朱啟瓊

[摘 要]科技的發(fā)展催生了信息時(shí)代的到來，信息化建設(shè)成為企業(yè)發(fā)展的首要方向，科研企業(yè)也不例外。當(dāng)前，信息化建設(shè)是科研企業(yè)各項(xiàng)工作的重要內(nèi)容。而采購是企業(yè)科研生產(chǎn)的最重要的環(huán)節(jié)之一，是企業(yè)核心技術(shù)及產(chǎn)品增值的起點(diǎn)。文章將以傳統(tǒng)科研企業(yè)為視角，分析當(dāng)前企業(yè)采購信息化建設(shè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，在深入分析采購與科研生產(chǎn)計(jì)劃、成本節(jié)約關(guān)系的基礎(chǔ)上提出企業(yè)采購信息化建設(shè)及革新的途徑，促進(jìn)企業(yè)效益的最大化。

[關(guān)鍵詞]科研企業(yè) 采購信息化 革新

中圖分類號：F270.7；F274 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

各類型企業(yè)在生產(chǎn)過程中都必須從外界獲取原材料及服務(wù)來滿足生產(chǎn)的需要。從企業(yè)的整體發(fā)展來看，采購環(huán)節(jié)是企業(yè)科研技術(shù)產(chǎn)品或服務(wù)增值的起點(diǎn)，也是企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程的開始，它絕不僅僅是簡單意義上去市場購買所需的原材料，而是把組織科研創(chuàng)造能力拓展到了外部資源上，關(guān)系到企業(yè)科研生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)要在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，就必須實(shí)現(xiàn)市場反應(yīng)能力與品質(zhì)、實(shí)現(xiàn)成本與服務(wù)的集中優(yōu)化，革新傳統(tǒng)的職能管理方式，實(shí)現(xiàn)采購的信息化建設(shè)，這是提高企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵。

一、科研企業(yè)物資采購信息化建設(shè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)分析

對于科研企業(yè)來說，它的采購工作與其他常規(guī)企業(yè)存在著較大的差異。這種特征就決定著它必然走在信息化技術(shù)應(yīng)用的前端，成為采購信息化系統(tǒng)建設(shè)的重要試點(diǎn)。

（一）采購需求

首先，科研企業(yè)由于自身的產(chǎn)業(yè)特性，形成內(nèi)外兩面的特征。一方面，對外來說，多批次而小批量的采購造成了采購工作本身的相對不便，而且在進(jìn)行采購的過程中很難與賣方進(jìn)行價(jià)格的談判；另一方面，對內(nèi)來說，不同部門間對于采購物項(xiàng)的需求紛繁復(fù)雜，此種狀態(tài)下，采購部門如何有針對性地實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的需求成為急需解決的突出問題。需求的繁雜性在企業(yè)的工作環(huán)境中尤為突出，不同部門間的專業(yè)性較強(qiáng)加之地理上的分散，給采購工作帶來一定的難度。正因?yàn)槿绱?，企業(yè)采購的信息化建設(shè)刻不容緩，必須大力推進(jìn)。

（二）溝通需求

溝通是采購過程中另一個(gè)相當(dāng)重要的問題，在當(dāng)前的采購工作中很明顯存在缺乏有效溝通的問題。傳統(tǒng)采購中信息呈現(xiàn)單線式的溝通鏈，在企業(yè)缺少具備采購運(yùn)作整體視角的人才，往往只有項(xiàng)目人員才知道在什么時(shí)候需要采購和采購什么，也只有供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員才知道何時(shí)可以供應(yīng)和供應(yīng)什么，從而導(dǎo)致雙方以及個(gè)體內(nèi)部之間信息的不暢通，極易影響信息傳遞的準(zhǔn)確性，浪費(fèi)溝通鏈中工作人員的時(shí)間與精力[1]。除此之外，在傳統(tǒng)的采購過程中往往把采購工作當(dāng)作獨(dú)立的活動(dòng)，關(guān)心科研生產(chǎn)活動(dòng)能不能有效進(jìn)行，采購與項(xiàng)目的研發(fā)、采購與制造成本的節(jié)約則很少與相關(guān)的市場人員和項(xiàng)目技術(shù)人員進(jìn)行溝通。所以，需要強(qiáng)化企業(yè)采購的信息化建設(shè)，保障過程中實(shí)現(xiàn)有效的溝通，促進(jìn)企業(yè)效益的最大化。

