張敏晞
摘要:隨著現(xiàn)代企業(yè)管理意識的提升、信息技術(shù)的飛速發(fā)展,ERP的管理理念已經(jīng)通過ERP系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn),并對企業(yè)的財(cái)務(wù)成本管理提出了新的要求。文章概述了ERP系統(tǒng)的基本含義,從企業(yè)目前普遍面臨著的成本管理精細(xì)化、系統(tǒng)化需求出發(fā),揭示了傳統(tǒng)模式下(制造業(yè))企業(yè)成本管理的弊端,并闡述了ERP系統(tǒng)在成本全流程管控中的具體應(yīng)用,以及應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行成本管理取得的成效。希望通過文章的闡述,可以為企業(yè)財(cái)務(wù)成本管理基于ERP系統(tǒng)的更好運(yùn)用提供一些參考和借鑒。
關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng);成本管理;應(yīng)用;成效
一、引言
面對激烈的市場競爭,企業(yè)想要生存乃至爭得上游,就必須在滿足客戶需求、保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時(shí)有效控制企業(yè)成本,獲取盈利。企業(yè)如何充分運(yùn)用ERP的先進(jìn)理念和系統(tǒng),依托ERP系統(tǒng)的規(guī)范數(shù)據(jù)信息資源,科學(xué)設(shè)計(jì)管控節(jié)點(diǎn),克服傳統(tǒng)模式下企業(yè)成本管理弊端,全流程對成本進(jìn)行有效管理,為企業(yè)帶來豐厚的收益,成為了聚焦關(guān)注點(diǎn)。
二、ERP系統(tǒng)的基本概況
ERP是“企業(yè)資源計(jì)劃”的英文縮寫。ERP系統(tǒng)是將不同企業(yè)的銷售、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、人力等復(fù)雜的經(jīng)營環(huán)節(jié)和管理流程整合到一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺上,從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程合理化、系統(tǒng)運(yùn)行集成化、信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、績效監(jiān)控動(dòng)態(tài)化、管理改善持續(xù)化。當(dāng)前,由于包含了先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理念,ERP系統(tǒng)在標(biāo)準(zhǔn)化的制造類企業(yè)率先得到應(yīng)用,并拓展推廣到零售、金融、服務(wù)等各個(gè)行業(yè),已經(jīng)逐漸成為企業(yè)當(dāng)前實(shí)現(xiàn)成本管控的主要方式和手段。
三、傳統(tǒng)模式下(制造業(yè))企業(yè)成本管理的弊端
傳統(tǒng)模式下企業(yè)成本管理難以滿足管理精細(xì)化要求?,F(xiàn)階段,企業(yè)面臨激烈競爭,要求產(chǎn)品低價(jià)優(yōu)質(zhì),客戶需求不斷變化,個(gè)性化需求增強(qiáng),產(chǎn)品制造按單生產(chǎn)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復(fù)雜、零部件多、兼有外協(xié)和自制。據(jù)此,成本管理面臨著核算和控制難度加大,但同時(shí)要求精細(xì)化管理的問題。很多企業(yè)仍處手工編制為主計(jì)算機(jī)為輔的流程階段。物料領(lǐng)用歸集不準(zhǔn)確,(分批法)批次間成本差異大。工人工資及制造費(fèi)用分?jǐn)偡绞胶唵?,分配基礎(chǔ)單一,難以準(zhǔn)確反映各細(xì)類產(chǎn)品成本。原始數(shù)據(jù)收集困難,差異量化分析基礎(chǔ)弱效力差,控制難以有的放矢。
