鐘萬(wàn)梅 張臻 任瓊輝

（1.海南醫(yī)學(xué)院檔案館 ?？?571199；2.中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 北京 100872；3.北京電子科技學(xué)院管理系 北京 100070）

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案記錄的方式發(fā)生了變革，我國(guó)檔案學(xué)界出現(xiàn)了電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案等概念。除了人們熟知的電子文件、電子檔案，近年來(lái)，“數(shù)字檔案”一詞也頻繁出現(xiàn)于檔案學(xué)術(shù)著作中，截至2019年7月底，中國(guó)知網(wǎng)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)（CNKI）的檢索結(jié)果顯示，篇名中精確包含“數(shù)字檔案”（不含“館”）的文獻(xiàn)達(dá)933篇。為什么在已有電子文件、電子檔案概念的情況下，還出現(xiàn)數(shù)字檔案的概念？數(shù)字檔案與電子文件、電子檔案之間有什么聯(lián)系和區(qū)別？辨明常用概念對(duì)人們開(kāi)展學(xué)術(shù)研究具有積極的意義，筆者試圖對(duì)這三個(gè)概念進(jìn)行逐一辨析，探討其中的聯(lián)系與區(qū)別。

本文將按照這三個(gè)概念出現(xiàn)的先后順序，依次分析其內(nèi)涵和外延，并將三者的內(nèi)涵和外延進(jìn)行比較，明確它們之間的聯(lián)系與區(qū)別，最后從人們對(duì)它們的研究?jī)?nèi)容入手，分析這三個(gè)概念各自側(cè)重的含義。

一、電子文件

（一）電子文件的內(nèi)涵

“電子文件”是20世紀(jì)中期以后出現(xiàn)的新名詞，是計(jì)算機(jī)技術(shù)的伴生物，早期人們稱之為“數(shù)字式文件”或“機(jī)讀文件”，20世紀(jì)90年代后期人們才統(tǒng)一用“電子文件”的稱呼。[1]截止目前，國(guó)內(nèi)外有關(guān)電子文件的定義有很多，我國(guó)學(xué)者較多采用的是《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)（DA/ T 1-2000）》（以下簡(jiǎn)稱《術(shù)語(yǔ)1》）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002 ）》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范1》）對(duì)電子文件的定義?！缎g(shù)語(yǔ)1》對(duì)電子文件的定義是“以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募?，《?guī)范1》對(duì)電子文件的定義是“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！?014年《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)（DA/T 58—2014）》（以下簡(jiǎn)稱《術(shù)語(yǔ)2》）對(duì)電子文件的定義是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。”根據(jù)《術(shù)語(yǔ)1》對(duì)“文件”的定義：“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄”，《術(shù)語(yǔ)2》的定義等同于“通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的文件。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。”

由以上定義可知電子文件的內(nèi)涵：

（1）電子文件的本質(zhì)是文件，是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄”。文件具有“特定的要素、作用和效力”，在要素上，文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成；在作用和效力上，能成為機(jī)構(gòu)、個(gè)人活動(dòng)的證據(jù)。[2]

（2）與其他形式的文件相比，電子文件的特殊性表現(xiàn)在，它是以數(shù)字形式存在的，其形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)和閱讀等操作都需要依賴計(jì)算機(jī)等電子（數(shù)字）設(shè)備。

（二）電子文件的外延

對(duì)事物的種類(lèi)進(jìn)行劃分是認(rèn)識(shí)事物外延的一種方法，僅從電子文件的定義中我們無(wú)法更深入地認(rèn)識(shí)其外延，因此可從電子文件的分類(lèi)入手。分類(lèi)可以從多種角度進(jìn)行，但任何一個(gè)角度的分類(lèi)結(jié)果，其子類(lèi)的外延之和應(yīng)同母類(lèi)的外延相等。[3]

