馬榮

[摘 要]檔案是歷史的真實(shí)記錄，是資政育人、存史留據(jù)的寶貴財(cái)富。機(jī)關(guān)檔案管理工作是黨和國(guó)家重要的基礎(chǔ)性工作之一，做好檔案工作是各級(jí)黨委政府、企事業(yè)單位的重要職責(zé)。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，如何提升機(jī)關(guān)的檔案工作質(zhì)量，更好地服務(wù)中心工作，筆者根據(jù)30年的檔案工作經(jīng)歷，認(rèn)為加強(qiáng)“六化建設(shè)”，即檔案工作體制科學(xué)化、人員能力復(fù)合化、工作制度化、整理規(guī)范化、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理現(xiàn)代化是提升檔案工作質(zhì)量的有效途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案工作 提升 途徑

中圖分類(lèi)號(hào)：G279.27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案記錄反映的是黨和國(guó)家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面的真實(shí)情況，是資政育人、存史留據(jù)的寶貴財(cái)富。它不僅為各項(xiàng)事業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供指導(dǎo)、借鑒，還是維護(hù)黨和國(guó)家以及人民群眾根本利益的重要依據(jù)和憑證，是黨和國(guó)家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作。做好檔案工作是各級(jí)黨委、政府和企事業(yè)單位的重要職責(zé)。當(dāng)前，檔案工作還存在一些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)檔案工作不夠重視，檔案工作人員綜合素質(zhì)不高，檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案氛圍不濃厚，檔案的收集不齊全、不完整，整理不科學(xué)、不規(guī)范，管理的手段和方法簡(jiǎn)單、粗放，開(kāi)發(fā)和綜合利用效果不夠理想。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，要做好機(jī)關(guān)的檔案工作，更好地服務(wù)中心工作，就要做好“六化建設(shè)”（工作體制科學(xué)化、人員能力復(fù)合化、檔案工作制度化、檔案整理規(guī)范化、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理現(xiàn)代化）。

一、工作體制科學(xué)化

檔案的基礎(chǔ)來(lái)源是檔案資源。一個(gè)機(jī)關(guān)不論大小，都配備有管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)，所謂“麻雀雖小，五臟俱全”。檔案產(chǎn)生于各個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，分散于各個(gè)部門(mén)，需要收集整理，而各個(gè)部門(mén)工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度深淺不一，檔案工作的能力水平又有差距，怎樣把這些散存在部門(mén)的材料齊全完整地收集起來(lái)，立卷歸檔、提供利用，就需要理順工作體制，建立一個(gè)科學(xué)合理，快速高效的工作隊(duì)伍。首先，應(yīng)該健全機(jī)構(gòu)，成立組織，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，研究制定檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)、任務(wù)、計(jì)劃，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員以及各部門(mén)專(zhuān)兼職人員各自的職責(zé)任務(wù)，只有理順了關(guān)系，明確了職責(zé)任務(wù)，才能各司其職，各負(fù)其責(zé)，做到檔案事業(yè)有人關(guān)心，檔案工作有人負(fù)責(zé)，檔案業(yè)務(wù)有人開(kāi)展。其次，還要加強(qiáng)監(jiān)督、檢查，建立健全獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。實(shí)行目標(biāo)化管理，不定期進(jìn)行抽檢查，論功行賞，按過(guò)處罰，才能充分調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的積極性、創(chuàng)造性。最后，要培養(yǎng)、穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，要在政治、工作、生活的各個(gè)方面關(guān)心愛(ài)護(hù)檔案工作人員，保障檔案業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的人、財(cái)、物需要，解決他們?cè)诠ぷ魃钪杏龅降睦щy，創(chuàng)造良好的職稱(chēng)、職務(wù)晉升空間，使他們能夠心無(wú)雜念，安心工作，以實(shí)際行動(dòng)推動(dòng)檔案工作健康持續(xù)的發(fā)展。