傳統(tǒng)模式下企業(yè)成本管理難以滿足管理系統(tǒng)化要求。傳統(tǒng)模式下企業(yè)成本管理只注重企業(yè)的制造成本,關(guān)注料、工、費(fèi)三要素。理論上相較目前的“產(chǎn)品生命周期成本理論”缺乏系統(tǒng)性,實(shí)操上又缺乏能集成信息和數(shù)據(jù)的ERP系統(tǒng)支持,造成其管理的系統(tǒng)性偏弱。企業(yè)存在不重視研發(fā)設(shè)計(jì)階段的成本管理,抑制后續(xù)階段成本控制;合同(訂單)評審階段,(傳統(tǒng)模式下)成本核算嚴(yán)重滯后,無法滿足事前報(bào)價(jià)需求,引起業(yè)務(wù)流失或接受虧損訂單;原材料采購安排不夠精細(xì),無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)并適量滿足生產(chǎn)需求,采購價(jià)格不利,采購數(shù)量冗余,形成物料和資金多重浪費(fèi)等非系統(tǒng)化成本管理的弊端。
四、ERP系統(tǒng)下(制造)企業(yè)成本管理的應(yīng)用
(一)標(biāo)準(zhǔn)成本核算制度建立和應(yīng)用
標(biāo)準(zhǔn)成本法是ERP系統(tǒng)中常見成本核算方法(文中ERP系統(tǒng)以O(shè)RACLE為例)。成本標(biāo)準(zhǔn)的確立目標(biāo)是標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際成本的差異在可接受的很小范圍內(nèi),即標(biāo)準(zhǔn)成本應(yīng)約等于實(shí)際成本。企業(yè)可以通過對標(biāo)準(zhǔn)成本在年內(nèi)進(jìn)行周期調(diào)整,以反映市場價(jià)格來實(shí)現(xiàn),可使成本管理控制更加有效。實(shí)踐中可以將標(biāo)準(zhǔn)成本法與實(shí)際成本法混合使用,到期末結(jié)賬時(shí)將存貨標(biāo)準(zhǔn)成本還原為實(shí)際成本。
ERP系統(tǒng)進(jìn)行成本核算,以產(chǎn)品生產(chǎn)工單為核算單位。從工單開立后物料發(fā)放或資源(工人工資和制造費(fèi)用、外協(xié)加工費(fèi)等)投入開始?xì)w集,產(chǎn)品的物料耗用是以物料清單(BOM)為歸集標(biāo)準(zhǔn),產(chǎn)品的資源投入是以工藝路線為歸集標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)物料清單和工藝路線,層層滾加得出半成品直至產(chǎn)成品的成本。只要確保了輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,系統(tǒng)就能自動(dòng)快捷準(zhǔn)確列示并計(jì)算出某一工單成本構(gòu)成及數(shù)據(jù)。在資源耗用標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置上,結(jié)合作業(yè)成本法,結(jié)合作業(yè)動(dòng)因,按機(jī)器工時(shí)、人工工時(shí)、備料準(zhǔn)備、機(jī)器檢測等,進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置,實(shí)現(xiàn)成本精細(xì)化核算。
(二)成本分析和控制責(zé)任的界定
有了產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本,相當(dāng)于事前有了基準(zhǔn)(計(jì)劃成本),可以對工單實(shí)施進(jìn)程中“實(shí)時(shí)”,也可以在工單完畢后,通過成本耗用的差異分析,尋找產(chǎn)生問題的根源。針對物料品質(zhì)不達(dá)標(biāo)、超限額損耗、生產(chǎn)返工、非計(jì)劃停工等問題,及時(shí)明確設(shè)計(jì)、采購、檢驗(yàn)、生產(chǎn)等部門的責(zé)任,采取相應(yīng)控制措施,節(jié)約成本。
(三)訂單成本(事先)模擬與優(yōu)化設(shè)計(jì)