由馮惠玲教授主編的《電子文件管理教程》[4]、金波、丁華東教授主編的《電子文件管理學(xué)》[5]等教材，按電子文件信息的存在形式，把電子文件分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、命令文件，其中圖像文件主要是指由掃描儀掃描的各種原件畫(huà)面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。影像文件、聲音文件包括由視頻、音頻設(shè)備捕獲的模擬影像、聲音轉(zhuǎn)換成的數(shù)字形式的文件。[6]肖秋會(huì)在《電子文件長(zhǎng)期保存：理論與實(shí)踐》中指出，“電子文件的產(chǎn)生有兩種方式，一種是原生性的，……另一種則是對(duì)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案做數(shù)字化處理以后形成的數(shù)字化副本?！盵7]從以上分類(lèi)結(jié)果看，電子文件包括直接在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)形成的原生性電子文件，也包括傳統(tǒng)載體文件、檔案經(jīng)數(shù)字化形成的數(shù)字化副本。

與此同時(shí)也有同志持另一種觀點(diǎn)，即認(rèn)為電子文件僅指原生性的電子文件，不包括傳統(tǒng)載體文件、檔案的數(shù)字化形式。如國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》所列的5個(gè)示范性數(shù)字檔案館中，深圳市數(shù)字檔案館、天津開(kāi)發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館、青島市數(shù)字檔案館和江蘇省電力公司數(shù)字檔案館對(duì)建設(shè)的數(shù)字信息資源分類(lèi)如下：傳統(tǒng)檔案館館藏檔案的數(shù)字化信息、電子政務(wù)系統(tǒng)或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的應(yīng)歸檔的電子文件（電子檔案）、政府綜合信息，[8][9][10][11]這表明有些同志認(rèn)為電子文件僅指原生性電子文件，而不包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

這說(shuō)明人們?cè)趯?duì)電子文件外延的認(rèn)識(shí)上存在分歧，分歧集中在傳統(tǒng)載體文件、檔案的數(shù)字化副本能否稱為電子文件，這包含兩個(gè)問(wèn)題：一是傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本能否稱為電子文件，二是傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本能否稱為電子文件。從電子文件的定義來(lái)看，本文列舉的三個(gè)定義只界定為“以數(shù)碼形式記錄”“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成”，都沒(méi)有明確限定電子文件須在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中“直接形成”，因此傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本符合定義的要求，可以稱為電子文件。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本能否稱為電子文件？筆者認(rèn)為不能。主要理由如下：首先，從文件與檔案的關(guān)系來(lái)看，不是所有的檔案都能稱為文件，因此傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本不能稱為電子文件。電子文件的屬概念是《術(shù)語(yǔ)1》中定義的文件，是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄”。同樣根據(jù)《術(shù)語(yǔ)1》，檔案的定義是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”，比較文件和檔案的定義可以發(fā)現(xiàn)，兩者的形成主體一致，但是形成領(lǐng)域不一致，文件是在“履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)”中形成的，具有明顯的“公務(wù)性”；檔案是在“社會(huì)活動(dòng)”中直接形成的，“社會(huì)活動(dòng)”的范圍顯然比公務(wù)活動(dòng)要廣，這就說(shuō)明文件是檔案的一個(gè)重要來(lái)源，但不是全部來(lái)源。其次，從管理過(guò)程來(lái)看，電子文件可以“轉(zhuǎn)化”為檔案，但傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本已經(jīng)是檔案，不存在“轉(zhuǎn)化”問(wèn)題，兩者應(yīng)區(qū)別。電子文件主要在業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生，其中有價(jià)值的部分要經(jīng)歸檔環(huán)節(jié)納入檔案部門(mén)保存。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本是為提供檔案信息資源的共享利用需要，而對(duì)館（庫(kù)）藏中社會(huì)利用價(jià)值高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的產(chǎn)物，是在檔案部門(mén)產(chǎn)生的，不需再經(jīng)歷歸檔環(huán)節(jié)。如果傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本是電子文件，那么它需要再經(jīng)歷歸檔環(huán)節(jié)，顯然是不恰當(dāng)?shù)摹?/p>

綜上所述，電子文件的外延應(yīng)是原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，不包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

二、電子檔案

（一）電子檔案的內(nèi)涵

我國(guó)最早明確電子檔案定義的是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T 17678.1—1999）》（以下簡(jiǎn)稱GB/T 17678）[12]，該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案的定義是“具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明?！?012年，國(guó)家檔案局發(fā)布了《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)），該辦法對(duì)電子檔案的定義是“指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件?！薄缎g(shù)語(yǔ)2》對(duì)電子檔案的定義是“具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件”。

