萬富曉

摘 要：隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理工作的信息化水平得到了不斷提升，尤其是對大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用規(guī)模不斷擴大?，F(xiàn)階段的檔案管理工作在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)發(fā)展背景之下迎來了諸多機遇和挑戰(zhàn)。本文簡單介紹了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢，并對其具體應(yīng)用展開分析和討論，旨在有效推進大數(shù)據(jù)信息技術(shù)背景下的檔案管理工作，促進檔案事業(yè)加快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用優(yōu)勢

1 前言

隨著云計算、智能終端、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)分析已經(jīng)成為諸多行業(yè)決策的重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)給傳統(tǒng)行業(yè)帶來了巨大的沖擊與變革。檔案管理工作也不例外，大數(shù)據(jù)技術(shù)也會逐漸成為檔案數(shù)字資源建設(shè)及管理的發(fā)展方向。為了有效提高檔案管理效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，必須分析研究大數(shù)據(jù)時代下檔案工作發(fā)展的新模式、新思維，使傳統(tǒng)檔案管理積極主動融入大數(shù)據(jù)時代，為建設(shè)數(shù)據(jù)強國的偉大事業(yè)服務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)的基本概念

什么樣才是大數(shù)據(jù)？很多人也許并不是特別的清楚。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各種不同角色間共同輸入與相互輸出的海量信息量所衍生創(chuàng)造出來的巨大信息數(shù)據(jù)徹底顛覆了云計算時代，大量信息數(shù)據(jù)的衍生直接導致海量大數(shù)據(jù)在云時代正式產(chǎn)生。其實，大數(shù)據(jù)并不需要具有明確的定義概念，如果僅僅從一個字面上的意思去理解，可以理解認為就是數(shù)據(jù)量龐大。但是，若硬要給大數(shù)據(jù)下一個準確定義的話，可以這樣的來進行準確理解：所謂大數(shù)據(jù)管理指的也就是那些在企業(yè)可能夠承受的管理實踐能力范圍內(nèi)用一些常規(guī)管理軟件或者工具進行準確捕捉、管理和分析處理的大數(shù)據(jù)的一集合，需要采用新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)模式才能夠可以有效的加強企業(yè)決策力、洞察力以及企業(yè)流程控制優(yōu)化管理能力，形成具有海量、高收益增長率和功能多樣化的企業(yè)信息技術(shù)資產(chǎn)。

3 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要性

3.1 滿足檔案管理信息化需要

傳統(tǒng)上的紙質(zhì)電子檔案由于數(shù)據(jù)存儲使用時間短、易出現(xiàn)丟失、查詢復雜等缺點，已經(jīng)逐漸無法完全滿足移動信息時代對電子檔案管理的快速發(fā)展和新需求，電子檔案由于獨特的數(shù)字云計算技術(shù)管理優(yōu)勢已經(jīng)慢慢開始取代紙質(zhì)傳統(tǒng)，在檔案的管理與整合中占有重要位置。檔案管理系統(tǒng)信息化為方便人們對檔案信息的實時查找和收集處理工作提供很多方便，但目前電子政務(wù)檔案管理信息化技術(shù)需要以利用大數(shù)據(jù)與云技術(shù)結(jié)合作為主要理論技術(shù)支撐才真正能夠有效滿足用戶各種多元化的檔案服務(wù)方式需求。除此之外，大數(shù)據(jù)云計算技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的信息化服務(wù)模式中還能夠有效地大大提高我國電子政務(wù)檔案的資源利用率，增強檔案管理服務(wù)部門的檔案服務(wù)管理效率和提高服務(wù)管理質(zhì)量。

