劉金友

摘要：近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展，許多企業(yè)的經(jīng)營(yíng)都得到了進(jìn)一步的提升，除了企業(yè)內(nèi)部與外部的背景環(huán)境和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式外，企業(yè)秘書(shū)工作也十分重要。企業(yè)不斷的進(jìn)行內(nèi)部改革與創(chuàng)新，相關(guān)的辦公室工作也朝著更加復(fù)雜化的方向發(fā)展，而企業(yè)秘書(shū)扮演的角色也更加多元化。不僅負(fù)責(zé)幫助領(lǐng)導(dǎo)人員協(xié)助工作內(nèi)容，還負(fù)責(zé)上下層之間的溝通協(xié)調(diào)，起到企業(yè)內(nèi)部溝通交流之間的紐帶作用，統(tǒng)籌各個(gè)部門(mén)的相互配合，做到企業(yè)的思想與戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)到統(tǒng)一?；诖?，以下通過(guò)對(duì)協(xié)調(diào)溝通在秘書(shū)工作中的重要性進(jìn)行分析，研究企業(yè)秘書(shū)工作的分類，提出企業(yè)秘書(shū)工作溝通協(xié)調(diào)的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)秘書(shū);溝通協(xié)調(diào);策略

協(xié)調(diào)溝通是企業(yè)秘書(shū)最基本的職能之一，主要是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與下屬部門(mén)之間的具體工作，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部上級(jí)與下級(jí)之間的聯(lián)動(dòng)與配合。而且秘書(shū)工作也影響著企業(yè)的基本運(yùn)行，以及企業(yè)的發(fā)展方向，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作主要是決定企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向、決定戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和對(duì)工作進(jìn)行部署與決策等，企業(yè)秘書(shū)會(huì)針對(duì)以上內(nèi)容，為領(lǐng)導(dǎo)做好相關(guān)的準(zhǔn)備基礎(chǔ)，而這方面的工作在某種程度上就會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的決策結(jié)果。另外，企業(yè)秘書(shū)在做好溝通協(xié)調(diào)工作的同時(shí)，能夠促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展，為企業(yè)樹(shù)立積極良好的形象。

一、溝通協(xié)調(diào)在秘書(shū)工作中的重要性

（一）幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好的統(tǒng)籌相關(guān)部門(mén)

從溝通與協(xié)調(diào)的本質(zhì)來(lái)講，是指人與人之間或部門(mén)組織之間通過(guò)一定的媒介和渠道傳遞想要表達(dá)的思想、信息、意見(jiàn)以及觀點(diǎn)，促使二者之間加深了解，進(jìn)行更好的聯(lián)動(dòng)或合作。而秘書(shū)這一職務(wù)的主要作用，就是連接企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)相關(guān)部門(mén)，向上傳達(dá)下屬部門(mén)想要表達(dá)的思維和信息，向下傳輸上層領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想和戰(zhàn)略計(jì)劃目標(biāo)方案。在工作中進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，可以更好的促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作，樹(shù)立正確的戰(zhàn)略目標(biāo)發(fā)展思想，使下屬部門(mén)更加理解、支持上層的決議。

（二）方便企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)施

對(duì)于企業(yè)內(nèi)部來(lái)說(shuō)，在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中也是比較復(fù)雜的，并沒(méi)有想象中的那么理想化，企業(yè)相關(guān)的戰(zhàn)略決策在內(nèi)部的推行與實(shí)施也不是十分順利。如果由秘書(shū)跟下屬相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，向下傳達(dá)決策的根本思想，更明確的傳遞出策略中想要表達(dá)出思想，以及對(duì)企業(yè)發(fā)展的益處，讓下屬部門(mén)更加了解戰(zhàn)略目標(biāo)，使相關(guān)部門(mén)相互之間達(dá)成配合與協(xié)調(diào)，方便企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)得到更好的落實(shí)與推行，推動(dòng)工作的正常運(yùn)行。

（三）加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部聯(lián)系

企業(yè)內(nèi)部具有的層級(jí)結(jié)構(gòu)是比較明顯的，而且不同的層級(jí)之間的接觸也相對(duì)較少，高層很難真正了解底層或下屬部門(mén)員工的真實(shí)想法。再加上底層人員礙于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的畏懼或是其他因素的影響，就算是直接進(jìn)行交流，無(wú)論是效率還是效果都不是很理想。如果由秘書(shū)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，下屬員工在交流時(shí)沒(méi)有那么大的束縛，可以直接說(shuō)出內(nèi)心的真實(shí)想法。從企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展角度來(lái)看，秘書(shū)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通工作，在一定程度上加強(qiáng)了不同層級(jí)之內(nèi)的聯(lián)系。

