李磊

摘 要 辦公室是一個單位溝通上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右的關(guān)鍵部門，是協(xié)調(diào)單位工作正常運行的中樞，是單位工作對外展示的“窗口”。作為綜合管理部門，辦公室承擔著辦文、辦會、辦事職能，肩負著政務(wù)、事務(wù)、服務(wù)責(zé)任，具有綜合、全面、系統(tǒng)的特點。在新形勢下，從中央到地方，對國有企業(yè)辦公室工作提出了更高的要求，辦公室工作面臨著新的思考與挑戰(zhàn)。本文通過對辦公室工作的薄弱環(huán)節(jié)和矛盾進行分析，為進一步提高辦公室工作質(zhì)量和效率提出辦公室工作新思考。

關(guān)鍵詞 新形勢 國有企業(yè) 辦公室工作 思考

一、辦公室工作的重要意義

（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的“行政中樞”

辦公室的主要工作就是辦文、辦會、辦事。在辦文方面，負責(zé)文件信息的上傳下達，有效推動了工作的開展，連接了不同層級領(lǐng)導(dǎo)與各崗位的基層員工，承擔著重要的中間環(huán)節(jié)的職能，將信息由上而下地逐級傳達，同時將基層的問題與建議向上級反饋。在辦會方面，堅持辦好一次會，做好一件事，主動參與組織企業(yè)內(nèi)部、地方政府、上級單位等各項重要會議，通過各種會議的精心組織，促進了工作的有效推進。在辦事上，上下溝通、多方配合、通力協(xié)作，對重要公務(wù)接待、工作調(diào)研和日常事務(wù)處理起著舉足輕重的作用。

（二）輔助決策的“參謀助手”

輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策在企業(yè)辦公室逐漸向綜合機構(gòu)轉(zhuǎn)型的背景下，辦公室越來越成為企業(yè)的核心系統(tǒng)，其在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策方面發(fā)揮著非常重要的作用。辦公室人員通過日常行政事務(wù)的處理，可以接觸到企業(yè)內(nèi)外各個層級的人員，同時能夠積累大量的信息和豐富的資源。當企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要針對某些計劃、戰(zhàn)略作出決策時，辦公室管理者可以根據(jù)自身所積累的信息與資源，提出有針對性的意見和建議，從而起到輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的作用。

（三）服務(wù)溝通的“對外窗口”

辦公室代表著企業(yè)的形象，是企業(yè)對外的名片，辦公室工作出色與否、服務(wù)熱情與否，直接關(guān)系著整個單位的形象。在對上忠誠方面，辦公室是標桿，帶領(lǐng)公司其他部門認真貫徹上級各項規(guī)定，統(tǒng)一思想，積極行動。在敬業(yè)奉獻上，辦公室是榜樣，時刻把“三服務(wù)”作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，不斷推進服務(wù)工作升級。在對外負責(zé)上，辦公室是先鋒，堅持深度融入，服務(wù)地方經(jīng)濟發(fā)展，彰顯國有企業(yè)社會責(zé)任，展現(xiàn)良好的企業(yè)形象。

二、辦公室工作存在的主要問題

（一）辦公室人員綜合能力有待加強

辦公室人員沒有科班出身，部分是才畢業(yè)的大學(xué)生，圍繞大局、研判大勢、登高望遠的參謀助手作用發(fā)揮得還不夠，很多時候停留在被動安排。深入調(diào)研、發(fā)現(xiàn)問題、提出建議的建言獻策能力有待提升，對改革轉(zhuǎn)型發(fā)展的研究和思考不夠，國際化、全局化視野仍需增強。

（二）工作流程標準化做得還不夠

當前，信息化成為促進工作效率提升的重要工具，辦公室涉及工作內(nèi)容繁雜，對于推行的OA系統(tǒng)、工作督查系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)尚未建立標準實施流程;會務(wù)辦理、事務(wù)協(xié)調(diào)、信息報送等仍停留在原始工作模式上，工作標準化、信息化、流程化有待加強。