以上定義雖然有些許差異，但無(wú)實(shí)質(zhì)區(qū)別，都認(rèn)為電子檔案是“具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件”，可見(jiàn)，電子檔案由電子文件“轉(zhuǎn)化”而來(lái)，是電子文件運(yùn)動(dòng)到檔案部門(mén)的稱謂，也有很多學(xué)者不使用電子檔案的概念，全生命周期都使用電子文件的概念[13]。其次，電子檔案與電子文件也是有區(qū)別的，由電子文件到電子檔案，需要經(jīng)過(guò)價(jià)值鑒定，不是所有的電子文件都能成為電子檔案，只有那些具有保存價(jià)值而被檔案部門(mén)保存起來(lái)的電子文件才能成為電子檔案。

（二）電子檔案的外延

由于電子檔案是歸檔保存起來(lái)的電子文件，電子檔案應(yīng)“沿襲”電子文件的外延，但范圍更狹窄，應(yīng)舍棄那些沒(méi)有保存價(jià)值的、沒(méi)有歸檔保存的部分，即電子檔案的外延是具有保存價(jià)值并歸檔保存起來(lái)的原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本。

三、數(shù)字檔案

國(guó)內(nèi)最早對(duì)數(shù)字檔案下定義的是宋巖[14]。2005年，他首次將數(shù)字檔案定義為：“是指用計(jì)算機(jī)等工具對(duì)歷史記錄進(jìn)行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤(pán)、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案是用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來(lái)記錄的……從載體來(lái)說(shuō)，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤(pán)、光盤(pán)等載體。”[15]此定義的實(shí)質(zhì)是認(rèn)為數(shù)字檔案是傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

2010年，前國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)認(rèn)為，“數(shù)字檔案就是以數(shù)字信號(hào)記錄的文件或檔案，它是在數(shù)字環(huán)境中生成與傳輸，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于特定載體之上，必須依賴于專用設(shè)備和軟件才能讀取的一種記錄?！盵16]根據(jù)此定義，數(shù)字檔案包含了電子文件、電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

2011年，蔡學(xué)美認(rèn)為“數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館概念的產(chǎn)物，是數(shù)字檔案館館藏?cái)?shù)字資源的總稱，包括電子檔案、傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)換生成的數(shù)字化檔案和有價(jià)值的數(shù)字信息資料，數(shù)字檔案強(qiáng)調(diào)其數(shù)字特征，其中的數(shù)字化檔案、數(shù)字信息資料并不具備原生的檔案特性。”[17]此定義認(rèn)為數(shù)字檔案館館藏的數(shù)字資源都是數(shù)字檔案，也包括那些非檔案但有價(jià)值的數(shù)字信息。

2013年，梁惠卿認(rèn)為，“所謂數(shù)字檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備直接形成以數(shù)字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄?！盵18]根據(jù)前述《術(shù)語(yǔ)1》對(duì)檔案的定義，此定義可以理解為數(shù)字檔案是原生性數(shù)字形式的檔案，在內(nèi)涵與外延上都與電子檔案相近，但不包括傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，即認(rèn)為數(shù)字檔案是原生性的電子檔案。

2014年，國(guó)家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范（DA/T 53-2014）》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范2》）對(duì)數(shù)字檔案的定義是“以數(shù)字形式存在的檔案信息資源，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化產(chǎn)生的相關(guān)信息、電子檔案等?！?/p>

2015年，趙豪邁認(rèn)為“數(shù)字檔案是存儲(chǔ)于電磁介質(zhì)上的，以0、1二進(jìn)制編碼形式存在的，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案，包括利用計(jì)算機(jī)直接形成的檔案和經(jīng)由數(shù)字化之后轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)支持的紙質(zhì)檔案信息?！盵19]根據(jù)此定義，數(shù)字檔案是指原生性的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

比較以上六條定義，人們對(duì)數(shù)字檔案的認(rèn)識(shí)有共同之處，都認(rèn)為數(shù)字檔案是以數(shù)字形式存在的，需要依賴計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備。但在對(duì)屬概念和外延的理解上，存在較大差異，具體見(jiàn)下表1.

