喬暉

萊陽市婦幼保健院婦女保健科，山東萊陽 265200

近年來，醫(yī)療工作的信息數(shù)據(jù)和服務(wù)總量都在不斷提高。 醫(yī)療衛(wèi)生管理主要由人事的管理，科研的管理以及行政的管理構(gòu)成[1]。 先前落后的檔案管理模式已經(jīng)不能和時代發(fā)展相匹配了。需要改革創(chuàng)新醫(yī)院病歷管理的模式，進行不同程度的提升。 在醫(yī)院的規(guī)模逐漸擴大的基礎(chǔ)上，一些醫(yī)院正在面臨著檔案管理等多方面的問題。由于沒有引起有關(guān)部門或領(lǐng)導的重視，對檔案管理造成了非常大的影響[2]。

1 檔案管理模式改革的概述

為了提升檔案管理質(zhì)量和效率，我國在檔案管理的相關(guān)方面進行了多次改革。為了順應醫(yī)院的發(fā)展，跟上時代發(fā)展的步伐，全國各地都在開展檔案管理的試點改革。試點改革給醫(yī)院的管理發(fā)展帶來了更多的有效信息[-4]。對檔案的管理模式的改革進行分析，其關(guān)鍵的內(nèi)容是能夠?qū)Y源進行一定的整合，對體系進行一定的創(chuàng)新，加強服務(wù)質(zhì)量。 所謂資源整合，即專業(yè)檔案的分散存儲到集中存儲，發(fā)揮了檔案的綜合效率；加大檔案行政部門的獨立性，增強行政部門的權(quán)利，全方位改革創(chuàng)新。

2 現(xiàn)代社會醫(yī)院檔案管理工作的重要價值

2.1 醫(yī)院發(fā)展歷史的重要見證

檔案的發(fā)展歷程與醫(yī)院本身的發(fā)展歷程有著非常密切的關(guān)系，決定著醫(yī)院未來的發(fā)展。 檔案在一定程度上幫助醫(yī)院探索重大發(fā)展事件，總結(jié)經(jīng)驗，促進醫(yī)院的全面發(fā)展。 可以說，在不同階段對醫(yī)院的醫(yī)療的工作做出了突出貢獻的人員，是我們探索醫(yī)院歷史和成長規(guī)律非常關(guān)鍵的部分。

2.2 現(xiàn)代社會醫(yī)院開展管理工作的重要依據(jù)

在現(xiàn)在這個信息社會，大量的信息技術(shù)投入了應用，而醫(yī)院在這種高科技發(fā)展的背景下也開始了檔案管理的創(chuàng)新與改革，并建立了當下檔案管理的發(fā)展新模式。醫(yī)院的檔案管理是整個醫(yī)院進行管理的重點部分，整齊規(guī)范的檔案資料在一定程度上保證了醫(yī)院對患者的管理和治療，給醫(yī)生提供了十分科學的依據(jù)，幫助醫(yī)院對現(xiàn)存的管理模式進行一定的改革，并能夠?qū)⑨t(yī)院從單純的醫(yī)療模式向集約化、現(xiàn)代化、先進化的方向逐漸的發(fā)展。

2.3 開展醫(yī)療研究的重要來源和前提條件

醫(yī)院的檔案資料和患者的病歷記錄對醫(yī)學研究人員進行探索和研究有著非常大的幫助，有助于開發(fā)出能夠繼續(xù)推廣的醫(yī)學研究的成果，使得今后能更加廣泛熟練地使用研究成果。 在現(xiàn)在這個醫(yī)學發(fā)達的時代，想要研發(fā)出更有效果的醫(yī)學作品、獲得更有效的信息，就需要應用信息技術(shù)的能力。 也可以這樣說，醫(yī)生前輩們在先前總結(jié)的寶貴經(jīng)驗和醫(yī)學資料能給今后的醫(yī)學的研究人員的科學事業(yè)打下非常重要的基礎(chǔ)[5]。

2.4 在發(fā)生醫(yī)患糾紛時為醫(yī)院提供重要的依據(jù)

檔案不是只包含有醫(yī)院平時的文件，其中還含有許多醫(yī)療活動中的重要病例、醫(yī)療文件、X 線、病理的切片以及各種的檢查方式。醫(yī)務(wù)人員在給患者進行治療時，這些資料可以作為重要的參考依據(jù)發(fā)揮作用。我國的法律日漸完善和規(guī)范，因此，醫(yī)院保存的醫(yī)療資料給醫(yī)患雙方的合法權(quán)益提供了非常大的便利，能夠使得醫(yī)療糾紛在科學合理的條件下進行一定的處理，幫助醫(yī)院維護醫(yī)療活動的穩(wěn)定發(fā)展[6]。