3.2 滿足智慧城市發(fā)展需要

社會經(jīng)濟的持續(xù)飛速發(fā)展必將導致城市信息化建設(shè)進程不斷加快，不同發(fā)達地區(qū)都在努力建立不同發(fā)展規(guī)模的智慧信息化城市智慧交通城市。智慧智能城市通過數(shù)據(jù)分析大量的云端經(jīng)濟數(shù)據(jù)，比如城市經(jīng)濟社會發(fā)展增長速率、經(jīng)濟環(huán)境污染嚴重程度、經(jīng)濟投資占比等來得出一個城市未來的經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略方向，對以后城市可能出現(xiàn)的安全問題及時做好安全防范措施，對未來可能出現(xiàn)的發(fā)展機遇等做好前期準備實施工作。現(xiàn)階段檔案管理通過利用云數(shù)據(jù)對我國智慧城市建設(shè)提供的檔案信息主要包括利用大數(shù)據(jù)的云計算服務(wù)、大數(shù)據(jù)的有效信息整合、大數(shù)據(jù)的準確分類和利用大數(shù)據(jù)的快速信息查詢等方面。智慧城市的創(chuàng)設(shè)建立對提高大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案信息管理服務(wù)信息化應(yīng)用程度的要求很高，完善的智慧檔案管理公共服務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)是我們建立智慧城市的重要基本保障。

3.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用是檔案管理工作自身發(fā)展的需要

大數(shù)據(jù)應(yīng)用時代，是一個更加全面的應(yīng)用時代，掌握了這些大數(shù)據(jù)綜合應(yīng)用的新技術(shù)，我們就能夠?qū)Ω鞣N之前因為匱乏缺少必要的大數(shù)據(jù)而變得無法及時涉足的工作領(lǐng)域問題進行重新探索，檔案管理員的工作領(lǐng)域就是最明顯的例子。二十多年來，我國的企業(yè)檔案管理信息化管理模式經(jīng)過了以傳統(tǒng)化為載體的企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理時代，也就是經(jīng)過了企業(yè)電子政務(wù)管理系統(tǒng)信息時代，無論是哪種信息時代，都已經(jīng)產(chǎn)生了大量的檔案數(shù)字信息，盡管目前諸如移動云計算、移動數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)、云數(shù)據(jù)存儲等新型IT數(shù)據(jù)服務(wù)管理模式已被運用到企業(yè)檔案管理中也難以完全滿足企業(yè)檔案管理人員工作的日常需要。相比于其他企業(yè)信息管理技術(shù)的不斷出現(xiàn)，大數(shù)據(jù)管理技術(shù)似乎更加能夠契合企業(yè)檔案管理相關(guān)工作的實際要求。特別是在當前知識經(jīng)濟發(fā)展時代背景下，檔案管理資源轉(zhuǎn)化成專業(yè)知識產(chǎn)權(quán)資源將成為今后我國檔案管理業(yè)務(wù)工作行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，而新的大數(shù)據(jù)技術(shù)必定會在資源轉(zhuǎn)化的這個過程中能夠起到相當大的推動作用。因此，將這些大數(shù)據(jù)分析技術(shù)應(yīng)用在開展檔案管理相關(guān)工作中也還是可以滿足開展檔案管理相關(guān)工作的基本需要。

4 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中有諸多優(yōu)勢。一是采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向檔案信息多元化儲存方式的有機轉(zhuǎn)化，加快了檔案信息化的進程，有效推進檔案數(shù)字資源體系建設(shè)。二是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息資源進行優(yōu)化整合，構(gòu)建共享平臺，不僅簡化了檔案管理流程，提升了檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還提高了檔案資源的利用價值，為經(jīng)濟建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)資源。三是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，越來越多的機關(guān)單位、企事業(yè)單位采取自動化辦公模式，數(shù)字化資源、電子文件不斷增加，檔案文件處理、存儲、備份等面臨新的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)能實現(xiàn)電子文件的鑒定、處理、存儲、備份一站式技術(shù)支撐，節(jié)約數(shù)據(jù)存儲時間和空間。

5 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運用

5.1 優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量管理

檔案數(shù)據(jù)管理是檔案管理工作的重中之重，檔案信息數(shù)據(jù)資源較為龐大，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型復雜，管理任務(wù)十分艱巨，而采取大數(shù)據(jù)分析與管理，能很大程度提高檔案管理的效率。因此，在對檔案信息資源開展管理工作的過程中，應(yīng)合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行預(yù)處理，優(yōu)化檔案存儲及數(shù)據(jù)使用。

