鐘姍 蘇怡心

【摘要】為了更好地開展事業(yè)單位檔案管理工作，必須要堅持以人為本理念下的人性化的管理。早在現(xiàn)代企業(yè)管理領域，人性化管理理念就已經(jīng)為提高管理體系運行效率和員工工作質(zhì)量方面作出了巨大的貢獻。據(jù)此，本文著重研究在事業(yè)檔案管理工作中開展人性化管理所造成的影響。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案工作;人性化管理

一、事業(yè)單位檔案管理工作

事業(yè)單位當中的檔案管理工作，不但有整理重要資料的作用，還要為事業(yè)單位提供優(yōu)質(zhì)信息服務，不可謂不重要。具體來說，檔案管理工作記錄著事業(yè)單位的重大活動，還記錄著事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員的成長歷程。所以不管是對事業(yè)單位還是對工作人員而言，檔案管理工作都具有非常重要的意義。因此在進行檔案管理工作時，要注意對資料的歸類歸檔，還要在各方面有需求時提供有價值的檔案信息服務。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）當前檔案管理工作效率低下，管理水平不高。受傳統(tǒng)管理思念的束縛，當前事業(yè)單位檔案管理工作側(cè)重于檔案的管理，而對信息的服務層次上的則顯然欠缺一些，不能主動向有需求的各方提供服務，反而在有需求的各方向檔案管理尋求服務時，由于歸類歸檔不明確，缺少細化的工作流程，導致服務質(zhì)量也不盡如人意，無法滿足現(xiàn)實的服務需要。

（二）現(xiàn)有的檔案管理工作比較粗放，缺乏專業(yè)的人才管理。當前的檔案管理工作只是簡單的流于表面，并沒有實際上深入下去，其原因則在于缺少專業(yè)的管理人才，所以導致當前的檔案管理工作效率低下，且水平不高。當前檔案管理工作中缺少人性化因素，沒有精確把握管理人才的方式方法，員工缺乏好的伯樂引導，無法展現(xiàn)自己最優(yōu)秀的一面，對工作提不起興趣，也就無從發(fā)揮檔案管理工作的價值，提供的信息服務質(zhì)量差強人意，違背了檔案管理工作的初衷。

三、人性化管理之于事業(yè)檔案管理工作的重要意義

傳統(tǒng)的管理模式屬于“物本管理”，簡單來說就是工作人員實行對檔案整理、保存等工作，沒有人性化因素，工作人員只簡單地做好檔案管理工作就可以，不需要額外提供服務，傳統(tǒng)模式適應以前事業(yè)單位發(fā)展需要，但時過境遷，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，社會體系的不斷完善，事業(yè)單位檔案管理工作的需求不斷增加，顯然傳統(tǒng)模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在檔案管理工作的需求了。而企業(yè)管理領域中有人性化管理一說，隨后也被一些小部門或者是大單位所引用，成效不錯。所以引入人性化管理到檔案管理模式上是有跡可循的，人性化管理充分體現(xiàn)了以人為本的核心理念，加強了工作人員之間的交流溝通，營造了和諧溫馨的工作氛圍，有利于員工發(fā)揮對工作的積極性，開展檔案管理工作，更好地為有需求的部門提供優(yōu)質(zhì)信息服務。

（一）改變了事業(yè)單位的檔案管理方式。將“物本管理”改為“人本管理”，重視工作人員的需求，讓工作人員作為檔案管理工作的主體，圍繞人的內(nèi)心需求展開工作，從而實現(xiàn)人性管理的目的。通過對工作人員內(nèi)心需求的關注，來提高工作人員對工作的積極性，促使檔案的管理工作的開展，提高檔案管理工作效率，同時有利于肯定工作人員的自我價值，幫助工作人員完成自我實現(xiàn)。

（二）提高了事業(yè)單位的檔案管理水平。堅持人性化管理，為事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員提供再學習的機會，定期或不定期舉辦培訓活動，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。可以通過績效考評制度選拔優(yōu)秀人才，給予優(yōu)秀人才以外出學習交流的機會，提高工作人員的專業(yè)能力，使員工的專業(yè)能力與檔案管理工作的需求相匹配，從而提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

