)行單據(jù)的審批，整個(gè)審批流程也不夠嚴(yán)密，難以避免影響到采購環(huán)節(jié)中，讓生產(chǎn)受到影響[3]。使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行采購業(yè)務(wù)的管理，最主要是從價(jià)格、數(shù)量以及質(zhì)量三個(gè)方面進(jìn)行考慮。

(1)采購價(jià)格的控制。

在系統(tǒng)中使用多種控制手段，第一種是最高進(jìn)價(jià)的控制，在采購業(yè)務(wù)中對采購工作實(shí)施最高進(jìn)價(jià)的控制，所采購的貨物若超過最高進(jìn)價(jià)系統(tǒng)必須要作出警示，自動(dòng)進(jìn)入到審批的流程中，在采購主管完成審批之后，才能進(jìn)入到采購環(huán)節(jié)中。如果在輸入密碼的時(shí)候出現(xiàn)錯(cuò)誤，使得采購單據(jù)無法被保存，那么就采購流程也就無法得到正常的履行。第二種是自動(dòng)比價(jià)生單，根據(jù)采購物料，將供應(yīng)商中存貨價(jià)格表上保存的價(jià)格找出來，自動(dòng)進(jìn)行比較生成采購的清單，這樣能夠從本質(zhì)上控制好進(jìn)貨源頭，能夠完成貨比多家，讓采購成本得到降低。第三種是價(jià)格政策，需要選擇獲取訂單、發(fā)票以及貨單的方式，系統(tǒng)中提供了人工錄入方式、供應(yīng)商存貨表方式以及地區(qū)歷史記錄等。這樣能夠避免采購人員在采購環(huán)節(jié)中定價(jià)的隨意性，能夠避免高價(jià)采購的問題，讓資金浪費(fèi)的情況得到避免。

(2)采購數(shù)量的控制。

在系統(tǒng)中設(shè)置了是否允許超訂單到貨這一選項(xiàng)，如果允許，需要在入庫數(shù)額上按照存貨檔案的比例設(shè)置上限。如果不允許需要根據(jù)到貨單以及入庫單，不能超過訂單上的數(shù)量。例如：如果入庫超過了訂單10%的數(shù)額上限，需要在超額上限的位置輸入0.1。如果根據(jù)采購訂單將到貨單和入庫單采購上去，輸入的數(shù)量需要超過超額的上限，在保存的時(shí)候系統(tǒng)能夠自動(dòng)發(fā)出提醒。

(3)采購質(zhì)量的控制。

在人工管理中，若發(fā)現(xiàn)到貨之后的驗(yàn)收并不合格，在使用的時(shí)候發(fā)現(xiàn)包裝存在不足，或者是有些材料存在以次充好的情況，有些材料被浪費(fèi)，這些情況都造成了成本的增加。在ERP系統(tǒng)中，通過對不同存貨實(shí)施檢驗(yàn)，系統(tǒng)能夠提示采購單、到貨單以及檢驗(yàn)情況，沒有經(jīng)過檢驗(yàn)的產(chǎn)品決不能允許入庫。另外，供應(yīng)商能夠根據(jù)交貨的質(zhì)量對其進(jìn)行分析，將產(chǎn)品質(zhì)量最好的供貨商選取出來，從源頭上對質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，對采購的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。

2.5 管理采購資金

在人工管理的方式中，企業(yè)有著眾多供應(yīng)商，在無法科學(xué)評價(jià)供應(yīng)商重要性以及送貨情況之下，可能會(huì)產(chǎn)生不當(dāng)?shù)闹Ц俄樞?，采購資金不能得到高效的利用，容易造成企業(yè)信譽(yù)出現(xiàn)下降。在ERP系統(tǒng)中，經(jīng)過分析供應(yīng)商的綜合情況，確定最合理的付款順序。在合同中規(guī)定的到貨進(jìn)展以及付款情況的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格依照合同對貨品進(jìn)行付款，讓付款的規(guī)范性得到保障。

2.6 控制金額額度

為了企業(yè)更好的展開采購管理，需要審批人員能夠?qū)Σ少徲唵钨x予審批權(quán)限，針對不同權(quán)限的級別設(shè)置不同采購金額，才能讓分級管理和控制得到實(shí)現(xiàn)[4]。針對采購訂單對金額的審核控制可以從兩個(gè)方面展開：首先是通過控制金額數(shù)據(jù)控制權(quán)限；其次通過審批流程進(jìn)行材料控制。通過金額權(quán)限進(jìn)行控制需要經(jīng)過：首先設(shè)置審批級別，通過崗位的設(shè)置能夠給操作人員進(jìn)行不同的級別。其次，為了讓金額控制能夠發(fā)揮出實(shí)際作用，需要在采購管理中使用金額審查方式實(shí)施。在審核采購訂單的時(shí)候，若訂單的金額不超過設(shè)定的金額級別，系統(tǒng)能夠加工單據(jù)保存下來，同時(shí)將操作人員的信息記錄下來，將訂單的狀態(tài)記錄變更成為已審核的狀態(tài)。若訂單金額超過了設(shè)置的金額級別，系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)彈出信息，提示未通過審核。

2.7 設(shè)置采購報(bào)警

在系統(tǒng)中設(shè)置的采購和報(bào)警功能，能夠針對即將到期以及逾期未交貨的訂單全部篩選出來，管理人員可以設(shè)置預(yù)警和報(bào)警的天數(shù)，到達(dá)天數(shù)的時(shí)候系統(tǒng)主動(dòng)對管理人員進(jìn)行提示，以便于員工采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。在人工管理的時(shí)候，并不能完全掌握每一單采購業(yè)務(wù)，在執(zhí)行采購計(jì)劃以及控制資金總量上，都存在一定的困難。在ERP系統(tǒng)中，在采購管理系統(tǒng)中對入庫表、綜合統(tǒng)計(jì)表以及余額表進(jìn)行查詢，這樣采購部門和生產(chǎn)部門能夠更加及時(shí)的掌握采購業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，讓員工能夠?qū)Σ少徲唵螆?zhí)行的綜合情況進(jìn)行了解。通過分析貨品采購成本、貨品資金比例以及貨品費(fèi)用等信息，能夠讓企業(yè)更加清楚的了解資金在運(yùn)行上的效率，讓成本費(fèi)用能夠得到更合理的消耗。

3 結(jié)語

綜上所述，本文先是簡單的分析了采購業(yè)務(wù)流程，然后研究在應(yīng)用ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，針對采購業(yè)務(wù)實(shí)施的管理，需要制定采購計(jì)劃，管理供應(yīng)商以及采購合同；也需要針對采購過程進(jìn)行監(jiān)控，對采購價(jià)格、采購數(shù)量以及采購質(zhì)量展開控制；還需要管理采購資金，控制金額額度，設(shè)置采購報(bào)警。