（三）建立采購品追蹤系統(tǒng)需求

采購信息化能有效促進(jìn)采購品追蹤系統(tǒng)的建設(shè)。對企業(yè)內(nèi)部來說，針對不同批次采購物項(xiàng)的使用情況進(jìn)行信息的收集與整理形成一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)未來采購工作的優(yōu)化升級。與此同時(shí)，對外而言，包括以往采購信息以及相關(guān)的信用信息等的供應(yīng)商信息，同樣會(huì)為日后采購部門的工作提供重要依據(jù)，促進(jìn)未來采購工作的進(jìn)一步優(yōu)化。

二、采購信息化建設(shè)

（一）信息公開透明

企業(yè)采購工作整個(gè)過程的公平公正直接關(guān)系到企業(yè)工作的效果，而在實(shí)現(xiàn)采購工作的公平化過程當(dāng)中，信息公開透明具有重要的意義。良好的信息透明性是建設(shè)整個(gè)采購信息化系統(tǒng)的最基本的要素，同時(shí)它也是保障整個(gè)物資供應(yīng)鏈工作高效與控制有效的基礎(chǔ)。當(dāng)前，在基于PC端的網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)用時(shí)代中，科研企業(yè)采購信息化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以數(shù)據(jù)庫作為基本的技術(shù)支持，建設(shè)Web頁面為前端呈現(xiàn)采購體系，幫助實(shí)現(xiàn)信息的透明。

（二）內(nèi)部流程信息化

1.實(shí)現(xiàn)采購內(nèi)部管理體系的信息化

首先需要建立一個(gè)采購管理信息系統(tǒng)，來完成企業(yè)內(nèi)部制定的采購申請的提交、審查與批準(zhǔn)，查詢、跟蹤采購過程中各項(xiàng)數(shù)據(jù)以及進(jìn)行相關(guān)報(bào)表的制定工作，對企業(yè)采購運(yùn)作提供良好的后臺支撐。通過將各個(gè)模塊的流程鉤稽來實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈全流程的信息化管理。具體流程為：采購計(jì)劃—采購申請—平臺公開發(fā)布—采購實(shí)施—合同審批簽訂—合同存檔—報(bào)銷支付—驗(yàn)收入庫。實(shí)現(xiàn)全過程管理，將采購計(jì)劃作為采購工作的重要源頭，有效提高采購效率，降低分散采購和重復(fù)采購的情況；將采購申請作為最基本的操作單位，以電子化的采購申請來替代實(shí)際工作中的各種單據(jù)，并借用采購申請的不同狀態(tài)來呈現(xiàn)出采購流程當(dāng)下的階段，通過信息化大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能將采購階段的每個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，形成各類統(tǒng)計(jì)查詢表，因此，企業(yè)管理者可以通過采購信息化模塊對采購任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

在實(shí)踐中可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)采購信息系統(tǒng)的建設(shè)有效實(shí)現(xiàn)了企業(yè)采購管理的信息化建設(shè)，信息傳遞的中間環(huán)節(jié)得以省略，信息流動(dòng)的速度大大加快，極大地提高了企業(yè)的市場反應(yīng)效率，提升了企業(yè)的競爭力。