成本模擬是指在參照基礎(chǔ)型產(chǎn)品(或已有產(chǎn)品)基礎(chǔ)上,以滿足客戶訂單的技術(shù)和價(jià)格需求為出發(fā)點(diǎn),重?cái)M設(shè)計(jì)方案、變更產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、調(diào)整工藝路線進(jìn)行生產(chǎn)制造模擬,計(jì)算產(chǎn)品成本。ERP系統(tǒng)能夠運(yùn)用成本模擬功能對產(chǎn)品成本進(jìn)行預(yù)測,預(yù)估產(chǎn)品盈利情況,對銷售訂單是否接單,促進(jìn)企業(yè)由目標(biāo)成本出發(fā),考慮產(chǎn)品結(jié)構(gòu)優(yōu)化方案或工藝路線改進(jìn)。
(四)選擇合格供應(yīng)商
采購是企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的基本保證,也就是說企業(yè)不僅要把控自身內(nèi)部生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量,還需關(guān)注供應(yīng)商的質(zhì)量管理,選擇合格供應(yīng)商。將上游供應(yīng)商的質(zhì)量把控好,不僅可以顯性降低成本,還能隱性提升客戶的滿意度和黏合度。
ERP系統(tǒng)可以將合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)嵌入,由系統(tǒng)實(shí)施對合格供應(yīng)商的評分。ERP系統(tǒng)可以對供應(yīng)商的材料售價(jià)、信用度、納稅情況、到期繳貨、質(zhì)檢結(jié)果(結(jié)合質(zhì)量模塊的運(yùn)用)等評斷指標(biāo)進(jìn)行評分,得出相應(yīng)的排名和級別。選擇綜合得分高的供應(yīng)商,同時(shí)對采購成本和質(zhì)量成本進(jìn)行有效管理。
(五)全面優(yōu)化成本控制
ERP系統(tǒng)可以整合企業(yè)的銷售、計(jì)劃、生產(chǎn)、庫存等整個(gè)業(yè)務(wù)鏈上的工作流與財(cái)務(wù)工作流相互融合,從而使企業(yè)整體運(yùn)營層面上的成本管理建立了密切的聯(lián)系,為全面優(yōu)化成本控制打下基礎(chǔ)。企業(yè)能以價(jià)值鏈的構(gòu)建和完善為切入點(diǎn),掌控梳理各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)流程活動(dòng),不斷優(yōu)化成本控制,實(shí)現(xiàn)企業(yè)增值。
五、ERP系統(tǒng)下企業(yè)成本管理成效
(一)價(jià)值鏈視角,全流程控制
在ERP系統(tǒng)支持下,企業(yè)運(yùn)用了產(chǎn)品生命周期成本法,從研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售、客服環(huán)節(jié),價(jià)值鏈分析,全流程管控成本。
1. 重視研發(fā)、設(shè)計(jì)(上游)成本
研發(fā)和設(shè)計(jì)(產(chǎn)品和生產(chǎn)流程)階段的成本只占到整個(gè)產(chǎn)品生命周期中很小的一部分,但是它會鎖定并影響著大部分后續(xù)的生命周期成本。ERP系統(tǒng)提供的企業(yè)資源數(shù)據(jù)分析,使得管理者對產(chǎn)品和生產(chǎn)流程的設(shè)計(jì)的關(guān)注可以具象化,避免只考慮中游成本(制造成本)得出錯(cuò)誤決策結(jié)果,也對售后服務(wù)等(下游)成本形成源頭控制。
2. 采購環(huán)節(jié)控制
在采購壞節(jié)從兩方面進(jìn)行控制:一個(gè)是采購數(shù)量控制。設(shè)立物料長短周期需求屬性、建立最低庫存量預(yù)警,借助ERP系統(tǒng)的物料需求計(jì)劃(MRP),明確采購數(shù)量,優(yōu)化采購規(guī)模。一個(gè)是采購價(jià)格控制。采購人員工作中用系統(tǒng)的歷史記錄采購價(jià)格,比對供應(yīng)商提供的新價(jià)格,比對不同供應(yīng)商的價(jià)格,爭取到有利的采購價(jià)格。
3. 生產(chǎn)環(huán)節(jié)控制
根據(jù)ERP系統(tǒng)物料清單,實(shí)施物料推式(即按清單限額)發(fā)料,對生產(chǎn)耗用超額領(lǐng)料要求填列“超額領(lǐng)料單”,專項(xiàng)監(jiān)管,清楚把控物料投放。
4. 庫存環(huán)節(jié)控制
