□牛 欣

(山西省政法管理干部學(xué)院，山西 太原 030012)

在管理活動(dòng)中，除了領(lǐng)導(dǎo)者通過實(shí)施指引和影響發(fā)揮管理職能外，還有一類特殊人群以輔助的姿態(tài)參與管理活動(dòng)，并在組織管理活動(dòng)中發(fā)揮著不可或缺的作用,這類人群便是秘書人員。習(xí)近平總書記長期以來關(guān)心辦公廳(室)工作，通過“在親歷中結(jié)緣”“在履職中豐富”“在情懷中升華”[1]，形成了一系列重要論述，成為秘書人員做好工作的指導(dǎo)思想。例如，他強(qiáng)調(diào)“不自恃、不自負(fù)、不自詡、不自卑、不自以為是”[2]，強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持“絕對忠誠的政治品格”“高度自覺的大局意識”“極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)”“無怨無悔的奉獻(xiàn)精神”“廉潔自律的道德操守”[3]，都是秘書人員的修養(yǎng)守則。

秘書工作重要而特殊，秘書人員要踐行總書記的指示和要求，首先須準(zhǔn)確把握自身定位。為了更好地從秘書工作入手探討秘書人員定位問題，本文所談“秘書”指一般意義上的秘書，包括有“秘書頭銜”的人和實(shí)際上從事秘書工作的人。歸根結(jié)底，秘書人員的角色定位由秘書工作的本質(zhì)屬性決定。正如張清明指出，“近身、綜合、輔助特征”，是秘書工作的本質(zhì)屬性。[4]方曉蓉、方國雄亦認(rèn)為“近身綜合輔助性”是秘書工作的基本屬性。[5]“近身綜合輔助性”的屬性將秘書工作與其他工作區(qū)分開來，是秘書工作“質(zhì)”的規(guī)定性，指引秘書人員準(zhǔn)確完成自身工作角色定位。

1 “近身”

“近身”強(qiáng)調(diào)秘書工作的空間范疇。普遍認(rèn)為，“近身”指“領(lǐng)導(dǎo)近身”，秘書與其他崗位相比，具有更直接貼近領(lǐng)導(dǎo)者的特性。但更確切來說，“近身”應(yīng)意為“領(lǐng)導(dǎo)工作近身”。秘書在工作中更直接貼近領(lǐng)導(dǎo)者是表象，根源是要以“領(lǐng)導(dǎo)工作”為中心，貼近領(lǐng)導(dǎo)，展開各項(xiàng)工作內(nèi)容。同時(shí)，秘書在處理與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系中，有時(shí)需要以“領(lǐng)導(dǎo)工作”為中心，將自身、領(lǐng)導(dǎo)者、團(tuán)體的公益目標(biāo)平衡一致?！敖怼钡木唧w內(nèi)容，包括位置、時(shí)間、心理三個(gè)維度。秘書人員需同時(shí)把握這三個(gè)維度，全方位、立體地把握工作中“近身”的定位。

1.1 位置上的“近身”

在視覺空間上，公務(wù)活動(dòng)中秘書常伴隨領(lǐng)導(dǎo)左右。無論是國家黨政機(jī)關(guān)的秘書人員，還是企業(yè)秘書，或者其他領(lǐng)域秘書，一概如此。從秘書工作內(nèi)容來看，無論是辦文辦會辦事，信息與協(xié)調(diào)工作，接待與信訪工作，還是日常管理、隨從、交辦工作，每一項(xiàng)都需要秘書與領(lǐng)導(dǎo)者直接“近距離”地“貼身”接觸。非此，無法明確領(lǐng)導(dǎo)意圖、無法當(dāng)好“左膀右臂”。當(dāng)然，科技的發(fā)展帶來了秘書工作的新趨勢，很多秘書人員如今無須與領(lǐng)導(dǎo)面對面交流，便可借助互聯(lián)網(wǎng)圓滿完成工作。但是，這并非表明空間上“近身”的特性成為歷史，只因現(xiàn)代科技縮短了空間距離，改變了傳統(tǒng)“空間”的概念，相隔甚遠(yuǎn)的秘書人員借助科技實(shí)現(xiàn)了空間上的“近身”。

