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基于大數(shù)據(jù)思維的電子檔案管理策略分析

2020-08-31 23:59李小春
企業(yè)文化 2020年24期
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)思維電子檔案管理策略分析

李小春

摘要:當(dāng)前,隨著我國電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,大數(shù)據(jù)思維已經(jīng)越來越多被運(yùn)用到電子檔案管理工作過程中。本文在分析大數(shù)據(jù)思維下企業(yè)電子檔案管理的顯著特征的基礎(chǔ)上,針對性地提出大數(shù)據(jù)思維下電子檔案管理的具體策略。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)思維;電子檔案管理;策略分析

當(dāng)前,信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)的管理活動(dòng)帶來了巨大的便利。并且,隨著電子信息技術(shù)應(yīng)用范圍的迅速擴(kuò)大,企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部管理活動(dòng)時(shí)愈發(fā)意識到電子信息技術(shù)發(fā)展的成果之一——大數(shù)據(jù)的重要性。檔案管理是保障企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)順利開展的重要保障,并且檔案管理工作中包含大量各個(gè)方面的薪資搜集、整理及歸檔保存活動(dòng),通過大數(shù)據(jù)思維科學(xué)合理的引導(dǎo),檔案管理過程中產(chǎn)生的信息流能夠更為流暢地傳遞,檔案管理電子化也能夠使得企業(yè)內(nèi)部檔案資料的整理及利用過程更為安全。一方面這能夠有效提升企業(yè)科學(xué)合理的檔案管理水平,另一方面能夠在大數(shù)據(jù)思維指導(dǎo)下使得企業(yè)的整體管理水平得到大幅度提高。因此,企業(yè)應(yīng)在日益復(fù)雜的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境下秉承大數(shù)據(jù)思維,實(shí)現(xiàn)以電子檔案管理新模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)意義上的檔案管理。

一、大數(shù)據(jù)思維下企業(yè)電子檔案管理的顯著特征

(一)檔案信息的共享開放程度進(jìn)一步提升

大數(shù)據(jù)應(yīng)用的一大特點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)組織內(nèi)部所有信息資源的科學(xué)合理高效整合,而在企業(yè)的電子檔案管理工作中,通過秉承大數(shù)據(jù)思維,能夠在較短的時(shí)間內(nèi)快速改變企業(yè)傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式。通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維,企業(yè)內(nèi)部也能夠科學(xué)合理高效地建立并完善自身電子檔案管理制度,保障檔案管理部門內(nèi)部的具體工作能夠得到順利推進(jìn)。同時(shí),在大數(shù)據(jù)思維指導(dǎo)下展開的電子檔案管理工作能夠利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)所具有的共享性等特性,開放性地高效完成電子檔案管理工作。

(二)檔案管理思想觀念得到進(jìn)一步變革

企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理思想觀念要想得到迅速的變革,改變傳統(tǒng)企業(yè)中長期形成的較為落后的檔案管理觀念是重要前提與手段。大數(shù)據(jù)思維能夠使得企業(yè)內(nèi)部各個(gè)管理層級對于電子檔案管理工作的巨大價(jià)值采取科學(xué)合理的認(rèn)識,使得內(nèi)部電子檔案管理工作得到各個(gè)管理層級的充分重視。此外,在大數(shù)據(jù)思維時(shí)代,企業(yè)電子檔案管理模式改變了以往傳統(tǒng)檔案管理只是簡單整理儲(chǔ)存各種實(shí)體檔案信息資料的工作模式,大數(shù)據(jù)思維下的電子檔案管理能夠從檔案信息的源頭資料搜集環(huán)節(jié)著手,在搜集到相關(guān)信息及資料后,能夠?qū)n案資料進(jìn)一步整合處理,同時(shí)改變以往檔案管理相對封閉的弊端,使得電子檔案管理工作在開放性的特點(diǎn)下更加系統(tǒng)化,檔案管理的效率也極大提升。