在庫存環(huán)節(jié)結(jié)合庫存的數(shù)量和存貨的帳期這兩方面進(jìn)行控制。利用ERP系統(tǒng)上庫存數(shù)量多少和存貨帳期長短的記錄,結(jié)合營運(yùn)需求,對材料冗余、不足、周轉(zhuǎn)快慢、代替使用等問題,進(jìn)行及時(shí)科學(xué)調(diào)配或處理,激發(fā)沉淀資金的應(yīng)用效益。
5. 銷售環(huán)節(jié)控制
企業(yè)在銷售訂單(合同)評審時(shí)使用運(yùn)用ERP系統(tǒng)的訂單評審和模擬成本功能,根據(jù)目標(biāo)成本優(yōu)化產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和設(shè)計(jì),為訂單承接提供判斷依據(jù)。
利用ERP系統(tǒng)的訂單執(zhí)行跟蹤和應(yīng)收賬款數(shù)據(jù),關(guān)注客戶訂貨量、是否依約按期收貨、及時(shí)回款等,結(jié)合維持客戶關(guān)系的支出數(shù)據(jù),識別關(guān)鍵重要客戶,調(diào)整控制營銷成本費(fèi)用的投入。
(二)數(shù)據(jù)支撐,簡化核算
基于ERP系統(tǒng)的成本核算工作是系統(tǒng)自動(dòng)處理分別由各部門(主要為采購、生產(chǎn)、倉儲等供應(yīng)鏈部門)嚴(yán)格輸入的各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行的核算,不需再依靠人工(尤其是財(cái)務(wù)部門人員)進(jìn)行繁復(fù)的成本歸集匯總和分配計(jì)算。ERP系統(tǒng)使用使得成本核算有了極高的準(zhǔn)確率與效率,方便管理者能夠?qū)⑵髽I(yè)經(jīng)營的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及時(shí)掌握在手中,能夠全面動(dòng)態(tài)地把控現(xiàn)狀做出正確經(jīng)營判斷。
(三)著力分析,責(zé)任落實(shí)
ERP系統(tǒng)能夠把企業(yè)運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)成本明細(xì)進(jìn)行完整記錄與反映,在這種精細(xì)化成本控制下輔以相應(yīng)的程序開發(fā),充分全面地展示了企業(yè)運(yùn)行過程中的每一項(xiàng)成本的變化異?,F(xiàn)象。據(jù)此企業(yè)能夠直接著力于分析差異形成原因,準(zhǔn)確地落實(shí)差異責(zé)任,減少了扯皮,協(xié)調(diào)各部門合力完成成本管控。
(四)助力全面預(yù)算管理
首先,在ERP環(huán)境下,企業(yè)原來事先預(yù)算產(chǎn)品成本的準(zhǔn)確性低下,進(jìn)而影響全面預(yù)算準(zhǔn)確性的困境得以改變,運(yùn)用ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)成本和模擬成本功能,簡化了產(chǎn)品成本預(yù)算過程并極高提升了準(zhǔn)確性,扎實(shí)了公司編制銷售成本的預(yù)算基礎(chǔ)。其次,ERP系統(tǒng)為預(yù)算成本管理的執(zhí)行、分析、反饋,提供了良好的管控渠道,助力公司全面預(yù)算管理水平提升。
六、結(jié)語
總而言之,ERP系統(tǒng)為企業(yè)的財(cái)務(wù)成本管理提供了強(qiáng)有力的平臺,優(yōu)化了原始成本管理理念,能清楚厘清和呈現(xiàn)成本的來龍去脈,可以準(zhǔn)確核算并精準(zhǔn)分析產(chǎn)品成本,為管理層決策提供有力的服務(wù)。企業(yè)管理者關(guān)注可以從對成本計(jì)算精確度上轉(zhuǎn)移向以價(jià)值鏈分析為脈絡(luò),不斷梳理完善流程,充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用,增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力,促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。
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