二、企業(yè)秘書(shū)溝通協(xié)調(diào)的分類

（一）橫向溝通協(xié)調(diào)

橫向溝通協(xié)調(diào)主要是指在同一層級(jí)進(jìn)行相互交流、溝通和協(xié)調(diào)，在平行方向上傳遞企業(yè)內(nèi)的相關(guān)信息、思維模式以及基本理念，增進(jìn)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)平行部門(mén)之間的配合能力，提高工作的效率。但是在橫向溝通之中也存在一些問(wèn)題，比如：橫向溝通協(xié)調(diào)之間的潛在矛盾，由于缺乏高層的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)，平行層級(jí)之間存在的不同意見(jiàn)與思想難以得到統(tǒng)一。除此之外，對(duì)于層級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)分割也存在一定的問(wèn)題，如果企業(yè)秘書(shū)只進(jìn)行橫向溝通協(xié)調(diào)，一段時(shí)間后，會(huì)使部門(mén)之間產(chǎn)生隔閡，影響企業(yè)內(nèi)部的健康發(fā)展。

（二）縱向溝通協(xié)調(diào)

縱向溝通協(xié)調(diào)是指跨層級(jí)或不同層級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)，可以使雙向進(jìn)行的，上級(jí)向下級(jí)的指導(dǎo)，下級(jí)向上級(jí)的反饋等，這也是當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部秘書(shū)一貫采用的溝通協(xié)調(diào)方式。與橫向溝通協(xié)調(diào)相比，更符合企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展要求，而且這種溝通模式能更好的聯(lián)動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)層與下屬部門(mén)之間的配合。當(dāng)然，這種方式也不是最完美的，其中也存在一些不足。首先，溝通過(guò)程中，傳遞的信息量比較小，想要傳遞的思想內(nèi)容可能會(huì)出現(xiàn)偏差。其次，溝通的形勢(shì)相對(duì)單一，只能由秘書(shū)向下屬部門(mén)逐個(gè)傳達(dá)。最后，溝通協(xié)調(diào)的配合度有待提高。不可否認(rèn)，當(dāng)前這種溝通協(xié)調(diào)模式是比較有效的，但是從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展角度來(lái)看，下屬部門(mén)之間的配合度還是沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

三、企業(yè)秘書(shū)溝通協(xié)調(diào)的基本原則

（一）以人為本原則

企業(yè)秘書(shū)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通主要是在企業(yè)高層管理者與下屬部門(mén)之間進(jìn)行命令的傳達(dá)、工作匯報(bào)以及不同意見(jiàn)或建議的調(diào)節(jié)等。從這性質(zhì)來(lái)看，可以說(shuō)秘書(shū)本身是服務(wù)于二者之間，并體現(xiàn)紐帶的作用，需要做的是一種綜合性服務(wù)。因此，在該前提條件下，秘書(shū)在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)工作時(shí)應(yīng)遵循以人為本的基本原則，秉承著公平公正的工作理念，將領(lǐng)導(dǎo)與下屬部門(mén)工作人員的實(shí)際想法進(jìn)行深入了解，在表達(dá)的過(guò)程中，切忌曲解表述內(nèi)容的意義。

（二）禮儀原則

其實(shí)秘書(shū)本身只是中間的調(diào)節(jié)與傳遞者，并不應(yīng)該抱著高姿態(tài)與下屬部門(mén)進(jìn)行溝通，但是當(dāng)前許多企業(yè)中都存在這樣的現(xiàn)象。首先，秘書(shū)在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)工作時(shí)，應(yīng)該端正自身態(tài)度，明確自身的位置與作用。其次，要以誠(chéng)待人，尊重溝通的對(duì)象，對(duì)待不同職務(wù)的人要以同樣的態(tài)度和熱情，事無(wú)巨細(xì)都要查問(wèn)清楚。最后，要有一定的禮貌，可以體現(xiàn)在說(shuō)話、接物待人以及自身風(fēng)貌上。此外，重視溝通協(xié)調(diào)的重要性，不能落井下石，或進(jìn)行一些不良競(jìng)爭(zhēng)，打破企業(yè)內(nèi)部和諧。