（三）優(yōu)化了事業(yè)單位的檔案管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理制度偏向死板、僵硬，嚴厲的管理制度雖然可以對員工有所約束，但對員工的情緒照顧不足，打擊了員工的工作熱情，比較容易引起不滿。而采用人性化管理，對員工實行柔性管理，照顧員工的內(nèi)心需求，提高員工的工作積極性，更好地發(fā)揮了人盡其才、才盡其用的作用，切實發(fā)揮了員工的主觀能動性，促進了檔案管理工作的進步，提高了檔案管理工作水平。

四、如何推進人性化管理在事業(yè)單位檔案管理工作中的應用

（一）建立完善的檔案管理機制。只有建立完善的檔案管理機制，將人性化管理納入其中，才能切實落實人性化管理。當前很多事業(yè)單位的人性化管理屬于探索階段，傳統(tǒng)模式的影響又比較深遠，所以必須要將人性化管理納入管理制度當中，使檔案管理工作貫徹落實人性管理理念，使工作人員感受到重視，內(nèi)心的需求得以回應，才能提高檔案管理工作水平。

（二）構(gòu)建柔性的檔案管理理念。積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，從剛性需求變?yōu)槿嵝怨芾?，提高檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作的流程細化開來，完善檔案管理基礎設施，為開展檔案管理工作構(gòu)建有利的文化氛圍。更新管理觀念，將“物本管理”向“人本管理”方向轉(zhuǎn)移，將單純地注重檔案管理向檔案管理與信息服務質(zhì)量并重方向發(fā)展，將服務對象的實際需求作為檔案管理的工作重點，切實提高檔案管理工作的信息服務質(zhì)量。

（三）引進信息化建設，優(yōu)化管理方法。在檔案管理工作中，因為事業(yè)單位的活動比較多，所存留下來的檔案數(shù)量比較多，類型比較雜，內(nèi)含的信息量龐大，所以對于檔案管理工作人員來說是一個不小的難題。要想提高檔案管理工作效率，可以在檔案管理部門引進信息化建設，積極采用當前先進的現(xiàn)代化管理模式，應用高科技技術(shù)，建立信息平臺，實現(xiàn)線上與線下共同管理的管理方法，不僅可以提高檔案管理的工作效率還可以實現(xiàn)檔案的精準管理。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存，電子檔案的保存顯然容易得多，而且保存量大，便于查閱和檢索有利于提供高質(zhì)量的信息化服務。

（四）打造高素質(zhì)檔案管理隊伍。檔案管理工作的重要性可見一斑，對檔案管理工作專業(yè)人員的需求也隨之增長，基于人性化管理下的檔案管理工作，必須要打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，為用戶提供更高的服務質(zhì)量。可以從以下兩方面參考，如何打造一支高素質(zhì)的檔案管理團隊。首先，建立一套完善的績效考評機制，明確劃分職責崗位，將職責具體到個人，有獎有懲，關注工作人員的工作能力與工作態(tài)度，切實將其福利待遇與薪酬制度聯(lián)系在一起，增強員工的責任意識，提高員工的工作熱情。其次，在單位內(nèi)部要定期開展培訓工作，努力提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，以匹配當前的人性化檔案管理工作的需求。

（五）營造有利的檔案管理工作環(huán)境。在單位內(nèi)部要形成良好的檔案管理工作環(huán)境，便于檔案管理工作的進行。工作環(huán)境可以分為內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境可以參考工作人員的內(nèi)心需求，提高工作人員的滿意度，樹立人性化管理理念，用工作人員的努力來帶動檔案管理工作的開展。而外部環(huán)境，應加強基礎設施建設，引進信息化設備，為人性化檔案管理工作的開展提供硬件支持。構(gòu)建信息平臺，不斷開發(fā)檔案管理功能，確保各部門之間信息及時溝通與交流，便于對信息資料的共享及時匯總，及時反思，有利于及時發(fā)現(xiàn)檔案管理當中的問題，并提出解決措施，提高檔案管理工作水平。

五、小結(jié)

檔案管理工作直接影響著事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，而在檔案管理工作中融入人性化管理，不僅可以提高檔案管理的工作效率，還可以提高檔案管理的工作水平，提高單位員工的滿意度，增強單位的信息服務質(zhì)量，從長遠目標來看，推動了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

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