劉鴻

摘 要 隨著企業(yè)信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，財務(wù)業(yè)務(wù)流程一體化已經(jīng)成為企業(yè)管理新常態(tài)，其利用應(yīng)用信息系統(tǒng)對日常經(jīng)營活動和財務(wù)活動進(jìn)行管理，可以減少數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、提升工作效率。企業(yè)購買使用通用行業(yè)信息系統(tǒng)，在降低軟件成本的同時，增加了軟件使用風(fēng)險。本文從業(yè)財融合視角，在內(nèi)部控制理論的指導(dǎo)下，通過對書店通用信息系統(tǒng)的應(yīng)用研究，找出書店銷售業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要風(fēng)險點，選擇適當(dāng)?shù)目刂品椒?，針對書店?nèi)控存在的問題提出合理化建議。

關(guān)鍵詞 業(yè)財融合 內(nèi)部控制 銷售業(yè)務(wù)

一、書店銷售內(nèi)部控制系統(tǒng)概述

（一）內(nèi)部控制系統(tǒng)內(nèi)涵

內(nèi)部控制是由企業(yè)管理層及全體員工實施的、用于實現(xiàn)企業(yè)控制目標(biāo)的管理過程。內(nèi)部控制是隨社會的不斷進(jìn)步發(fā)展而來的，在企業(yè)內(nèi)部所采納的通過規(guī)劃、限制、評估、調(diào)整乃至控制等辦法、手段與措施的總稱。內(nèi)部控制首先是一種管理方法，是改善企業(yè)管理、保護(hù)資產(chǎn)、規(guī)避風(fēng)險的手段;其次是一個管理過程，貫穿企業(yè)經(jīng)營的全過程，涉及企業(yè)全體員工;最后是一種管理制度，內(nèi)部控制通過制度落實管理方法，實現(xiàn)企業(yè)全過程管理控制。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理活動合規(guī)合法、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

（二）書店加強銷售內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)實意義

1.有助于保障企業(yè)的生存與發(fā)展。內(nèi)部控制作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要制度體系，對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，而銷售與收款內(nèi)部控制本身也是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容之一。企業(yè)為了促進(jìn)銷售穩(wěn)定增長、提升市場份額，規(guī)范銷售行為、防范銷售風(fēng)險、制定適宜企業(yè)的銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制體系非常有必要。

2.有助于減少企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。企業(yè)借助一系列有效的規(guī)章制度及良好的銷售內(nèi)控制度，可以規(guī)范產(chǎn)品銷售過程，加快資金回流，減少資金被占用的情況，從而最大限度地減少企業(yè)呆壞賬風(fēng)險，提高資金使用率，最終有效防范經(jīng)營風(fēng)險。

3.有助于提高企業(yè)經(jīng)營效率。擁有良好的銷售內(nèi)控制度的企業(yè)，通過科學(xué)的流程管理，可使資源在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)共享，加快資源在企業(yè)內(nèi)部的有序流動;良好的流程管理可以使各環(huán)節(jié)崗位權(quán)責(zé)分明，各環(huán)節(jié)人員各司其職、各負(fù)其責(zé)，提高員工工作效率。

4.有助于提升企業(yè)市場競爭力。企業(yè)優(yōu)良的銷售政策不僅可以充分發(fā)揮員工的主觀能動性，還可以將有限的資源配置到更有利于企業(yè)發(fā)展的方面。好的銷售政策一方面促進(jìn)應(yīng)收賬款良性回收，保證企業(yè)正常經(jīng)營資金需求，另一方面促使業(yè)務(wù)員銷售更多邊際收益高的產(chǎn)品或服務(wù)，從而使企業(yè)獲得更多收益，開發(fā)新產(chǎn)品、開拓新市場，最終提高企業(yè)競爭力。

二、書店銷售內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的基本框架

（一）銷售控制主要風(fēng)險點

1.客戶信用管理風(fēng)險。客戶信用管理缺失、信用管理制度不健全或缺少客戶資信評估制度，都會導(dǎo)致客戶選擇不當(dāng)或企業(yè)受到欺詐;對客戶無信用額度限制或經(jīng)辦人員未經(jīng)授權(quán)修改信用額度，會導(dǎo)致賒銷業(yè)務(wù)失控。

2.合同簽訂不當(dāng)風(fēng)險。合同的銷售價格、收款期限違背企業(yè)銷售政策;合同未對意外情況或特定細(xì)節(jié)問題規(guī)范清楚，造成合同重大疏漏或欺詐;合同簽訂人未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同，導(dǎo)致企業(yè)合法益受到侵害。

3.發(fā)貨風(fēng)險。發(fā)貨未經(jīng)授權(quán)、發(fā)貨不符合合同約定而導(dǎo)致企業(yè)的貨物損失或企業(yè)與客戶的銷售爭議，或運輸過程產(chǎn)生爭議或客戶不承認(rèn)收貨，都會造成銷售款項不能收回風(fēng)險。

