李玲霞

（海河水利委員會(huì)水利信息網(wǎng)絡(luò)中心，天津 300170）

2020 年6 月20 日，習(xí)近平主席簽署了第四十七號(hào)主席令，修訂通過了《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》），并予以公布。新《檔案法》新增了“檔案信息化”的章節(jié)，使水利工程檔案信息化管理有了明確的法律依據(jù)。

1 新《檔案法》對(duì)水利工程檔案信息化管理的要求

水利工程在建設(shè)過程中產(chǎn)生大量的水利工程檔案。檔案類型多種多樣，有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有新興的電子檔案，尤其是出現(xiàn)了開發(fā)系統(tǒng)相關(guān)的檔案。這使水利工程檔案信息化管理呈現(xiàn)出許多新的特性，并且面臨許多新的問題和挑戰(zhàn)，檔案工作從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理升級(jí)，水利工程檔案管理也面臨著向信息化轉(zhuǎn)型的趨勢(shì)。

1.1 水利工程信息化檔案管理的特性

（1）針對(duì)性。新《檔案法》修訂前，對(duì)信息化檔案界定范圍不一致、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。新《檔案法》明確了檔案信息化的定義，提出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。確認(rèn)了電子檔案的檔案屬性，又為水利工程信息化檔案的歸檔預(yù)留下廣闊的發(fā)展空間。從而使水利工程信息化檔案真正成為完整意義上的檔案，與紙質(zhì)檔案具有同等的效用。

（2）一致性。長期以來，由于載體形式和管理手段的局限，信息化檔案歸檔和管理一直參照紙質(zhì)檔案管理模式，無法針對(duì)信息化檔案的特點(diǎn)高效管理，僅能基本滿足檔案歸檔合格。因此，盡管確立水利工程信息化檔案歸檔的真實(shí)性及價(jià)值正面臨一系列嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，但必須努力使水利工程信息化檔案歸檔達(dá)到統(tǒng)一的優(yōu)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。

（3）先進(jìn)性。隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，許多水利工程信息化建設(shè)部門甚至業(yè)務(wù)管理部門開發(fā)利用信息化檔案的需求逐漸增加，水利工程信息化檔案歸檔與管理變得意義重大。水利工程信息化檔案的有效存儲(chǔ)，也為檔案利用人員提供了方便?；A(chǔ)設(shè)施條件的改善也為檔案管理人員更新知識(shí)、技能提供了條件，可以更好地將對(duì)紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)驗(yàn)利用先進(jìn)的信息化手段進(jìn)一步拓展到對(duì)水利工程信息化檔案的管理中來。

（4）完整性。水利工程紙質(zhì)檔案及信息化檔案的歸檔和管理必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，必須做到有法可依。有具備了完善的管理制度，有了制定水利工程信息化檔案管理制度的指導(dǎo)原則，這類檔案的管理才能夠有法可依，才能夠充分發(fā)揮這類管理的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1.2 水利工程檔案信息化管理應(yīng)具備的條件

水利工程檔案信息化管理可以歸結(jié)為4 個(gè)必要條件：必須以受眾群體為服務(wù)對(duì)象，必須有檔案管理及業(yè)務(wù)人員共同介入，必須進(jìn)行技術(shù)鑒定，必須有符合實(shí)際的管理制度。

1.3 新《檔案法》對(duì)促進(jìn)水利工程信息化檔案管理發(fā)展的意義

（1）界定了檔案的定義。新《檔案法》明確：本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。新《檔案法》對(duì)檔案的定義能夠完全包含水利工程實(shí)施中實(shí)際產(chǎn)生的檔案類型。

（2）明確了檔案的服務(wù)對(duì)象。新《檔案法》明確：為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，進(jìn)一步明確了檔案的服務(wù)對(duì)象。

（3）保障了檔案管理的資金。信息化檔案的發(fā)展變化以及檔案管理信息化的需求都需要足夠的資金支持。新《檔案法》中第三條新增：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)?！边M(jìn)一步保障了檔案管理的資金。

（4）明確了檔案密級(jí)的管理。信息化發(fā)展給檔案歸檔和管理帶來了新的挑戰(zhàn)。新《檔案法》規(guī)定：“涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理?！边M(jìn)一步明確了水利信息化檔案密級(jí)的管理。

（5）明確了對(duì)檔案信息化建設(shè)的總體要求。新《檔案法》進(jìn)一步明確了將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，使水利檔案信息化建設(shè)有了法律保障。新法要求應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用，推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等。并對(duì)檔案館在檔案信息化中的職責(zé)做了明確要求，推行建設(shè)數(shù)字檔案館并推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。

新《檔案法》作為我國檔案管理的基本法律，是水利工程檔案信息化管理的重要指南。

2 當(dāng)前水利工程檔案信息化管理面臨的問題

2.1 水利工程檔案管理缺乏完善的信息化系統(tǒng)

