楊方捷

摘要：采購(gòu)業(yè)務(wù)作為涉及企業(yè)資金活動(dòng)的重要業(yè)務(wù)，采購(gòu)成本直接影響企業(yè)的效益，并成為影響企業(yè)發(fā)展的重要因素。因此，加強(qiáng)制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控管理至關(guān)重要。當(dāng)前，一些制造企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)控管理仍然存在諸多問(wèn)題，制約了其功能的充分發(fā)揮。因此，探討制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文首先分析了制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)基本原則;其次，分析了制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)和控制現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題;最后，針對(duì)性的提出了完善制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制對(duì)策。

關(guān)鍵詞：制造企業(yè);采購(gòu)業(yè)務(wù);內(nèi)控流程設(shè)計(jì)

前言

采購(gòu)業(yè)務(wù)作為企業(yè)資金活動(dòng)的基本業(yè)務(wù)，采購(gòu)成本將會(huì)直接影響企業(yè)效益，更是決定企業(yè)發(fā)展的重要因素。當(dāng)前，我國(guó)部分制造企業(yè)在采購(gòu)內(nèi)控管理上存在一些缺陷，導(dǎo)致采購(gòu)成本數(shù)額較高，無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化目標(biāo)，甚至給貪污、腐敗現(xiàn)象出現(xiàn)提供了條件，嚴(yán)重?fù)p壞企業(yè)利益?；诖耍谥圃炱髽I(yè)采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制好采購(gòu)成本，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)情況，制定采購(gòu)內(nèi)控流程，加強(qiáng)采購(gòu)成本管理，在滿足企業(yè)生產(chǎn)需求的同時(shí)，減少采購(gòu)成本，提高企業(yè)整體利益，促進(jìn)制造企業(yè)更好發(fā)展。

一、制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)基本原則

（一）分工性原則

采購(gòu)內(nèi)部控制作為采購(gòu)管理的重要方式，需要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的管理要求，設(shè)定對(duì)應(yīng)崗位，并且提供相應(yīng)職責(zé)，建設(shè)完善的管理流程。在設(shè)定崗位時(shí)，應(yīng)該綜合思考不兼容崗位分離標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合采購(gòu)要求，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)決策、執(zhí)行崗位充分分離。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)需求、采購(gòu)決策、采購(gòu)實(shí)施、采購(gòu)管理等崗位之間應(yīng)相互審核和管理，防止一個(gè)崗位控制多個(gè)環(huán)節(jié)現(xiàn)象出現(xiàn)，在某種程度上能夠規(guī)范職工行為，避免舞弊狀況發(fā)生。

（二）全面性原則

企業(yè)在設(shè)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控流程時(shí)，需要綜合思考整個(gè)采購(gòu)流程控制要點(diǎn)，并非只強(qiáng)調(diào)設(shè)計(jì)中涉及的采購(gòu)流程重要環(huán)節(jié)。在設(shè)計(jì)采購(gòu)內(nèi)控流程過(guò)程中，看似是非常重要內(nèi)容，在執(zhí)行中將會(huì)給采購(gòu)內(nèi)控效果帶來(lái)直接影響。為了保證采購(gòu)內(nèi)控的合理性，應(yīng)嚴(yán)格按照全面性原則進(jìn)行，保證采購(gòu)內(nèi)控流程的整體效果。

（三）成本性原則

從采購(gòu)內(nèi)控管理角度來(lái)說(shuō)，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控規(guī)劃越細(xì)致，參與采購(gòu)的人員數(shù)量越多，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控管理越嚴(yán)謹(jǐn)，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控效果越理想。采購(gòu)業(yè)務(wù)如果出現(xiàn)舞弊、腐敗等現(xiàn)象，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)越多。由此可見(jiàn)，冗余的采購(gòu)流程將會(huì)給企業(yè)效益提高帶來(lái)直接影響。企業(yè)在運(yùn)營(yíng)發(fā)展中，主要目標(biāo)在于追求效益最大化，所以，在企業(yè)設(shè)定采購(gòu)內(nèi)控流程過(guò)程中，需要思考成本控制和效益之間關(guān)系，設(shè)計(jì)迎合企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的采購(gòu)內(nèi)控流程。

二、制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)和控制現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)和控制現(xiàn)狀

在制造企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)把工作重心放置在生產(chǎn)效率和生產(chǎn)質(zhì)量上。在開(kāi)展生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)，需要消耗大量材料用于生產(chǎn)，所以企業(yè)需要結(jié)合生產(chǎn)要求，采購(gòu)適量的材料。材料內(nèi)控管理將直接影響企業(yè)效益獲取，科學(xué)設(shè)定采購(gòu)內(nèi)控流程，加強(qiáng)材料采購(gòu)管理，能夠減少采購(gòu)成本投放，給企業(yè)創(chuàng)造更多的利益。但是在當(dāng)前，部分制造企業(yè)過(guò)于注重生產(chǎn)管理，忽略采購(gòu)內(nèi)控管理，沒(méi)有按照采購(gòu)要求制定采購(gòu)方案，采購(gòu)和實(shí)際需求之間存在偏差，存在隨意采購(gòu)或者重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象，造成企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)大量閑置，損害企業(yè)自身利益。