（三）對(duì)事不對(duì)人原則

當(dāng)前許多企業(yè)秘書(shū)在進(jìn)行工作時(shí)都沒(méi)有徹底落實(shí)該原則，出了事情往往都是針對(duì)個(gè)人。在企業(yè)當(dāng)中執(zhí)行對(duì)事不對(duì)人的原則時(shí)十分重要的，第一，針對(duì)的是事情本身，沒(méi)有落實(shí)到個(gè)人身上，在一定程度上，促進(jìn)了員工之間的良性競(jìng)爭(zhēng)，并且員工面對(duì)的壓力也相對(duì)較小。第二，這種原則可以使員工站在第三方客觀的角度看待問(wèn)題，對(duì)于溝通不當(dāng)?shù)牡胤娇梢赃M(jìn)行更加透徹的分析并予以解決，而不是一味的想要推卸自身責(zé)任，在過(guò)大的壓力下進(jìn)行思考，提高了溝通協(xié)調(diào)效率。第三，該原則也在一定程度上抑制了企業(yè)內(nèi)部的不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（四）求真務(wù)實(shí)原則

秘書(shū)應(yīng)該在溝通協(xié)調(diào)的過(guò)程中學(xué)會(huì)聽(tīng)取別人的意見(jiàn)，采納有意義的建議，并合理的將有意義的部分準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)達(dá)給高層領(lǐng)導(dǎo)者，以此來(lái)幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好的進(jìn)行決策。在企業(yè)當(dāng)中，存在許多篡改、曲解、扭曲事實(shí)建議的情況，這不僅加大了企業(yè)內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)難度，也間接影響了領(lǐng)導(dǎo)者的決策結(jié)果。此外，求真務(wù)實(shí)原則還能夠推動(dòng)企業(yè)進(jìn)步，使領(lǐng)導(dǎo)者更加深入的了解企業(yè)內(nèi)部真實(shí)情況。

（五）溝通有法原則

秘書(shū)在進(jìn)行工作時(shí)要有自身的應(yīng)對(duì)方法，不要盲目的進(jìn)行，要有一定的計(jì)劃和規(guī)律。溝通能力也是秘書(shū)必備的一項(xiàng)基本素質(zhì)，秘書(shū)需要根據(jù)不同性格的員工選擇不同的方式進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，在最大限度上有效控制溝通與協(xié)調(diào)的效果。而且在交流的過(guò)程中還要注意語(yǔ)言藝術(shù)，注意講話的分寸，學(xué)會(huì)換位思考，采用先易后難的溝通方式層層遞進(jìn)，使溝通協(xié)調(diào)進(jìn)行的層次感更明顯。遇到難以達(dá)成一致的問(wèn)題，可求同存異，實(shí)現(xiàn)差異程度的最小化。

四、企業(yè)秘書(shū)溝通協(xié)調(diào)的策略

（一）把握好角色、不越權(quán)越位

做工作要把握好自己的角色，不要越權(quán)越位。秘書(shū)工作者做協(xié)調(diào)工作時(shí)，雖然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。從嚴(yán)格意義上說(shuō)，秘書(shū)工作者是代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作的。如果把主持者誤認(rèn)為決策者，必將產(chǎn)生角色錯(cuò)位問(wèn)題。我們?cè)谂c協(xié)調(diào)對(duì)象溝通，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和意見(jiàn)時(shí)，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)主觀理解內(nèi)容。當(dāng)前，許多企業(yè)當(dāng)中都存在著秘書(shū)越權(quán)越位的現(xiàn)象，給人一種“仗勢(shì)欺人”的感覺(jué)，下屬員工反映的問(wèn)題或提出的建議都無(wú)法得到采納，被秘書(shū)直接否決，這將直接影響高層領(lǐng)導(dǎo)者的決策。

