孫德卿，張婧，陳琦，王躍

1. 上海中醫(yī)藥大學(xué)附屬曙光醫(yī)院(上海 200021) 2. 上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬仁濟(jì)醫(yī)院(上海 200127)

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的必要性

從上世紀(jì)九十年代開始， 醫(yī)院進(jìn)行改革， 逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)化管理， 資產(chǎn)也逐步向多元化轉(zhuǎn)變,從單純的服務(wù)轉(zhuǎn)向效益與服務(wù)雙向的模式， 各個地區(qū)間的競爭逐步加強(qiáng)。隨著新的醫(yī)療形勢， 醫(yī)院設(shè)備在確診、 治療等醫(yī)學(xué)方面所起的作用也越來越重要， 很多醫(yī)院都引入價格高昂、 精密度高的醫(yī)療設(shè)備， 為醫(yī)院發(fā)展提供更有利的條件。但是面對醫(yī)療設(shè)備更新速度很快的醫(yī)療環(huán)境， 醫(yī)療設(shè)備的管理模式?jīng)]有跟上新的時代， 導(dǎo)致在醫(yī)院如何利用醫(yī)療設(shè)施使其發(fā)揮最大效益方面出現(xiàn)了各種各樣的問題。因此對于很多的醫(yī)院來說， 目前最需要解決的問題應(yīng)該是： 學(xué)會如何管理好、 使用好醫(yī)院的高精尖設(shè)備， 使其惠及我國的醫(yī)療事業(yè)， 為醫(yī)院帶來最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的問題

自從改革開放后， 醫(yī)療設(shè)備更新快， 然而對于醫(yī)療設(shè)備的管理等其它方面卻沒有及時跟上醫(yī)療設(shè)備的改變。醫(yī)療設(shè)備檔案管理要適應(yīng)新形勢， 必須從醫(yī)療設(shè)備檔案管理設(shè)備、 管理條例、 人員能力與科學(xué)管理意識4個方面進(jìn)行分析。

2.1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理不完善， 有損醫(yī)療設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益

醫(yī)療設(shè)備的更新?lián)Q代， 也使得醫(yī)療設(shè)備的管理設(shè)備不斷地更換和完善， 但是在一些偏遠(yuǎn)的地區(qū)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不發(fā)達(dá)， 仍然采用傳統(tǒng)的手工記錄方式， 這種方式對于設(shè)備的記錄很容易出現(xiàn)人為的主觀判斷。一方面由于現(xiàn)在設(shè)備的壽命短則幾年， 長則幾十年， 另外一方面人員流失嚴(yán)重， 手工記錄的方式很容易遺失很多信息， 導(dǎo)致出現(xiàn)錯誤的醫(yī)療設(shè)備評估， 從而對于醫(yī)院采購設(shè)備時產(chǎn)生干擾， 同時在評估對應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備為醫(yī)院帶來的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益出現(xiàn)偏差。

新醫(yī)改后， 2011年1月7日財政部聯(lián)合衛(wèi)生部對于我國1998年的“醫(yī)療財務(wù)制度”進(jìn)行了關(guān)于“財政部、 衛(wèi)生部關(guān)于印發(fā)醫(yī)療財務(wù)制度”的全面修改通知， 并且規(guī)定從2012年1月1日就在全國進(jìn)行全面的推廣執(zhí)行。新制度的醫(yī)院固定資產(chǎn)折舊年限表將醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)品目錄的大類進(jìn)行了規(guī)定， 大類分為專用設(shè)備、 一般類設(shè)備與其他固定資產(chǎn)。二級明細(xì)分類共記19項， 目的是使其對應(yīng)的入賬會計類別以及財務(wù)報表的制度必須相對應(yīng)。而對于固定資產(chǎn)的原有記賬和報賬品目錄又可分為8類。因此具體到實際的醫(yī)院， 其品目可達(dá)上千種， 比如以北京大學(xué)第三醫(yī)院為例， 品目共計1 200多條， 與實際要求有很大差別。如果醫(yī)療設(shè)備檔案管理的設(shè)施不夠完善， 檔案管理人員并不能很快地調(diào)取信息資料， 甚至還可能會丟失或遺忘一些信息， 導(dǎo)致檔案管理人員的工作效率不高， 更嚴(yán)重的可能會對醫(yī)療設(shè)備所帶來的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的評估產(chǎn)生干擾， 不能很好地評估其所帶來的損失。