“在水利工程檔案信息化管理的過程中，有很多的專業(yè)性計(jì)算機(jī)軟件，包括電子信息、水資源、水質(zhì)監(jiān)測(cè)等管理系統(tǒng)。這些項(xiàng)目目前很難同步進(jìn)行，無法得到統(tǒng)一化，現(xiàn)階段也還沒有統(tǒng)一完善的水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)，無法對(duì)各級(jí)水利工程檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理?！备黝愜浖虺绦蚓幋a、開發(fā)環(huán)境等不一，在實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)交互、資源整合和互聯(lián)互通方面存在難度，水利工程檔案信息化管理水平有待提升。

2.2 水利工程檔案信息化管理制度建設(shè)較弱

根據(jù)檔案法有關(guān)規(guī)定：按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度。水利工程檔案管理應(yīng)制定有效的規(guī)章制度，使以往輕電子檔案、重紙質(zhì)檔案的狀況得到有效改善。通過嚴(yán)格的制度來推動(dòng)水利工程檔案的信息化建設(shè)，根據(jù)信息化建設(shè)的要求，檔案資料需要電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，并將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，2 種檔案需要同時(shí)歸檔。

3 完善水利工程檔案信息化管理的設(shè)想和建議

3.1 增強(qiáng)信息化建設(shè)意識(shí)

各單位可以舉辦檔案法規(guī)宣傳活動(dòng)及水利工程檔案信息化管理講座等，構(gòu)建水利工程檔案信息化管理的工作環(huán)境，強(qiáng)化檔案管理工作者的信息化意識(shí)與檔案管理意識(shí)。水利工程建設(shè)之初，建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，高度重視水利工程檔案信息化管理工作并列入建設(shè)管理議事日程，將檔案信息化管理工作納入?yún)⒔ǜ鲉挝患皻w檔責(zé)任人的崗位職責(zé)，落實(shí)責(zé)任制，為水利工程檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 有效提升檔案管理工作者的知識(shí)技能水平

新形勢(shì)要求水利檔案工作者思想意識(shí)和工作能力要不斷提升。檔案工作者應(yīng)該把檔案信息化作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)來開展，水利工程信息化檔案的收、管、存、用與水利業(yè)務(wù)是融為一體的，要求每一個(gè)檔案工作人員有信息化意識(shí)。同時(shí)還要求檔案工作人員與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)水利工程信息技術(shù)方面的知識(shí)，把水利工程技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)相結(jié)合，培養(yǎng)綜合業(yè)務(wù)能力，提升業(yè)務(wù)技能。

3.3 保障檔案管理的資金

水利工程檔案信息化管理工作非常重要，相關(guān)單位應(yīng)將檔案信息化列入項(xiàng)目計(jì)劃并將檔案經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，保障水利工程檔案信息化管理工作的開展。

3.4 建立電子檔案管理信息系統(tǒng)

水利工程檔案信息化將成為未來檔案工作的趨勢(shì)，這就要求檔案機(jī)構(gòu)有能力接收電子檔案進(jìn)館，有能力在保管過程中保障電子檔案的憑證性和安全性。因此需要借助于信息化技術(shù)手段建立數(shù)字檔案館或可信的電子檔案管理信息系統(tǒng)。

3.5 做好檔案鑒定及編研工作

新時(shí)期，跨部門跨機(jī)構(gòu)成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的新常態(tài)。在現(xiàn)有的信息化技術(shù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)環(huán)境下，要做好水利工程檔案鑒定和檔案編研等業(yè)務(wù)工作，必須對(duì)檔案的所有資源進(jìn)行權(quán)限和訪問控制的精細(xì)化劃分和控制，同時(shí)對(duì)一些敏感的檔案中能夠?qū)ν忾_放的內(nèi)容，通過編研的手段形成編研成果，更好地為社會(huì)提供服務(wù)。

3.6 加強(qiáng)水利工程檔案信息化工作

根據(jù)檔案法規(guī)定，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?；谛乱?guī)定，水利工程檔案管理工作的前端控制和在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)成為一種新的工作。要求把檔案信息化納入水利信息化規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)前端業(yè)務(wù)部門的信息化系統(tǒng)和檔案信息化系統(tǒng)在線集成和相互銜接。通過對(duì)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件收集和歸檔模塊進(jìn)行監(jiān)督管理和控制，做到水利工程電子檔案的接收，進(jìn)館有序。前端控制和在線工作能力的提升是今后工作培訓(xùn)的重點(diǎn)。

4 結(jié)語

我國的檔案法自頒布以來對(duì)加強(qiáng)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用，2020 年出臺(tái)的新檔案法新增了檔案信息化部分，使水利工程檔案信息化管理有了明確的法律依據(jù)。

筆者通過描述水利工程檔案信息化管理的特性、條件，分析了新時(shí)期水利工程檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及特點(diǎn)，提出完善水利工程檔案信息化管理的設(shè)想和建議，以期為做好水利工程檔案信息化管理提供參考。