（二）把握好方法

秘書(shū)在企業(yè)當(dāng)中是一個(gè)相對(duì)特殊的職位，與普通的遞進(jìn)職務(wù)有所不同，秘書(shū)的權(quán)利和地位是相對(duì)較高的，不只是簡(jiǎn)單的文職工作者。在工作過(guò)程中適當(dāng)?shù)慕柚邔宇I(lǐng)導(dǎo)人員的影響力無(wú)可厚非，但是不能夠以權(quán)壓人，不能因?yàn)樽陨硎菧贤▍f(xié)調(diào)工作的主導(dǎo)者，就迫使下屬部門(mén)之間達(dá)成統(tǒng)一。要把握好進(jìn)行工作的方法，首先，了解當(dāng)前下屬部門(mén)之間在溝通協(xié)調(diào)之間存在的問(wèn)題，并分析產(chǎn)生原因。其次，聽(tīng)取不同的意見(jiàn)，以企業(yè)的發(fā)展作為衡量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)節(jié)，合理的解決其中存在的問(wèn)題。最后，保持良好的工作態(tài)度，正視自身在溝通協(xié)調(diào)工作中的作用。

（三）把握好分寸

當(dāng)前，許多企業(yè)秘書(shū)在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時(shí)都存在一個(gè)統(tǒng)一的問(wèn)題，將簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化處理。在辦公室的日常工作中，會(huì)有許多事情需要進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，但是職場(chǎng)當(dāng)中，許多人都會(huì)將簡(jiǎn)單的問(wèn)題看得復(fù)雜化，認(rèn)為其中可能另含深意，因此，曲解了問(wèn)題，反而增加了工作的復(fù)雜性與困難程度。那么，秘書(shū)在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時(shí)，需要遵循簡(jiǎn)化原則、以人為本原則以及公平公正原則，講求實(shí)際，將事情盡量控制在最小范圍，多聽(tīng)取雙方意見(jiàn)，避免問(wèn)題激化，發(fā)生較大的沖突。此外，還要注意不要將簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化處理，一旦遇到不平衡的問(wèn)題，最好公開(kāi)化進(jìn)行解決，將問(wèn)題環(huán)境控制在相對(duì)寬松的情況下，在問(wèn)題激化時(shí)，可通過(guò)語(yǔ)言進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，通過(guò)多方面協(xié)調(diào)科學(xué)化處理。

（四）把握時(shí)機(jī)

溝通與協(xié)調(diào)工作也是看技巧，不能盲目的進(jìn)行，打亂整體的節(jié)奏，應(yīng)該把握好時(shí)機(jī)，一舉貫穿，在局面清晰的時(shí)候，進(jìn)行有效的溝通與協(xié)調(diào)，保證工作的質(zhì)量與效率，這也是企業(yè)秘書(shū)必須具備的能力。在溝通協(xié)調(diào)的過(guò)程中，要循序漸進(jìn)的開(kāi)展，不能急于求成。當(dāng)然抓住有利時(shí)機(jī)可以事半功倍，但是如果時(shí)機(jī)把握不對(duì)，則會(huì)影響溝通與協(xié)調(diào)的效率，還會(huì)激化其中的矛盾，使問(wèn)題更加復(fù)雜化。比如，在企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)下，有一項(xiàng)任務(wù)需要不同的部門(mén)共同協(xié)助來(lái)完成，而且難度又比較大，這個(gè)時(shí)候秘書(shū)就可以發(fā)揮自身作用，出面梳理部門(mén)之間的關(guān)系，達(dá)到一呼百應(yīng)的效果，使部門(mén)之間進(jìn)行更有效的交流與信息傳遞，統(tǒng)一不同部門(mén)之間的工作步調(diào)。

（五）樹(shù)立正確的溝通協(xié)調(diào)理念

以上敘述的內(nèi)容都是相對(duì)客觀的因素，而正確的溝通理念則是貫徹整個(gè)過(guò)程的，也是開(kāi)展溝通與協(xié)調(diào)的重要基礎(chǔ)。因此，企業(yè)秘書(shū)在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)之前要樹(shù)立正確的理念，以此來(lái)強(qiáng)化溝通與協(xié)調(diào)的實(shí)際效果，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的積極發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，眾多企業(yè)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)化建設(shè)水平提升的背景下，都得到了跨越性發(fā)展。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，會(huì)根據(jù)實(shí)際情況做出內(nèi)部改革或是制定新的戰(zhàn)略目標(biāo)，秘書(shū)作為企業(yè)中上下級(jí)之間的連接紐帶，需要進(jìn)行有效的溝通與協(xié)調(diào)，為了企業(yè)的積極發(fā)展，必須對(duì)企業(yè)秘書(shū)工作溝通協(xié)調(diào)策略進(jìn)行深入研究。

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