周亞萍

摘 要：在企業(yè)發(fā)展進程中，科技檔案的作用不容忽視，成為企業(yè)無形資產的重要構成。因此，企業(yè)科技檔案的開發(fā)利用至關重要，事關切競爭力實力的獲取，為更大經濟效益的獲取提供支持，也是社會向前推進的重要力量。在科技的引領下，企業(yè)科技檔案發(fā)展面臨諸多挑戰(zhàn)，需要正視科技檔案管理中存在的問題，多角度進行應對，全面提高利用服務水平。為企業(yè)科技檔案價值的發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。

關鍵詞：企業(yè)科技檔案;利用服務;思考

企業(yè)科技檔案主要形成于企業(yè)諸多行為與活動之中，是科研、生產、基礎設施建設以及設備引進使用的重要資料，保存價值突出，融文字、圖表、數據以及聲像資料形式于一體。企業(yè)科技檔案能夠為企業(yè)發(fā)展提供借鑒性信息，是企業(yè)重要知識與財富，因此，要全面做好企業(yè)科技檔案利用工作，以信息時代為背景，對新環(huán)境下的科技檔案管理模式進行優(yōu)化，為企業(yè)的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展提供信息支持，更好發(fā)揮服務社會的價值。

1 企業(yè)科技檔案利用服務中存在的問題

1.1 科技檔案收集缺乏完整性與系統(tǒng)性

對于企業(yè)而言，其關注的焦點是效益，對科技檔案管理缺乏深刻的認識，在注重科技成果信息收集的同時，忽視科技文件的整理歸檔。從內容上分析，更多體現為成果性、總結性以及結果性的文件，缺少過程性以及依據性文件，尤其是實驗數據以及相關圖紙更是嚴重不足。盡管過程性文件利用率較高，但是，收錄歸檔工作卻是不到位;鑒于科技檔案多源于科技人員與團隊，其對檔案管理機構的管理能力存在質疑，尤其在保護力度、保密性方面存在疑慮，使得核心成果無法實現歸檔，科技檔案資料存在不完整性;部分檔案文件存在保存要素不齊全的問題，簽章不全，時間不詳細等問題十分常見。

1.2 部門之間溝通不暢，聯(lián)動性薄弱

在企業(yè)發(fā)展中，科研開發(fā)與項目建設是重要內容，大量材料需要申報，驗收與申報時間緊迫，工作繁重，對科技檔案需求量較大，利用與服務方式也多樣。但是，企業(yè)檔案管理部門對項目實際情況了解不多，而科技部門也對檔案庫藏不清楚，檔案利用需求缺乏明確性。也就是說，檔案的使用者與檔案的管理者信息存在不對稱情況，降低檔案的檢索與查詢速度，威脅利用效果，整體服務效率不高，科技檔案利用盡顯低效性。

1.3 企業(yè)科技檔案信息化與數字化建設亟待增強

面對信息技術的飛速發(fā)展，在企業(yè)內部，信息化不斷引入，企業(yè)之間的競爭更多體現為科技的競爭。目前，企業(yè)科技檔案也與時俱進，加快信息化與數字化發(fā)展，但是，鑒于薄弱的檔案利用觀念，傳統(tǒng)的紙質檔案利用模式仍占據主要地位，即便擁有了電子化與數字化檔案，由于相關審批手續(xù)、管理歸檔的不健全，很難提供更加及時與有效的服務，科技檔案整體利用水平亟待提升。

1.4 科技檔案開發(fā)利用尚未得到足夠的重視

對于科技檔案，與其它類型檔案相比較，具有較強的技術價值，極具研究意義，能夠實現新價值的創(chuàng)造，對企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展具有支持作用。因此，科技檔案的科學開發(fā)利用意義重大。目前，很多企業(yè)管理者對檔案價值認識不足，認為其很難直接創(chuàng)造經濟價值，忽視科技檔案信息資源的開發(fā)與利用。另外，很多企業(yè)檔案管理人員并非專業(yè)，專業(yè)能力有限，缺乏有效的培訓，在很大程度上成為阻礙企業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)與利用的阻力。