二、人員能力復(fù)合化

檔案工作人員能力決定檔案工作水平，遍觀機(jī)關(guān)檔案工作人員，檔案專(zhuān)業(yè)科班畢業(yè)且從事檔案工作的人員為數(shù)不多，多半是沒(méi)有接受檔案專(zhuān)業(yè)理論系統(tǒng)教育的“半路出家”人員，他們專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)系統(tǒng)性不強(qiáng)，能力素質(zhì)高低不一。

作為一門(mén)實(shí)踐性很強(qiáng)的檔案專(zhuān)門(mén)學(xué)科，需要檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的指導(dǎo)，還要有極強(qiáng)的動(dòng)手實(shí)踐能力，要能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，所以，從事檔案管理工作的人員除了堅(jiān)守良好的職業(yè)道德，埋頭苦干、樂(lè)于奉獻(xiàn)以外，還要不斷學(xué)習(xí)，時(shí)時(shí)充電，既要學(xué)習(xí)檔案工作的新理論、新方法，又要學(xué)習(xí)、借鑒現(xiàn)代管理的新經(jīng)驗(yàn)、新成果，還要熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的復(fù)合型人才是搞好檔案工作的基礎(chǔ)條件和保障。

三、檔案工作制度化

制度不嚴(yán)、作風(fēng)不實(shí)是工作質(zhì)量不高的主要原因，必須高度重視機(jī)關(guān)的建章立制工作。依據(jù)檔案法律法規(guī)，按照簡(jiǎn)單實(shí)用、便于操作的原則，結(jié)合機(jī)關(guān)的性質(zhì)，全面系統(tǒng)地建立檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱、保密、利用、防火、鑒定、銷(xiāo)毀、管理等各項(xiàng)規(guī)章制度。強(qiáng)化制度的貫徹力、落實(shí)力，用制度來(lái)約束、規(guī)范、管理檔案工作中的行為。

四、檔案整理規(guī)范化

規(guī)范化整理是檔案檢索和提供利用的重要指標(biāo)。要依據(jù)國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔文件整理規(guī)則和上級(jí)行政主管部門(mén)給本機(jī)關(guān)審批下達(dá)的檔案分類(lèi)大綱、歸檔范圍和保管期限表，科學(xué)分類(lèi)，規(guī)范整理。

分類(lèi)要科學(xué)。同一個(gè)年度的文件，應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件形成的數(shù)量等情況，按照文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)。全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的一般方法有年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、作者、地區(qū)、文件名稱(chēng)幾種方法，在分類(lèi)方法的結(jié)合應(yīng)用上，通常年度-保管期限分類(lèi)法，適用于規(guī)模較小、文件材料形成數(shù)量少的單位；年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限分類(lèi)法與年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法適用于黨委、政府綜合性管理單位，多用于省直單位，市直單位采用的比較少。

整理要規(guī)范。檔案整理的程序環(huán)節(jié)是組件—分類(lèi)—排列—編目—修整—裝訂—編頁(yè)—裝盒—排架，這是《規(guī)則》對(duì)已有檔案整理程序的具體規(guī)定。俗話(huà)說(shuō)“巧媳婦難為無(wú)米之炊”，沒(méi)有歸檔文件材料，談何整理，因此，在這些環(huán)節(jié)前要加上 “收集、檢查”兩個(gè)環(huán)節(jié)。整理通常采用三步工作法，第一步是收集—檢查—組件—剔除金屬物—裝訂—編頁(yè)碼；第二步是蓋歸檔章—填寫(xiě)歸檔章（全宗號(hào)、歸檔年度、類(lèi)目、保管期限、頁(yè)數(shù)，還有一項(xiàng)“件號(hào)”在第三步工作法前填寫(xiě)）—分類(lèi)、分保管期限排列—編制件號(hào)；第三步是編目—裝盒（填寫(xiě)盒面、盒脊、備考表）—上架。歸檔文件材料的整理可以是單位檔案人員自己整理，也可以是購(gòu)買(mǎi)社會(huì)組織服務(wù)，對(duì)于購(gòu)買(mǎi)社會(huì)服務(wù)整理檔案的單位，涉密文件必須是本機(jī)關(guān)檔案工作人員自己?jiǎn)为?dú)整理。

