楊方捷
摘要:采購(gòu)業(yè)務(wù)作為涉及企業(yè)資金活動(dòng)的重要業(yè)務(wù),采購(gòu)成本直接影響企業(yè)的效益,并成為影響企業(yè)發(fā)展的重要因素。因此,加強(qiáng)制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控管理至關(guān)重要。當(dāng)前,一些制造企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)控管理仍然存在諸多問(wèn)題,制約了其功能的充分發(fā)揮。因此,探討制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文首先分析了制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)基本原則;其次,分析了制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)和控制現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題;最后,針對(duì)性的提出了完善制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制對(duì)策。
關(guān)鍵詞:制造企業(yè);采購(gòu)業(yè)務(wù);內(nèi)控流程設(shè)計(jì)
前言
采購(gòu)業(yè)務(wù)作為企業(yè)資金活動(dòng)的基本業(yè)務(wù),采購(gòu)成本將會(huì)直接影響企業(yè)效益,更是決定企業(yè)發(fā)展的重要因素。當(dāng)前,我國(guó)部分制造企業(yè)在采購(gòu)內(nèi)控管理上存在一些缺陷,導(dǎo)致采購(gòu)成本數(shù)額較高,無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化目標(biāo),甚至給貪污、腐敗現(xiàn)象出現(xiàn)提供了條件,嚴(yán)重?fù)p壞企業(yè)利益?;诖耍谥圃炱髽I(yè)采購(gòu)過(guò)程中,應(yīng)嚴(yán)格控制好采購(gòu)成本,結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)情況,制定采購(gòu)內(nèi)控流程,加強(qiáng)采購(gòu)成本管理,在滿足企業(yè)生產(chǎn)需求的同時(shí),減少采購(gòu)成本,提高企業(yè)整體利益,促進(jìn)制造企業(yè)更好發(fā)展。
一、制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)基本原則
(一)分工性原則
采購(gòu)內(nèi)部控制作為采購(gòu)管理的重要方式,需要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的管理要求,設(shè)定對(duì)應(yīng)崗位,并且提供相應(yīng)職責(zé),建設(shè)完善的管理流程。在設(shè)定崗位時(shí),應(yīng)該綜合思考不兼容崗位分離標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合采購(gòu)要求,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)決策、執(zhí)行崗位充分分離。在采購(gòu)過(guò)程中,采購(gòu)需求、采購(gòu)決策、采購(gòu)實(shí)施、采購(gòu)管理等崗位之間應(yīng)相互審核和管理,防止一個(gè)崗位控制多個(gè)環(huán)節(jié)現(xiàn)象出現(xiàn),在某種程度上能夠規(guī)范職工行為,避免舞弊狀況發(fā)生。
(二)全面性原則
企業(yè)在設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控流程時(shí),需要綜合思考整個(gè)采購(gòu)流程控制要點(diǎn),并非只強(qiáng)調(diào)設(shè)計(jì)中涉及的采購(gòu)流程重要環(huán)節(jié)。在設(shè)計(jì)采購(gòu)內(nèi)控流程過(guò)程中,看似是非常重要內(nèi)容,在執(zhí)行中將會(huì)給采購(gòu)內(nèi)控效果帶來(lái)直接影響。為了保證采購(gòu)內(nèi)控的合理性,應(yīng)嚴(yán)格按照全面性原則進(jìn)行,保證采購(gòu)內(nèi)控流程的整體效果。
(三)成本性原則
從采購(gòu)內(nèi)控管理角度來(lái)說(shuō),采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控規(guī)劃越細(xì)致,參與采購(gòu)的人員數(shù)量越多,采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控管理越嚴(yán)謹(jǐn),采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控效果越理想。采購(gòu)業(yè)務(wù)如果出現(xiàn)舞弊、腐敗等現(xiàn)象,采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)越多。由此可見(jiàn),冗余的采購(gòu)流程將會(huì)給企業(yè)效益提高帶來(lái)直接影響。企業(yè)在運(yùn)營(yíng)發(fā)展中,主要目標(biāo)在于追求效益最大化,所以,在企業(yè)設(shè)定采購(gòu)內(nèi)控流程過(guò)程中,需要思考成本控制和效益之間關(guān)系,設(shè)計(jì)迎合企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的采購(gòu)內(nèi)控流程。