(三)電子檔案管理過程安全性進(jìn)一步提高

在大數(shù)據(jù)思維下,電子檔案管理工作能夠利用更多的信息技術(shù),如安全認(rèn)證、訪問控制、安全審計(jì)、可查詢加密等技術(shù)極大程度上減少企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)信息泄露等安全問題的可能。雖然電子檔案管理模式在信息載體的安全性方面較傳統(tǒng)實(shí)物載體有所欠缺,但是大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以用大數(shù)據(jù)的手段解決大數(shù)據(jù)安全,提供安全的信息防護(hù)技術(shù),進(jìn)而構(gòu)建以可靠數(shù)據(jù)中心為核心的數(shù)字檔案資源安全管理體系。

二、大數(shù)據(jù)思維下電子檔案管理的具體策略

(一)進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案管理工作過程中的共享意識及服務(wù)意識

電子檔案管理工作不僅僅是一項(xiàng)獨(dú)立的工作,該項(xiàng)工作更多的是為企業(yè)整體管理及生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)服務(wù)的。因此,在大數(shù)據(jù)思維的指導(dǎo)下,企業(yè)內(nèi)部的管理者及電子檔案管理工作人員必須進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識及共享意識。在具體的電子檔案管理工作過程中,不僅秉承大數(shù)據(jù)思維,更要利用好大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù),使得企業(yè)各個(gè)部門在檔案使用時(shí)更加高效便捷,檔案信息的提取、分析過程更加直觀,為企業(yè)各個(gè)層級管理者的相關(guān)決策提供科學(xué)合理的依據(jù)。并且,大數(shù)據(jù)思維的一個(gè)重要特征就是共享性,電子檔案管理部門要在保證檔案信息不會(huì)被不當(dāng)使用的情況下做到最大限度上的共享,使得各個(gè)部門能夠高效便捷地獲得所需要的檔案信息,提升電子檔案信息的管理效率。

(二)優(yōu)化大數(shù)據(jù)思維下的電子檔案管理生態(tài)

在大數(shù)據(jù)思維下要實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案管理模式的創(chuàng)新,必須改變以往企業(yè)內(nèi)部檔案管理的生態(tài)環(huán)境,實(shí)現(xiàn)電子檔案管理過程中的檔案信息共享化程度及用戶參與度的提升。在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下,企業(yè)內(nèi)部的電子檔案管理模式由于在大數(shù)據(jù)思維的指導(dǎo)下,實(shí)現(xiàn)了管理主體與檔案信息使用主體間新型關(guān)系的建立,企業(yè)內(nèi)部原有的電子檔案信息使用者只能被動(dòng)接受信息的情況已經(jīng)轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)思維下,電子檔案管理工作所涉及的信息量將進(jìn)一步增大,檔案信息之間的聯(lián)系將更為復(fù)雜,這就需求企業(yè)內(nèi)部管理者的思維相關(guān)性要進(jìn)一步提高。企業(yè)內(nèi)部各個(gè)管理層級要加強(qiáng)對于電子檔案管理工作的多元聯(lián)系性的認(rèn)識,充分把握大數(shù)據(jù)思維下的電子檔案管理特點(diǎn),優(yōu)化大數(shù)據(jù)思維下的電子檔案管理生態(tài)。

(三)制定完善大數(shù)據(jù)思維下檔案大數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在大數(shù)據(jù)背景環(huán)境下,對當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行充分研究并制定科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,能夠很大程度上保障企業(yè)電子檔案大數(shù)據(jù)的有效管理工作順利開展。目前,國家已頒布了《中華人民共和國電子簽名法》,且最新施行的《檔案法》也對當(dāng)前運(yùn)用頻率日益加快的電子檔案的法律效力做出了肯定,部分省市也在以上法律的基礎(chǔ)上制定了各種規(guī)范與辦法,從社會(huì)整體層面看電子文件信息的安全可靠性已經(jīng)能夠得到相當(dāng)強(qiáng)的保障。然而,要清楚地認(rèn)識到在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,企業(yè)如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理仍是一項(xiàng)較新的問題。因此,對于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定可以由三方面著手:第一,充分借鑒現(xiàn)有電子檔案管理規(guī)范中的優(yōu)勢,并充分考慮當(dāng)前新發(fā)展,進(jìn)一步完善對大數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容;第二,進(jìn)一步開拓思路,對當(dāng)前國內(nèi)外的探索成果中適合自身情況的內(nèi)容進(jìn)行有效借鑒;第三,對整體規(guī)范的制定可以由具體事務(wù)的業(yè)務(wù)流程做起,做到層層有效推進(jìn)。