4.款項無法回收風(fēng)險。存在企業(yè)信用管理不到位、結(jié)算方式選擇不當(dāng)、票據(jù)管理不當(dāng)?shù)惹闆r，或是收款過程中存在舞弊行為，這些都可能造成銷售款項流失。

（二）銷售控制主要方法

1.不相容崗位相分離。具體包括銷售部門與銷售人員應(yīng)專職獨立，銷售員不得兼職會計、收款、貨物保管、發(fā)貨等各崗位工作;銷售各個環(huán)節(jié)，包括合同簽訂、發(fā)票開具、銷售價格、銷售方式、結(jié)算方式、銷售折扣與折讓、退貨等都要經(jīng)過批準(zhǔn)，批準(zhǔn)人員與經(jīng)辦人員分離。

2.授權(quán)批準(zhǔn)控制。企業(yè)建立銷售業(yè)務(wù)授權(quán)審批制度，對客戶信用控制、銷售定價、合同審批、銷售價格折扣進(jìn)行分層管理，制定審批方式、權(quán)限、程序、責(zé)任相關(guān)控制規(guī)范。每個銷售環(huán)節(jié)都需要通過批準(zhǔn)才能開展，各級人員按授權(quán)審批程序辦理業(yè)務(wù)，避免越級審批、違規(guī)審批的情況發(fā)生。

3.會計系統(tǒng)控制。企業(yè)建立銷售、發(fā)貨、收款核對制度，財務(wù)部門通過審核業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，核對業(yè)務(wù)系統(tǒng)銷售、發(fā)貨、款項回收情況，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，確保會計記錄、銷售記錄、倉儲記錄一致。企業(yè)還應(yīng)該構(gòu)建適合本單位的收入、應(yīng)收賬款核算會計制度，確保銷售會計記錄真實完整，制定應(yīng)收賬款清收、壞賬核銷制度，做好應(yīng)收賬款管理。

4.合同風(fēng)險評估。合同風(fēng)險防范控制是企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作，企業(yè)設(shè)置風(fēng)險評估崗，安排專人負(fù)責(zé)識別、規(guī)避和控制合同風(fēng)險，并就合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行和違約應(yīng)對措施等過程風(fēng)險進(jìn)行評估，必要時可聘請專家參與。

5.信息系統(tǒng)控制。企業(yè)通過建立訪問安全制度、對不同部門層級人員設(shè)置訪問權(quán)限和限制訪問模塊等方式，加強業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作控制。業(yè)務(wù)系統(tǒng)訪問設(shè)置中的不相容職務(wù)，如退貨申請與退貨審批、價格折扣與收銀。信息系統(tǒng)相關(guān)模塊實行歸口管理，財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時性，銷售部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)確完整地上報業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，倉儲部門負(fù)責(zé)保證庫存商品或原材料數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。

三、書店銷售內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)中存在的主要問題

（一）崗位設(shè)置與管理權(quán)限不明確

目前，企業(yè)還存在一人多崗的情況，部門內(nèi)部如簽訂合同、銷售、收款均由一個人完成?；虿块T間雖然設(shè)置了多個崗位，也對部門權(quán)責(zé)進(jìn)行了劃分，但存在權(quán)限劃分不明確、部門崗位責(zé)任無法落實、不按照流程或越權(quán)處理業(yè)務(wù)的情況。

（二）銷售合同管理不規(guī)范

企業(yè)對銷售業(yè)務(wù)合同簽訂無法實施有效的控制，合同簽訂隨意性大，這易導(dǎo)致某些合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)，最終產(chǎn)生合同糾紛;銷售合同失控嚴(yán)重時甚至出現(xiàn)銷售人員與購買方串通，造成合同欺詐或合同舞弊。

（三）應(yīng)收賬款回收困難

很多單位沒有建立賒銷管理制度，無客戶的資信審查程序，無統(tǒng)一的信用評審標(biāo)準(zhǔn)，賒銷決策具有不確定性，賒銷出現(xiàn)問題互相推諉。單位未制定應(yīng)收賬款管理制度，財務(wù)部門無法獲取應(yīng)收賬款的完整信息，發(fā)生壞賬和銷售人員舞弊的風(fēng)險較大。收款責(zé)任無法落實，應(yīng)收賬款無法及時、全面地收回，造成企業(yè)資金短缺，嚴(yán)重時款項無法收回形成壞賬。

（四）信息系統(tǒng)運行存在風(fēng)險

很多企業(yè)反映購入的業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法適應(yīng)單位實際情況，主要包括：一是業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法涵蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)，導(dǎo)致銷售收入遺漏;二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作不當(dāng)，無法通過系統(tǒng)收銀，存在款項少收風(fēng)險。三是由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的局限性，系統(tǒng)無法正確反映企業(yè)的銷售信息，當(dāng)企業(yè)采用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)不支持的促銷政策時，會導(dǎo)致財務(wù)核算不準(zhǔn)確風(fēng)險;四是銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部報告的系統(tǒng)缺失、內(nèi)容不完整、功能不健全，或業(yè)務(wù)信息不及時上報，均會影響管理者的經(jīng)營決策。