表1 數(shù)字檔案相關(guān)定義觀點(diǎn)分析

在屬概念的認(rèn)識(shí)上，有以下幾種觀點(diǎn)：

（1）認(rèn)為數(shù)字檔案是檔案。宋巖、楊冬權(quán)、趙豪邁都在定義中直接用了“檔案”作為數(shù)字檔案的屬概念，梁惠卿間接用“檔案”作為數(shù)字檔案的屬概念。

（2）認(rèn)為數(shù)字檔案是文件。楊冬權(quán)在定義中，同時(shí)使用了“文件”和“檔案”作為數(shù)字檔案的屬概念。

（3）認(rèn)為數(shù)字檔案是資源。蔡學(xué)美、《規(guī)范2》分別使用了“數(shù)字資源”“檔案信息資源”作為數(shù)字檔案的屬概念。

在數(shù)字檔案外延的認(rèn)識(shí)上，有以下幾種觀點(diǎn)：

（1）認(rèn)為數(shù)字檔案是指?jìng)鹘y(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，如宋巖的觀點(diǎn)。

（2）認(rèn)為數(shù)字檔案是指原生性的電子檔案，如梁惠卿的觀點(diǎn)。原生性電子檔案即歸檔保存的原生性電子文件，不包括傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本。

（3）認(rèn)為數(shù)字檔案包括原生性的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，如趙豪邁的觀點(diǎn)。

（4）認(rèn)為數(shù)字檔案包括電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，如《規(guī)范2》的觀點(diǎn)。電子檔案包括歸檔保存起來(lái)的原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，比原生性電子檔案外延要寬。

（5）認(rèn)為數(shù)字檔案包括電子文件、電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，如楊冬權(quán)的觀點(diǎn)，其中電子文件包括未被歸檔、被電子檔案排除在外的部分。

（6）認(rèn)為數(shù)字檔案包括電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本和有價(jià)值的數(shù)字信息資料，如蔡學(xué)美的觀點(diǎn)。

可見(jiàn)，目前人們對(duì)數(shù)字檔案的認(rèn)識(shí)，無(wú)論是從內(nèi)涵還是外延上都存在分歧。那么，數(shù)字檔案應(yīng)該是什么？應(yīng)該包含什么？筆者認(rèn)為，確定數(shù)字檔案的內(nèi)涵和外延要從語(yǔ)義上與其他相關(guān)概念的比較中來(lái)確立。

從語(yǔ)義上來(lái)說(shuō)，概念由名詞組成，所選的名詞應(yīng)貼切表達(dá)概念的含義。[20]數(shù)字檔案概念由“數(shù)字”和“檔案”組成，因此，“數(shù)字”和“檔案”應(yīng)能貼切表達(dá)數(shù)字檔案的概念。

首先來(lái)看“數(shù)字”?！皵?shù)字”是指信息的記錄方式，是以0、1二進(jìn)制編碼形式存在的?！皵?shù)字”的產(chǎn)生有兩種方式：一是直接于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中產(chǎn)生的原生性數(shù)字形式，二是由模擬記錄轉(zhuǎn)化成的數(shù)字形式，因此，數(shù)字檔案應(yīng)該包含這兩種方式產(chǎn)生的數(shù)字形式，只限于其中的一種都不符合詞義，因此認(rèn)為數(shù)字檔案僅限于傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本或原生性的電子檔案都是不合理的。

其次來(lái)看“檔案”。檔案應(yīng)區(qū)別于文件、資源、檔案信息資源等概念。雖然人們對(duì)檔案有很多不同的定義，但對(duì)檔案的基本認(rèn)識(shí)卻是一致的：檔案應(yīng)是歸檔保存起來(lái)的歷史記錄。文件包含了沒(méi)有保存價(jià)值、不能成為檔案的部分；資源的范圍太廣，檔案只是其中的一部分；檔案信息資源與檔案也有區(qū)別，根據(jù)潘連根[21]、于曉慶[22]等人對(duì)檔案信息資源的理解，檔案信息資源歸根結(jié)底是一種有用的或可供利用的檔案信息。檔案信息不能等同于檔案：（1）檔案是檔案信息及其載體的統(tǒng)一體，而檔案信息可以脫離其固定的載體進(jìn)行傳播、利用；（2）檔案具有原始記錄性，而檔案信息則不要求原始性；（3）檔案具有完整性，而檔案信息可以是被節(jié)取的片段。（4）檔案具有憑證價(jià)值，可以作為法庭上的呈堂證供。檔案信息則不能作為憑證，發(fā)揮的主要是參考作用。因此，數(shù)字檔案以“檔案”作為屬概念更符合詞義。