1.2 時(shí)間上的“近身”

從時(shí)間維度看，在工作時(shí)間上，秘書要依領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間和需要為軸，安排自身工作時(shí)間。做過周恩來總理秘書的紀(jì)東曾如此回憶，“后來總理的作息時(shí)間沒有規(guī)律了，錢嘉東值班的時(shí)候，即使能躺一會兒，也是和衣而臥”“我吃過晚飯后也不離開，一般要到11點(diǎn)鐘吃完夜餐才回去睡覺。這也是為了及時(shí)辦理總理在家辦公時(shí)交代的事情”[6]。秘書工作時(shí)間上的“近身”，表現(xiàn)為秘書工作時(shí)間上的“彈性”和秘書作息邊界模糊性的特征，這當(dāng)然是由領(lǐng)導(dǎo)工作的全局性、綜合性、復(fù)雜性決定的。

1.3 心理上的“近身”

位置和時(shí)間上的“近身”是“近身”的基本內(nèi)容，“近身”的范疇還包括隱層的心理空間。是否重視、觸及、把握這一隱層的心理空間，不僅直接影響秘書人員智能參謀輔助職能的發(fā)揮，還決定秘書其他工作任務(wù)的質(zhì)量和績效。心理上的“近身”，要求秘書在工作中做到“了解”“理解”和“排解”。“了解”，首先要認(rèn)識領(lǐng)導(dǎo)者的性格、氣質(zhì)、習(xí)慣、思維模式等，對這些領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人心理內(nèi)容的了解事關(guān)工作中與領(lǐng)導(dǎo)主輔關(guān)系的契合程度；同時(shí)，還要認(rèn)識領(lǐng)導(dǎo)者的工作思路、各時(shí)間節(jié)點(diǎn)的工作重點(diǎn)以及工作中遇到的問題等?！袄斫狻保褪且I(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)思路、意圖、精神、指示、部署，做到“心領(lǐng)神會”?！芭沤狻?，就是通過秘書人員的努力，完成各項(xiàng)任務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成全局性的管理工作，甚至積極主動(dòng)、及時(shí)地為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難、出謀劃策。做到這三點(diǎn)，秘書人員才能真正做到 “近身”。

2 “綜合”

“綜合”強(qiáng)調(diào)秘書工作的任務(wù)范疇?？梢哉f，除領(lǐng)導(dǎo)者工作外，沒有任何一項(xiàng)工作具有秘書工作這般通徹的綜合性。無論是工作內(nèi)容、工作職能、工作中面對的關(guān)系環(huán)境，還是工作最終的績效，都赫然鐫刻著“綜合”二字。

從工作內(nèi)容來看，秘書工作具有綜合的特性。事務(wù)辦理、會議操辦、中介溝通、綜合協(xié)調(diào)、文書工作、信息工作、督促檢查等，既宏觀又具體，既廣泛又專業(yè)。關(guān)于這一點(diǎn)，習(xí)近平總書記講得非常清楚，“辦公室工作，巨至國家大事、重要決策，細(xì)至室內(nèi)衛(wèi)生、干部生活；上至接待首長領(lǐng)導(dǎo)，下至聯(lián)系平民百姓；內(nèi)至核心機(jī)密，外至社俗民情，什么都要參與了解?！盵2]因此，秘書人員首先要面對博而雜的工作內(nèi)容。

從工作職能來看，秘書人員處于組織機(jī)構(gòu)中樞位置，其辦公事務(wù)、參謀智能、管理協(xié)調(diào)等每一項(xiàng)工作職能均關(guān)系整個(gè)組織的縱向溝通、橫向聯(lián)通、內(nèi)外融通。于是，秘書人員必須具備宏觀、綜合的視野、姿態(tài)和格局。即使面對一項(xiàng)內(nèi)容相對單一、所需技能較為簡單的具體工作，同樣須站在整個(gè)組織發(fā)展和利益的高度審視，甚至只有具備這種宏觀視野，才能圓滿完成工作。因此，秘書人員不僅要面對多樣、廣博的工作內(nèi)容，也需要把握隱在工作內(nèi)容背后的出發(fā)點(diǎn)、立足點(diǎn)，要具有宏觀的站位和全局的視野。