四、完善書店銷售內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的策略

（一）明晰崗位職責(zé)

銷售業(yè)務(wù)中的現(xiàn)金、銀行存款、應(yīng)收賬款等資產(chǎn)流動性強，必須對其嚴(yán)格地實施審批授權(quán)、職務(wù)分離制度，方能合理保證資產(chǎn)安全完整。企業(yè)根據(jù)銷售業(yè)務(wù)流程，結(jié)合不相容崗位分離原則，設(shè)置銷售業(yè)務(wù)崗位，規(guī)定各業(yè)務(wù)崗位職責(zé)范圍，對每一項具體業(yè)務(wù)都制定具體的操作流程和規(guī)范，保證銷售業(yè)務(wù)正常開展。銷售業(yè)務(wù)不相容的工作崗位包括合同簽訂與合同審核、合同審核與發(fā)貨、貨款記錄與會計記錄、壞賬審批與核銷。

（二）加強合同管理

通過制定合同管理制度，企業(yè)對合同簽訂、合同履行、合同歸檔進(jìn)行管理。合同簽訂前應(yīng)有合同審批手續(xù)，合同簽訂與審批實行分級管理、逐級審批。常規(guī)經(jīng)營業(yè)務(wù)合同可以采用經(jīng)律師審核過的通用模版。銷售價格在規(guī)定折扣權(quán)限內(nèi)的合同簡化簽訂及審批流程。對標(biāo)的金額大、價格折扣率高、回款期限長或涉及特殊條款的合同，在簽訂前加強審查。合同履行過程應(yīng)按照合同約定送貨、開票、收款，待合同履行完畢，合同檔案交管理部門妥善保管。

（三）提高企業(yè)應(yīng)收賬款管理效率

建議企業(yè)對應(yīng)收賬款進(jìn)行全過程管理，首先通過建立賒銷審批制度，完善賒銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，構(gòu)建企業(yè)信用管理體系，關(guān)注客戶的信用狀況，設(shè)置客戶信用等級，規(guī)定客戶賒銷額度等，這些均可以減少賒銷風(fēng)險，提高應(yīng)收賬款回收率。

其次，賒銷業(yè)務(wù)均簽訂正式合同，合同明確銷售定價、結(jié)算方式、支付期限、權(quán)利與義務(wù)條款，做好應(yīng)收賬款事前管理。

再次，建立應(yīng)收賬款催討機制，對應(yīng)收賬款事中管理，建立應(yīng)收賬款獎懲制度以鼓勵業(yè)務(wù)人員提前催款。財務(wù)部門建立逾期賒賬賬單信息，提醒、督促業(yè)務(wù)完成貨款催討。財務(wù)部門形成應(yīng)收賬款的回收、賬齡等情況定期分析報告制度，為經(jīng)營管理層、業(yè)務(wù)部門提供決策數(shù)據(jù)支持。

最后，銷售部門保留證明應(yīng)收賬款權(quán)益的材料，對應(yīng)收賬款進(jìn)行事后管理。當(dāng)應(yīng)收賬款無法回收時，合法的資料如合同、發(fā)票、發(fā)運憑證、客服的交易記錄、溝通信息等，可提交作為向法院提起訴訟的證據(jù)或應(yīng)收賬款壞賬核銷的依據(jù)。

（四）切實通過業(yè)財融合減少信息系統(tǒng)運行風(fēng)險

財務(wù)流程數(shù)據(jù)來源于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過業(yè)財融合，財務(wù)部門深入了解業(yè)務(wù)，可使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)盡快傳遞到財務(wù)系統(tǒng)，減少業(yè)務(wù)端與財務(wù)端的信息不對稱;財務(wù)部門對獲取的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，反饋到業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可使管理流程更有效;財務(wù)部門若了解業(yè)務(wù)系統(tǒng)運營局限性，可針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的固有缺陷制定相應(yīng)表單或數(shù)據(jù)報送流程，這樣可避免系統(tǒng)缺陷造成數(shù)據(jù)上報差錯;企業(yè)構(gòu)建企業(yè)信息交流平臺，加強部門之間的交流溝通，促進(jìn)業(yè)務(wù)和財務(wù)人員發(fā)揮各自特長，提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平。

五、結(jié)語

銷售是企業(yè)一切工作的起點及最終目的，財務(wù)部門作為企業(yè)的職能部門，應(yīng)服務(wù)于銷售。在實際工作中，財務(wù)人員將業(yè)財融合的理念融入財務(wù)管理日常工作，一切以銷售為中心，堅持以風(fēng)險控制為導(dǎo)向，在內(nèi)部控制系統(tǒng)框架下指導(dǎo)銷售工作，這樣才能更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（作者單位為柳州日報社）

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