（三）精細化管理水平有待提升

辦公室人員能夠做到總體統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)有力、事無巨細，但在事務(wù)管理精細化方面做得還不夠。例如，文件管理信息化程度不高，檔案歸檔機制不健全，會務(wù)辦理、車輛管理流程不清晰等問題，現(xiàn)管現(xiàn)辦現(xiàn)象較為普遍，全局性思維不夠，距離精細管理的要求還存在差距。

三、辦公室工作的對策建議

（一）強調(diào)絕對忠誠，堅決踐行“四個意識”

辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門，能參與企業(yè)重要會議和一些重大決策的研究出臺過程，經(jīng)手文件傳閱量、信息量大，知曉掌握的企業(yè)秘密也相對較多，具有很強的政治性、政策性和保密性。辦公室員工必須牢固樹立“四個意識”，把握大局，站在更高的層面上認識問題、分析問題，出謀劃策，要圍繞大局、統(tǒng)籌兼顧，時刻保持清醒的頭腦，嚴格遵守政治紀律和組織紀律，自覺維護企業(yè)利益。

（二）堅持精細管理，推進工作流程標準化

辦公室人員要堅持對標先進，明確目標，靶向精準，實行辦公室精細化行政管理，探索構(gòu)建標準化、規(guī)范化、流程化的管理體系。完善辦公室相關(guān)制度，推進辦公室制度體系的建設(shè)。抓好制度執(zhí)行和任務(wù)分解，細化工作分工，優(yōu)化工作流程和步驟，建立合理、科學(xué)、縝密的工作標準，形成嚴格按制度辦事的良好習(xí)慣，不斷提高工作質(zhì)量和水平。

（三）強化創(chuàng)新意識，全面提高工作效率

培養(yǎng)辦公室人員的主動意識和創(chuàng)新意識，多動腦筋多思考。文字材料，行政接待，檔案、車輛管理等工作方法比較保守，傳統(tǒng)工作模式影響較大，要敢于跳出常規(guī)思想，敢于突破，發(fā)現(xiàn)新思路并付諸實踐。加強信息化建設(shè)，提高工作效率，在大數(shù)據(jù)和科技快速發(fā)展的今天，在辦公室行政管理上要積極推進信息化建設(shè)，全力促進綜合管理制度化、信息化、規(guī)范化。進一步優(yōu)化OA系統(tǒng)、工作督查系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，穩(wěn)步實現(xiàn)人員多跑腿向系統(tǒng)多辦事的轉(zhuǎn)變，有效提升工作效率。加強隊伍建設(shè)，提高服務(wù)水平，針對辦公室人員對現(xiàn)場生產(chǎn)了解不夠的實際，推動辦公室人員深入基層學(xué)業(yè)務(wù)，促進辦公室人員業(yè)務(wù)水平提升，推進機關(guān)服務(wù)基層常態(tài)化，堅持換位思考，更好地為職工服務(wù)。

辦公室工作具有一定的特殊性，在新時代背景下，國有企業(yè)深化改革全面推進，辦公室要堅持對標對表，圍繞企業(yè)中心工作，充分發(fā)揮“參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、搞好服務(wù)”的工作職能。不斷創(chuàng)新國有企業(yè)的經(jīng)營理念和管理方式，持續(xù)推進精細管理，完善機制、優(yōu)化流程、管控風(fēng)險，不斷提高辦公室工作整體水平，不斷增強國有企業(yè)的綜合競爭力，促進國有企業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為中國石化青島液化天然氣有限責(zé)任公司）

參考文獻

[1] 聞清泉.做好辦公室工作的幾點思考[J].工作指導(dǎo)，2019（5）：8-9.

[2] 張華.探究機關(guān)辦公室事務(wù)工作的精細化管理[J].中外企業(yè)家，2019（34）：18.