二、制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)和控制現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
(一)制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)和控制現(xiàn)狀
在制造企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中,企業(yè)把工作重心放置在生產(chǎn)效率和生產(chǎn)質(zhì)量上。在開(kāi)展生產(chǎn)活動(dòng)時(shí),需要消耗大量材料用于生產(chǎn),所以企業(yè)需要結(jié)合生產(chǎn)要求,采購(gòu)適量的材料。材料內(nèi)控管理將直接影響企業(yè)效益獲取,科學(xué)設(shè)定采購(gòu)內(nèi)控流程,加強(qiáng)材料采購(gòu)管理,能夠減少采購(gòu)成本投放,給企業(yè)創(chuàng)造更多的利益。但是在當(dāng)前,部分制造企業(yè)過(guò)于注重生產(chǎn)管理,忽略采購(gòu)內(nèi)控管理,沒(méi)有按照采購(gòu)要求制定采購(gòu)方案,采購(gòu)和實(shí)際需求之間存在偏差,存在隨意采購(gòu)或者重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象,造成企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)大量閑置,損害企業(yè)自身利益。
(二)制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)和控制存在的問(wèn)題
1.管理體系問(wèn)題
任何一項(xiàng)工作的落實(shí),都要在完善的體系支持下進(jìn)行,制造企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中,采購(gòu)數(shù)額比較多,所以,要求保證采購(gòu)的合理性,需要結(jié)合采購(gòu)內(nèi)控管理要求,科學(xué)構(gòu)建完善的管理體系。但是從目前情況來(lái)說(shuō),部分制造企業(yè)沒(méi)有給予采購(gòu)內(nèi)控管理高度注重,使得在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中存在諸多問(wèn)題。例如,幾個(gè)部門一同進(jìn)行采購(gòu),采購(gòu)沒(méi)有得到充分集中,出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象,加劇采購(gòu)成本。并且,不同的采購(gòu)部門,采購(gòu)依據(jù)和流程將會(huì)出現(xiàn)信息滯后或者失真現(xiàn)象,嚴(yán)重的情況下也會(huì)發(fā)生采購(gòu)失控狀況,造成庫(kù)存大量積壓。以某制造企業(yè)為例,采購(gòu)人員甲負(fù)責(zé)采購(gòu)生產(chǎn)材料,采購(gòu)人員乙負(fù)責(zé)采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備,但是在此過(guò)程中,管理人員沒(méi)有合理分配,安排采購(gòu)人員甲先去采購(gòu)材料,但是采購(gòu)人員乙沒(méi)有及時(shí)采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備,使得材料大量積壓,沒(méi)有得到科學(xué)保存,使得一些材料出現(xiàn)腐蝕、受潮等現(xiàn)象,給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。管理人員沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況制定采購(gòu)決策,導(dǎo)致采購(gòu)流程遭受破壞,讓企業(yè)面臨巨大的損失,影響企業(yè)發(fā)展。
2.管理方式問(wèn)題
一般來(lái)說(shuō),采購(gòu)人員應(yīng)該結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)要求,核算采購(gòu)數(shù)額,但是受到市場(chǎng)因素影響,導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃頻頻出現(xiàn)改變。以某制造企業(yè)為例,每季度該企業(yè)都要采購(gòu)大量的生產(chǎn)材料給下季度生產(chǎn)做準(zhǔn)備,在采購(gòu)過(guò)程中,相關(guān)人員根據(jù)設(shè)定的采購(gòu)規(guī)劃去采購(gòu)對(duì)應(yīng)規(guī)模的材料。在此過(guò)程中,受到外界因素影響,企業(yè)沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況適當(dāng)更改采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃,導(dǎo)致大量材料堆積,企業(yè)生產(chǎn)停滯,大部分職工工作受到影響,使得企業(yè)整體效益大打折扣?;诖?,企業(yè)應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況合理規(guī)劃安排,如果預(yù)測(cè)失誤,將會(huì)造成庫(kù)存積壓不斷增大,從而造成企業(yè)資產(chǎn)大量浪費(fèi),讓生產(chǎn)停滯。
