王仲耀

[摘 要]合同是軍工科研院所對(duì)外開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、對(duì)內(nèi)進(jìn)行行政管理的載體;合同管理是軍工科研院所風(fēng)險(xiǎn)控制的基礎(chǔ)，對(duì)科研生產(chǎn)任務(wù)完成、風(fēng)險(xiǎn)管控和國(guó)有資產(chǎn)安全具有重要意義。因此，作為軍工科研院所日常運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，合同管理包括合同從提出預(yù)算、草稿擬定、評(píng)審、簽訂、履行、終止、歸檔等環(huán)節(jié)的全生命周期管理。本文在提出傳統(tǒng)合同管理存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，介紹了合同管理體系建設(shè)探索。

[關(guān)鍵詞]軍工科研院所;合同管理體系;探索

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.053

[中圖分類號(hào)]F273[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）06-0-02

0? ? ?引 言

隨著國(guó)防科技工業(yè)的飛速發(fā)展，作為其重要組成部分的軍工科研院所的科研生產(chǎn)任務(wù)不斷增加。為保障科研生產(chǎn)任務(wù)順利實(shí)施，從原材料采購(gòu)到外協(xié)外包，從工程建設(shè)到設(shè)備采購(gòu)等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)大量增加。既要滿足科研生產(chǎn)進(jìn)度要求，又要符合安全、保密、質(zhì)量等要求，憑借傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單簽約是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要考慮采取全面的合同管理體系，采用科學(xué)規(guī)范的管理方法對(duì)合同進(jìn)行全面管理。通過(guò)合同管理體系的建立，將合同管理作為重要手段，完善研究院所內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制，驅(qū)動(dòng)體制機(jī)制變革，建立規(guī)范化管理體系，為研究院所的飛速發(fā)展奠定良好的保障，更好地服務(wù)于國(guó)防科技工業(yè)。

1? ? ?軍工科研院所傳統(tǒng)合同管理存在的問(wèn)題

軍工科研院所承擔(dān)多項(xiàng)國(guó)防軍工行業(yè)科研生產(chǎn)任務(wù)，根據(jù)日常業(yè)務(wù)活動(dòng)需要，合同類型涵蓋科研生產(chǎn)、外包、外購(gòu)器材、基建維修等類型合同。合同種類繁多、復(fù)雜給合同管理帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)合同管理存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾方面。①合同歸口管理缺失。管理職責(zé)分類不規(guī)范，各職能部門(mén)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求開(kāi)展合同評(píng)審、簽訂工作，存在既當(dāng)運(yùn)動(dòng)員又當(dāng)裁判員的情況，合同管理工作缺乏統(tǒng)一歸口管理，職能部門(mén)為強(qiáng)調(diào)效率而忽視合同管理其中的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，出現(xiàn)糾紛時(shí)容易陷入被動(dòng)。②采購(gòu)行為不規(guī)范。軍工科研院所采購(gòu)方式有公開(kāi)招投標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、定向議價(jià)、詢比價(jià)等，采購(gòu)方式的確定需要綜合考慮采購(gòu)商品的種類、金額等因素。未經(jīng)嚴(yán)格的采購(gòu)程序個(gè)別職能部門(mén)便確認(rèn)了合作方和合同金額，甚至出現(xiàn)合作事項(xiàng)已完成后才開(kāi)始著手進(jìn)行合同簽訂，涉嫌倒簽合同，嚴(yán)重違反了相關(guān)采購(gòu)規(guī)定。③無(wú)格式合同。軍工科研院所涉及合同類型復(fù)雜多樣，如果前期沒(méi)有制定符合自身特點(diǎn)的格式合同文本，職能部門(mén)在洽談過(guò)程中容易被對(duì)方的想法左右，或者使用對(duì)方的合同模板，導(dǎo)致合同約定條款不能維護(hù)自身權(quán)益。

2? ? ?軍工科研院所合同管理體系建設(shè)

緊密圍繞合同業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，從風(fēng)險(xiǎn)管理入手，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析、評(píng)估，關(guān)注合同管理的重點(diǎn)與關(guān)鍵點(diǎn)，結(jié)合管理策略，以內(nèi)部控制為手段，從制度、職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程、管控點(diǎn)、表單等方面入手制訂解決方案，以防范風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，完善管理架構(gòu)、制度建設(shè)促進(jìn)基礎(chǔ)管理水平提升。通過(guò)不斷探索，明確工作機(jī)制和層級(jí)，明確部門(mén)職責(zé)和分工，搭建合同管理體系架構(gòu)。梳理業(yè)務(wù)與流程，形成完善制度體系，逐步構(gòu)建起職責(zé)清晰、流程順暢、協(xié)作有力、方便高效的合同管理體系。