（二）制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)和控制存在的問(wèn)題

1.管理體系問(wèn)題

任何一項(xiàng)工作的落實(shí)，都要在完善的體系支持下進(jìn)行，制造企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)數(shù)額比較多，所以，要求保證采購(gòu)的合理性，需要結(jié)合采購(gòu)內(nèi)控管理要求，科學(xué)構(gòu)建完善的管理體系。但是從目前情況來(lái)說(shuō)，部分制造企業(yè)沒(méi)有給予采購(gòu)內(nèi)控管理高度注重，使得在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中存在諸多問(wèn)題。例如，幾個(gè)部門一同進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)沒(méi)有得到充分集中，出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象，加劇采購(gòu)成本。并且，不同的采購(gòu)部門，采購(gòu)依據(jù)和流程將會(huì)出現(xiàn)信息滯后或者失真現(xiàn)象，嚴(yán)重的情況下也會(huì)發(fā)生采購(gòu)失控狀況，造成庫(kù)存大量積壓。以某制造企業(yè)為例，采購(gòu)人員甲負(fù)責(zé)采購(gòu)生產(chǎn)材料，采購(gòu)人員乙負(fù)責(zé)采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備，但是在此過(guò)程中，管理人員沒(méi)有合理分配，安排采購(gòu)人員甲先去采購(gòu)材料，但是采購(gòu)人員乙沒(méi)有及時(shí)采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備，使得材料大量積壓，沒(méi)有得到科學(xué)保存，使得一些材料出現(xiàn)腐蝕、受潮等現(xiàn)象，給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。管理人員沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況制定采購(gòu)決策，導(dǎo)致采購(gòu)流程遭受破壞，讓企業(yè)面臨巨大的損失，影響企業(yè)發(fā)展。

2.管理方式問(wèn)題

一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)人員應(yīng)該結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)要求，核算采購(gòu)數(shù)額，但是受到市場(chǎng)因素影響，導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃頻頻出現(xiàn)改變。以某制造企業(yè)為例，每季度該企業(yè)都要采購(gòu)大量的生產(chǎn)材料給下季度生產(chǎn)做準(zhǔn)備，在采購(gòu)過(guò)程中，相關(guān)人員根據(jù)設(shè)定的采購(gòu)規(guī)劃去采購(gòu)對(duì)應(yīng)規(guī)模的材料。在此過(guò)程中，受到外界因素影響，企業(yè)沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況適當(dāng)更改采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃，導(dǎo)致大量材料堆積，企業(yè)生產(chǎn)停滯，大部分職工工作受到影響，使得企業(yè)整體效益大打折扣?；诖?，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況合理規(guī)劃安排，如果預(yù)測(cè)失誤，將會(huì)造成庫(kù)存積壓不斷增大，從而造成企業(yè)資產(chǎn)大量浪費(fèi)，讓生產(chǎn)停滯。

3.監(jiān)督管理問(wèn)題

采購(gòu)工作作為企業(yè)所組織安排制定部門落實(shí)的工作，對(duì)供貨信息和供應(yīng)商信息有所了解。結(jié)合編制的采購(gòu)規(guī)劃方案對(duì)市場(chǎng)多方面評(píng)估，對(duì)采購(gòu)情況如實(shí)記錄，采購(gòu)部門一一落實(shí)，將具體情況交由主管部門核查，貨款申請(qǐng)應(yīng)在審核通過(guò)以后才能匯出。由于在采購(gòu)中面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素比較多，如果沒(méi)有科學(xué)選擇供應(yīng)商，采購(gòu)方式不合理，設(shè)定的體系不滿足招投標(biāo)要求，沒(méi)有對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審批，將會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)成本過(guò)高的狀況，引發(fā)舞弊等行為。在實(shí)際過(guò)程中，部分前期采購(gòu)工作，如市場(chǎng)調(diào)查、合同簽署、供應(yīng)商選擇等工作均沒(méi)有充分落實(shí)，采購(gòu)沒(méi)有科學(xué)監(jiān)管，導(dǎo)致采購(gòu)偏差出現(xiàn)，影響采購(gòu)內(nèi)控效果。

