邱銀燕

【摘要】信息化管理是新時期高校干部人事檔案工作的重要發(fā)展趨勢，也是檔案管理水平提升的重要措施。因此，本文以新時期高校干部人事檔案信息化管理為研究要點，結(jié)合新時期高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀，闡述了新時期高校干部人事檔案信息化管理的必要性。并對新時期高校干部人事檔案信息化管理措施進行了簡單的分析。

【關(guān)鍵詞】新時期;高校干部人事檔案;信息化管理

高校干部人事檔案主要是對高校干部人事相關(guān)信息、工作表現(xiàn)形成的記錄，可以為高校干部選拔提供有效的參考。高校干部人事檔案信息化管理工作的開展，不僅可以提高整體高校干部人事檔案管理效率，而且可以保證高校干部人事檔案管理的精確性。因此，對高校干部人事檔案信息化管理措施進行適當(dāng)分析非常必要。

一、新時期高校干部人事檔案信息化管理的必要性

（一）提高安全性。人事檔案是高校在人事管理活動中直接產(chǎn)生的單位人員個人情況客觀歷史真實記錄，其涵蓋了干部履歷資源、考核情況、學(xué)歷學(xué)位、組織鑒定、考察資料及政審材料、入黨材料、獎勵材料、工資級別調(diào)整材料，內(nèi)容較多，管理難度較大。將信息化管理模式應(yīng)用于新時期高校干部人事檔案管理中，可以避免外部因素導(dǎo)致的信息受損情況。如傳統(tǒng)紙張受潮、破損等，提高整體干部人事檔案保存的安全性。

（二）提高便捷性。高校干部人事檔案可以全面反映個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、行為軌跡、工作經(jīng)歷及工作背景，通過在高校干部人事檔案管理中運用信息化管理技術(shù)，可以將整體檔案內(nèi)容歸檔在計算機系統(tǒng)內(nèi)。幫助管理人員快速查詢、檢索，了解相關(guān)干部工作情況，不僅可以為工資待遇問題、職稱評定問題、干部提拔問題的有效解決提供憑證，而且保證整體信息查詢檢索的高效、便捷性。

二、新時期高校干部人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

在近幾年發(fā)展進程中，我國政府不斷加強對機關(guān)工勤人員、參公人員檔案管理的重視，區(qū)域內(nèi)干部人事檔案管理工作逐步朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。而在區(qū)域內(nèi)干部人事檔案制度改革不斷深入的背景下，高校干部人事檔案管理弊端逐漸突出。具體如下：

（一）人檔分離現(xiàn)象突出。在市場經(jīng)濟體制運行過程中，人才流動方式靈活程度進一步提升。由于多種原因影響，檔隨人走人事檔案管理模式應(yīng)用受限，高校內(nèi)干部人檔分離現(xiàn)象逐漸突出。無檔人員的增加，也制約了高校人事檔案信息化管理工作的順利開展。

（二）信息化管理標(biāo)準(zhǔn)缺失。受我國質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》影響，在后續(xù)收集干部人事檔案材料中，超出16開規(guī)格材料逐步增加。再加上國際統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的限制，現(xiàn)階段信息化管理過程中沒有明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案材料整理難度較大。

（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施滯后?，F(xiàn)階段多數(shù)高校人事檔案管理工作仍然停留在原始手工檢索模塊。工作量大、效率及準(zhǔn)確性較低，阻礙了高校干部檔案信息化管理工作進一步開展。

三、新時期高校干部人事檔案信息化管理措施

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)規(guī)劃。高校干部人事檔案信息化管理涉及了組織、勞動、教育、人事等多個部門，而為了保證信息化管理期間各部門信息的有效收集利用，高校需要以深入開發(fā)利用干部人事檔案信息資源為目標(biāo)。首先，逐步明確各部門工作任務(wù)及職責(zé)，構(gòu)建完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。隨后以全校聯(lián)網(wǎng)的形式，完善干部人事檔案信息管理中心。保證干部人事檔案信息的高效共享，為高校干部人事管理提供依據(jù)。其次，針對人檔分離問題，在干部人事檔案信息管理中心運行過程中，高?？稍趦?nèi)部成立以信息化管理為主要責(zé)任的人事檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)組織。將各級干部人事檔案信息化管理納入整體管理體制內(nèi)，為干部人事檔案信息化管理提供良好的氛圍。最后，在干部人事檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌規(guī)劃的背景下，高?？山Y(jié)合自身特點，與有關(guān)部門溝通。將總體信息化管理目標(biāo)劃分為不同時期的具體發(fā)展目標(biāo)，逐層實施。并開發(fā)相應(yīng)的電子文件、計算機輔助管理系統(tǒng)，為相應(yīng)目標(biāo)的有效實現(xiàn)提供依據(jù)。