2.1? ?組織機(jī)構(gòu)調(diào)整

①設(shè)置歸口管理部門(mén)、協(xié)同管理部門(mén)、合同主管部門(mén)。歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同管理制度的編制以及合同復(fù)核、用印。協(xié)同管理部門(mén)主要由財(cái)務(wù)部、法律部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)組成。其中，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)詢比價(jià)過(guò)程中合同金額的審核及后續(xù)合同款項(xiàng)支付;法律部門(mén)負(fù)責(zé)合同的合規(guī)性審查及法律事務(wù);紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查。合同主管部門(mén)主要由業(yè)務(wù)主管部門(mén)構(gòu)成，主要負(fù)責(zé)合同評(píng)審、簽訂、履行、歸檔等工作。②明確部門(mén)分工和職責(zé)。形成歸口管理部門(mén)為合同管理中心，財(cái)務(wù)部、法律部、紀(jì)檢監(jiān)察部為協(xié)同管理部門(mén)，其他業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)合同事項(xiàng)的權(quán)責(zé)管理架構(gòu)。歸口管理部門(mén)設(shè)合同管理專員，主要負(fù)責(zé)合同歸口管理及復(fù)核、用印。協(xié)同管理部門(mén)及主管部門(mén)設(shè)兼職審核員及合同經(jīng)辦人，實(shí)行多層級(jí)的審核機(jī)制。

2.2? ?制度體系建設(shè)

根據(jù)國(guó)家法律和上級(jí)主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，由歸口管理部門(mén)牽頭，組織編制出臺(tái)了《合同管理規(guī)定》作為院所合同管理基本制度。財(cái)務(wù)部、法律部牽頭組織編制發(fā)布《比質(zhì)比價(jià)管理辦法》《合同的法律審核細(xì)則》作為合同管理的協(xié)同制度。同時(shí)組織合同主管部門(mén)結(jié)合部門(mén)業(yè)務(wù)開(kāi)展情況編制部門(mén)層面的合同管理辦法作為日常業(yè)務(wù)工作運(yùn)行的專項(xiàng)制度，最終形成合理規(guī)章制度體系，使制度為體系建設(shè)工作提供了重要依據(jù)。

2.3? ?合同管理業(yè)務(wù)流程梳理

搭建符合軍工科研院所實(shí)際情況的合同管理業(yè)務(wù)流程，讓流程與制度充分結(jié)合。組織合同主管部門(mén)梳理合同管理關(guān)鍵點(diǎn)。針對(duì)合同業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定并實(shí)行合同的流程化、表單化，實(shí)現(xiàn)比質(zhì)比價(jià)、起草、評(píng)審、履行、歸檔的全生命周期運(yùn)行，促進(jìn)合同管理的流程化提升。例如，針對(duì)歸口管理部門(mén)的用印、復(fù)核環(huán)節(jié)制定用印、復(fù)核標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)部制定比質(zhì)比價(jià)單確保詢比價(jià)工作合規(guī)性，合同主管部門(mén)結(jié)合實(shí)際制定評(píng)審表涵蓋各種評(píng)審要素，不斷向“管理制度化、制度流程化、流程表單化”轉(zhuǎn)變，促進(jìn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化。

2.4? ?建立格式合同文本庫(kù)

軍工科研院所合同類型繁雜多樣，可以根據(jù)不同業(yè)務(wù)進(jìn)行區(qū)分?？梢杂煞刹繝款^組織合同主管部門(mén)結(jié)合自身業(yè)務(wù)需求建立格式合同文本庫(kù)。文本庫(kù)要涵蓋科研院所運(yùn)營(yíng)管理中主要合同類型。格式合同要充分考慮法律法規(guī)、權(quán)利義務(wù)、糾紛解決等風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容。在協(xié)商過(guò)程中，主管部門(mén)與合作方可以就合同中少數(shù)幾項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商談判。格式文本合同為經(jīng)辦人員提供了法律層面的保障，提高了合同簽訂效率，最終為研究院所避免了大量不確定風(fēng)險(xiǎn)，保障了自身的合法權(quán)益。

2.5? ?搭建合同管理全流程信息化平臺(tái)