2.財(cái)務(wù)工作信息化

在企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部管理信息化建設(shè)之后，相應(yīng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作也要進(jìn)行變革。傳統(tǒng)的企業(yè)在采購工作中填寫與審查發(fā)票、訂單以及收貨等基本的工作都會(huì)產(chǎn)生大量的文檔內(nèi)容，占據(jù)工作人員的時(shí)間與精力，也消耗企業(yè)資源。而在信息化的采購信息化中可以對采購流程的信息流進(jìn)行分析，將原本需要大量人力來完成的復(fù)雜的財(cái)務(wù)工作交由一個(gè)簡單的信息集成系統(tǒng)來完成，最大化地節(jié)省企業(yè)采購的時(shí)間與內(nèi)部信息處理的時(shí)間，提高企業(yè)的反應(yīng)速率[2]。

（三）外部運(yùn)作信息化

1.網(wǎng)絡(luò)采購

“開源”與“節(jié)流”是網(wǎng)絡(luò)采購兩項(xiàng)重要的職能，它最重要的目的就在于節(jié)省成本、提高采購工作的效率。首先，企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)采購過程中可以把原材料的成本控制在一個(gè)相當(dāng)?shù)偷乃缴?；其次，企業(yè)還可以在網(wǎng)絡(luò)采購中獲得更高質(zhì)量的供應(yīng)；最后，企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)采購中極大地提高了企業(yè)科研生產(chǎn)與運(yùn)作的效率。在企業(yè)的科研生產(chǎn)經(jīng)營中原材料的價(jià)格是節(jié)流的關(guān)鍵，而為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)節(jié)流最好的方式就是開源，也就是擴(kuò)大供應(yīng)商的范圍，形成良好的競爭機(jī)制，將原材料價(jià)格維持在相對較低的水平，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。

實(shí)施網(wǎng)絡(luò)采購首先需要企業(yè)建立相應(yīng)的采購網(wǎng)站，與供應(yīng)商進(jìn)行網(wǎng)上的注冊與交易，除此之外，企業(yè)的采購執(zhí)行員也可以在網(wǎng)上搜索其他供應(yīng)商的網(wǎng)址并與其建立聯(lián)系，擇優(yōu)而定。

2.供應(yīng)商信息化管理

對供應(yīng)商進(jìn)行信息化管理是強(qiáng)化企業(yè)采購信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，良好的供應(yīng)商管理是促使企業(yè)與供應(yīng)商保持共同發(fā)展，實(shí)現(xiàn)雙贏的基礎(chǔ)。借助信息化管理系統(tǒng)，將供應(yīng)商履約評價(jià)納入整個(gè)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中，對已簽訂合同的供應(yīng)商按照一定的評分原則進(jìn)行履約評價(jià)，可以建立供應(yīng)商評級制度，按照履約程度的不同將供應(yīng)商分級管理，并給予相應(yīng)的激勵(lì)及懲罰措施，以建立一個(gè)長期有效的供應(yīng)商管理體系，也便于供應(yīng)商及時(shí)得到用戶反饋及供應(yīng)與生產(chǎn)需要的信息[3]，有效減少供應(yīng)商的數(shù)量、節(jié)約成本，促使企業(yè)獲得長久的競爭力。

三、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購的信息化，從整體層面上重構(gòu)了企業(yè)采購的職能，系統(tǒng)化地提高了企業(yè)采購環(huán)節(jié)的整體工作效率，促進(jìn)企業(yè)獲得動(dòng)態(tài)的持續(xù)革新的能力，從而使企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得長久的競爭力。企業(yè)采購信息化有效降低了企業(yè)科研生產(chǎn)經(jīng)營的成本，大大提高了運(yùn)作效率，最大限度地縮短了企業(yè)的采購周期，將企業(yè)的訂購時(shí)間與供應(yīng)商的反應(yīng)時(shí)間縮小，同時(shí)也促進(jìn)了財(cái)務(wù)工作的優(yōu)化與簡化，并最終促使采購相關(guān)業(yè)務(wù)職能的集成優(yōu)化?？傊?，企業(yè)采購信息化建設(shè)及革新，將供應(yīng)商納入企業(yè)的運(yùn)作體系之中，企業(yè)與供應(yīng)商之間形成良好合作，溝通合同都有了實(shí)質(zhì)性的飛躍，有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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