因此，數(shù)字檔案定義為“以數(shù)字信號(hào)記錄的檔案”或者是“存儲(chǔ)于電磁介質(zhì)上的，以0、1二進(jìn)制編碼形式存在的，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案”比較合理。在外延上，應(yīng)該包括電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，《規(guī)范2》的外延比較合理。

人們創(chuàng)造并使用一個(gè)新概念的前提應(yīng)該是已有的概念不能滿足表達(dá)和交流的需要。從詞義上看，“電子文件”“電子檔案”中的“電子”實(shí)質(zhì)是數(shù)字的含義，那為什么在已有電子檔案概念的情況下，還使用數(shù)字檔案的概念呢？數(shù)字檔案能與相近的概念電子檔案相區(qū)別嗎？如前所述，電子文件是以數(shù)字形式存在的文件，外延上包括原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本；而電子檔案是具有保存價(jià)值而歸檔保存起來(lái)的電子文件，也就是具有保存價(jià)值并歸檔保存起來(lái)的原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本。電子文件和電子檔案概念都無(wú)法周延傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，因此，數(shù)字檔案概念在內(nèi)涵和外延上都能與電子文件和電子檔案相區(qū)別，有存在的獨(dú)立價(jià)值。

四、電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案比較

通過(guò)前文的分析，電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案概念有聯(lián)系也有區(qū)別，下面將從內(nèi)涵、外延和研究?jī)?nèi)容方面來(lái)比較。

（一）內(nèi)涵比較

根據(jù)電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的定義對(duì)比相關(guān)屬性，如下表2，我們可以發(fā)現(xiàn)（1）電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案在形成主體、存在形式、存儲(chǔ)載體、依賴環(huán)境等方面是一致的。在形成領(lǐng)域方面，數(shù)字檔案比電子文件和電子檔案要廣。（2）屬概念上有區(qū)別。電子文件的屬概念是文件，其中包括無(wú)保存價(jià)值、不能納入檔案范圍的部分。電子檔案的屬概念是電子文件，是由電子文件直接“轉(zhuǎn)化”而來(lái)的，是歸檔保存的電子文件。數(shù)字檔案的屬概念是檔案，是歸檔保存起來(lái)的歷史記錄，包括電子檔案和館（庫(kù)）藏中的傳統(tǒng)載體檔案。（3）保管場(chǎng)所有區(qū)別。電子文件的保管場(chǎng)所包括業(yè)務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)（全生命周期使用電子文件概念），電子檔案、數(shù)字檔案的保管場(chǎng)所都在檔案部門(mén)。

表2 電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案定義對(duì)比表

（二）外延對(duì)比

根據(jù)前文所述，電子文件的外延包括原生性的電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，電子檔案的外延是因具有保存價(jià)值而歸檔保存起來(lái)的原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本。數(shù)字檔案的外延包括電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本?？梢?jiàn)，電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的外延有很大一部分重合，但是并不完全一致，它們的關(guān)系如圖1所示，歸檔保存起來(lái)的電子文件是電子檔案，電子檔案和檔案部門(mén)收藏的傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本是數(shù)字檔案，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)載體檔案共同構(gòu)成了檔案總體。

（三）研究?jī)?nèi)容對(duì)比

在研究實(shí)踐中，人們關(guān)注電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的哪些方面？分析這個(gè)問(wèn)題有助于我們進(jìn)一步理解和把握電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的不同。