在數(shù)據(jù)信息預(yù)處理階段，可采用ETL（Extract-Transform-Load，數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)）工具進行數(shù)據(jù)信息的提取、轉(zhuǎn)換、加載等操作，經(jīng)過一系列預(yù)處理，以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的清洗與格式化。在信息存儲與使用階段，傳統(tǒng)的檔案信息管理所采取的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，無論數(shù)據(jù)管理還是數(shù)據(jù)存儲都有待完善，這種情況下，非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫憑借其高吞吐量及高拓展性等優(yōu)勢可更好地滿足檔案信息數(shù)據(jù)存儲及管理工作的需求，現(xiàn)階段可采用并行處理系統(tǒng)及非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫進行操作，比如Big Table等檔案管理系統(tǒng)等。在云計算平臺系統(tǒng)移植ETLI具，從而提高對數(shù)據(jù)的利用率，加大對數(shù)據(jù)對象的檢測分類和優(yōu)化處理，以此來確保后續(xù)檔案數(shù)據(jù)管理工作的有效開展。

5.2 開展可視分析工作

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行可視化分析與管理，主要是針對受損概率高、利用頻率高、推廣性高的重要檔案，如高校檔案、廣播電視檔案、基建工程項目檔案等，運用可視化技術(shù)，將榮譽證書、底片、圖紙等實體檔案，進行有效轉(zhuǎn)換，以圖像、視頻、影像等方式展現(xiàn)出來，形成直觀化、可視化及交互性的檔案數(shù)據(jù)信息。可視化技術(shù)充分利用分析過程的人際交互與技術(shù)手段，促進計算機技術(shù)、信息技術(shù)計算能力及人的能力充分融合，以有效提高數(shù)據(jù)信息的洞察能力。

檔案信息可視化，可利用本單位檔案室或檔案館為中心，輻射所轄的各級單位檔案室，甚至面向社會、延伸至其他行業(yè)，形成縱向、橫向的檔案信息服務(wù)網(wǎng)，收集、整合各方面的檔案信息，建立高效優(yōu)質(zhì)的檔案信息數(shù)據(jù)資源庫，通過可視化管理及便捷的操作界面，及時向利用者提供準確、及時和直觀的檔案信息，為社會提供服務(wù)。

5.3 檔案大數(shù)據(jù)智能挖掘

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進入全新的發(fā)展時期，它貫穿了所有檔案管理及數(shù)據(jù)信息分析的整個過程。檔案數(shù)據(jù)大數(shù)據(jù)智能挖掘，一是深化了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的挖掘方式，在高質(zhì)量的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，挖掘出全面、可靠、有價值的檔案數(shù)據(jù)信息，使檔案管理流程由粗放式向精細化管理轉(zhuǎn)變;二是通過智能挖掘，建立內(nèi)容豐富、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源庫，為社會公眾提供全方位、深層次的檔案信息服務(wù)。三是通過智能挖掘，擴大了檔案數(shù)據(jù)的總量，完善了檔案門類，優(yōu)化了檔案信息資源結(jié)構(gòu)，最終實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的開放與共享，開發(fā)了檔案信息的新價值。四是在保護個人信息安全的前提下，深入挖掘用戶興趣和需求，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進行分析，以本體庫為語義搜索引擎的應(yīng)用基礎(chǔ)，強化語義引擎分析及協(xié)同過濾關(guān)聯(lián)規(guī)則相互結(jié)合，實現(xiàn)智能化概念匹配，完成用戶需求的有效挖掘，進而給用戶提供個性化、精準化的服務(wù)。五是隨著“智慧城市”如火如荼的建設(shè)，智慧檔案館應(yīng)運而生。筆者認為，“智”，即是智能的感知，智慧化的檔案服務(wù)，是一場政府、企業(yè)與公眾交互方式的“智慧”變革。智慧檔案館在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)之上，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案資源管理、用戶數(shù)據(jù)等各類信息進行探索、感知、深入挖掘，匯聚融合，提煉萃取成取智慧信息，運用于管理、決策及服務(wù)。