三、完善制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制對(duì)策

（一）優(yōu)化采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，完善內(nèi)控管理體系

在采購(gòu)過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)采購(gòu)科學(xué)管理，采購(gòu)部門應(yīng)該把具體訂單保存到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，對(duì)一定固定的客戶，在給其發(fā)放訂單過(guò)程中，可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接完成，反之不固定客戶，則利用微信、QQ、傳真等方式通知。廠商把獲取的數(shù)據(jù)信息交由相關(guān)部門驗(yàn)收，訂貨數(shù)據(jù)則在驗(yàn)收部門中提取，對(duì)驗(yàn)收所交的產(chǎn)品進(jìn)行檢查，如果一致，則將合格的產(chǎn)品數(shù)據(jù)傳人到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，由財(cái)務(wù)部門提供廠家發(fā)票、訂單、或者獲取信息等具體信息，將資金支付給廠家。如果存在和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的狀況，應(yīng)立即將具體結(jié)果記錄到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，便于后續(xù)工作順利進(jìn)行。此外，制造企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)要求，建設(shè)采購(gòu)內(nèi)控體系，加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程管理，嚴(yán)格按照采購(gòu)要求進(jìn)行，防止采購(gòu)過(guò)于隨意性，加大企業(yè)成本投放，損壞企業(yè)整體利益。

（二）完善采購(gòu)控制方式，提升采購(gòu)管理水平

采購(gòu)方式作為采購(gòu)內(nèi)控管理的核心內(nèi)容，結(jié)合采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)際情況，選擇對(duì)應(yīng)采購(gòu)方式，其中包含了公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)、比選采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)等。在采購(gòu)方式確定過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合采購(gòu)數(shù)額、項(xiàng)目情況明確采購(gòu)方式，從而讓其滿足國(guó)家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。在采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備對(duì)等過(guò)程中，通過(guò)選擇公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)方式;如果為日常生產(chǎn)采購(gòu)材料，可以采購(gòu)比選、詢價(jià)等采購(gòu)方式;對(duì)于采購(gòu)對(duì)象比較特殊的，應(yīng)選擇單一來(lái)源采購(gòu)方式。采購(gòu)過(guò)程中涉及的采購(gòu)信息，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，利用信息渠道讓潛在供應(yīng)商獲取對(duì)應(yīng)采購(gòu)信息，公開(kāi)招標(biāo)利用規(guī)定報(bào)紙、網(wǎng)站等公布招標(biāo)信息，其他采購(gòu)則由對(duì)應(yīng)部門通過(guò)市場(chǎng)調(diào)查并推薦，信息發(fā)布過(guò)程中應(yīng)該具體標(biāo)記出截止日期，以此減少爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，保證采購(gòu)內(nèi)控管理的合理性和規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督管理，減少采購(gòu)成本投放

首先，科學(xué)構(gòu)建采購(gòu)內(nèi)控管理體系。如果缺少完善的管理體系，將無(wú)法獲取理想的采購(gòu)內(nèi)控管理效果，也不能給采購(gòu)內(nèi)控管理工作順利開(kāi)展提供支持。所以，在采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)過(guò)程中，應(yīng)該綜合思考內(nèi)控管理體系，同時(shí)科學(xué)建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)，由企業(yè)管理部門定期對(duì)采購(gòu)情況進(jìn)行核查，及時(shí)找出存在的問(wèn)題，對(duì)執(zhí)行偏差因素進(jìn)行明確，判斷是否需要追究相關(guān)責(zé)任，和采購(gòu)參與人員充分交流，將考核結(jié)果和采購(gòu)人員績(jī)效相結(jié)合，規(guī)范采購(gòu)人員工作行為，提升采購(gòu)內(nèi)控管理水平。其次，制造企業(yè)在采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)過(guò)程中，內(nèi)控管理問(wèn)題不但存在于企業(yè)內(nèi)部，隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化，也會(huì)給內(nèi)控管理決策帶來(lái)影響。如果采購(gòu)人員沒(méi)有對(duì)采購(gòu)內(nèi)容全面的了解，在和供應(yīng)商溝通過(guò)程中處于不利位置，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)收益目標(biāo)無(wú)法順利實(shí)現(xiàn)，例如故意抬高產(chǎn)品價(jià)格，或者以劣充好等。為了保證采購(gòu)價(jià)格的合理性，采購(gòu)人員應(yīng)該對(duì)市場(chǎng)發(fā)展有深入的了解，明確采購(gòu)產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格。并且，根據(jù)產(chǎn)品性質(zhì)特點(diǎn)，防止不良廠家弄虛作假，給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。在采購(gòu)產(chǎn)品過(guò)程中，應(yīng)該秉持貨比三家的原則選擇，核查商家信譽(yù)問(wèn)題和市場(chǎng)銷量情況，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量過(guò)關(guān)的廠家合作，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時(shí)，還能減少采購(gòu)成本投放，讓企業(yè)獲取更多的利潤(rùn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在制造企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，要想保證生產(chǎn)工作順利進(jìn)行，將會(huì)采購(gòu)大量生產(chǎn)材料和設(shè)備。如果采購(gòu)控制不全面，將會(huì)加劇采購(gòu)成本投放，影響企業(yè)整體利益。基于此，制造企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況和市場(chǎng)需求，做好市場(chǎng)調(diào)查工作，科學(xué)編制采購(gòu)內(nèi)控流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，嚴(yán)格把控采購(gòu)成本，提供采購(gòu)效率，減少采購(gòu)支出，讓企業(yè)得到更多效益的同時(shí)，引導(dǎo)制造企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

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