（二）明確信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)中共中央組織部、國家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》及《干部檔案的整理工作細則》的相關(guān)規(guī)定，在高校干部人事檔案信息化管理期間，一方面，高校相關(guān)人員應(yīng)制定明確的管理需求，嚴格遵循規(guī)范性、易用性、安全性、可擴充性、靈活性原則。在一般檔案管理工作開展的基礎(chǔ)上，依據(jù)干部人事檔案信息采集及網(wǎng)絡(luò)化利用需求，從信息化管理法則、信息化管理技術(shù)兩個方面入手。結(jié)合前期調(diào)研結(jié)果，制定與檔案信息資源多元化需求相符合的制度。如高校人事檔案電子文件歸檔及管理制度、人事檔案信息資源標(biāo)識制度、人事檔案信息資源管理與使用制度等;另一方面，高校可利用現(xiàn)代化高科技技術(shù)，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)性原則，對干部人事檔案信息化管理方式及內(nèi)容進行規(guī)范設(shè)置。即針對干部人事檔案信息化使用管理情況，設(shè)定明確的權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)。如可閱讀干部人事信息化檔案的人員名單、有權(quán)調(diào)用干部人事信息化檔案的人員名單等。同時為保證干部人事信息化檔案的真實完整性，高?？衫糜嬎銠C技術(shù)及信息技術(shù)，針對已變更的檔案信息，進行相關(guān)資源的校對管理。并創(chuàng)建規(guī)范、嚴格的電子檔案信息化應(yīng)用整理標(biāo)準(zhǔn)。如對于近幾年新進青年干部，可全部依據(jù)A4紙張標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格進行信息化保存。同時在干部人事檔案資料應(yīng)用打印時，可將紙張打印參數(shù)設(shè)置為16K紙張范圍內(nèi)打印A4紙張模式，以保證干部人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性;而對于部分無法利用A4紙張印制格式進行打印的干部人事資料，可以利用縮印技術(shù)進行處理。并加蓋紅色印章。此外，信息化管理人才隊伍建設(shè)是干部人事檔案信息化管理工作高效開展的保障。因此，高校應(yīng)依據(jù)干部人事檔案信息化管理需要，培養(yǎng)一批信息化管理系統(tǒng)開發(fā)維護、檔案數(shù)字化加工及相關(guān)技術(shù)應(yīng)用的人才。為干部人事檔案信息化管理工作開展提供充足的人力支持。

（三）加大軟硬件建設(shè)力度。在經(jīng)濟科學(xué)不斷發(fā)展的背景下，高校干部人事檔案信息化管理目標(biāo)也在不斷豐富。因此，為保證現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施與高校干部人事檔案信息化管理目標(biāo)相一致，高?？蓮能?、硬件兩個方面，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一方面，在軟件建設(shè)期間，高校可根據(jù)干部人事檔案管理、編目、信息查詢及維護功能需求，開展干部人事檔案管理人員篩選、測評作業(yè)。即在定性分析干部人事檔案管理軟件創(chuàng)新性、適用性、可推廣性的基礎(chǔ)上，依據(jù)客觀、公正的原則。從軟件系統(tǒng)人為操作差錯性及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)入手，優(yōu)中選優(yōu)，以保證最終應(yīng)用干部人事管理信息化系統(tǒng)與干部人事檔案管理工作要求相符;另一方面，在高校人事檔案資料不斷發(fā)展的背景下，資料信息量、內(nèi)容種類量不斷增加，對高校干部人事檔案信息管理硬件也提出了更高的要求。因此，高校應(yīng)結(jié)合現(xiàn)階段干部人事檔案管理要求，加強電腦、掃描機、復(fù)印機、打印機等檔案資源基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。并定期對干部人事檔案信息化管理硬件基礎(chǔ)設(shè)施進行維護、檢查、保養(yǎng)、維修，保證干部人事檔案信息化管理工作正常開展。此外，在基礎(chǔ)軟、硬件設(shè)施配置的基礎(chǔ)上，高校也可以利用干部人事檔案信息化管理模式，對現(xiàn)有干部人事檔案進行適當(dāng)創(chuàng)新。如引入互聯(lián)網(wǎng)管理思維模式，利用條形碼，對現(xiàn)有干部人事檔案信息進行更新完善，以提高檔案管理效率。

四、總結(jié)

綜上所述，信息化管理是高校干部人事檔案管理效率提升的主要渠道，因此，依據(jù)現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作需求，高?？蓮能?、硬件兩個方面，加強信息化建設(shè)。統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步明確干部人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為干部人事檔案信息化管理工作有效開展提供依據(jù)，保證干部人事檔案信息化資源的有效利用。

【參考文獻】

[1]范艷玲.加強干部人事檔案信息化管理策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：139.