5.4 構(gòu)建云端存儲

大數(shù)據(jù)檔案技術(shù)應(yīng)用的最基本技術(shù)條件之一就是存儲數(shù)據(jù)空間必須足夠充足，存儲數(shù)據(jù)空間過小就一定不能有效保證數(shù)據(jù)檔案信息的準確完整性，現(xiàn)階段如何建立企業(yè)云數(shù)據(jù)存儲空間是企業(yè)實施數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)應(yīng)用的一個先決條件。云檔案存儲系統(tǒng)是將用戶信息檔案通過各種網(wǎng)絡(luò)語言的形式直接存儲于一個網(wǎng)絡(luò)移動終端上的信息檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，不僅可以充分有效保障用戶檔案的信息安全性，還擁有對用戶檔案信息進行各種動態(tài)式數(shù)據(jù)分析的云記錄，可以滿足用戶不同復雜程度的存儲需求，從而為用戶提供一種多元化的信息管理服務(wù)。建立高端云檔案存儲管理模式首先我們需要通過加強基于云端進行檔案管理的系統(tǒng)硬件配套基礎(chǔ)設(shè)施配置，增加云端檔案管理系統(tǒng)硬件的檔案信息的保存量和儲量，其次也就是需要加入適合檔案管理不同系統(tǒng)作用的硬件配套管理軟件模塊來用以滿足對檔案信息的實時收集、處理、分析。云數(shù)字存儲不僅僅是可以對企業(yè)信息數(shù)據(jù)進行數(shù)字存儲，還甚至可以對經(jīng)過特殊技術(shù)處理的文字圖片、視頻、聲音信息進行數(shù)字存儲，從而大幅擴大企業(yè)檔案管理的數(shù)字存儲應(yīng)用范圍。另外，建立云存儲管理信息平臺還要注意保持與國家移動終端應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)的鏈接，實現(xiàn)對終端檔案管理信息的雙重實時存儲，保證檔案信息的實時完整性。

5.5 推進數(shù)字檔案建設(shè)

紙質(zhì)檔案管理耗費資源較重，不利于節(jié)省單位各項開支。因此，單位要有區(qū)分的對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化錄入，推進數(shù)字檔案建設(shè)。數(shù)字檔案建設(shè)能夠突破檔案利用限制，實現(xiàn)資源利用的規(guī)?；?。一方面，除去一些具有歷史價值和收藏價值的檔案之外，應(yīng)當將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子檔案，實現(xiàn)檔案在計算機上的統(tǒng)一管理，減輕工作人員負擔，實現(xiàn)單位檔案一體化管理和一體化利用。同時，檔案被數(shù)字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時也會較為便利，只需要在檔案管理系統(tǒng)上進行相應(yīng)的操作，就能實現(xiàn)檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數(shù)字檔案還能夠與其他新型技術(shù)手段相聯(lián)系。例如，可以通過開發(fā)微信公眾號的形式，將公眾號與檔案管理系統(tǒng)相連，拓寬檔案服務(wù)范圍，實現(xiàn)公眾號查詢檔案服務(wù)，提高檔案信息化水平。

6 結(jié)語

隨著整個社會現(xiàn)代化水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的全面應(yīng)用已經(jīng)成為提高檔案管理工作質(zhì)量和水平重要途徑和手段。大數(shù)據(jù)技術(shù)打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的約束和限制，強化信息資源的共享與交流功能，提高檔案管理工作者工作效率，提升了檔案信息資源的利用價值，為整個社會發(fā)展帶來更多經(jīng)濟效益和社會效益。因此，新時期的檔案管理必須緊跟時代發(fā)展節(jié)奏，充分利用各項先進技術(shù)，變革傳統(tǒng)檔案管理方式，完善檔案管理機制，推動檔案事業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展。

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