從工作關(guān)系來看，秘書工作中涉及的業(yè)緣關(guān)系也是綜合的。除了把握與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系這對最主要的關(guān)系外，秘書還需要進(jìn)行多面向關(guān)系網(wǎng)絡(luò)的良性構(gòu)建。比如，上傳下達(dá)過程中的縱向關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，綜合協(xié)調(diào)過程中的橫向關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)外信息交換、互動(dòng)過程中的組織內(nèi)外關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。秘書人員要發(fā)揮“扭結(jié)”作用，有序、順暢搭建全方位、立體關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，從而營構(gòu)和諧、積極關(guān)系氛圍，實(shí)現(xiàn)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)與自身工作的良性互動(dòng)。

從工作績效來看，秘書工作也呈現(xiàn)出鮮明的“綜合”特性。秘書工作的績效很難絕對地量化測評，其各項(xiàng)工作開展順利與否、成效如何，取決于從領(lǐng)導(dǎo)者到各部門各層級人員的共同努力。相反，秘書個(gè)人工作的疏忽、過失，往往“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，帶來的損失和后果將牽系整個(gè)組織層面。因此，秘書工作的成效與整個(gè)組織、團(tuán)隊(duì)纏繞難分。雖然，秘書個(gè)人工作能力的高低至關(guān)重要，但優(yōu)秀的個(gè)人能力在發(fā)揮強(qiáng)大“黏合劑”作用后，最終會轉(zhuǎn)化、潛隱在整個(gè)組織的運(yùn)作成效中。秘書人員要對這一點(diǎn)有清醒認(rèn)識，“要認(rèn)清自身角色定位，甘隱幕后莫闖前臺，甘守寂寞自強(qiáng)不息，這就要求超脫精神要足”[7]。超脫精神需要大胸懷與大格局，需要認(rèn)識到工作績效的“綜合”性是自身工作的最大價(jià)值所在。

3 “輔助性”

“輔助性”是秘書工作的核心范疇。董繼超在《普通秘書學(xué)》中指出：“輔助性是秘書活動(dòng)的性質(zhì)，即秘書活動(dòng)區(qū)別于其他活動(dòng)的本質(zhì)屬性”，楊帆、蘭鈴在《秘書理論與實(shí)務(wù)》中指出：“秘書工作的根本性質(zhì)是輔助性”?！拜o助性”是秘書角色的核心定位。

3.1 準(zhǔn)確理解“輔助性”

在對秘書工作進(jìn)行定性的過程中，出現(xiàn)了眾多與“輔助性”相關(guān)的詞語，如“從屬性”“服務(wù)性”“事務(wù)性”“被動(dòng)性”“圍核性”“補(bǔ)償性”等。但與之相比，其實(shí)“輔助性”更能體現(xiàn)秘書在工作中既從屬又主動(dòng)且與領(lǐng)導(dǎo)主輔關(guān)系一體化的特色?！皬膶傩浴薄胺?wù)性”“被動(dòng)性”“圍核性”等，忽視了秘書在工作中主觀能動(dòng)性的發(fā)揮，“補(bǔ)償性”又欠體現(xiàn)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者的上下級主輔關(guān)系。事實(shí)上，秘書在工作中的輔助地位和助手作用無須多解，無論是辦文辦會辦事，還是參謀職能的發(fā)揮，都屬于“輔”與“助”職能。秘書在工作中需牢牢把握“輔”的地位和“助”的作用，“謀其政”而不越位。如此，秘書也并非絕對被動(dòng)的附屬，在“輔”與“助”的空間里秘書人員的積極主動(dòng)性大有可為。例如，參謀職能方面的出謀劃策、規(guī)勸諫過，辦公事務(wù)職能方面的資料準(zhǔn)備、督促檢查等，均考驗(yàn)秘書的品德、才干?！拜o助性”一詞體現(xiàn)著秘書工作被動(dòng)性與主動(dòng)性、獨(dú)立性與非獨(dú)立性的辯證統(tǒng)一關(guān)系。于是，秘書在工作中要努力“到位不離位，更不能越位，參與而不干預(yù)，協(xié)助而不越權(quán)，服從而不盲從”[8]，可稱為一位獨(dú)立的非獨(dú)立者和主動(dòng)的被動(dòng)者。