3 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 對合理的檔案管理的機制比較缺乏

醫(yī)院的檔案管理中也存在許多不足，許多檔案的管理人員分不清主次關(guān)系、存在重復記錄等問題。在平常的工作中，一些從業(yè)人員沒有對不同種類的的文件和材料進行清楚地劃分，從而使得管理工作缺少一定的工作順序。 病歷管理不只是對病歷進行簡便的處理，對病歷進行信息化的分析研究也很重要。 從現(xiàn)在來看，大部分的醫(yī)院并未建立起科學合理的檔案管理制度，相關(guān)的管理的人員還沒有辦法準確地對檔案的數(shù)據(jù)和信息進行有效的分析，以及很多材料的分類還沒有按照規(guī)范來進行。 如果不同的部門對同一個檔案進行重復的管理，就會使得檔案管理人員的工作量在一定程度上的增加，不能有效提高檔案管理的效率，甚至會加長查詢信息的時間。

3.2 工作人員專業(yè)素質(zhì)低，管理能力匱乏

一些醫(yī)院特別創(chuàng)新了檔案室的管理設(shè)置，讓醫(yī)療檔案的管理變得更簡單，醫(yī)務(wù)人員找起東西來也更方便了。雖然效率有了很大的提升，但是現(xiàn)實管理卻有著許多不足。有一些檔案管理員的整體素質(zhì)比較低，所以到現(xiàn)在還在使用較為傳統(tǒng)的方法來管理醫(yī)療檔案。檔案室的配置是比較高的，有電腦和多媒體，但是，這對工作人員的學歷水平和操作方法也有要求，大多數(shù)工作人員不能熟練地使用計算機快速分類檔案，不能有效保存文件和數(shù)據(jù)，長期下去，計算機設(shè)備也發(fā)揮不了更大的作用，快速查詢的功能更是不可能實現(xiàn)，這給病歷的實時管理帶來了困難。

3.3 檔案管理工作缺乏積極性

就當前階段來看，醫(yī)院工作的“鐵飯碗”不是絕對穩(wěn)定的。從客觀發(fā)展情況來看，也有一定的波動。畢竟，競爭才會激發(fā)出更多的才能和人才。病歷管理要求從事檔案管理的人員要有著一定的管理經(jīng)驗和專業(yè)的知識，新聘用的人沒有辦法盡快適應文件的管理工作。經(jīng)過專業(yè)的培訓后，還是不能勝任檔案管理的工作，在工作的時候存在一定的懶惰情緒或缺乏責任感。

3.4 多元化信息檔案形式，加大了統(tǒng)一管理難度

隨著我國高科技技術(shù)的有力發(fā)展，社會上應用信息技術(shù)的范圍呈現(xiàn)出空前的擴大，而信息化檔案已經(jīng)成為醫(yī)院管理中十分重要的一個部分。 但是，醫(yī)院信息文件的管理存在一些不容易發(fā)現(xiàn)的缺點[7]。從一方面來講，信息文件的集成還不夠，每個部門的信息文件需要分開進行管理，信息的交流不是非常的暢通，數(shù)據(jù)在很大的程度上很難進行一定的享用。 就一些稀有的患者，他們的病情一般是很難見到的，如在以前，這種狀況需要醫(yī)生們花掉大量的人力和物力去查詢才能知道， 而現(xiàn)在，只需要去資料庫查詢，便能找到想要的答案，減少了查詢資料的時間，為患者爭取到了更多的時間。 雖然現(xiàn)在的管理模式還沒有最大程度上發(fā)揮出信息技術(shù)的功能。在病歷的檔案管理中，信息技術(shù)也只是應用在簡單的收集和查詢數(shù)據(jù)中，在病歷的管理系統(tǒng)中發(fā)揮作用，而類似于反饋信息之類的作用卻很難真正發(fā)揮。對于這種技術(shù)來說，它最強大的功能是分析和研究數(shù)據(jù)，因此才被大量應用在目前的很多的行業(yè)。而現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理部門還未深入地對信息技術(shù)進行研究，預期的效果不能令人滿意。

4 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用策略

分析和研究醫(yī)院的檔案管理發(fā)現(xiàn)，該醫(yī)院的管理檔案中有著許多問題，因此，為了增強醫(yī)院管理的質(zhì)量，應創(chuàng)新和應用檔案管理的模式。

4.1 形成檔案管理意識

檔案管理的工作不能只在口頭上說說，還要付諸于實踐。 改革檔案管理模式就必須梳理檔案管理的意識。應嚴格要求檔案管理人員，幫助他們梳理良好的檔案管理意識。就當前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，必須要充分發(fā)揮出檔案管理的長處，落實檔案管理的各項工作，能有效增強工作人員本身的管理意識，推動醫(yī)院的健康發(fā)展。檔案管理材料中的信息分類。一個醫(yī)院的部門種類是非常多的，因此每天需要收集的信息也是非常多的，常常出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復的情況。 為了有效避免這種情況的發(fā)生，管理員應按照種類的不同，分版塊來處理收集來的信息。