1.電子文件的研究?jī)?nèi)容

有關(guān)電子文件的研究?jī)?nèi)容有很多，可見(jiàn)于各類(lèi)著作、論文。張寧博士在論文《2000-2014年我國(guó)電子文件研究發(fā)展分析》中，依據(jù)中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)、中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)、中國(guó)博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)、中國(guó)重要會(huì)議論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)、中國(guó)重要報(bào)紙全文數(shù)據(jù)庫(kù)、中國(guó)人民大學(xué)圖書(shū)館館藏中的相關(guān)論文、書(shū)籍和文獻(xiàn)，采用Citespace文獻(xiàn)可視化分析工具對(duì)2000-2014年我國(guó)電子文件研究的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)和分析，她在文中以五年為一階段梳理了2000-2014年間我國(guó)電子文件的研究主題分布情況。歸納起來(lái)，這期間人們對(duì)電子文件的研究主要集中在“電子文件的基本含義”“管理原則”“電子文件的原始性、真實(shí)性”“電子文件與紙質(zhì)材料的對(duì)比”“電子文件憑證作用”“電子文件歸檔管理”“電子文件保存”“風(fēng)險(xiǎn)管理”“安全管理”“電子文件遷移和移交”“電子文件前端控制”“電子文件信息管理”“電子文件管理機(jī)構(gòu)”“電子文件宏觀管理”等主題上。[23]根據(jù)同樣的數(shù)據(jù)來(lái)源和分析工具，筆者補(bǔ)充了2015-2018年的數(shù)據(jù)，得出電子文件的研究主題主要聚焦在“電子文件管理”“檔案管理”“電子文件歸檔”“前端控制”“信息安全”“電子文檔”“電子文件管理系統(tǒng)”“辦公自動(dòng)化”等方面，不超出2000-2014年的范圍。

從中可以看出，人們對(duì)電子文件的關(guān)注點(diǎn)在：（1）對(duì)電子文件的基本認(rèn)識(shí)，包括電子文件的含義、管理原則、特點(diǎn)（與紙質(zhì)材料的區(qū)別）、電子文件的原始性、真實(shí)性等方面；（2）電子文件的管理。內(nèi)容包括電子文件前端控制、歸檔、保存、風(fēng)險(xiǎn)管理、安全管理、保護(hù)、管理流程、宏觀管理以及管理機(jī)構(gòu)等方面，電子文件的管理目標(biāo)是通過(guò)有效的管理手段，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期可讀性。

2.電子檔案的研究?jī)?nèi)容

為了便于比較，對(duì)電子檔案和數(shù)字檔案的研究?jī)?nèi)容進(jìn)行分析的數(shù)據(jù)來(lái)源與電子文件一致。筆者基于上述數(shù)據(jù)來(lái)源，以“電子檔案”為標(biāo)題，查閱了2000-2018年的文獻(xiàn)，用Citespace工具進(jìn)行聚類(lèi)分析，得到電子檔案的研究主題分布圖，見(jiàn)圖2。

從分布圖可以看出，2000-2018年間，人們對(duì)電子檔案的研究主要集中在“電子檔案管理”“檔案管理”“電子文件歸檔”“電子檔案信息”“存儲(chǔ)載體”“電子文件”“紙質(zhì)檔案”“辦公自動(dòng)化”“信息技術(shù)”“檔案信息”“對(duì)策”“問(wèn)題”“信息安全”“保管條件”“憑證作用”“檔案利用”等方面。從中可以看出：（1）對(duì)電子文件的研究依然比較受關(guān)注，這是因?yàn)殡娮游募请娮訖n案的“前端”；（2）關(guān)注電子檔案的管理，包括電子文件的歸檔管理，電子檔案的存儲(chǔ)、保管、信息安全和檔案利用等方面；（3）注重對(duì)辦公自動(dòng)化、信息技術(shù)等電子環(huán)境的研究。

從分布圖可以看出，2000-2018年間，人們對(duì)電子檔案的研究主要集中在“電子檔案管理”“檔案管理”“電子文件歸檔”“電子檔案信息”“存儲(chǔ)載體”“電子文件”“紙質(zhì)檔案”“辦公自動(dòng)化”“信息技術(shù)”“檔案信息”“對(duì)策”“問(wèn)題”“信息安全”“保管條件”“憑證作用”“檔案利用”等方面。從中可以看出：（1）對(duì)電子文件的研究依然比較受關(guān)注，這是因?yàn)殡娮游募请娮訖n案的“前端”；（2）關(guān)注電子檔案的管理，包括電子文件的歸檔管理，電子檔案的存儲(chǔ)、保管、信息安全和檔案利用等方面；（3）注重對(duì)辦公自動(dòng)化、信息技術(shù)等電子環(huán)境的研究。