3.監(jiān)督管理問(wèn)題
采購(gòu)工作作為企業(yè)所組織安排制定部門落實(shí)的工作,對(duì)供貨信息和供應(yīng)商信息有所了解。結(jié)合編制的采購(gòu)規(guī)劃方案對(duì)市場(chǎng)多方面評(píng)估,對(duì)采購(gòu)情況如實(shí)記錄,采購(gòu)部門一一落實(shí),將具體情況交由主管部門核查,貨款申請(qǐng)應(yīng)在審核通過(guò)以后才能匯出。由于在采購(gòu)中面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素比較多,如果沒(méi)有科學(xué)選擇供應(yīng)商,采購(gòu)方式不合理,設(shè)定的體系不滿足招投標(biāo)要求,沒(méi)有對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審批,將會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)成本過(guò)高的狀況,引發(fā)舞弊等行為。在實(shí)際過(guò)程中,部分前期采購(gòu)工作,如市場(chǎng)調(diào)查、合同簽署、供應(yīng)商選擇等工作均沒(méi)有充分落實(shí),采購(gòu)沒(méi)有科學(xué)監(jiān)管,導(dǎo)致采購(gòu)偏差出現(xiàn),影響采購(gòu)內(nèi)控效果。
三、完善制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制對(duì)策
(一)優(yōu)化采購(gòu)業(yè)務(wù)流程,完善內(nèi)控管理體系
在采購(gòu)過(guò)程中,要想實(shí)現(xiàn)采購(gòu)科學(xué)管理,采購(gòu)部門應(yīng)該把具體訂單保存到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,對(duì)一定固定的客戶,在給其發(fā)放訂單過(guò)程中,可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接完成,反之不固定客戶,則利用微信、QQ、傳真等方式通知。廠商把獲取的數(shù)據(jù)信息交由相關(guān)部門驗(yàn)收,訂貨數(shù)據(jù)則在驗(yàn)收部門中提取,對(duì)驗(yàn)收所交的產(chǎn)品進(jìn)行檢查,如果一致,則將合格的產(chǎn)品數(shù)據(jù)傳人到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,由財(cái)務(wù)部門提供廠家發(fā)票、訂單、或者獲取信息等具體信息,將資金支付給廠家。如果存在和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的狀況,應(yīng)立即將具體結(jié)果記錄到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,便于后續(xù)工作順利進(jìn)行。此外,制造企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)要求,建設(shè)采購(gòu)內(nèi)控體系,加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程管理,嚴(yán)格按照采購(gòu)要求進(jìn)行,防止采購(gòu)過(guò)于隨意性,加大企業(yè)成本投放,損壞企業(yè)整體利益。
(二)完善采購(gòu)控制方式,提升采購(gòu)管理水平
采購(gòu)方式作為采購(gòu)內(nèi)控管理的核心內(nèi)容,結(jié)合采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)際情況,選擇對(duì)應(yīng)采購(gòu)方式,其中包含了公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)、比選采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)等。在采購(gòu)方式確定過(guò)程中,應(yīng)該結(jié)合采購(gòu)數(shù)額、項(xiàng)目情況明確采購(gòu)方式,從而讓其滿足國(guó)家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。在采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備對(duì)等過(guò)程中,通過(guò)選擇公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)方式;如果為日常生產(chǎn)采購(gòu)材料,可以采購(gòu)比選、詢價(jià)等采購(gòu)方式;對(duì)于采購(gòu)對(duì)象比較特殊的,應(yīng)選擇單一來(lái)源采購(gòu)方式。