2.2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理條例不完善， 導(dǎo)致各部門配合度不高

在全國， 很多醫(yī)院并沒有一套完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度， 這種情況在一些基層醫(yī)院更為明顯， 一方面基層醫(yī)院人數(shù)不多， 科室設(shè)置不完善， 另一方面醫(yī)療設(shè)備數(shù)量較少。其實， 對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理， 不僅涉及檔案室， 同時還有職能科.室及相關(guān)設(shè)備的使用科室。在進(jìn)行檔案管理時， 檔案就是記錄每個醫(yī)療設(shè)備從購買、 安裝、 維修到報廢的過程， 檔案管理人員需要時刻對每個設(shè)備進(jìn)行記載， 就需要各個科室的配合， 詳細(xì)地報告關(guān)于設(shè)備的使用次數(shù)、 耗電成本、 年設(shè)備折舊、 年平均操作人數(shù)、 年人員成本、 資金占用、 成本回收期、 年投資收益率、 使用時間、 房屋折舊面積、 年設(shè)備維修等一系列的數(shù)據(jù)， 這些都需要各個部門的配合， 而不是由單一檔案人員進(jìn)行記載。

2.3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員能力參差不齊， 加大設(shè)備檔案管理的難度

通常， 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并不重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作， 以至于招收非專業(yè)人員或兼職人員。因此， 造成檔案室管理員知識欠缺， 能力及學(xué)歷也參差不齊。溝通、 交流困難， 效率不高， 在記載設(shè)備醫(yī)療詳細(xì)信息時容易出現(xiàn)遺漏、 錯記等問題。

2.4 醫(yī)療設(shè)備檔案人員缺乏科學(xué)管理意識， 間接增大醫(yī)院總體管理水平難度

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中， 常常忽視非臨床、 后勤部門在醫(yī)院中所起的作用。因此， 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員會對醫(yī)療儀器的購買很重視， 但是對于醫(yī)療設(shè)備引入后的日常使用、 維修等缺乏關(guān)注。雖然醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為患者的病案、 病歷資料庫的建立和完善很重要， 而對于檔案資料庫的建立和完善缺乏應(yīng)有的重視， 甚至有些醫(yī)院在這方面還完全是空白， 因此在一定程度上增大了醫(yī)院的管理難度。

3 完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理的措施

3.1 完善醫(yī)療設(shè)備清單

建立一份詳細(xì)的、 明確的醫(yī)療設(shè)備清單是設(shè)備檔案管理的基礎(chǔ)。

首先， 應(yīng)該進(jìn)行規(guī)范的建檔分類， 為了建檔規(guī)范方便， 應(yīng)該嚴(yán)格按照固定資產(chǎn)的類別進(jìn)行分類， 但需要參照我國2011年中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會聯(lián)合制定的財務(wù)部“固定資產(chǎn)分類與代碼GB/T14885-2010”中專用設(shè)備的第45號品目共計198條目， 與2000年實施的國家藥品監(jiān)督管理局令第15號“醫(yī)療器械分類規(guī)則”及最新的“醫(yī)療器械分類目錄”中68碼的類別。然后， 對科室的所有人進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)， 相互討論， 根據(jù)醫(yī)院的情況對國家上述規(guī)定進(jìn)行分解。

每一臺醫(yī)療設(shè)備建立固定資產(chǎn)臺賬和卡片， 內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備取得的日期、 金額、 預(yù)計使用年限、 型號規(guī)格、 品牌等內(nèi)容， 并對每一臺醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行編號管理， 建立唯一碼管理。

3.2 完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理條例

在完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理條例時， 因為每個醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理制度都有所不同， 所以應(yīng)該遵循集中統(tǒng)一管理的原則， 同時建立一套與醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度相符合的規(guī)章制度。

在制定檔案管理條例時， 應(yīng)該在因地制宜， 符合自身發(fā)展前提下， 實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的系統(tǒng)化、 制度化與規(guī)范化， 將其作用充分發(fā)揮出來， 使其更好服務(wù)于醫(yī)療事業(yè)。

在進(jìn)行完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理條例時， 首先， 應(yīng)該明確每個崗位的工作職責(zé)， 先對每個在崗人員都進(jìn)行問卷調(diào)查， 找出目前崗位存在的一些問題， 然后進(jìn)行完善相關(guān)崗位的管理條例； 其次， 對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理和醫(yī)療設(shè)備都需要進(jìn)行檢查維修等記錄的工作， 需要從中找到日常維修設(shè)備存在的條例漏洞； 最后， 將人和設(shè)備進(jìn)行掛鉤， 放入到醫(yī)院整個大環(huán)境中， 明確醫(yī)療設(shè)備管理工作也是和其它科室一樣參與醫(yī)院的考核部分， 關(guān)系到相關(guān)人員后續(xù)的考評、 職稱晉升等發(fā)展， 同時對于和其它部門的協(xié)調(diào)工作， 也進(jìn)行相關(guān)的規(guī)定， 從而加強(qiáng)管理。