4.2 健全檔案管理制度

絕大部分的醫(yī)院都很關(guān)注醫(yī)療方面的服務(wù)，而忽略檔案的管理，使得檔案管理的效率普遍不高[8]。 所以，醫(yī)院的領(lǐng)導應該重視檔案管理的意義，學習其他醫(yī)院的先進管理技術(shù)，建立規(guī)范的管理制度，從根源上解決檔案管理的問題。在培訓完管理人員之后，應仔細劃分管理人員的職責，發(fā)揮出管理人員的最大作用，從而保障文件的完整。有效的監(jiān)督和管理機制還可以用于動態(tài)監(jiān)視文件的使用，以防止文件出現(xiàn)丟失或遺漏的現(xiàn)象。 假如說在使用文件時發(fā)現(xiàn)任何問題，可以詢問特定部門。 按照醫(yī)院的現(xiàn)狀，制定相關(guān)的管理制度，使檔案管理的工作得以正常運作。

4.3 加強信息化管理

先進的科學技術(shù)在一定程度上推動了醫(yī)院的發(fā)展、提高了醫(yī)院的效率。在醫(yī)院的檔案管理工作中，可以借助信息技術(shù)的力量來滿足檔案需求。很多醫(yī)院依舊保持著傳統(tǒng)的理念去看待檔案管理的工作。隨著數(shù)據(jù)信息化的愈發(fā)深入，醫(yī)院檔案的信息化管理也變得越來越重要。醫(yī)院以此為前提條件，創(chuàng)新改革了檔案管理的理念，管理人員可以在很大程度上發(fā)揮出檔案的最大功能，盡力簡化檔案管理的流程，提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率。建設(shè)更加完備的管理平臺，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺可以有效整合信息，利用相關(guān)的軟硬件，創(chuàng)建出一個更加完善的新平臺。

4.4 更新檔案管理模式

近年來，醫(yī)院的管理水平和醫(yī)療服務(wù)不斷提高，也越來越現(xiàn)代化，因此檔案中所收集到的數(shù)據(jù)也越來越多。為了滿足檔案管理的更多需求，必須不斷提高信息技術(shù)的水平。 擴充醫(yī)院的病歷也是一個十分有效的管理方法。比如說，在醫(yī)院進行文化建設(shè)時，應及時給醫(yī)院提供第一手資料，發(fā)揮出檔案的意義，給可持續(xù)發(fā)展提供強有力的支持。 醫(yī)院需要利用現(xiàn)在已有的檔案， 加大服務(wù)范圍，參與高效的科學研究。按照醫(yī)院現(xiàn)有的情況，選擇性地創(chuàng)新檔案管理，為醫(yī)院的各個部門提供幫助，提高全體工作效率。

4.5 對醫(yī)檔管理程序與方法進行規(guī)范

首先，醫(yī)療機構(gòu)必須定時檢查患者的病歷，如發(fā)現(xiàn)病歷過期時，要及時報告或清理，避免出現(xiàn)這類的文件和檔案對檢索效率[9]的影響。此外，管理人員還應根據(jù)文件制作的時間和內(nèi)容， 對文件進行重新整理和合并，對文件的處理進行了標準化，對混淆的文件或較厚的文件進行了劃分，并對相同或相關(guān)的文件進行了分類。便于查找和總結(jié)。 同時，在重新組織文件時，要對那些沒有標題，標題不清晰或沒有內(nèi)部目錄和頁碼的文件進行重新編輯。特別是，文件必須具有標準化的標題，以確保準確檢索文件信息。 為了確保文檔標題的標準化，關(guān)鍵是標準化組織的縮寫，以防止在識別文獻檢索時出現(xiàn)歧義或困難。

4.6 加強檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

在實行檔案管理的工作中，管理人員的作用是非常大的，不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，還要科學地運用現(xiàn)代技術(shù)，復合型人才的培養(yǎng)一定要加強，加強對管理人員的道德培養(yǎng)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。 在信息管理能力方面，還應更加重視技能培訓。 在選拔檔案管理工作人員時，應更加關(guān)注管理人員的綜合素質(zhì)，充分考慮整個隊伍的建設(shè)[10]。

5 結(jié)語

改革檔案管理的制度，在很大程度上減少了重大事故的情況發(fā)生，提高了工作效率。 醫(yī)院應在之后的工作中繼續(xù)保持檔案管理的創(chuàng)新與改革，提升了檔案管理的實用性，增強檔案管理的整體質(zhì)量。順應時代的潮流，才能提高檔案管理工作的效率和水平，提高工作人員的積極性、促進醫(yī)院的全面發(fā)展。