3.數(shù)字檔案的研究?jī)?nèi)容

用同樣的方式，得到了數(shù)字檔案的研究主題分布圖，見(jiàn)圖3。從分布圖可以看出，2000-2018年間，人們對(duì)數(shù)字檔案的研究主要集中在“檔案數(shù)字化”“數(shù)字檔案信息”“檔案干部隊(duì)伍”“檔案管理”“溫濕度控制”“檔案規(guī)范化”“軟件研發(fā)”“檔案庫(kù)房”“檔案信息安全”“檔案修復(fù)”等方面。從中可以看出人們對(duì)數(shù)字檔案研究的關(guān)注點(diǎn)：（1）傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作。在分布圖中，含“數(shù)字化”的關(guān)鍵詞出現(xiàn)四處，這說(shuō)明傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化是數(shù)字檔案研究的重要內(nèi)容；（2）數(shù)字檔案的保護(hù)。對(duì)“溫濕度控制”“檔案庫(kù)房”“檔案修復(fù)”“檔案信息安全”等與檔案保護(hù)相關(guān)的主題的關(guān)注，說(shuō)明檔案保護(hù)是數(shù)字檔案的研究重點(diǎn)。

對(duì)比電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的研究?jī)?nèi)容我們可以發(fā)現(xiàn)，電子文件、電子檔案的聯(lián)系緊密，它們的研究?jī)?nèi)容存在大面積的重合。突出與紙質(zhì)檔案對(duì)比的“數(shù)字”特征，如電子文件的原始性、真實(shí)性和憑證價(jià)值等，注重對(duì)歸檔、存儲(chǔ)、保管、信息安全和檔案利用等管理問(wèn)題的研究，目的在于維護(hù)電子文件、電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期可讀性。而數(shù)字檔案的研究?jī)?nèi)容則鮮少關(guān)注電子文件、電子檔案的“數(shù)字”特征，也較少關(guān)注“收、管、存、用”等管理流程問(wèn)題，研究重點(diǎn)在傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和數(shù)字檔案的保護(hù)方面。

五、結(jié)語(yǔ)

雖然電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案都可以用來(lái)表示數(shù)字形式的檔案，在形成主體、存在形式、存儲(chǔ)載體和依賴環(huán)境上是一致的，如都由國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行操作處理，但三個(gè)概念之間具有明顯的區(qū)別：（1）電子文件與數(shù)字檔案。電子文件按有無(wú)保存價(jià)值可以分為兩類(lèi)，一類(lèi)是具有保存價(jià)值而歸檔保存起來(lái)的電子文件，經(jīng)歸檔保存后可以成為數(shù)字檔案；一類(lèi)是沒(méi)有保存價(jià)值，不能歸檔保存的電子文件，這類(lèi)電子文件不能成為檔案。文件可以成為檔案，但不是所有的檔案都來(lái)源于文件，數(shù)字檔案中的很多歷史記錄的數(shù)字化形式就不能稱為電子文件。（2）電子文件與電子檔案。電子檔案是歸檔保存起來(lái)的電子文件，電子文件與電子檔案存在直接的“轉(zhuǎn)化”關(guān)系，所有的電子檔案都來(lái)源于電子文件，但不是所有的電子文件都能成為電子檔案。（3）電子檔案與數(shù)字檔案。所有的電子檔案都是數(shù)字檔案，但傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本不是電子檔案，電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本共同構(gòu)成數(shù)字檔案。（4）在研究?jī)?nèi)容方面，人們注重對(duì)電子文件、電子檔案基本特性、管理方法的研究，這是對(duì)傳統(tǒng)檔案及其管理方式在數(shù)字時(shí)代的革新。在數(shù)字檔案的研究方面，人們主要關(guān)注傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化及數(shù)字檔案載體、信息的保護(hù)研究。