采購(gòu)過(guò)程中涉及的采購(gòu)信息,應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況,利用信息渠道讓潛在供應(yīng)商獲取對(duì)應(yīng)采購(gòu)信息,公開(kāi)招標(biāo)利用規(guī)定報(bào)紙、網(wǎng)站等公布招標(biāo)信息,其他采購(gòu)則由對(duì)應(yīng)部門通過(guò)市場(chǎng)調(diào)查并推薦,信息發(fā)布過(guò)程中應(yīng)該具體標(biāo)記出截止日期,以此減少爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn),保證采購(gòu)內(nèi)控管理的合理性和規(guī)范性。
(三)加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督管理,減少采購(gòu)成本投放
首先,科學(xué)構(gòu)建采購(gòu)內(nèi)控管理體系。如果缺少完善的管理體系,將無(wú)法獲取理想的采購(gòu)內(nèi)控管理效果,也不能給采購(gòu)內(nèi)控管理工作順利開(kāi)展提供支持。所以,在采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)過(guò)程中,應(yīng)該綜合思考內(nèi)控管理體系,同時(shí)科學(xué)建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn),由企業(yè)管理部門定期對(duì)采購(gòu)情況進(jìn)行核查,及時(shí)找出存在的問(wèn)題,對(duì)執(zhí)行偏差因素進(jìn)行明確,判斷是否需要追究相關(guān)責(zé)任,和采購(gòu)參與人員充分交流,將考核結(jié)果和采購(gòu)人員績(jī)效相結(jié)合,規(guī)范采購(gòu)人員工作行為,提升采購(gòu)內(nèi)控管理水平。其次,制造企業(yè)在采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)過(guò)程中,內(nèi)控管理問(wèn)題不但存在于企業(yè)內(nèi)部,隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化,也會(huì)給內(nèi)控管理決策帶來(lái)影響。如果采購(gòu)人員沒(méi)有對(duì)采購(gòu)內(nèi)容全面的了解,在和供應(yīng)商溝通過(guò)程中處于不利位置,將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)收益目標(biāo)無(wú)法順利實(shí)現(xiàn),例如故意抬高產(chǎn)品價(jià)格,或者以劣充好等。為了保證采購(gòu)價(jià)格的合理性,采購(gòu)人員應(yīng)該對(duì)市場(chǎng)發(fā)展有深入的了解,明確采購(gòu)產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格。并且,根據(jù)產(chǎn)品性質(zhì)特點(diǎn),防止不良廠家弄虛作假,給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。在采購(gòu)產(chǎn)品過(guò)程中,應(yīng)該秉持貨比三家的原則選擇,核查商家信譽(yù)問(wèn)題和市場(chǎng)銷量情況,選擇價(jià)格合理、質(zhì)量過(guò)關(guān)的廠家合作,在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時(shí),還能減少采購(gòu)成本投放,讓企業(yè)獲取更多的利潤(rùn)。
四、結(jié)束語(yǔ)
總而言之,在制造企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中,要想保證生產(chǎn)工作順利進(jìn)行,將會(huì)采購(gòu)大量生產(chǎn)材料和設(shè)備。如果采購(gòu)控制不全面,將會(huì)加劇采購(gòu)成本投放,影響企業(yè)整體利益。基于此,制造企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中,應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況和市場(chǎng)需求,做好市場(chǎng)調(diào)查工作,科學(xué)編制采購(gòu)內(nèi)控流程,加強(qiáng)采購(gòu)管理,嚴(yán)格把控采購(gòu)成本,提供采購(gòu)效率,減少采購(gòu)支出,讓企業(yè)得到更多效益的同時(shí),引導(dǎo)制造企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。
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中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)2020年2期