為更好地迎接上級(jí)審計(jì)，歷史合同信息、合同管理作業(yè)信息的及時(shí)查閱調(diào)取尤為關(guān)鍵。這需要相關(guān)部門(mén)采用信息化手段，提高合同管理的信息化水平，提高合同管理的效率、公開(kāi)和透明。結(jié)合財(cái)務(wù)部浪潮系統(tǒng)升級(jí)改造，針對(duì)個(gè)別主管部門(mén)前期已建設(shè)的合同信息系統(tǒng)進(jìn)行梳理，優(yōu)化端口鏈接，與浪潮系統(tǒng)對(duì)接，形成從合同簽訂到資金收支的全流程合同信息化管理。針對(duì)前期沒(méi)有合同信息化基礎(chǔ)的部門(mén)，梳理合同管理業(yè)務(wù)流程，與浪潮系統(tǒng)合同管理模塊進(jìn)行對(duì)標(biāo)，通過(guò)對(duì)合同管理模塊的開(kāi)發(fā)，使合同管理實(shí)際業(yè)務(wù)流程完美嵌入浪潮合同管理信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)軍工科研院所合同管理全流程信息化。

2.6? ?建立完善的績(jī)效評(píng)價(jià)體系

結(jié)合合同管理建立定期檢查機(jī)制、基于績(jī)效導(dǎo)向的指標(biāo)體系和配套的標(biāo)準(zhǔn)化考核體系。精心策劃主管部門(mén)合同管理檢查，根據(jù)合同管理實(shí)際情況策劃合同管理階段性檢查。編制合同管理情況檢查單，對(duì)主管部門(mén)所主管的合同管理制度、業(yè)務(wù)流程、臺(tái)賬制度完善及執(zhí)行情況效果進(jìn)行檢查。將合同管理階段性檢查結(jié)果與各部門(mén)年終合同績(jī)效指標(biāo)考核相結(jié)合，不斷增強(qiáng)合同管理的合規(guī)意識(shí)，促進(jìn)各主管部門(mén)合同管理職責(zé)落地，切實(shí)提高主管部門(mén)合同管理水平。

2.7? ?以評(píng)促建

組織合同主管部門(mén)開(kāi)展合同管理內(nèi)部控制自評(píng)價(jià)，初步建立內(nèi)部合同管理控制自評(píng)價(jià)的日常工作機(jī)制。通過(guò)對(duì)標(biāo)《合同管理規(guī)定》、各部門(mén)合同管理辦法，識(shí)別合同管理流程中存在的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，深入尋找日常合同管理業(yè)務(wù)流程中存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地提出貼近實(shí)際情況、切實(shí)可操作的改進(jìn)建議。通過(guò)以評(píng)促建、評(píng)建結(jié)合的方式，提高未來(lái)合同管理工作的針對(duì)性，完善合同管理體系，不斷提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

3? ? ?軍工科研院所合同管理體系的成效

3.1? ?內(nèi)部控制能力、管理規(guī)范性得到明顯提升

通過(guò)組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、制度體系建設(shè)、合同管理業(yè)務(wù)流程梳理、建立格式合同文本庫(kù)、搭建信息化平臺(tái)和績(jī)效評(píng)價(jià)體系建立，實(shí)現(xiàn)了以防范化解風(fēng)險(xiǎn)為目的，歸口管理部門(mén)、協(xié)同管理部門(mén)、主管部門(mén)為主體，科研院所內(nèi)部管控為基礎(chǔ)，主營(yíng)業(yè)務(wù)全覆蓋、全生命周期監(jiān)控的軍工科研院所合同管理體系建設(shè)，加強(qiáng)了研究院所對(duì)合同業(yè)務(wù)層面的控制，進(jìn)一步完善了內(nèi)控體系。

3.2? ?保障科研院所科研生產(chǎn)任務(wù)的完成

隨著國(guó)防科技工業(yè)的飛速發(fā)展，軍工科研院所承擔(dān)的科研生產(chǎn)任務(wù)越來(lái)越多，風(fēng)險(xiǎn)隱患的種類和數(shù)量也呈現(xiàn)上升態(tài)勢(shì)。合同管理作為內(nèi)控體系的重要組成部分，為軍工科研院所完成科研生產(chǎn)任務(wù)提供了強(qiáng)大的保障。通過(guò)識(shí)別、分析合同簽訂過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)對(duì)措施，做好事前防控和事中管理，提高了軍工科研院所防范和化解風(fēng)險(xiǎn)的能力，保障了科研生產(chǎn)任務(wù)的順利實(shí)施。

3.3? ?國(guó)有資產(chǎn)保值增值

通過(guò)合同管理體系建設(shè)，在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)量持續(xù)增長(zhǎng)的背景下，通過(guò)審核合作方主體資信和履約能力，明確權(quán)利義務(wù)、違約條款和糾紛解決處理方式，保證了軍工科研院所的利益，在防止國(guó)有資產(chǎn)流失，保障國(guó)有資產(chǎn)的安全性、完整性和增值方面起到巨大作用。

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