蔣盈凝

[摘 要] 水利工程檔案管理是比較特殊的，因?yàn)槠潢P(guān)乎水利工程的擴(kuò)建、維護(hù)、修理，甚至關(guān)乎到我國水利工程方面的科研。實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理信息化建設(shè)，是提高這些資料利用價(jià)值的關(guān)鍵。文章主要討論了現(xiàn)階段該類檔案管理信息化建設(shè)的影響因素，并針對(duì)性給出對(duì)策，希望對(duì)該類工作具有一定的幫助。

[關(guān)鍵詞] 水利工程 檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)大面積普及，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為一種先進(jìn)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式時(shí)，我國水利工程檔案管理工作卻相對(duì)滯后，大部分還是傳統(tǒng)管理模式，技術(shù)資料、行業(yè)信息、國家政策、工程合同等檔案資料還是傳統(tǒng)的管理方式，先進(jìn)的也只是將這些資料掃描存盤。檔案云盤存儲(chǔ)等技術(shù)還沒有大規(guī)模推廣，這無形中使得水利工程檔案資料的利用率十分低[1]。

一、實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息化管理目的

和其他檔案管理目的一樣，水利工程檔案信息化管理是為了提高這些檔案資料的利用、參考、使用、指導(dǎo)等價(jià)值。在信息社會(huì)，這些信息流動(dòng)起來，對(duì)于我國水利工程的發(fā)展具有積極意義。下邊對(duì)其信息化管理的三個(gè)目的予以分析。

（一）方便水利工程后期使用以及維修

水利工程進(jìn)行過程中會(huì)產(chǎn)生諸多資料，比如水文資料、地質(zhì)資料、設(shè)備資料、技術(shù)信息等等，這些信息分門別類管理對(duì)于后期使用來說極具方便性，一旦出現(xiàn)故障或者病害，可以在相關(guān)資料基礎(chǔ)上形成對(duì)應(yīng)的解決策略。特別是那些隱蔽工程的資料更為重要，因?yàn)殡[蔽工程具有隱蔽性，往往出現(xiàn)故障或者病害，等到發(fā)現(xiàn)時(shí)其已經(jīng)形成了一定規(guī)模，有效管理隱蔽工程資料，可以對(duì)工程規(guī)模以及核心技術(shù)予以分析，對(duì)病害進(jìn)行積極處理。

（二）降低檔案館占地規(guī)模，實(shí)現(xiàn)高效率管理

信息化管理最大最直接的目的就是實(shí)現(xiàn)高效管理，降低檔案館占地面積，實(shí)現(xiàn)管理的最大社會(huì)效益。信息化管理可以將所有資料進(jìn)行數(shù)字備份，使得各種資料可以長(zhǎng)期存儲(chǔ)持續(xù)發(fā)揮作用，提升了其價(jià)值[2]。

（三）方便工程完結(jié)審計(jì)以及階段審計(jì)

水利工程是比較特殊的，其審計(jì)往往存在歷時(shí)長(zhǎng)、操作繁瑣、調(diào)集證據(jù)多等特點(diǎn)，所以水利工程檔案信息化管理也是為水利工程審計(jì)服務(wù)的，利用其隨時(shí)隨地調(diào)集證據(jù)，了解工程量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、人力使用、材料價(jià)格等情況。

二、影響我國水利工程檔案管理信息化的因素

現(xiàn)階段影響我國水利工程檔案管理信息化進(jìn)程的因素主要有：管理層觀念、設(shè)備因素、管理人員能力、管理制度等等因素。

（一）管理層觀念

水利工程檔案管理信息化涉及具體設(shè)備更新、操作人員聘任，更涉及到水利工程資料的采集儲(chǔ)存，要積極擴(kuò)展館藏，這意味著增加了管理成本。對(duì)于管理層來說無疑成為影響決定的一大因素，而管理層對(duì)水利工程檔案的重視程度直接影響了水利工程檔案管理信息化工作的推進(jìn)。

（二）設(shè)備因素

目前，大部分水利工程檔案管理設(shè)備都比較陳舊，這些設(shè)備和信息化管理存在很大差距，需要更新設(shè)備。有的單位雖然使用了電腦對(duì)檔案進(jìn)行管理，但僅作用于檢索紙質(zhì)檔案，無法直接在電腦上查看及利用檔案內(nèi)容，這無形中降低了檔案的利用價(jià)值。另外，信息化設(shè)備也利于水利工程相關(guān)檔案采集，但是因?yàn)檫@方面的欠缺導(dǎo)致采集工作落后，館藏得不到有效擴(kuò)充。

（三）管理人員水平

信息化管理需要檔案管理人員懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及自媒體后臺(tái)管理等等，這無疑增加了目前工作人員的壓力，且檔案歸檔、檔案索引、檔案上傳等過程較為繁瑣，會(huì)使一部分人產(chǎn)生抵抗情緒。因?yàn)楝F(xiàn)階段水利工程檔案管理人員大多是年齡較大即將退休的人員，或同時(shí)兼任其他工作的管理人員，導(dǎo)致檔案信息化工作推進(jìn)難以進(jìn)行[3]。