因為醫(yī)療設(shè)備關(guān)系到醫(yī)療機(jī)構(gòu)的整個運轉(zhuǎn)， 因此對于其維護(hù)也是很重要的事情， 在制定相關(guān)條例時， 應(yīng)該在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理條例設(shè)置時， 從小及大， 從設(shè)備檔案室到醫(yī)院的各個部門， 都要有所涉及， 盡量使每個條例都有規(guī)可循有法可依， 才可以快速提升醫(yī)院各部門的效率， 也不會彼此之間產(chǎn)生干擾。

3.3 提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員能力

提高檔案管理人員綜合素質(zhì)， 不僅僅是指招聘專業(yè)對口人員， 而是指綜合素質(zhì)知識能力強(qiáng)而且還要符合社會復(fù)合型人才。檔案管理人員不僅僅要求專業(yè)知識， 還需要具有跨學(xué)科的專業(yè)知識， 比如： 經(jīng)濟(jì)、 法律、 計算機(jī)、 網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科， 此外， 由于很多設(shè)備都是從國外引入的， 所以檔案管理人員還需要具備很好的外語水平， 這樣才可以對于醫(yī)療設(shè)備的管理有很好的認(rèn)識， 這些都是現(xiàn)階段對于檔案管理人員必須具備的知識要求。

對醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時， 管理人員應(yīng)該時刻謹(jǐn)記以下的規(guī)范： 首先在檔案提取時， 應(yīng)該交給專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行歸口管理， 同時安排專人負(fù)責(zé)后續(xù)的裝訂、 歸檔和保管工作， 以方便日后的檔案管理工作； 其次， 科室內(nèi)部人員進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的借閱時， 都需要做好登記工作， 對于科室外部人員借閱或復(fù)印時， 需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后， 交給檔案管理人員進(jìn)行存檔， 才可以借閱， 同時外借的周期不可以超過3日； 最后， 參考“醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理條例實施細(xì)則”第53條中的規(guī)定可知， 醫(yī)院設(shè)備作為價值比較高的固定資產(chǎn)， 它在檔案上保存的年限不低于15年， 放入檔案保存箱里不低于25年， 如果逾期則按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行處理。

檔案管理人員需要專業(yè)的人士進(jìn)行任職， 而不可以找其他部門的人進(jìn)行兼任， 同時對于檔案管理人員進(jìn)行專門的定期培養(yǎng)以及相關(guān)專業(yè)知識考核， 催促其不斷豐富自己的知識體系和綜合能力。從而在日常工作中， 各崗位可以很好地進(jìn)行彼此配合、 合作， 提高效率和執(zhí)行力， 大大減小醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難度。

3.4 提高醫(yī)療設(shè)備檔案人員科學(xué)管理意識

除了硬性的設(shè)備和規(guī)章制度以外， 同時還需要一些必備的軟實力， 比如醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的科學(xué)管理意識。檔案管理是進(jìn)行醫(yī)療機(jī)構(gòu)效益考核的重要組成部分之一， 管理層的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識， 檔案管理工作直接影響醫(yī)療工作的正常運轉(zhuǎn)。為了保障醫(yī)療機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益， 醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要采取先進(jìn)的、 科學(xué)的方法開展工作。一方面， 加強(qiáng)對檔案人員管理意識的培養(yǎng)， 同時聘請一些院外的管理專家進(jìn)行培訓(xùn)講解， 通過內(nèi)外的雙重管理方法熏陶， 讓管理人員自己從中摸索總結(jié)出適用于當(dāng)?shù)蒯t(yī)療管理的模式； 另外一方面， 需要醫(yī)院加強(qiáng)關(guān)于設(shè)備檔案室重要性的宣傳， 加強(qiáng)各個部門對設(shè)備檔案室的重視程度， 從而更加主動地積極地配合其工作。醫(yī)療設(shè)備檔案人員需要具備科學(xué)管理意識， 與各科室進(jìn)行很好的工作交流與配合， 可以有效地提高醫(yī)院整體管理水平。

4 總結(jié)

目前社會各項高新科技層出不窮， 產(chǎn)品更新速度加快， 對于醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療器械都采用了一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)， 但是硬件設(shè)備的加速同時也對醫(yī)療機(jī)構(gòu)的軟實力產(chǎn)生了更強(qiáng)的要求， 所以在醫(yī)院新財務(wù)制度的要求下， 從四個方面對醫(yī)療設(shè)備檔案管理進(jìn)行分析、 尋找策略。從而呼應(yīng)著新時代對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的要求， 積極面對各方面出現(xiàn)的問題， 采取好對應(yīng)的措施做好管理工作， 強(qiáng)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)運作能力， 提高其社會和經(jīng)濟(jì)效益。