五、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化

在現(xiàn)實(shí)工作中，要提供利用某個(gè)文件，常常聽(tīng)到人們說(shuō)“讓檔案室來(lái)做”，實(shí)際上就是需要檔案工作人員通過(guò)手段從檔案庫(kù)房或文件材料中查找出這個(gè)文件來(lái)應(yīng)用。故檔案室建設(shè)的內(nèi)容除了檔案庫(kù)房建設(shè)以外，還應(yīng)該包括從事檔案管理與服務(wù)的機(jī)構(gòu)、人員和辦公設(shè)備設(shè)施的建設(shè)。

檔案政策法規(guī)明確要求，檔案室建設(shè)必須標(biāo)準(zhǔn)化，要按照既便于工作，又要保持聯(lián)系的目標(biāo)，合理配置檔案業(yè)務(wù)工作室、庫(kù)房、閱檔室。檔案庫(kù)房的面積大于容納本機(jī)關(guān)形成的全部文書(shū)、會(huì)計(jì)、科技、實(shí)物等檔案的數(shù)量，還要有前瞻性考慮。綜合檔案室履行集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)形成的全部檔案的職責(zé)，要建立人防、物防、技防的安全防范體系，維護(hù)檔案的實(shí)體安全與信息安全。在實(shí)際工作中，要抓住加強(qiáng)檔案庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)這個(gè)重點(diǎn)，圍繞影響檔案壽命的自然因素、環(huán)境因素、人為因素開(kāi)展工作，使檔案庫(kù)房達(dá)到防火、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防輻射等的要求，同時(shí)，加強(qiáng)管理，建立完善的保密制度，積極開(kāi)展自查和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，堵塞漏洞，嚴(yán)防檔案的損毀和失密事件的發(fā)生。

在加強(qiáng)檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)上，還要完善開(kāi)展業(yè)務(wù)工作必需的辦公器材，應(yīng)該配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、攝（錄）像機(jī)、影碟機(jī)、錄像編輯機(jī)、硬盤(pán)、檔案管理軟件、檔案裝具等辦公用具。

六、檔案管理現(xiàn)代化

堅(jiān)定管理思想現(xiàn)代化的理念。隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化的快速發(fā)展，檔案的種類(lèi)不斷增加，載體不斷豐富，數(shù)量越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，檔案工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，解放思想，更新觀念，勇于創(chuàng)新，突破慣性思維的影響和束縛，不斷探索新的管理模式，創(chuàng)造新的管理手段，積極有效地應(yīng)對(duì)和解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

實(shí)施管理方法現(xiàn)代化的行動(dòng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠增強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化程度，提升工作效率，擴(kuò)大服務(wù)面，要把計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)與檔案有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)加技術(shù)。一是要加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的落實(shí)，確保檔案信息化規(guī)范；二是要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，建成以館藏檔案為主體的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)；三是要促進(jìn)資源共享，按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和保密要求，把可公開(kāi)的檔案信息及時(shí)予以開(kāi)放，使檔案公共服務(wù)的范圍與覆蓋面增加，滿(mǎn)足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案利用需求，讓檔案的作用惠及更多的人民群眾；四是發(fā)現(xiàn)、挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，編輯更多更有價(jià)值的信息，把“死檔案”變成“活信息”，為單位決策提供更多更好的參考和指導(dǎo)，為社會(huì)和人民群眾提供更多更好的服務(wù)。

七、結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)檔案工作是國(guó)家檔案工作的基礎(chǔ)和源泉，要推動(dòng)國(guó)家檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展和進(jìn)步，讓檔案的作用更好地服務(wù)于黨的建設(shè)和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，就必須抓好源頭工程，必須加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的建設(shè)。