（四）管理制度因素

從傳統(tǒng)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變是比較復(fù)雜的。首先，檔案采集工作和傳統(tǒng)檔案采集有很大的不同。其次，在檔案利用上也會(huì)出現(xiàn)新的要求，而這種要求提升了工作難度，需要對(duì)應(yīng)出臺(tái)激勵(lì)政策。再次，需要不斷組織培訓(xùn)教育，使得管理人員具有信息化管理思維。傳統(tǒng)管理制度因?yàn)槿狈ι炜s性，給檔案管理相關(guān)人員造成了壓力。

三、促進(jìn)我國水利工程檔案管理信息化的策略

上文從理念到設(shè)備，從人員到制度，針對(duì)性解析了影響我國水利工程檔案管理信息化的因素。下文提出促進(jìn)我國水利工程檔案管理信息化的策略，并結(jié)合當(dāng)前水利工程BIM技術(shù)提出信息采集建議，希望對(duì)當(dāng)前水利工程檔案信息化管理起一定借鑒作用。

（一）建立信息化管理觀念

首先，通過國家健全完善相關(guān)規(guī)范?，F(xiàn)階段出臺(tái)的有2005年頒布的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，但是此規(guī)定仍然存在不足，主要用于紙質(zhì)檔案在相關(guān)單位比如建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等之間的內(nèi)部流通標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)檔案管理信息化要求及標(biāo)準(zhǔn)較為模糊。因此，需要加強(qiáng)檔案管理信息化的范圍，要積極改變傳統(tǒng)的管理理念，確保檔案利用價(jià)值的提升。其次，組織相關(guān)單位積極學(xué)習(xí)，建立檔案管理者社會(huì)責(zé)任心，提升其檔案管理的認(rèn)識(shí)，使其提升檔案信息化管理水平[4]。

（二）更新設(shè)備并確保兼容性

積極改變現(xiàn)狀，置辦相關(guān)設(shè)備，更要積極注冊(cè)云端賬戶實(shí)現(xiàn)資料的轉(zhuǎn)移。從成本角度考慮，可以階段性提升設(shè)備規(guī)模以及層次，這就需要有計(jì)劃有目的地更新，而且要確保設(shè)備具有極強(qiáng)的兼容性，比如插口以及軟件的兼容等等。為了確保檔案采集擴(kuò)充館藏，可以建立內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)隨時(shí)產(chǎn)生的信息予以歸納處理，使其歸置到相應(yīng)的類別，利于其他部門使用。另外，現(xiàn)如今有一部分水利工程建設(shè)采用了BIM技術(shù)，該技術(shù)具有3D建模、數(shù)據(jù)分析、風(fēng)險(xiǎn)管理等功能，其涉及到的資料都是非常詳細(xì)而關(guān)鍵的，檔案管理者可以對(duì)接該軟件，將其中具體的數(shù)據(jù)予以復(fù)制歸類，使得工程有關(guān)檔案詳細(xì)化類別化，利于審計(jì)等單位利用。

（三）組織培訓(xùn)提升管理者能力

為了提升檔案管理者水平，可以邀請(qǐng)圖書館或者其他檔案館管理人員針對(duì)信息采集、資料管理、剔舊管理等進(jìn)行專門培訓(xùn)，也可以邀請(qǐng)信息化管理軟件業(yè)務(wù)人員進(jìn)行專門培訓(xùn)提升管理者軟件操作能力。為了提升培訓(xùn)效果，進(jìn)行培訓(xùn)考核，考核成績(jī)和工資、福利、獎(jiǎng)金掛鉤，促使管理者積極學(xué)習(xí)，避免消極怠工。

（四）豐富管理制度激發(fā)工作熱情

首先，要對(duì)現(xiàn)階段的管理制度進(jìn)行調(diào)整改進(jìn)，將信息化管理內(nèi)容充分融入。比如信息采集、檔案管理、檔案利用效率等都要和信息化掛鉤，能夠形成具體的考核。其次，建立崗位責(zé)任制，對(duì)管理人員工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，明確具體指標(biāo)，使得其明白自己工作范圍以及責(zé)任，避免消極怠工，能夠?qū)⑿畔⒒谌氲骄唧w工作中，使得內(nèi)部信息對(duì)接流暢。再次，實(shí)現(xiàn)信息化管理內(nèi)外兩套系統(tǒng)，即信息化管理內(nèi)外制度。對(duì)內(nèi)要求內(nèi)部部門溝通順暢，避免信息不對(duì)稱，對(duì)外要求能夠和相關(guān)部門（除建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位之外的水利工程科研單位、水利工程院校等主體）進(jìn)行順暢信息對(duì)接，確保相關(guān)檔案信息為我國水利工程發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

四、總結(jié)

我國水利工程檔案管理現(xiàn)階段來說，還沒有實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值社會(huì)化，這是亟待實(shí)現(xiàn)其信息化管理的主要原因。檔案信息化管理受管理觀念、管理能力、管理設(shè)備以及管理制度的限制，因此，必須從觀念上意識(shí)到信息化管理的重要性，并提升自己的工作能力確保檔案信息化管理工作順利進(jìn)行。觀念轉(zhuǎn)變了，管理水平提升了，具體的設(shè)備以及制度相對(duì)容易一些，只要?jiǎng)討B(tài)完善即可[5]。

參考文獻(xiàn)：

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[4]宋丹.水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考[J].信息系統(tǒng)工程， 2015（5）：44.

[5]王雪妃.針對(duì)水利工程技術(shù)檔案信息化管理中幾個(gè)關(guān)鍵問題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（9）：16.