(四)加快大數(shù)據(jù)思維下電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來,傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作出現(xiàn)了一些與當(dāng)前發(fā)展一些不適應(yīng)的情況,特別是對于電子文件實(shí)行的“雙套制”管理模式亟待變革,可以嘗試確立電子版的效力,將其作為最終的歸檔版本。以“單套制”管理為主要特征的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級,就是從以紙質(zhì)管理為主導(dǎo)的模式全面向以數(shù)字檔案信息管理為主導(dǎo)的模式轉(zhuǎn)變,其范圍涵蓋文件整個(gè)生命周期全過程,包括形成、捕獲、利用、處置及保存等各個(gè)階段。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理涉及多個(gè)信息系統(tǒng),多個(gè)流程節(jié)點(diǎn),需要深入分析研發(fā)一套適合檔案管理的穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)。只有基于文件生命周期管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用信息系統(tǒng)的無縫集成,增強(qiáng)系統(tǒng)的自動(dòng)化處理功能,實(shí)時(shí)地通過網(wǎng)絡(luò)在線接收各立檔單位的電子文件和電子檔案,才能更好地保證電子檔案來源可信、管理可靠、長期可用。才能適應(yīng)新形勢,實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)思維下電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

(五)建立大數(shù)據(jù)思維下電子檔案數(shù)據(jù)安全機(jī)制

大數(shù)據(jù)環(huán)境下,電子檔案、電子數(shù)據(jù)的大量產(chǎn)生,給檔案部門傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)接收與管理方式帶來巨大挑戰(zhàn)。需要從一個(gè)完整的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)出發(fā),全方位、多層次地綜合考慮信息網(wǎng)絡(luò)的各種實(shí)體和各個(gè)環(huán)節(jié),逐步提高和完善信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性建設(shè)。

對于數(shù)據(jù)安全的保障過程,需要將安全技術(shù)措施與安全管理措施進(jìn)行科學(xué)合理的有機(jī)結(jié)合。無論哪一種信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),其根本要素都包括最終產(chǎn)品、運(yùn)行過程以及人員等,在制定盡可能可靠的技術(shù)解決方案的基礎(chǔ)上,必須嚴(yán)格考慮到社會(huì)發(fā)展過程中的法律法規(guī)、管理制度等方面的作用。在解決電子文件的歸檔以及該過程的安全漏洞彌補(bǔ)等問題時(shí),要做到先進(jìn)技術(shù)手段與合理管理策略相結(jié)合。電子檔案的管理工作一定程度上依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng),因此電子檔案管理工作的安全性能否得到充分保障,與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及其子系統(tǒng)的安全性密切相關(guān)。對于大數(shù)據(jù)管理工作中存在的各種不可預(yù)測風(fēng)險(xiǎn),較為傳統(tǒng)的各種安全技術(shù),如信息加密技術(shù)、防火墻技術(shù)以及安全隔離與交換技術(shù)與大數(shù)據(jù)環(huán)境下的新型云安全技術(shù)合理搭配運(yùn)用,能夠最大程度上抵擋各種來自外界的非法攻擊,最終保障數(shù)據(jù)生成及運(yùn)行環(huán)節(jié)的安全性。因此,在科學(xué)合理使用多種安全措施的前提下,電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性能夠最大程度上得到提高,檔案安全與備災(zāi)機(jī)制也能夠得到有效的建立及完善。

三、結(jié)語

綜上所述,大數(shù)據(jù)思維充分變革了傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式,使得電子檔案管理這種新模式在企業(yè)內(nèi)部的推進(jìn)過程更為順利,現(xiàn)代企業(yè)中相關(guān)部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用,最大限度上發(fā)揮大數(shù)據(jù)思維的指導(dǎo)作用,進(jìn)一步在企業(yè)內(nèi)部的電子檔案管理過程中摸索新方法,提升企業(yè)電子檔案管理工作科學(xué)性及實(shí)用性。

參考文獻(xiàn)

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