2 如何提高企業(yè)科技檔案利用服務水平

2.1 積極構建健全的科技檔案管理制度，保證與科技項目的同步性

依托有效的管理機制，增強檔案管理觀念，全面落實檔案管理職責，將前端控制落實到位，促使文件材料的歸檔工作能夠與項目同步，實現對科技文件形成、積累、整理以及歸檔的階段性控制，達到實時性與跟蹤性管理，做好科技項目過程檔案收集工作，實現對材料質量的深度審核與評估，最終滿足全過程與全流程控制目標。另外，檔案工作的開展離不開相關部門的配合，因此，需要在檔案工作中融入財務內容，如財務付款、財務報銷，在根本上構建科技工作、財務工作以及檔案工作的聯(lián)動機制?？萍柬椖客瓿芍螅枰ＷC所有相關文件資料都得到高效歸檔，維護完整性，促使其能夠保質保量地存檔?；诖?，才能進入確認、財務報銷以及付款環(huán)節(jié)。這種模式的應用有力地維護了檔案管理與科技項目的同步性，為科技檔案利用奠定基礎。

2.2 樹立主動服務思想，發(fā)揮部門之間的聯(lián)動效應

針對科技檔案的管理與利用，檔案管理部門要勇于突破傳統(tǒng)，打破固有的被動型與消極型的服務思想，樹立主動服務理念，尤其是突破邊緣化工作地位，積極關注企業(yè)的核心工作內容，避免科技檔案資源出現信息孤島現象。具體講，檔案管理部門要以主動姿態(tài)加入企業(yè)科技項目，促使檔案工作能夠與科技項目有機融合，以便更好地提供服務。檔案管理人員在承擔檔案利用服務的同時，也成為科技項目的參與者，能夠為項目開展提供更加及時、全面與系統(tǒng)的信息服務，如申報信息的收集、材料的匯編以及歸檔等，更顯全方位性，能夠有效應對檔案利用中出現的信息不對稱問題。

2.3 重視科技檔案信息化發(fā)展，切實提升檔案利用效率

為了切實提升科技檔案管理質量與效率，檔案管理部門要發(fā)揮現代化信息管理手段的優(yōu)勢，以更好滿足大數據時代的發(fā)展需求。具體講，結合科技檔案內容，重視資源整合，結合保密級別，設置使用權限，對管理流程進行優(yōu)化，力求簡化與高效。另外，在保證檔案安全的基礎上，擴大科技檔案內部開放度，為更多使用者提供檢索、查詢與利用服務，增強科技信息共享水平，更好滿足用戶的使用需求。依托互聯(lián)網優(yōu)勢，構建數據庫，發(fā)揮移動科技檔案的優(yōu)勢，突破檔案利用的時空限制，切實提升檔案利用率，最大化發(fā)揮科技檔案價值。

2.4 提升檔案管理人員綜合能力，擴大企業(yè)科技檔案宣傳力度

為了更好服務于科技檔案的利用，檔案管理人員要重視自身建設，主動進行知識的學習，更新知識結構，重視提升自身科技檔案信息資源開發(fā)利用能力。一方面，積極參與專業(yè)性業(yè)務培訓。另外，要充分利用信息資源，自主進行學習，以在線學習為手段，充分發(fā)揮多種教育平臺的作用，對自身的整體素質進行隨時隨地提升。除此之外，科技檔案管理者要重視行業(yè)內的交流與溝通，善于學習先進管理經驗;面對企業(yè)科技檔案影響力的不斷擴大，檔案工作者要重視對科技檔案工作成果的展示，積極參與更多類型的評選。也就是說，企業(yè)檔案管理人員在完成基礎性工作的前提下，重視對科技檔案服務企業(yè)的案例進行整合，加快由信息服務向知識服務轉變。另外，做好科技檔案信息資源開發(fā)利用的宣傳，以企業(yè)關注的內容為方向，以便獲取企業(yè)管理者更大程度的重視，豐富科技檔案資源，構建開發(fā)利用氛圍，擴大成效的目的。

3 結束語

綜上，面對激烈的市場競爭，企業(yè)為了尋求可持續(xù)發(fā)展，信息資源是根本，尤其是先進的科技信息支持更是關鍵。因此，企業(yè)要重視做好科技檔案的利用服務工作，樹立主動的檔案服務理念，優(yōu)化檔案服務模式，積極探索與實踐，真正發(fā)揮科技檔案服務企業(yè)與社會的價值。

參考文獻

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