3.2 “輔助性”的工作屬性

從工作起源來看，秘書工作是伴隨領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)產(chǎn)生的，是為滿足領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需要產(chǎn)生的。拿秘書工作的重要內(nèi)容文書工作來說，“生產(chǎn)力的繼續(xù)發(fā)展，階級的出現(xiàn)，文字的出現(xiàn)，國家的產(chǎn)生，國家進(jìn)行管理工作需要比較有條理的文書”[9]。顯然，文書工作是服務(wù)于管理工作出現(xiàn)的。從管理實(shí)踐來看，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需大量的輔助性工作。例如，領(lǐng)導(dǎo)者定目標(biāo)、建制度、做決策等，需大量繁雜的輔助性工作做鋪墊。秘書人員承擔(dān)這些輔助性工作，讓領(lǐng)導(dǎo)者集中精力做管理的核心工作，從而提升組織效率。于是，秘書工作的全部內(nèi)容都是輔助性的。辦文辦會辦事，要以領(lǐng)導(dǎo)意圖為中心，開展具體工作；綜合協(xié)調(diào)工作，根本上服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作的順利進(jìn)行；即使是領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的工作，也要按照領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍、指示、方式來開展。對于整個(gè)組織來說，秘書人員面對的并非相對自足的部門專業(yè)工作，而是要發(fā)揮組織紐帶、橋梁、黏合劑、潤滑劑的作用，對組織運(yùn)轉(zhuǎn)至關(guān)重要。

3.3 “輔助性”為核心定位

“近身”“綜合”“輔助性”三個(gè)定位非并列關(guān)系，其中，“輔助性”是核心定位，“近身”“綜合”是并列修飾核心定位的定語，前者與后者是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。首先，“輔助性”決定了秘書在工作中要做到空間上的“近身”和任務(wù)上的“綜合”。其次，只有做到“近身”“綜合”，秘書人員才能完成“輔助性”的歷史和現(xiàn)實(shí)使命。具體來說，秘書人員只有把握“近身”的空間范疇，做到“近身”，才能滿足領(lǐng)導(dǎo)工作對自身工作“輔助性”的需求，否則，“輔助性”的定位便成了無源之水、無本之木；秘書人員也只有把握“綜合性”的任務(wù)范疇，才能高質(zhì)量完成工作，若無“綜合性”的眼界和胸懷，只見樹木不見森林，便無法適應(yīng)和輔助領(lǐng)導(dǎo)者宏觀而全面的管理工作。因此，秘書人員要明確自身定位的“輔助性”以及該定位具有不可比擬的“近身”“綜合”特性，在牢牢把握“輔助性”核心定位的基礎(chǔ)上做到“近身”與“綜合”。

4 結(jié)語

“近身”“綜合”“輔助性”是秘書人員需要把握的重要原則，此原則潛在于秘書的各項(xiàng)具體工作中。在其決定下，秘書工作從不同的角度觀照，呈現(xiàn)出不同的特征。從意識形態(tài)的角度看，呈現(xiàn)出政治性、機(jī)要性；從與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系看，呈現(xiàn)出被動(dòng)性、從屬性、服務(wù)性；從工作內(nèi)容來看，呈現(xiàn)出全面性、事務(wù)性、程序性、文牘性；從組織位置看，呈現(xiàn)出中介性、溝通性……秘書工作頭緒多、變化大，但“萬變不離其宗”。秘書人員在工作中，準(zhǔn)確把握“近身綜合輔助性”的宗旨，便能把牢自身“亞”管理者的角色定位、價(jià)值定位，以“不變”應(yīng)“萬變”，充分發(fā)揮積極性與主動(dòng)性，高質(zhì)量地完成工作，滿足領(lǐng)導(dǎo)以及組織管理活動(dòng)對自身工作的需要。